Los objetivos empresariales son esenciales para orientar el crecimiento y desarrollo de una organización. Sin ellos, una empresa podría perder el rumbo, desperdiciar recursos y no cumplir sus metas. Establecer los objetivos de una empresa es el primer paso para garantizar el éxito.
En el mundo de las microempresas, es común observar que estos indicadores tan importantes no se utilizan. Por eso, con una buena dirección, un plan claro y un equipo motivado, estás a un paso de alcanzar el éxito. A continuación, te explicamos cómo definir objetivos claros y alcanzables para tu microempresa.
Definir objetivos Smart para tu plan de negocio.
¿Cómo se Definen los Objetivos del Negocio?
Los Objetivos marcan el “norte” de nuestra Compañía. Reflejan nuestra estrategia. SÍ, Ud. también tiene estrategia, (o debería tenerla), ya que no es algo exclusivo de las empresas grandes. A modo de tener una guía de cómo debe ser un Objetivo, le propongo el uso de la técnica SMART.
Al establecer los objetivos de una empresa, es crucial que estos sigan el modelo SMART. ¿Te suena? Pues no, no es el coche pequeño de moda, sino una fórmula sencilla para establecer metas eficaces.
- Specific (Específico): todo objetivo debe de ser lo más específico y concreto posible, preguntándonos siempre PARA QUÉ es importante alcanzar dicho objetivo.
- Measurable (Medible): todo objetivo se debe poder medir.
- Attainable (Alcanzable): antes de fijarse cualquier objetivo, debe tener evidencias de que es posible alcanzarlo, ya que si marca objetivos inalcanzables, lo único que conseguirá es frustrarse.
- Realistic (Realista): los objetivos que fije, deben de ser relevantes y deben retarlo a salir de su zona de confort, pero a la vez tiene que ser realizables y realistas, para lo cual es importante que sepa los recursos con los que cuenta para alcanzar esos objetivos.
- Time-bound (Con plazo determinado): cualquier objetivo que fije tiene que tener una fecha de realización o tiempo límite para alcanzarlo.
Ejemplos de Objetivos SMART:
- Objetivo 1: En el año 2018 se aumentará la cuota de mercado un 10%.
- Objetivo 2: Para septiembre de 2018; el monto de ventas será de $4 millones.
Como hay varios procesos involucrados en cada Objetivo, es sano definir los KPI que son necesarios monitorear para asegurar el cumplimiento de los Objetivos.
Pasos para Establecer los Objetivos de una Empresa
- Definir la misión y visión de la empresa: La misión describe la razón de ser de la organización, mientras que la visión refleja lo que la empresa aspira a ser en el futuro.
- Realizar un análisis de la situación actual: Esto implica hacer un análisis profundo de las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas (análisis DAFO).
- Determinar las áreas clave de enfoque: A partir del análisis de la situación actual, se deben identificar las áreas en las que la empresa necesita mejorar o crecer.
- Establecer objetivos a corto, mediano y largo plazo:
- Corto plazo (6 meses a 1 año).
- Mediano plazo (1 a 3 años).
- Largo plazo (más de 3 años).
- Crear un plan de acción: Una vez que se han definido los objetivos, es crucial desarrollar un plan de acción que detalle los pasos necesarios para alcanzarlos. Esto incluye asignar responsabilidades, establecer plazos y definir los recursos que se necesitan.
- Medir y ajustar los resultados: Una vez en marcha, es fundamental monitorear el progreso hacia los objetivos. Esto implica revisar periódicamente los resultados y hacer ajustes en caso de ser necesario; si no hay resultado es que algo no va bien.
¿Por Qué Usar KPI?
Determinar los KPI, y prestarles atención, lo mantiene en el camino correcto. Si tiene empleados, los KPI también tienen otros propósitos. No solo ayudan a que Ud. y sus empleados se mantengan enfocados en las cosas adecuadas, sino que también le dan la capacidad de gestionar a tus empleados más efectivamente.
Si tiene un responsable de ventas, por ejemplo, ambos pueden ponerse de acuerdo en algunos KPI realistas de venta, y luego medir el desempeño de esa persona de acuerdo a los KPI. Así, en lugar de decir, "Me gustaría que vendas", puede decirle, "El KPI en el que nos pusimos de acuerdo era atraer 20 clientes nuevos cada mes, pero solo recibimos 12 este mes". Eso ayuda a crear una discusión mucho más efectiva.
Sin el KPI, su responsable de ventas se puede poner a la defensiva por su deseo poco específico de tener "más ventas", y decir que sus expectativas son poco realistas.
¿Qué KPI Debería Usar?
La respuesta a esto viene desde la correcta definición de los Objetivos del Negocio que previamente ha realizado. La mayoría de las empresas en la actualidad tienen demasiada información disponible, por lo que no la recolecta toda; eso puede abrumar y distraer. Sea selectivo, y asegúrese de que esté recolectando y monitoreando solo lo más importante.
