El sector de la fabricación enfrenta desafíos significativos, desde la escasez de talento hasta la necesidad de una organización más eficiente. En este contexto, el mapa de procesos se erige como una herramienta fundamental. Permite visualizar de manera clara y detallada todos los pasos involucrados en la producción de bienes.¿Qué es un Mapa de Procesos?
Un mapa de procesos es una representación gráfica que muestra cómo se interrelacionan todos los procesos de una empresa. Es una herramienta esencial para identificar las funciones principales de la empresa, visualizar cómo se conectan entre sí y asociarlas a los responsables que las ejecutan.El mapa de procesos de una empresa ofrece al gestor una perspectiva global de lo que ocurre dentro de la corporación, ya que recoge e interrelaciona la información de todos los recursos y actividades. Es importante relacionar cada proceso con un objetivo para que los trabajadores aprendan y los gerentes perciban, de un vistazo, la situación de la compañía. Los responsables podrán tomar mejores decisiones con estos datos y aplicar estrategias eficientes, como seguir una economía circular.
Beneficios de Implementar un Mapa de Procesos
La implementación de un mapa de procesos ofrece numerosos beneficios para las empresas:* Identificación de áreas de mejora: Permite identificar de manera más precisa las áreas de mejora y los puntos críticos en la cadena de producción.* Mejora de la comunicación y coordinación: Facilita la comunicación y la coordinación entre los diferentes equipos de trabajo, ya que todos tienen una visión clara y compartida de cómo se lleva a cabo el proceso de fabricación.* Mayor aprovechamiento de recursos: Significa un mayor aprovechamiento de los materiales y los residuos para disminuir la contaminación y ahorrar tiempo y dinero.* Estandarización de procesos: Estandarizar el proceso, aumentar la productividad, mejorar la calidad de la entrega del producto y / o servicio y lograr una mayor satisfacción de los clientes.* Mejora el flujo de información: Promueve que la información sea fácil de compartir y, sobre todo, de entender.* Indicadores clave de desempeño: Con los mapas de procesos se consiguen indicadores claves de desempeño y sirven también para identificar oportunidades importantes.Cómo Elaborar un Mapa de Procesos
Existen múltiples maneras de elaborar un mapa de procesos, pero la más habitual es utilizar un diagrama de flujo de trabajo y una herramienta informática como puede ser Sage 200 a la que se le vayan añadiendo datos.Para establecer una gestión basada en procesos en tu organización, primero debemos identificar todos los procesos que se incluirían en cada uno de los tres bloques principales: estratégico, operativo y de soporte.
Tipos de Procesos en una Organización
De manera general, pueden agruparse los procesos de una organización en 3 tipos diferentes: Estratégicos, de soporte y operativos. Los procesos de una organización se dividen en 3 grandes grupos: procesos estratégicos, procesos operativos y procesos de soporte. A partir de aquí, se identifican los procesos más “pequeños” que formarían cada gran grupo.* Procesos Estratégicos: Incluyen la dirección y gestión de la empresa, fundamentales para el logro de una mejora continua. En la estrategia se han categorizado los procesos estratégicos de la ISO 9001:2015, como son: planificación, evaluación de riesgos, auditorías, evaluación de satisfacción de clientes y objetivos.* Procesos Clave u Operacionales: Directamente relacionados con el producto o servicio ofrecido, y enfocados en la satisfacción del cliente. Conforman el núcleo de la actividad de la empresa y son los que tienen contacto directo con el cliente.* Procesos de Soporte: Dan soporte o están relacionados a los procesos operativos.| Tipo de Proceso | Descripción | Ejemplos |
|---|---|---|
| Estratégicos | Dirección y gestión de la empresa | Planificación, evaluación de riesgos, auditorías |
| Operacionales | Relacionados con el producto o servicio | Producción, entrega del servicio |
| Soporte | Apoyo a los procesos operativos | Gestión de recursos humanos, mantenimiento |
Ejemplos de Procesos en una Empresa
A continuación, se presentan ejemplos de procesos operativos en diferentes tipos de empresas:* Consultoría: Proceso de producción, en el cual se solicita la contabilidad del último ejercicio cerrado y se comienza a estudiar las áreas a auditar mediante un programa de auditoría: inmovilizado, cuentas de clientes, cuentas de proveedores, patrimonio neto, cuentas a cobrar, cuentas a pagar, etc.* Administración de comunidades: Proceso de producción, en el cual se comienza a llevar la gestión administrativa de la comunidad en el cual se realiza la contabilidad y la gestión de los cobros y pagos y el seguimiento a los comuneros morosos.* Formación: Proceso entrega del servicio, este es el momento en cual se comienza a impartir las clases teóricas, prácticas y se resuelven dudas de los alumnos. Proceso análisis de la solicitud petición del cliente, en el cual se estudian las necesidades formativas de los alumnos y sus preferencias de sectores para insertarse en el mercado laboral.* Reclutamiento: Proceso de producción, en el cual se buscan a los candidatos de entre la base de datos de la reclutadora con el perfil solicitado por la empresa cliente.* Instalación de medidas contra incendios: Proceso entrega del producto, este es el momento en cual se realiza la instalación de las medidas necesarias contra incendios.* Imprenta: Proceso análisis de la solicitud petición del cliente, en el cual se estudian las necesidades de impresión del cliente.* Asistencia social: Proceso entrega del servicio, este es el momento en cual se presta el servicio de ayuda en la vida diaria y alojamiento a la persona en el centro.El Mapa de Procesos y la Norma ISO 9001
El Mapa de Procesos General es especialmente útil cuando se quiere alinear la organización con estándares de calidad como ISO 9001, medioambiente (ISO 14001) o modelos de excelencia como EFQM. Al alinear un mapa de procesos con la norma ISO 9001, se busca no solo representar gráficamente los procesos de la organización, sino también asegurar que cumplan con los estándares de calidad establecidos por esta normativa internacional.La norma ISO 9001:2015, ampliamente adoptada por empresas españolas, establece un marco para implementar un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) eficaz. En este contexto, el Mapa de Procesos General es mucho más que un documento visual: es una herramienta obligatoria para estructurar el SGC de forma coherente.
Cómo hacer un MAPA DE PROCESOS de una empresa - ISO 9001:2015
📌 De hecho, el apartado 4.4 de la ISO 9001 exige a las empresas identificar los procesos necesarios, sus interacciones, indicadores de seguimiento y responsables.
Herramientas Tecnológicas para la Gestión de Procesos
En la actualidad, existen diversas herramientas tecnológicas que facilitan la gestión y el seguimiento del mapa de procesos en el sector de la fabricación. Desde GlobalSuite Solutions proponen la herramienta GlobalSuite® para implementar la ISO 9001:2015 anteriormente comentada. Con el software GlobalSuite® mantener el Sistema de Gestión de Calidad, que incluye la revisión periódica de los procesos de la empresa con el objetivo de mejorar la gestión empresarial para maximizar los servicios y/o productos proporcionados al cliente. Además, se podrá gestionar aprovechando los recursos invertidos por los distintos departamentos, centralizando así el esfuerzo.En definitiva, el sector de la fabricación necesita digitalizarse y organizarse con un mapa de procesos que mejore las perspectivas del negocio.