Las pequeñas y medianas empresas (pymes) y los autónomos desempeñan un papel fundamental en la economía española, generando empleo y contribuyendo al crecimiento económico. Sin embargo, tanto las pymes como los autónomos enfrentan una serie de obligaciones fiscales y contables que deben cumplir para garantizar la legalidad y el éxito de sus negocios.
¿Qué es una Pyme?
Se entiende por pyme toda empresa de hasta 250 trabajadores, cuyo volumen no llegue a los 50 millones de euros y con un balance inferior a 43 millones. Por lo general, se considera que una empresa es una pyme si cumple con los siguientes criterios:
- Número de empleados: Menos de 250 empleados.
- Volumen de negocio: No supera los 50 millones de euros anuales.
- Balance general: No supera los 43 millones de euros.
En España, las pymes y los autónomos constituyen una parte significativa del tejido empresarial, representando más del 99% del total de empresas. A finales de 2020, había alrededor de 3,35 millones de empresas en España, de las cuales más del 99% eran pymes y autónomos.
Obligaciones Contables de las Pymes
Las pymes deben cumplir con una serie de obligaciones contables para llevar al día la contabilidad y cumplir con las obligaciones contables y registrales, lo cual es una responsabilidad legal para las pymes. Son los deberes legales que tiene una empresa a la hora de registrar su actividad económica y presentar esa información ante la Administración. Entre las que se encuentran:
- Llevar una contabilidad ajustada al Plan General de Contabilidad (PGC): Las pymes deben mantener una contabilidad ordenada y completa que refleje la situación económica y financiera del negocio, de acuerdo con el PGC. Todo negocio debe llevar una contabilidad clara, ordenada y actualizada. De lo contrario, no sabrás a ciencia cierta si tus finanzas van bien o no.
- Conservar la documentación respaldatoria: Las pymes deben guardar facturas, recibos y otros documentos que respalden las operaciones registradas en la contabilidad.
- Elaborar y presentar cuentas anuales: Las pymes están obligadas a elaborar y presentar cuentas anuales, que incluyen el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, el estado de cambios en el patrimonio neto, el estado de flujos de efectivo y la memoria. Estas cuentas deben ser presentadas en el Registro Mercantil. Una vez cerrado el ejercicio, tendrás que presentar las cuentas anuales: el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, y la memoria.
- Además de llevar los libros contables, también hay que legalizarlos en el Registro Mercantil correspondiente al domicilio social de la empresa.
Recuerda que estas normas forman parte de lo que establece el derecho mercantil sobre obligaciones contables y registrales.
Obligaciones Fiscales de las Pymes
Cumplir con las obligaciones tributarias es algo esencial para todas las empresas, porque no hacerlo puede implicar importantes sanciones por parte de Hacienda. Así, en el momento de arrancar la actividad de una sociedad, hay que realizar algunos trámites y gestiones de obligado cumplimiento para ajustarse correctamente a la normativa fiscal. Las pymes también tienen una serie de obligaciones fiscales que deben cumplir:
- Inscripción en el censo de empresarios: Por ejemplo y en primer lugar, es imprescindible solicitar el alta de la sociedad en el censo de empresarios, profesionales y retenedores.
- Presentar declaraciones fiscales: Las pymes deben presentar periódicamente declaraciones fiscales, como el Impuesto sobre Sociedades (IS), el Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) y las retenciones e ingresos a cuenta del IRPF de sus empleados.
La fiscalidad de una pyme implica presentar una serie de modelos o formularios fiscales a lo largo del año, y pagar los tributos que se derivan de los datos y cálculos realizados a través de esos documentos. A continuación, se detallan algunos de los modelos más comunes:
- Modelo 303: Lo normal es que las PYMES desarrollen actividades sujetas al IVA, así que tienen que presentar de forma trimestral el Modelo 303. La autoliquidación del IVA se hace de forma trimestral, presentando el modelo 303 del 1 al 20 del abril, julio y octubre.
- Modelo 390: El Modelo 390 es un resumen anual del modelo 303.
