Microsoft 365, anteriormente conocido como Office 365, es un conjunto de aplicaciones y servicios en la nube desarrollados por Microsoft. Cuenta con diferentes planes entre los que destaca los destinados a pymes y empresas. Con ellos, podrás tener acceso a una variedad de herramientas esenciales para el trabajo y la productividad, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y Teams, entre otros.
Además, ofrece almacenamiento en la nube con OneDrive y funcionalidades de comunicación y colaboración en tiempo real. Microsoft 365 te ofrece las aplicaciones que ya conoces, siempre actualizadas, en tu dispositivo favorito (PC, Portátil, iMac, iphone, iPad, Tablet o Móvil).
¿Por qué elegir Microsoft 365 para tu PYME?
En la medida de que la fuerza laboral ha ido evolucionando, también lo ha hecho la tecnología. Hoy en día en el mercado, existen diferentes herramientas tecnológicas de última generación que han impulsado el trabajo colaborativo en las empresas. En ese sentido, diversas organizaciones se han encargado de trasladar el correo electrónico a la nube de Microsoft 365. Este servicio en la nube es uno de los más solicitados por millones de usuarios.
Con Microsoft 365 para pequeñas empresas obtienes, por un lado, las aplicaciones habituales de Microsoft tanto en versión online como instalable y, por otro, herramientas específicas para colaborar, organizar tareas y gestionar proyectos.
Beneficios que ofrece Microsoft 365 a tu empresa u organización:
- Es la herramienta de mayor potencia empresarial en el mercado.
- Es un software con gran capacidad, el cual incluye tanto herramientas tradicionales de Office, así como herramientas avanzadas y de última generación.
- Incluye servicio en la nube. Con este servicio podrás trabajar desde cualquier lugar del mundo, y además, desde el dispositivo que prefieras.
- Viene con excelentes herramientas de colaboración y videoconferencia, lo cual le hace adaptable a las nuevas formas de trabajo global.
- Microsoft 365 es un software que se encarga de mantener actualizadas todas sus aplicaciones. Esta se constituye en una de las características más atractivas para los departamentos TI de empresas en todo el mundo.
Planes de Microsoft 365 para empresas
Microsoft ofrece varios planes para empresas, adaptados a diferentes tamaños y necesidades. Microsoft tiene una variedad de ofertas de productividad y administración de seguridad para empresas pequeñas y medianas, todas con características y capacidades cada vez más efectivas. Los planes Business se llaman Microsoft 365 Empresa Básico, Microsoft 365 Empresa Estándar, Empresa Premium y Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios.
Microsoft 365 Empresa Básico, Empresa Estándar, Empresa Premium y Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios admiten un máximo de 300 usuarios. Si cuentas con más de 300 usuarios o crees que será el caso, consulta las opciones de planes empresariales.
Estos son los planes:
- Microsoft 365 Empresa Básico
- Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios
- Microsoft 365 Empresa Estándar
- Microsoft 365 Empresa Premium
Para tal fin, deberás planificar la implementación de este software, ya que estos planes incluyen diversas herramientas, tales como:
- Correo electrónico
- Almacenamiento en la nube
- Capacidad
- Aplicaciones tradicionales de Office, como: Excel, Word, Power Point, entre otras.
- Aplicaciones avanzadas, tales como: Exchange, SharePoint, y otras
A continuación, se describen las características principales de cada plan:
Microsoft 365 Empresa Básico
Microsoft 365 Empresa Básico proporciona acceso a versiones web y móviles ligeras de aplicaciones como Word, Excel y PowerPoint, así como correo electrónico empresarial y almacenamiento en la nube. También puedes elegir entre planes con y sin Microsoft Teams. Microsoft 365 Empresa Básico es el plan más económico para pequeñas y medianas empresas.
Dentro de los planes Microsoft 365 para empresas, Microsoft 365 Empresa Básico es la opción ideal para compañías cuyos empleados viajan con frecuencia o trabajan desde casa, pero necesitan acceso permanente a archivos de proyectos y correo electrónico. Este plan ofrece una plataforma de almacenamiento segura para los datos de tu empresa y permite usar las principales aplicaciones de Office directamente desde el navegador.
El enfoque principal de Microsoft 365 Empresa Básico es ayudarte a mejorar la comunicación y la colaboración dentro de tu empresa. Por ello, el plan incluye varios servicios en línea, entre los que destaca Exchange. Este sistema de correo electrónico, protegido contra virus, spam y ataques de phishing, proporciona una plataforma central de alojamiento para todo el correo electrónico de tu empresa.
Con Microsoft Teams, la plataforma de comunicación y videoconferencia, dispones de un espacio diseñado específicamente para la colaboración en equipo. A través de chat de texto, llamadas de voz y videollamadas, puedes comunicarte fácilmente con tus compañeros y con socios externos. Gracias a su integración con Outlook, es posible planificar reuniones online con antelación y crear enlaces de invitación personalizados para enviarlos por correo electrónico o añadirlos al calendario.
El servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, OneDrive, permite guardar y gestionar los datos de tu empresa. Puedes crear estructuras de carpetas personalizadas y definir quién puede ver, crear o editar los archivos. Todos los documentos están disponibles en línea, accesibles desde cualquier dispositivo y, gracias a la sincronización, siempre actualizados. Además de las alternativas a Google Drive, también puedes utilizar SharePoint. Esta herramienta permite crear sitios de equipo, que funcionan como carpetas centralizadas para almacenar archivos de un proyecto concreto.
Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios
Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios es la opción adecuada si ya cuentas con una estructura digital sólida en tu empresa y simplemente necesitas un paquete de Office potente y flexible. A diferencia de otros planes empresariales, este plan no incluye SharePoint y se centra únicamente en OneDrive y Outlook. Además, parte de la idea de que ya gestionas tu propio servidor de correo y utilizas herramientas de comunicación existentes, ya que Exchange no está incluido.
Con Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios también puedes utilizar las versiones en línea de Word, OneNote, PowerPoint y Excel desde el navegador o mediante las apps móviles disponibles para iOS y Android. Gracias a su integración con OneDrive, es posible compartir y editar archivos en tiempo real con otras personas. Si trabajas sin conexión, el servicio en la nube sincroniza automáticamente todos los documentos cuando vuelves a tener conexión.
A diferencia de Microsoft 365 Empresa Básico, este plan no incluye Microsoft Teams ni los sitios de equipo de SharePoint. Para la comunicación interna y la colaboración en proyectos, deberás emplear herramientas alternativas.
Microsoft 365 Empresa Estándar
Microsoft 365 Empresa Estándar combina potentes versiones de escritorio, web y móvil de aplicaciones como Word, Excel y PowerPoint, y aplicaciones adicionales como Clipchamp, junto con los mismos servicios que en Empresa Básico. Microsoft 365 Empresa Estándar es la opción ideal para quienes necesitan todas las funciones de Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios, pero además requieren alojamiento de correo electrónico mediante Exchange.
Con el plan Microsoft 365 Empresa Estándar obtienes todas las funciones de Empresa Básico, como Word, Excel, PowerPoint, Outlook y OneDrive. Además, con Empresa Estándar accedes a más de diez aplicaciones diseñadas para cubrir necesidades empresariales, incluidas Clipchamp y Microsoft Loop.
Clipchamp es un editor de vídeo online fácil de usar que permite crear, editar y compartir vídeos profesionales sin necesidad de conocimientos previos. La colaboración del equipo también se potencia en Empresa Estándar con la aplicación Teams, que en este plan permite organizar reuniones online con hasta 300 personas. Por último, te beneficias del alojamiento de correo electrónico mediante Exchange, la solución en la nube de Microsoft.
Microsoft 365 Empresa Premium
Microsoft 365 Empresa Premium incluye las mismas aplicaciones y servicios y, además, una avanzada protección contra ciberamenazas y funcionalidades de administración de dispositivos. Con el plan Microsoft 365 Empresa Premium adquieres una solución completa para el día a día de tu empresa. El plan Premium de Microsoft 365 para empresas incluye todas las funciones de Empresa Estándar.
Microsoft 365 Empresa Premium te ofrece la ventaja de reunir todas las herramientas necesarias para una pequeña empresa moderna que desea estructurar proyectos y trabajar de forma conjunta, todo desde un único proveedor. No necesitas hardware ni software adicional para gestionar, por ejemplo, un servidor de correo electrónico o un servidor de archivos. Otra característica que diferencia a Empresa Premium del resto de los planes de Microsoft 365 para pymes son sus funciones de seguridad. Gracias a medidas como Microsoft Defender, la protección de aplicaciones y la gestión de derechos de información, los dispositivos y los datos de tu empresa están mejor protegidos.
Puedes adquirir el complemento Copilot para todas las soluciones Microsoft 365 para empresas mencionadas aquí. Este añade potentes funciones de IA a las aplicaciones conocidas de Office, como Word, Excel, Outlook o Teams. La IA generativa de Microsoft ayuda a trabajar con mayor eficiencia creando resúmenes, redactando contenidos, sugiriendo correos electrónicos o facilitando análisis de datos en Excel. Copilot accede a los datos de Microsoft 365, como calendarios, correos y documentos.
Como elegir las licencias Microsoft 365 para Negocios | Comprar Licencias adicionales
Herramientas clave de Microsoft 365
Una de las características más destacadas de Microsoft 365 es su enfoque en la colaboración. Con aplicaciones como Teams, los usuarios pueden comunicarse y colaborar en tiempo real, ya sea a través de mensajes de texto, llamadas de audio o videoconferencias. Esto resulta especialmente útil para equipos de trabajo distribuidos geográficamente o para aquellos que realizan teletrabajo. La capacidad de compartir documentos y editarlos de forma simultánea fomenta la colaboración efectiva y agiliza los procesos de trabajo.
Microsoft Office 365 cuenta con las herramientas tradicionales del paquete de Office, tales como: Word, Excel, PowerPoint, Outlook, OneNote, Publisher, Sharepoint, OneDrive para empresas, Skype y Access.
