Las obligaciones contables de una empresa en España se centran en el registro de su actividad económica, las operaciones realizadas y los gastos incurridos. La contabilidad busca crear una imagen clara del estado económico de una empresa mediante el registro de sus operaciones. La normativa española exige que el empresario lleve una contabilidad adecuada según ciertas normas para controlar la actividad empresarial e informar a las autoridades competentes.
Obligaciones Contables Clave para el Empresario Individual
Todo empresario debe:
- Llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, permitiendo un seguimiento cronológico de todas sus operaciones (compras, ventas, gastos, etc.).
- Elaborar periódicamente balances e inventarios.
Para cumplir con estas obligaciones, el empresario debe llevar un Libro de Inventarios y Cuentas Anuales y un Diario.
¿Quién Debe Llevar la Contabilidad?
La contabilidad puede ser llevada directamente por los empresarios o por personas debidamente autorizadas, sin perjuicio de la responsabilidad del empresario. El contable o profesional encargado debe seguir y adaptar los requisitos del Plan General Contable (PGC) para reflejar la situación real de la empresa. Las PYMES pueden optar por una versión abreviada del PGC, mientras que las demás deben usar la versión "ordinaria".
Si una empresa no puede mantenerse al día con sus obligaciones contables, es recomendable contactar con asesores contables expertos para ayudar con el cumplimiento.
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Libros Contables Obligatorios
Todas las empresas están obligadas a llevar ciertos libros contables:
Libro Diario
Este libro registra día a día todas las operaciones relativas a la actividad de la empresa. Se anotan diariamente los importes de todas las operaciones, registrando cronológicamente la actividad empresarial a través de asientos contables.
Es crucial que tu asesor ofrezca herramientas para visualizar los estados financieros de tu entidad, asegurando que no se pierda ningún detalle del día a día de tu empresa.
Libro de Inventario y Cuentas Anuales
Este documento contable está formado por:
- Balance inicial detallado de la empresa.
- Balances de sumas y saldos de comprobación con una periodicidad trimestral como máximo.
- Inventario de cierre de ejercicio.
- Un ejemplar de las cuentas anuales.
Se elaboran el último día del ejercicio económico de la empresa, tomando como base dicho periodo. El inventario es una relación detallada de los bienes de la empresa.
Cuentas Anuales
Las cuentas anuales están formadas por varios documentos contables:
- Balance de Situación: Se compone del activo, pasivo y del patrimonio neto de la empresa.
- Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Ingresos y gastos de la empresa durante el ejercicio anual.
- Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN): Recoge los cambios en el patrimonio neto, variaciones en las diferentes masas patrimoniales y las causas de dichas variaciones.
- Estado de Flujos de Efectivo (salvo excepciones): Informa sobre el origen y la utilización de los activos monetarios.
- Memoria: Documento que completa y amplía la información contenida en otros documentos que integran las cuentas anuales.
El Libro de Inventarios y Cuentas Anuales se abre con el balance inicial y trimestralmente se transcriben los balances de sumas y saldos.
Legalización de los Libros Contables
Las empresas deben legalizar estos libros en el Registro Mercantil de su domicilio. Esta obligación impuesta por la normativa española, si no se cumple, puede acarrear sanciones y multas.
El plazo para la legalización de los libros contables en el Registro Mercantil es del 1 al 30 de abril para los ejercicios cerrados a 31 de diciembre. Desde 2013, los libros se presentan obligatoriamente por medios telemáticos. El plazo de legalización ordinario es dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
La legalización consiste en el sellado de los libros para que su contenido no pueda modificarse posteriormente. Los libros de obligatoria legalización son el Libro Diario y el Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, aunque pueden depositarse otros de manera voluntaria.
Formulación de las Cuentas e Informe de Gestión
Además, la normativa española impone la obligación de elaborar el "informe de gestión".
Obligación de Consolidar: Grupos de Empresas
Si tienes un grupo de empresas, debes saber si estás obligado a presentar cuentas anuales consolidadas. Estarás obligado si durante 2 ejercicios consecutivos el grupo cumple dos de estos límites:
| Criterio | Límite |
|---|---|
| Total de las partidas del activo del balance | Superior a 11.400.000 euros |
| Importe neto de la cifra anual de negocios | Superior a 22.800.000 euros |
| Número medio de trabajadores | Superior a 250 |
Obligaciones Contables y Registrales del Empresario Individual
Según el art. 25 del Código de Comercio, todo empresario debe llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa, que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Debe llevar, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario.
Por otro lado, el art. 27 del Código de Comercio indica que los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen.
En consecuencia, desde el punto de vista mercantil, todo empresario, sea persona física o jurídica, debe llevar una contabilidad ordenada.
Legalización de Libros Oficiales: Puntualizaciones
El art. 16 del Código de Comercio indica que el Registro Mercantil tiene por objeto la inscripción de los empresarios individuales y las sociedades mercantiles. El punto dos indica que los libros de los empresarios serán legalizados en el Registro Mercantil.
