La popularidad del teletrabajo ha impulsado la demanda de espacios de coworking, donde empresas y profesionales pueden alquilar oficinas por horas o días en ambientes de trabajo compartido. Si estás considerando emprender en este sector, es crucial comprender los requisitos para obtener la licencia de actividad. Para abrir un coworking necesitas reunir una serie de requisitos imprescindibles, entre ellos, la licencia de actividad, que es un documento imprescindible para abrir cualquier tipo de negocio en un local. Es el permiso del ayuntamiento para llevar a cabo determinada labor en un local específico.
¿Qué es un Coworking?
Un coworking es un espacio de trabajo compartido que ofrece a profesionales independientes, startups, pequeñas empresas y freelancers un entorno flexible y colaborativo. A diferencia de las oficinas tradicionales, los coworkings no están sujetos a contratos a largo plazo, lo que permite a los usuarios alquilar un espacio por horas, días, semanas o meses, según sus necesidades.
Además de escritorios y salas de reuniones, los coworkings suelen incluir servicios compartidos como internet de alta velocidad, impresoras, áreas de descanso, e incluso servicios adicionales como cafeterías o eventos de networking.
Licencia de Apertura y Actividad
La licencia de apertura y actividad es una licencia municipal obligatoria que permite ejercer una actividad comercial, industrial o de servicios en un local, nave u oficina. Este permiso es esencial para operar legalmente cualquier tipo de negocio.
Tipos de Actividades
- Actividades Inocuas: No generan molestias significativas, impacto medioambiental, daños a bienes públicos o privados, ni riesgo para personas.
- Actividades Calificadas: Consideradas molestas, insalubres, nocivas y/o peligrosas, requiriendo medidas correctivas sanitarias, de seguridad y/o medioambientales (ej: hostelería, actividades industriales).
Requisitos Iniciales para la Licencia de Coworking
El proceso de obtención de una Licencia de Actividad de Coworking comienza desde el momento en que decides crear un espacio de coworking. Antes de abrir las puertas al público, es crucial asegurarse de que el espacio cumpla con todas las normativas locales de seguridad, accesibilidad y uso de suelo. Esto incluye aspectos como las salidas de emergencia, la accesibilidad para personas con discapacidad y la adecuación del espacio para la actividad comercial prevista.
Para abrir un coworking, necesitas reunir una serie de requisitos imprescindibles:
- Equipamiento: Contar con suficientes mesas para los usuarios.
- Equipos Informáticos: Asegurar la disponibilidad de equipos y conectividad.
- Local Adecuado: El primer paso es conseguir el local y realizar el levantamiento de planos. Este paso es clave porque te permitirá solicitar el certificado urbanístico en el ayuntamiento.
Si el local ya tiene licencia previa, habrá que comprobar si se adapta al nuevo uso. Para abrir un centro de coworking se tendrán que aplicar diferentes regulaciones en función de las distintas actividades que se lleven a cabo.
El Proyecto de Actividades
El proyecto de actividades es la antesala de la licencia de actividad de coworking. Es el proyecto que deberás presentar en el ayuntamiento para que, tras analizarlo, emita la licencia correspondiente. Este proyecto está realizado por un equipo técnico especializado que analizará el local. Toda esta información y mucha más que forma parte del proyecto de actividades debe estar visada por un ingeniero superior colegiado.
Documentación Necesaria
La compilación de documentos es el primer paso en el proceso de obtención de la licencia. Estos documentos suelen incluir planos del espacio, certificados de seguridad, pruebas de cumplimiento de normativas locales, y a veces, informes de impacto ambiental o comunitario.
Trámites y Proceso de Solicitud
Después de presentar los documentos, es esencial realizar un seguimiento proactivo del proceso. Una vez que la licencia es aprobada y emitida, es importante validarla y entender los términos y condiciones asociados.
La declaración responsable debe incluir el informe técnico pertinente y conlleva el pago de unas tasas municipales, por lo que supone un coste a tener en cuenta para el emprendedor y una fuente de ingresos para las arcas municipales. Visado del proyecto por el correspondiente Colegio Oficial. Presentación de la declaración responsable y la solicitud de licencia de apertura, junto con el proyecto técnico y el resguardo del abono de las tasas municipales, en el registro del área competente del Ayuntamiento, generalmente urbanismo o medioambiente.
El plazo de resolución o respuesta del Ayuntamiento suele demorarse varios meses, en ocasiones incluso casi un año.
Costos Asociados
El costo de una licencia de actividad de coworking puede variar según la ubicación, el tamaño del espacio, y el tipo de actividades realizadas. A pesar del costo involucrado en la obtención y mantenimiento de una licencia de actividad, las ventajas son significativas.
Los costos asociados a la obtención de la licencia pueden incluir:
- Tasas del Ayuntamiento: Se calculan según la relevancia comercial de la calle, tamaño del local y tipo de actividad.
- Coste del Informe o Proyecto Técnico: Dependerá de la complejidad del proyecto y del profesional seleccionado, oscilando entre 600 y 1.000 euros para actividades inocuas, y el doble para actividades calificadas.
Normativas Específicas a Considerar
Existen dos normativas que regulan la accesibilidad para usuarios en silla de ruedas en las actividades, por un lado el Código de Accesibilidad de Catalunya y por otro lado El Código Técnico de la Edificación Sección SUA.
Las actividades deben estar ventiladas, bien de forma natural (a través de puertas y ventanas) o bien mecánicamente con un ventilador. La normativa que le aplica a la ventilación de las actividades es el Reglamento de Instalaciones Térmicas de los Edificios (RITE). Según esta normativa las actividades dispondrán de un sistema de ventilación para el aporte del suficiente caudal de aire exterior que evite la formación de elevadas concentraciones de contaminantes.