A continuación, se describen algunas de las herramientas más importantes:
- Microsoft Teams: Se ha convertido en una de las herramientas más importantes dentro de Microsoft 365 para las empresas. Configura Teams para que todos los empleados puedan acceder y empezar a colaborar de inmediato.
- OneDrive y SharePoint: Una de las características más útiles de Microsoft 365 es su capacidad para almacenar y compartir archivos en la nube a través de OneDrive y SharePoint.
- Outlook: Uno de los mayores beneficios de Microsoft 365 es la integración de Outlook para el correo electrónico corporativo.
Otras herramientas importantes:
- Microsoft MyAnalytics
- Microsoft Planner
- Microsoft PowerApps
- Microsoft StaffHub
- Microsoft Delve
- Grupos de Office 365
- Office 365 Video
- Sway
- Power BI Pro
- Microsoft Advanced eDiscovery
Seguridad en Microsoft 365
La seguridad debe ser una prioridad para cualquier empresa que utilice herramientas basadas en la nube. Es recomendable que establezcas políticas claras de seguridad que garanticen la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos. Empresa Premium también incluye Microsoft Defender para Empresas, que ofrece protección contra ransomware con interrupción automática de amenazas, funcionalidades avanzadas de antivirus y herramientas para administrar vulnerabilidades.
Microsoft se encarga de simplificar la administración de Office 365, todo ello con la finalidad de que tu empresa no tenga que controlar los usuarios.
Configuración y gestión de Microsoft 365
Una vez adquirido tu plan, es momento de configurar los usuarios y grupos. Microsoft 365 te permite crear cuentas individuales para cada empleado, asignarles roles y establecer niveles de permisos según sus funciones dentro de la empresa. Para facilitar la gestión, puedes agrupar empleados por departamentos o equipos y asignarles permisos colectivos.
Se usa para crear direcciones de correo electrónico profesionales y conectar tus servicios de Microsoft 365 a tu identidad empresarial. Un dominio es esencial para configurar la identidad de tu organización y habilitar servicios básicos, como correo electrónico, Teams y SharePoint. Si aún no tienes un dominio personalizado, Microsoft te proporciona uno predeterminado (por ejemplo, tuempresa.onmicrosoft.com) para que puedas seguir utilizando todas las características durante el periodo de prueba. Más información sobre dominios en Microsoft 365.
Al registrarte en Microsoft 365, se te asigna un dominio predeterminado que termina en .onmicrosoft.com (por ejemplo, tailspintoys.onmicrosoft.com). Esto se denomina dominio de reserva y se usa automáticamente si no tienes ni conectas un dominio empresarial personalizado.
Microsoft 365 Copilot
Disponible como complemento, Microsoft 365 Copilot es un asistente de IA para el trabajo que impulsa la productividad y la creatividad para ayudarte a hacer crecer y dirigir tu empresa. Consigue características de IA, como sugerencias gramaticales y de estilo con el Editor Microsoft, bandeja de entrada Prioritarios y respuestas sugeridas en Outlook, y subtítulos en directo y transcripción de reuniones en los planes con Teams.
Para los usuarios empresariales elegibles que hayan iniciado sesión con Microsoft Entra ID, Microsoft 365 Copilot Chat ofrece un chat limitado con tecnología de IA y protección de datos empresariales. Aunque Copilot Chat usa datos web públicos para tareas como la investigación y el análisis, no se integra con las aplicaciones de Microsoft 365 ni con el contenido de la organización, como archivos, correos electrónicos o chats.
Para una mayor integración y extensibilidad, las empresas deberían adquirir Microsoft 365 Copilot como complemento, que conecta directamente con las aplicaciones de productividad y los datos de la organización. Se requiere una licencia aparte para un plan de Microsoft 365 válido para comprar Microsoft 365 Copilot.
Adaptado a cada medida
Sea cual sea el tamaño de tu empresa, encuentra soluciones adaptadas a tus necesidades con Microsoft 365.
Planes Microsoft Business:
| Plan | Descripción |
|---|---|
| Microsoft 365 Empresa Básico | Aplicaciones web y móviles, correo electrónico empresarial y almacenamiento en la nube. |
| Aplicaciones de Microsoft 365 para negocios | Paquete de Office potente y flexible, enfocado en OneDrive y Outlook. |
| Microsoft 365 Empresa Estándar | Combina aplicaciones de escritorio, web y móvil, con alojamiento de correo electrónico mediante Exchange. |
| Microsoft 365 Empresa Premium | Solución completa con funciones de seguridad avanzadas. |
Las aplicaciones de Microsoft 365 están disponibles en múltiples plataformas, como Windows, macOS, iOS y Android, lo que permite a los usuarios acceder a sus documentos y realizar tareas desde cualquier dispositivo con una conexión a internet.
Microsoft 365 se encarga de todo esto en segundo plano para que te puedas dedicar por completo a tu negocio. Antes de empezar, es importante que evalúes las necesidades de tu empresa. ¿Cuántos empleados van a utilizar Microsoft 365? ¿Qué tipo de tareas y procesos realizan? Esto te ayudará a seleccionar el plan más adecuado para tu negocio.