Sin embargo, el art. 19.1 establece que la inscripción en el Registro Mercantil será potestativa para los empresarios individuales, con excepción del naviero. El empresario individual no inscrito no podrá pedir la inscripción de ningún documento en el Registro Mercantil ni aprovecharse de sus efectos legales. También en el art. 88 del Reglamento del Registro Mercantil, se indica: la legitimación para solicitar la primera inscripción. La inscripción del empresario individual se practicará a instancia del propio interesado.
En consecuencia, el empresario individual no inscrito no podrá solicitar la inscripción de ningún otro documento. Esto último es muy importante y debe ser conocido.
Desde el punto de vista fiscal, si se tributa en régimen de Estimación Directa simplificada o en régimen de Estimación Objetiva por módulo, no se exige esta llevanza de libros contables oficiales, ya que se sustituyen por otros libros para el cálculo del IRPF.
Formas de Presentación de los Libros
- Formato papel: Encuadernando las hojas formando un libro. Este libro puede legalizarse antes o después de realizar los asientos o anotaciones.
- Soporte telemático: Para la presentación por esta vía se requiere ser usuario abonado del Colegio de Registradores y ser titular de la firma electrónica reconocida expedida por el Servicio de firma electrónica del Colegio de Registradores.
- Presentación mixta.
Consideraciones Adicionales
Para aquellos que tributan en régimen de Estimación Directa simplificada o en régimen de Estimación Objetiva por módulo, no se exige la llevanza de libros contables oficiales desde el punto de vista fiscal. Sin embargo, desde una perspectiva mercantil y contable, están obligados a llevar contabilidad.
Los asientos de cierre deben hacerse igual que los de las sociedades, con las cuentas de gastos e ingresos con la cuenta (129) resultado del ejercicio. Sin embargo, en la cuenta 630 Impuesto sobre beneficios no debe registrarse impuesto alguno, ya que tributa por IRPF y no por Impuesto sobre Sociedades. Las retenciones soportadas y los pagos fraccionados del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas deben ser objeto del correspondiente traspaso a la cuenta del titular de la empresa.
Todas las retenciones y pagos a cuenta efectuados se entienden realizados por cuenta del empresario, y no se utilizará en ningún momento la cuenta 630. Impuesto sobre beneficios. Por este motivo, el saldo existente al cierre en la cuenta 473. H. Pública retenciones y pagos a cuenta, se traspasará a la cuenta 550. Titular de la Explotación.
En cuanto a la distribución del resultado del ejercicio, puede traspasarse a reservas en el caso de que así se decida, o imputarse al titular de la explotación, cuenta 550 en el caso de que el empresario decida asumir dichos beneficios.
El Empresario Individual
Cuando una persona física decide emprender una actividad económica de manera independiente, se constituye como empresario individual. Esta figura, a menudo asociada al autoempleo, es una de las formas más comunes de creación de empresas.
Es cierto que todos los empresarios individuales son autónomos, aunque no todos los autónomos son empresarios individuales. Quitando estas excepciones, se puede aceptar el uso de ambos términos como sinónimos.
La figura del autónomo ha estado en el centro de la actualidad debido a los cambios introducidos en su régimen, como el aumento de las cotizaciones para garantizar mayores coberturas, nuevas obligaciones fiscales, nuevas deducciones en la renta o la denominada tarifa plana.
En ocasiones, los términos utilizados por las distintas administraciones pueden generar confusión. Por ejemplo, el término "pequeña y mediana empresa (pyme)" en el ámbito contable no coincide exactamente con el concepto de "empresa de reducida dimensión (ERD)" en la legislación fiscal.
Llevanza de la Contabilidad Según la Ley
El artículo 120 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades (LIS) establece que los contribuyentes de este impuesto deben llevar su contabilidad de acuerdo con lo previsto en el Código de Comercio o con lo establecido en las normas por las que se rigen.
Principios Contables Esenciales
- Empresa en funcionamiento: Se considerará, salvo que se demuestre lo contrario, que la empresa seguirá en funcionamiento en un futuro.
- Uniformidad: Los criterios adoptados para generar las cuentas anuales se han de mantener en el tiempo y aplicarse uniformemente.
- Prudencia: Se deberá ser prudente en las estimaciones y valoraciones a realizar en condiciones de incertidumbre.
- Importancia relativa: Es posible la no aplicación de algunos principios y criterios contables cuando se determine que la importancia en términos cuantitativos o cualitativos de la variación que tal hecho produzca es escasamente significativa.
Conclusión
Cumplir con las obligaciones contables es fundamental para cualquier empresario individual en España. Mantener una contabilidad ordenada y al día no solo es un requisito legal, sino también una herramienta esencial para la gestión y el crecimiento del negocio.