La altura libre mínima del local tiene que ser de 2,5 m que se puede ver reducida a 2,1 m en zonas como los aseos, almacenes o cámaras de residuos.
Las actividades deberán de tener un aislamiento acústico tal que no provoque molestias a los vecinos.
La distancia entre cualquier punto del local hasta la salida a la calle no puede superar los 25 metros en caso de que haya una sola salida. si hay dos salidas el recorrido de evacuación se puede ampliar hasta los 50 metros.
Ventajas de Contar con la Licencia
A pesar del costo involucrado en la obtención y mantenimiento de una licencia de actividad, las ventajas son significativas.
Para cada uno de los proyectos y licencias que hemos mencionado necesitarás la firma de un arquitecto o un ingeniero superior colegiado. Por eso, te proponemos tomar la vía más inteligente y dejar este trabajo en manos profesionales. Te ayudamos a evaluar el local que tienes para saber si es viable llevar a cabo la actividad en ese emplazamiento o no. Todo esto lo hacemos para que tú no tengas que preocuparte por nada. Así, podrás conseguir tu licencia de actividad de coworking sin quebraderos de cabeza y sin estrés.
Consideraciones Adicionales
Cuando un espacio de coworking experimenta un crecimiento, ya sea expandiendo su área física o remodelando sus instalaciones existentes, es crucial revisar y, si es necesario, actualizar la licencia de actividad. Las normativas y leyes que afectan a los espacios de coworking pueden cambiar con el tiempo.
Variaciones en las Licencias
Las licencias de actividad para espacios de coworking pueden variar considerablemente dependiendo de varios factores:
- Ubicación: Dependiendo de la ciudad o región, las regulaciones y requerimientos para una licencia de actividad pueden variar.
- Tamaño del espacio: El tamaño del espacio de coworking influye en el tipo de licencia requerida.
- Tipo de actividades: Si el espacio de coworking va a albergar eventos, seminarios o actividades que involucren una mayor concentración de personas, puede ser necesario obtener licencias adicionales.
Consejos para Emprendedores
A la hora de buscar un local, nave u oficina para tu negocio, debes tener siempre presente su adecuación a los requisitos exigidos para el tipo de actividad a desarrollar. Para evitar costes inesperados, asegúrate de que el local cumple todos los requisitos antes de cerrar la compra o alquiler.
Y recuerda que para actividades molestas suele ser necesario el permiso de la Comunidad de vecinos y que respecto a las actividades en domicilios, ya no se suelen conceder licencias por encima del primer piso de un edificio de viviendas.
Es normal sentirse abrumado y no saber exactamente cómo vas a seguir cada uno de los trámites, son muchos y muy distintos entre sí.
El Auge del Coworking en España
Trabajar en un coworking es una tendencia que empezó a popularizarse a partir de 2012, a raíz de la crisis económica. Hoy sigue siendo una buena oportunidad de negocio. Además de permitir a emprendedores y profesionales abaratar los costes de estructura propios de una oficina tradicional, trabajar en un coworking implica una serie de ventajas para las personas que contratan uno de estos espacios.
La más importantes es compartir, no solo el espacio, sino también el talento y los conocimientos de los profesionales que trabajan en él, lo que da lugar a sinergias y colaboraciones y hace del trabajo una mejor experiencia.
Según datos del informe El estado del Coworking en España 2022-2023 de Coworking Spain, hay 1.092 espacios de coworking y flex office en nuestro país, de los que 315 están en Barcelona y 225 en Madrid.
El 48% de los centros de coworking tiene menos de 200 m2, el 25% entre 200 y 500 m2, el 8% entre 500 y 1.000 m2 y el 19% supera los 1.000 m2: la dimensión media se estima en 643 m2. El precio medio de una mesa fija ronda los 195 €/mes y el pase diario 19 €.
Se estima que los grandes players de la industria del coworking, con 54.000 usuarios en sus centros, facturan unos 259 M €, con una cuota de mercado del 54%, mientras que las pequeñas empresas alcanzan una facturación anual de 120 M €.
Especialmente llamativo resulta el incremento de la dimensión de los espacios de coworking, que en la última década no ha dejado de crecer en España.
Actualmente no existe una licencia concreta de apertura y actividad de un centro de coworking, ni un marco legal específico que establezca reglas claras para la normalización del sector, previniendo episodios de intrusismo y de competencia desleal, así como fijando parámetros y estándares comunes.
Tampoco hay seguros específicos para el sector, que incluyan de antemano circunstancias peculiares como los ciberriesgos u otros riesgos propios de los coworkers, ni contratos ya establecidos capaces de recoger toda la casuística de las relaciones mercantiles (clausula de confidencialidad, diferentes tipos y duración de los contratos de alquiler, etc.).
Toda la VERDAD sobre MONTAR un COWORKING
El lanzamiento de un nuevo centro de coworking empieza por la creación y promoción de la imagen de marca - siempre utilizando fotografías de buena calidad -, una web atractiva y el posicionamiento SEO en los principales buscadores.
La actividad en las redes sociales debe ser constante, así como la creación de contenidos de valor para el público objetivo. Es muy recomendable involucrar en esto a la propia comunidad, potenciando la notoriedad de los coworkers y fomentando las interacciones y el sentido de pertenencia.
El networking y la participación en eventos donde estén los potenciales clientes no pueden faltar en la estrategia de comunicación, así como la organización de actividades que susciten el interés de los medios de comunicación.