- Modelo 349: La presentación del modelo 349 se incluye entre las obligaciones tributarias de las pymes que realizan operaciones intracomunitarias o, lo que es lo mismo, que compran o venden servicios o bienes dentro de la Unión Europea. Es una declaración informativa que se limita a detallar las operaciones realizadas. Recoge las operaciones de compraventa de bienes y servicios con un mismo cliente o proveedor que hayan superado los 3005,6 euros anuales.
- Se presentan para informar sobre las retenciones de IRPF practicadas a trabajadores, profesionales o empresarios.
- Finalmente, la empresa deberá presentar el Modelo 115 se presenta si paga alquiler por un local u oficina, a fin de ingresar las retenciones de IRPF asociadas al pago del alquiler durante el trimestre. La retención que se aplica en estos supuestos es de un 19% de la cuota del alquiler.
- Modelo 202: El Modelo 202 se refiere al pago fraccionado del Impuesto de Sociedades, y tienen que presentarlo los contribuyentes del impuesto sobre sociedades.
Es un impuesto que grava el ejercicio de una actividad económica y su gestión está compartida entre la Administración General y las Administraciones locales o CCAA. Este impuesto grava la obtención de renta como consecuencia de la realización de una actividad empresarial.
Todas las Pymes independientemente del grupo en que se encuentren tienen una serie de obligaciones, así que sea que hablemos de autónomos, sociedades mercantiles o sociedades profesionales, todas ellas tienen que estar al día con el cumplimente de una serie de trámites.
Así según estos parámetros se categoriza una pyme de la siguiente forma:
| Categoría | Número de empleados | Volumen de negocio anual | Balance general anual |
|---|---|---|---|
| Microempresa | Menos de 10 | No supera los 2 millones de euros | No supera los 2 millones de euros |
| Pequeña empresa | Entre 10 y 49 | No supera los 10 millones de euros | No supera los 10 millones de euros |
| Mediana empresa | Entre 50 y 249 | No supera los 50 millones de euros | No supera los 43 millones de euros |
Las obligaciones de una Pyme pueden ser divididas en estos tres grupos:
- Obligaciones fiscales
- Obligaciones contables
- Obligaciones fijadas por el Reglamento europeo de Protección de Datos (RGPD)
Otras Obligaciones Legales Importantes
En este último año se han aprobado distintas leyes en materia de recursos humanos y relaciones laborales. La mayoría de estas normas tienen un gran impacto laboral en las empresas, independientemente de su tamaño. Estas novedades normativas son de obligado cumplimiento y en el sector de las pequeñas y medianas empresas suponen un impacto mayor al generar nuevos costes para su implantación.
- Prevención de riesgos laborales: Según establece la Ley 31/1995 de PRL tener un Plan de Prevención de Riesgos Laborales es una obligación para todas las empresas con personas trabajadoras a su cargo. Todas las empresas con al menos un empleado deben implementar este plan para asegurar un entorno laboral seguro.
- Independientemente del tamaño de la empresa, es obligatorio contar con un protocolo contra el acoso sexual y por razón de sexo. Además, las empresas deben promover programas de sensibilización y formación para prevenir la violencia sexual en el entorno laboral. Protege tu empresa y evita sanciones.
- El derecho a la desconexión digital garantiza que los empleados puedan desconectar de sus dispositivos digitales y no ser contactados fuera del horario laboral, asegurando así su descanso y equilibrio entre vida laboral y personal. Esta obligación está regulada por la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD). Implementar correctamente este derecho es crucial para mejorar la calidad de vida de los empleados y fomentar un entorno de trabajo saludable y productivo.
- El acuerdo de teletrabajo debe formalizarse por escrito, especificando claramente los términos y condiciones bajo los cuales se desarrollará el trabajo remoto. Esta obligación está regulada por el Real Decreto-ley 28/2020, de trabajo a distancia. El objetivo de este acuerdo es garantizar que tanto la empresa como los empleados conozcan y cumplan sus responsabilidades y derechos en el ámbito del teletrabajo, promoviendo así un entorno de trabajo eficiente y seguro.
- El Código de Conducta es un conjunto de normas y principios que rigen el comportamiento y las prácticas éticas de los empleados dentro de una empresa. Protege tu empresa y evita sanciones.
- Las empresas están obligadas a mantener un registro diario de jornada, realizado por medios digitales, además se pretende en una futura modificación de la normativa, dar acceso en cualquier momento a la Inspección de Trabajo y Seguridad Social a la base de datos recabados por los aplicativos de control horario, así como a los sindicatos con representación en la empresa.