Por eso es tan importante tener una lista clara de objetivos del negocio. Empiece con esta lista, y desarrolle KPI que reflejen cada una de las áreas de mayor importancia, acorde a dichos Objetivos. Cuando haya identificado las áreas correctas en las que debe enfocarse, va a necesitar elegir KPI específicos que debes medir.
Hay diferentes tipos de KPI, dependiendo de los procesos que necesite monitorear para ayudarlo a alcanzar los objetivos del negocio. En el caso de procesos financieros, los KPI, podrían ser ingresos, utilidad neta, contribución marginal de sus productos o familia de productos, o algo más específico, como por ejemplo, si la deuda es un problema para su negocio, el nivel de deuda general podría ser un KPI al que necesitará prestar atención.
Ejemplos de KPI por Área
- Procesos Financieros: Ingresos, utilidad neta, contribución marginal.
- Operación: Eficiencia de los procesos.
- Comercial: Satisfacción y lealtad del cliente (NPS).
En el área comercial, los KPI se enfocan en la satisfacción de sus clientes ya existentes; entender cuan leales son…. y esto podría llevarlo a preguntar: ¿Y cómo se mide la Lealtad de mis clientes?
Net Promoter Score (NPS)
Para medir la Lealtad, suele utilizarse el NPS. Quizá alguna vez lo escuchó nombrar… sino, no se preocupe. El NPS o Net Promoter Score ® es un índice que mide la disposición de los clientes a recomendar los productos o servicios de una empresa a otras personas. Es una métrica de la experiencia de cliente que utilizada para medir la lealtad de un cliente hacia una marca o empresa.
Como indicador se basa en la sencilla pregunta “¿Cuál es la probabilidad de que recomiende esta compañía a un familiar o amigo?“, pidiendo a los clientes que contesten en una escala de 0 a 10.
Clasificación de Clientes según NPS:
- Promotores (10 o 9): Entre todos son el grupo más feliz, donde la empresa puede encontrar a sus más leales clientes. Es probable que recomienden activamente a la marca a otras personas.
- Pasivos (8 o 7): Muy probablemente son clientes satisfechos. Pero se mantienen de alguna forma indiferentes a su empresa. Es probable en este caso que no hablen mal de tu marca, pero tampoco la aman tanto, como para promoverla o recomendarla.
- Detractores (6 al 0): No son precisamente el grupo más feliz. Todo lo contrario. Casi con seguridad experimentaron alguna (o varias) malas experiencias interactuando con su compañía.
Para calcular el NPS tan sólo es necesario restarle el porcentaje de Detractores al porcentaje de Promotores. Como resultado se puede obtener un valor que va en escala de -100 (cuando todos los clientes son detractores) a 100 (si todos los clientes son promotores).
Por supuesto existe una amplia gama de KPI, pero como le decía, depende de sus Objetivos de Negocio… y esto es muy importante definirlo previa y correctamente.
¿Cómo Monitorear Sus KPI?
Por supuesto, establecer KPI no tiene sentido a menos que los monitoree constante y regularmente, y tome medidas tan pronto como note un problema. De ser posible, cree una especie de tablero donde recolecte toda la información en un mismo lugar y donde sea fácil actualizarla.
Algunos sistemas informáticos ofrecen esta función, y también hay muchos proveedores de programas de "tableros de comando", que toman la información de varios sistemas y le permiten monitorearlo en tiempo real. Si prefiere mantener las cosas simples, Ud. mismo puede recolectar información en una hoja de cálculo o en una base de datos.
Tan solo asegúrese de que Ud., o alguien en su empresa, haga de esto una prioridad y lo haga frecuentemente. Si Ud. no es bueno para alcanzar sus metas, no se sienta mal, puede ser tentador el enfocarse en solamente aumentar ese número, pero lo más importante es identificar la causa del problema. Esto puede tomar tiempo, pero si eres consistente y te enfocas en ello mes a mes, entonces deberías ver una mejoría.
Si sus objetivos estratégicos cambian, entonces tus KPI deberían cambiar también. Si un KPI está "verde" todos los meses, esto puede indicar que esta área de su negocio no tiene problemas y que no necesitas enfocarte más en ella. O, tal vez, que necesitas establecer un objetivo más agresivo.
En resumen, debe monitorear sus KPI regularmente, tomar medidas cuando no alcanza sus objetivos, y actualizar sus KPI para asegurarse que estos, reflejen el progreso de su negocio en comparación con sus Objetivos.
El término "valor cuantificable" es importante. En lugar de decir, "Nuestros clientes están satisfechos con nosotros", Ud. debería decir algo así como: "El 84% de nuestros clientes comprarían nuevamente nuestro producto, y el 82% nos recomendaría a un familiar o a un amigo". Sus KPI son una especie de sistema de alarma temprana. Cuando no alcanza sus objetivos, puede considerarlos una luz roja de advertencia, parpadeante en su negocio.