En el complejo entorno empresarial actual, comprender las obligaciones contables y legales es crucial para cualquier empresario en España. La normativa contable básica, según la legislación mercantil española, se encuentra recogida en la Ley de Sociedades Anónimas, el Código de Comercio, el Reglamento del Registro Mercantil, la Ley de Sociedades de Responsabilidad Limitada y el Plan General de Contabilidad.
Desde la llevanza de libros contables hasta la auditoría obligatoria, cada aspecto tiene su importancia y sus requisitos específicos. La contabilidad es una ciencia y una técnica que aporta información de utilidad para el proceso de toma de decisiones económicas.
Las obligaciones contables de una empresa en España son las relacionadas con el registro de su actividad económica, las operaciones llevadas a cabo, los gastos, etc. Podríamos decir que la contabilidad persigue crear una fotografía del estado económico de una empresa mediante el registro de las operaciones que esta lleva a cabo.
La normativa española obliga al empresario a llevar una contabilidad adecuada conforme a determinadas normas con el objetivo de poder controlar la actividad empresarial e informar a las autoridades competentes.
En materia de contabilidad son requisitos imprescindibles, la elaboración de cuentas anuales o documentos de síntesis que muestren el patrimonio y el resultado del ejercicio económico, mediante el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias y la memoria.
Si has decidido emprender y crear una empresa estás sujeto a cumplir con las obligaciones contables del empresario. Para regular dicho proceso deben cumplirse las normas del Plan General Contable y el Código de Comercio. La obligación contable se basa en respetar las normas específicas para llevar la contabilidad ordenada y sistemática de una empresa. Todo esto se aplica con el objetivo de poder conocer por parte de los empresarios, clientes o acreedores el estatus financiero de la empresa.
En el Código de Comercio indica en su articulo 28 que los empresarios tienen la obligación de llevar al día un libro diario, un libro de inventarios y cuentas anuales.
Obligación de Llevar una Serie de Libros Contables
Todas las empresas tienen la obligación de llevar libros contables. Son varios los libros contables que una empresa debe llevar al día y cada uno se encarga de registrar una información concreta. Los más importantes son el libro diario y el libro inventario y cuentas anuales.
Libro Diario
En este se registran las operaciones que se realizan en la empresa cada día. Debe iniciarse con el primer estado contable de la empresa. Hablamos de libro en el que se anotan diariamente los importes de todas las operaciones que haya realizado una empresa, de tal forma que la actividad empresarial queda registrada cronológicamente a través de asientos contables según se vayan haciendo a lo largo del día.
En el que se anota cronológicamente, día a día, el importe de todas las operaciones realizadas en desarrollo de la actividad empresarial. Para que no pierdas ni un detalle del día a día de tu empresa es muy importante que tu asesor te ofrezca alguna herramienta donde puedas visualizar los estados financieros de tu entidad.
Libro de Inventario y Cuentas Anuales
Por otra parte, el Libro inventario y las cuentas anuales es un documento contable formado por los siguientes documentos:
- Balance inicial detallado de la empresa.
- Balances de sumas y saldos de comprobación con una periodicidad trimestral como máximo.
- Inventario de cierre de ejercicio.
- Un ejemplar de las cuentas anuales.
Se elaboran el último día del ejercicio económico de la empresa tomando como base dicho periodo. El inventario es una relación detallada de los bienes de la empresa.
Las cuentas anuales, compuestas a su vez más documentos contables, están formadas por:
- El Balance de situación: se compone del activo, pasivo y del patrimonio neto de la empresa.
- La Cuenta de pérdidas y Ganancias: ingresos y gastos de la empresa durante el ejercicio anual.
- El Estado de Cambios en el Patrimonio Neto”(ECPN): recoge los cambios en el patrimonio neto, variaciones en las diferentes masas patrimoniales y las causas de dichas variaciones. Refleja los cambios en el patrimonio neto, las variaciones en las masas patrimoniales y las causas.