- Plan de Igualdad: Obligatorio para empresas de más de 50 trabajadores, el Plan de Igualdad busca garantizar la igualdad de oportunidades y trato entre mujeres y hombres en el ámbito laboral. Está regulado por el Real Decreto 901/2020, que desarrolla los planes de igualdad y su registro.
- Las empresas con 50 o más empleados deben realizar auditorías retributivas para asegurar la igualdad salarial entre hombres y mujeres. Esta obligación se encuentra detallada en el Real Decreto 902/2020 sobre igualdad retributiva entre mujeres y hombres.
- Según la Ley General de derechos de las personas con discapacidad y de su inclusión social (Real Decreto Legislativo 1/2013), las empresas con 50 o más empleados deben tener al menos el 2% de su plantilla compuesta por personas con discapacidad.
- A partir de marzo de 2024, las empresas con más de 50 empleados deben implementar un plan LGTBI y protocolos contra el acoso por razón de orientación sexual o identidad de género, conforme a la Ley 4/2023 de Igualdad de Trato y no Discriminación.
- Las empresas con 50 o más empleados deben disponer de un sistema interno para reportar y gestionar posibles infracciones, conforme a la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.
Programas de Facturación y Contabilidad
Para cumplir con las obligaciones contables y fiscales, es fundamental contar con herramientas eficientes. A continuación, menciono algunos programas de facturación y contabilidad diseñados específicamente para pymes y autónomos:
- Holded: Este software inteligente en la nube permite personalizar presupuestos y automatizar la facturación y la contabilidad. Con Holded, puedes gestionar tus operaciones financieras de manera eficiente y mantener un registro preciso de tus transacciones.
- FacturaScripts: Facilita la gestión de facturación y presupuestos desde cualquier dispositivo. Además, ofrece opciones de personalización y seguimiento de pagos.
- SumUp Facturas (anteriormente conocido como Debitoor): Ofrece plantillas profesionales personalizables y acceso desde dispositivos móviles. Además, integra funciones de facturación y seguimiento de gastos.
- Especial referencia podemos hacer del programa ContaSimple ya que se trata de un programa online que no sólo se encarga de facilitarte el cómo hacer presupuestos, sino que abarca y simplifica la gestión de la facturación y contabilidad de tu empresa. Presume de una interfaz intuitiva y funcionalidades que simplifican enormemente todo el proceso de registro contable.
Recomendación: Ventajas de Contratar una Asesoría Online
Cumplir con las obligaciones legales es esencial para el éxito de pymes y autónomos. Contar con el apoyo de una asesoría online ofrece numerosas ventajas en este proceso:
- Asesoramiento experto: Los profesionales de una asesoría online cuentan con la experiencia y conocimientos necesarios para orientar y asesorar en todas las etapas del proceso legal, garantizando el cumplimiento normativo y minimizando riesgos.
- Ahorro de tiempo y esfuerzo: Gestionar aspectos legales puede ser un proceso que consume tiempo y recursos. La asesoría online facilita este proceso al encargarse de los trámites y documentación necesarios, permitiendo al empresario centrarse en el desarrollo y crecimiento del negocio.
- Soluciones personalizadas: Cada negocio es único y presenta sus propios desafíos y oportunidades legales. Una asesoría online puede ofrecer soluciones adaptadas a las necesidades específicas de cada situación, garantizando una gestión legal adecuada y eficiente.
- Soporte continuo: Los cambios normativos y las nuevas obligaciones legales pueden surgir en cualquier momento. Una asesoría online puede proporcionar apoyo continuo en este proceso, ayudando a enfrentar imprevistos y adaptarse a nuevas circunstancias.
- Gestión integral: Una asesoría online puede ofrecer servicios integrales en materia legal, fiscal, laboral y contable, lo que permite a pymes y autónomos contar con un único punto de contacto para todas sus necesidades empresariales.
- Acceso a recursos y herramientas: Las asesorías online suelen contar con acceso a recursos y herramientas tecnológicas que facilitan la gestión legal, como software de facturación, gestión de contratos y cumplimiento normativo.