Tanto si buscas una agencia de marketing digital como si eres una empresa o profesional del marketing online, este artículo te interesa. Los contratos de servicio en las agencias de marketing son un componente esencial en la gestión de cualquier negocio, y esto no es diferente en el mundo de las agencias de marketing digital. A continuación, vas a explorar cómo crear y poner en práctica contratos de servicio efectivos para tu agencia de marketing digital, cuáles son los elementos clave de un contrato de servicio y vas a ver consejos sobre cómo simplificar y optimizar este proceso.
¿Por qué es importante un contrato de servicios de marketing digital?
Ofrecer al cliente un contrato es una garantía de que está ante un profesional serio. Recientemente, gracias a haber firmado un contrato mercantil, pude reclamar judicialmente a una clienta deudora el impago de cuatro facturas. No hacerlo, por experiencia os digo, os puede acarrear más de un quebradero de cabeza: finalizaciones de contrato sin previo aviso y antes del periodo acordado, impagos, proyectos cancelados sin justificación real, etc. No os confiéis de los que os vengan recomendados o tengan «cara de buena persona». Y si no, al tiempo.
El contrato de servicio es la base de cualquier acuerdo. Es un documento que debe ser claro y sencillo de entender. La idea es que, una vez establecido, pueda utilizarse como plantilla para futuros contratos con clientes. A través de la estandarización, la personalización flexible y la revisión legal adecuada, puedes simplificar este proceso y garantizar relaciones comerciales sólidas con tus clientes.
Elementos Clave de un Contrato de Servicios de Marketing Digital
Tras conocer con detalle qué servicios de marketing digital requiere la empresa que hace el encargo, la agencia o el consultor de marketing digital deberá presentarle por escrito la propuesta de trabajo junto con el presupuesto. Estos deberán explicar con detalle y de la forma más detallada posible qué servicios contempla. De esta forma, quien lo recibe podrá hacerse una idea de qué está contratando.
Según la Wikipedia, un contrato mercantil o contrato comercial es un negocio jurídico bilateral que tiene naturaleza jurídico-mercantil.
Un contrato de servicio bien estructurado debe contener los siguientes elementos:
- El presupuesto.
- Los datos de las partes contratantes.
- La forma de pago.
- El periodo de vigencia del contrato.
- Firma de ambas partes.
Por experiencia, te aconsejo guardarte siempre el presupuesto firmado antes de iniciar el proyecto como garantía de que realmente el cliente es conocedor de cuáles son los servicios que le vas a prestar y el coste de los mismos. Y a continuación, redacta, presenta el contrato y, si está conforme, firmarlo ambas partes. De esta forma, ambas partes estaréis tranquilas.
El Presupuesto Detallado
El presupuesto es un componente crucial del contrato. Debe incluir los siguientes aspectos:
- Periodo de validez: Lo lógico son 30 días. Esto es un aspecto que muchas veces pasamos por alto, pero no debe ser así. Si alguien nos pide un presupuesto, debe saber que esa oferta tiene un tiempo de validez determinado.
- Los servicios ofertados: Menciona y describe los servicios ofertados. Procura ser lo más concreto posible.
- Lo que no se incluye: Tan importante como lo que incluye es indicar qué no está contemplado y que puede que sea necesario para poder desarrollar con éxito el trabajo: inversión para publicidad, compra de imágenes, diseño de creatividades, traducciones… De esta forma evitaremos “sorpresas” para el cliente o tener que asumir costes que no nos corresponden.
- El coste por el servicio: Indica siempre el importe del coste en la moneda del país, además de los impuestos que se deben aplicar. Por ejemplo, en el caso de España, se especificaría el importe en euros, más el porcentaje del IVA, en este caso el 21%, menos la retención en caso de ser profesional liberal.
- Forma de pago: Explica en el presupuesto cuándo se deberá abonar la factura: por adelantado, 50% a la aceptación del presupuesto y 50% a la finalización del proyecto, a fecha factura o a los 30 días.
Una vez aceptado el presupuesto por parte del cliente, deberá firmarse y guardarse ambas partes una copia.
Condiciones y Especificaciones del Proyecto
Esta es la parte del contrato que generalmente requiere más atención y personalización, ya que varía según el proyecto y el cliente. Aquí se detallan los aspectos específicos del proyecto, y se puede utilizar como una sección modular para adaptarse a diferentes clientes y proyectos. Estas condiciones deben ser claras y específicas. Aquí se especifica que el cliente debe proporcionar todos los insumos necesarios para el proyecto. Se otorga un plazo (generalmente de 3 a 5 días hábiles) para que el cliente apruebe el trabajo.
El contratante conoce, entiende y acepta libremente, tras informarse de las características de cada servicio del presente contrato que permanecerá publicado en el sitio web de forma que el CLIENTE pueda consultarlo en todo momento.