- El “Estado de Flujos de Efectivo” (salvo excepciones): informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios. Se encarga de informar sobre el origen y la utilización de los activos monetarios de la empresa.
- La Memoria: es el documento que completa y amplía la información contenida en otros documentos que integran las cuentas anuales.
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abre con el balance inicial y trimestralmente se transcriben en él los balances de sumas y saldos. Anualmente recoge el inventario de cierre y las cuentas anuales del ejercicio.
El último estado contable, al cierre de cada ejercicio contiene las cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estados de cambio en el patrimonio neto, estados de flujo de efectivo y la memoria.
Además, una empresa debe conocer que estos libros deben legalizarse en el Registro Mercantil de su domicilio. Es una obligación impuesta por la normativa española que, en caso de no cumplir con ella, acarrea sanciones y multas.
Otro de los libros mercantiles de llevanza obligatoria es el Libro de Actas en el que han de constar todos los acuerdos tomados por las juntas generales de la sociedad, tanto ordinarias como extraordinarias, así como los acuerdos tomados por los demás órganos colegiados de la misma (consejo de administración, etc.). También deben legalizarse anualmente los libros de actas y los de acciones nominativas o el libro registro de socios.
En el caso de los empresarios individuales acogidos al Régimen de Estimación Objetiva del IRPF, no están obligados a llevar libro alguno, si bien deben conservar los justificantes de sus operaciones.
Desde 2013, la legalización de los libros contables debe realizarse en formato electrónico. Esto incluye no solo el Libro de Inventario y Cuentas Anuales y el Libro Diario, sino también cualquier otro libro obligatorio como los de actas o los de socios o acciones nominativas. Los libros deben ser presentados en el Registro Mercantil dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio fiscal.
Además, empresas que reciban subvenciones significativas o que realicen contratos mayores con el sector público también deben someter sus cuentas a auditoría.
Sí, dependiendo de la forma jurídica y la actividad de la empresa, pueden ser necesarios libros adicionales.
Las cuentas anuales deben ser depositadas en el Registro Mercantil del domicilio social dentro del mes siguiente a su aprobación. Estas cuentas incluyen el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, y otros documentos relevantes como la memoria y, en su caso, el informe de auditoría.
Estas obligaciones registrales sólo se exigen del empresario/a de Responsabilidad Limitada o en el caso de sociedades mercantiles. De no cumplirlo, el emprendedor perderá el beneficio de la limitación de responsabilidad en relación con las deudas contraídas con posterioridad al fin de ese plazo.
Libro-registro de acciones nominativas, con igual contenido que el visto anteriormente, pero referido a los titulares de las acciones.
Libro registro de contratos entre el socio único y la sociedad, en el caso de sociedades unipersonales (SA y SL con un único socio).
Formulación de las Cuentas Anuales Tras el Cierre del Ejercicio
Precisamente, la formulación de las cuentas anuales es una de las obligaciones contables de una empresa más importantes. Los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de 3 meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados.
El Código de Comercio estipula que en las cuentas anuales deben incluirse:
- El balance.
- La cuenta de pérdidas y ganancias.
- Un estado en el que se puedan visualizar las variaciones del patrimonio neto a lo largo del ejercicio contable.
- Un estado de flujos de efectivos.
- La memoria.
Si bien los estados pueden no ser obligatorios si una ley lo establece.
Además, las cuentas anuales deben:
- Ser redactadas con claridad.
- Mostrar una imagen fidedigna de:
- El patrimonio de la empresa.
- La situación financiera del negocio.
- Los resultados de la organización durante el año que ha finalizado.
Las cuentas anuales deben redactarse con claridad y mostrar la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa, de conformidad con las disposiciones legales.
Presentación de los Libros Contables en el Registro Mercantil
Otra de las obligaciones contables de una empresa que no se puede eludir es la presentación de los libros contables ante el Registro Mercantil para que proceda a legalizarlos.
Legalización de los Libros Contables
Los libros obligatorios se legalizarán por Internet con certificado electrónico.
Presentación mixta.
Pongamos como ejemplo el caso más general que el ejercicio económico coincida con el año natural por lo que el cierre sería el 31/12.
Conservación de los Libros y Documentación Contable Durante 6 Años
Asimismo, las empresas están obligadas a conservar durante 6 años:
- Los libros contables.
- La correspondencia.
- La documentación.
- Los justificantes.
La Ley General Tributaria (LGT) impone el deber de conservar los libros relativos al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, desde su último asiento, salvo que una norma exija otro plazo.
Este plazo temporal comienza a contar desde que se realiza el último asiento de los libros. Además, es importante que esta documentación se almacene de forma segura y ordenada para facilitar su consulta.
El plazo de conservación se aplica igualmente en caso de cese del empresario.
Debes conservar los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a tu negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. No hay obligación de presentación o diligenciado de los libros obligatorios. No obstante, los libros cumplimentados deben conservarse a disposición de la Agencia Estatal de Administración Tributaria durante el plazo máximo de prescripción fiscal. Estos documentos forman una unidad.
En caso de cese en la actividad, el empresario tiene igualmente obligación de conservar los libros y demás documentación de la empresa por plazo de seis años.
El tipo de gravamen general es del 7%, si bien hay elementos que se gravan a un tipo reducido del 2,5% y 3%, otros a un tipo 0% y elementos que se gravan al 9,5%, 13,5% y 20% . No obstante, hay algunas actividades exentas como el comercio minorista, los servicios médicos y odontológicos o algunas actividades educativas, entre otras (véase artículo 50.
Con un fichero en Excel donde se recoja una hoja de ventas e ingresos, otra de compras y gastos y otra con el listado de bienes de inversión, es suficiente, no es necesario utilizar un programa contable.
En la mayoría de estos gastos, en el momento de la transacción, se facilita una factura, la cual tendrá que cumplir unos requisitos como nos indica el apartado de contenido de la factura de la Agencia Tributaria. Todos estos gastos no solo llegan a través de las facturas, sino que es posible que lleguen a través de cargos a la cuenta corriente. Otro de los gastos a tener en cuenta y registrar, son las comisiones bancarias.
El cual sirve para ver si los modelos fiscales presentados coinciden con lo introducido en la contabilidad y sacar a la luz posibles despistes y/o olvidos. En resumen, para cumplir con la ley, la empresa debe registrar los movimientos, de forma cronológica, que afecten directamente al patrimonio de la empresa. En el caso de los autónomos, aunque no estén obligados a hacerlo, pueden llevar su contabilidad igual. Aun así, están obligados a llevar registro de sus ingresos, que serían sus facturas emitidas y sus gastos, siendo estos las facturas recibidas.
Cómo Administrar El Dinero De Tu Negocio Correctamente
Un Software para Cumplir las Obligaciones de Contabilidad de una Empresa de Manera Segura
Hoy en día, las tareas de la contabilidad se realizan usando soluciones digitales que permiten automatizar muchas acciones.
Así, mediante un programa de facturación se puede:
- Realizar la facturación emitida y recibida.
- Crear los asientos contables de manera automática a partir de la información de la facturación. De esta manera, se puede automatizar la cumplimentación del Libro Diario.
- Llevar un control exhaustivo de las cuentas de la empresa, su solvencia y su liquidez.
- Hacer previsiones económicas para lograr los mejores resultados.
- Saber en todo momento cuánto dinero se ingresa y gasta en un negocio.
- Emplear plantillas para cumplimentar toda clase de documentos con agilidad.
- Disponer de herramientas de comprobación automáticas que rastrean errores en la facturación o la contabilidad y permiten subsanarlos con facilidad.
- Cubrir los modelos tributarios de manera automática.
- Almacenar de manera segura y sistematizada toda la documentación de índole económica.
- Facilitar el acceso a los registros contables de los responsables de la empresa o los inspectores de Hacienda.
De esta manera, un programa de facturación fácil de usar y completo permite cumplir las obligaciones contables de una empresa sin cometer errores y ahorrando una ingente cantidad de tiempo administrativo.
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