Para la optimización del sitio web de El CLIENTE es primordial el contenido textual, El CLIENTE proporcionará contenido adicional de texto pertinente en formato electrónico para el caso de páginas existentes o en el que se deban crear páginas web adicionales.
Ejemplo de Cláusulas Específicas
- Diseño de Páginas Web: El CLIENTE debe entregar a GLOBAL MARKETING BETTER BUSINESS CONSULTING, en soporte digital, la totalidad de los documentos, información es y materiales necesarios para la ejecución del PROYECTO, garantizando que el material que proporcione a GLOBAL MARKETING BETTER BUSINESS CONSULTING no infringe los derechos de autor o de propiedad intelectual o cualquier otro derecho de una tercera persona, siendo responsable de cualquier tipo de reclamación derivada de una infracción de tales derechos provenientes de una tercera persona.
- Mantenimiento y Actualizaciones de Páginas Web: En el caso de que EL CLIENTE haya contratado MANTENIMIENTO y ACTUALIZACIONES DE PAGINAS WEB. El mantenimiento incluye todas las correcciones y actualizaciones de nuevas características que requiera la página web. El servicio incluye cualquier número de correcciones de errores y modificaciones menores siempre que las mismas no excedan 2 horas de trabajo al mes, salvo se especifique lo contrario por escrito por parte de GLOBAL MARKETING.
- Registro de Nombres de Dominio: EL CLIENTE, conoce y asume las normas y procedimientos vigentes, términos y condiciones, tarifas y forma de pago y requisitos técnicos establecidos para el registro de cada uno de los nombres de dominio, cuyo contenido se encuentra disponible las páginas web de las Autoridades Competentes (ICAAN, Red.es, EurID, o cualquier otro organismo internacional).
Gestión del Incumplimiento del Cliente
Entender y gestionar situaciones de incumplimiento por parte de un cliente es esencial para proteger tu empresa y mantener la integridad de tu trabajo. A menudo, te encuentras con clientes que no entregan el material necesario, no te asignan las claves o recursos a tiempo, o no revisan los entregables dentro de los plazos establecidos, lo que puede tener un impacto negativo en tu agenda y costes.
En tu contrato de servicio, especifica claramente los plazos de entrega y los requisitos de colaboración del cliente. Tan pronto como notes un incumplimiento, comunica esto al cliente. Sé profesional pero directo al expresar la preocupación y las implicaciones del retraso en el proyecto.
Utiliza herramientas como hojas de cálculo para llevar un registro claro de los retrasos en las entregas y cómo afectan el cronograma general del proyecto. Lleva un registro completo de todas las comunicaciones y acuerdos relacionados con el incumplimiento. Centraliza toda tu comunicación, ventas y marketing en un solo lugar.
Incluye cláusulas en el contrato que establezcan cómo manejar los incumplimientos. Establece cláusulas en el contrato que definan cuánto tiempo tiene el cliente para revisar y proporcionar comentarios sobre los entregables. Asegúrate de especificar que el material creado para el cliente es de tu propiedad hasta que se realice el pago completo.
Cuando te encuentres con un retraso, no asumas lo peor de inmediato. Mantén una comunicación profesional y transparente con el cliente en todo momento.
Lidiar con el incumplimiento del cliente requiere una combinación de comunicación efectiva, planificación adecuada y protección contractual.
Optimización y Estandarización del Proceso
Utiliza un modelo de contrato estandarizado, como la plantilla de contrato de servicio que encontraras al final de esta nota. El presente Contrato de Usuario de la Plataforma Tecnológica de Marketing for gyms S.L. (el “Contrato”) contiene los términos y condiciones que regirán su acceso y uso de los Servicios disponibles en la web (mpgcrm.com) y constituye un acuerdo entre MPG y usted en nombre de la entidad que representa (“Usted” o “Cliente”). Este Contrato surtirá efecto cuando usted haga clic en el botón de “Acepto” o la casilla de verificación presentada con estos términos o, si es anterior, cuando usted utilice cualquiera de los servicios ofrecidos (la “Fecha de Vigencia”).
Cómo hacer propuestas de servicios de marketing - #VilmaNúñez
Recomendaciones Finales
Asegúrate de que tu cliente comprenda y esté de acuerdo con los términos del contrato antes de firmar. La creación e implementación de contratos de servicio sólidos es esencial para el éxito de una agencia de marketing digital.
Tabla Resumen de Elementos Clave
| Elemento | Descripción |
|---|---|
| Presupuesto | Detalle de costos, servicios incluidos y excluidos, periodo de validez y forma de pago. |
| Datos de las partes | Información de la agencia y del cliente. |
| Forma de pago | Especificación de plazos y métodos de pago. |
| Vigencia del contrato | Duración del contrato y condiciones de renovación. |
| Firma de ambas partes | Constancia de aceptación de los términos. |
| Condiciones del proyecto | Descripción detallada de los servicios a prestar y responsabilidades del cliente. |