Un organigrama de una empresa es una representación visual de su estructura interna. Se trata del gráfico que marca las funciones, responsabilidades y relaciones de los recursos humanos de una empresa. En el caso de una empresa pequeña, esta estructura suele ser más simple y menos burocrática en comparación con grandes corporaciones.
En el mundo empresarial la estructura y la organización son claves para el éxito, los organigramas se erigen como herramientas esenciales. Conocer a las personas que conforman la empresa y entender qué parte ocupa cada una de ellas en la compañía es fundamental. Exploremos desde los conceptos básicos hasta las técnicas avanzadas para crear y utilizar organigramas de manera efectiva.
El valor estratégico del organigrama empresarial
La estructuración de la plantilla de una compañía tiene una importancia estratégica tanto para Recursos Humanos, como para cada uno de los empleados de la organización. Seleccionar el modelo de organigrama de empresa adecuado, cómo diseñarlo y realizar su despliegue son aspectos vitales. Un organigrama bien elegido y adaptado a la organización ayuda a los directivos a localizar tareas, responsabilidades y nuevas estrategias.
Llegar al final de este viaje por el mundo de los organigramas empresariales nos deja con una certeza inquebrantable: contar con un organigrama para tu empresa no es solo una práctica de gestión, sino una estrategia vital que incide directamente en el desempeño y el talento de toda la empresa. Un buen organigrama es aquel que no solo cumple con representar la jerarquía y las relaciones funcionales; es aquel que se adapta y evoluciona con el tamaño de la empresa, siendo un reflejo fiel de su dinamismo y complejidad. Es precisamente aquí donde radica la importancia de conocer qué tipo de organigrama se adapta mejor a la naturaleza y necesidades de nuestra organización.
Beneficios clave de un organigrama:
- Facilitar la comprensión de la estructura empresarial.
- Promover una comunicación más eficiente y transparente entre las áreas de la empresa.
- Permitir a todos los miembros de la organización visualizar su lugar dentro del gran esquema.
- Contribuir al éxito colectivo.
Pero más allá de estos beneficios tangibles, tener un organigrama para tu empresa representa un compromiso con la claridad, la eficiencia y, sobre todo, con la capacidad de adaptación al cambio. Como hemos podido ver, el organigrama no es solo una herramienta de gestión. Es un instrumento estratégico que facilita la toma de decisiones, mejora la comunicación y contribuye al desarrollo organizacional.
¿Por qué es importante un organigrama?
En primer lugar, es una forma eficaz de tener controlado en todo momento cuáles son las responsabilidades y jerarquías de todos los miembros que conforman la empresa. El segundo gran motivo es que un organigrama nos permite tener una visión rápida de todos los departamentos, sus funciones y sus objetivos. Esto es primordial en la era de la digitalización, en donde las líneas entre departamentos son cada vez más difusas. E incluso surgen elementos transversales que pueden desempeñar sus funciones en diversas áreas. Otra ventaja tiene que ver con su carácter gráfico.
Por último, el organigrama servirá también a los empleados y colaboradores para saber a quién dirigirse para ciertas cuestiones. Vivimos un momento empresarial que requiere de una toma de decisiones muy ágil.
Un organigrama tiene sentido a partir de los cinco o seis empleados. Desde ese momento, cualquier miembro de la organización debe tener claro cuáles son los cauces de comunicación y a quién recurrir dependiendo de las necesidades que se tengan. Funciones de cada uno de los departamentos o empleados, gestión de vacantes o nuevos puestos, o medición de parámetros de negocio mediante organigramas analíticos son otros beneficios que pueden aportar a las corporaciones. De este modo, pueden llegar a convertirse en un elemento que puede incluso ayudar en la toma de decisiones estratégicas.
Tipos de organigramas
Los diferentes tipos de organigramas están sujetos a la perspectiva de la compañía, por lo que es necesario llevar a cabo una evaluación de las necesidades organizativas para seleccionar la opción más adecuada en cada caso.
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Son cuatro los tipos de organigramas de empresa más comunes. Cada uno representa las diferentes formas en que una empresa funciona.
- Organigrama jerárquico o vertical: Es el más tradicional, donde cada nivel superior supervisa al inferior. Se considera el organigrama más clásico. Representa la estructura de arriba a abajo, el CEO o líder está en la parte superior y subordina el resto de las áreas y empleados. El organigrama vertical es de los más utilizados debido a su sencillez y a que se basa en la jerarquía para desarrollar la distribución. Dentro de este modelo de organigrama de empresa, se encuentra el organigrama jerárquico. Esta estructura aporta formalidad a la organización. Parte de un CEO o líder y, posteriormente, se divide en áreas o departamentos. Por ejemplo, el departamento Comercial agrupa a todos los especialistas en el departamento.
- Organigrama funcional o estructural: Divide la empresa en diferentes áreas funcionales, como marketing, finanzas, recursos humanos, etc. Normalmente representa las áreas de la empresa. Se ordena según las capacidades de cada empleado con el objetivo de que todas las áreas funcionen bajo el enfoque global de la empresa y evitar inconvenientes que afecten a la productividad. El organigrama funcional va más allá. Utiliza un formato de representación jerárquico similar al anterior. Sin embargo, trata de representar las funciones de cada departamento.
- Organigrama matricial: Esta estructura combina distribuciones verticales y horizontales. Por un lado, los puestos de trabajo y departamentos se dividen según las funciones. Y, por otro lado, se encuentran las divisiones de la organización. La mayoría de los trabajadores estará en contacto continuo con ambas líneas.
- Organigrama lineal o vertical: Este tipo de estructura muestra una estructura jerárquica clara con una línea vertical que representa los niveles de autoridad.
- Organigrama horizontal: Dependiendo de la comunicación y el tipo de relación entre las partes, incentiva los vínculos horizontales, fomentando una dinámica dialogística. En él se incluyen algunos trabajadores o grupos de trabajo en formato vertical, representando elementos que tengan una responsabilidad similar. Este tipo de organigrama enfatiza la colaboración y la igualdad entre los miembros del equipo. Este tipo de organigrama se utiliza en empresas pequeñas donde la estructura es más flexible y se prioriza la participación y la autonomía de los empleados.
- Organigrama mixto: El organigrama mixto fusiona el organigrama horizontal y el vertical. Parte de un área principal que actúa como líder y se despliega de arriba hacia abajo con las diferentes áreas.
- Organigrama mixto: Como su nombre lo dice este tipo de organigrama es una combinación del organigrama vertical y horizontal.
- Organigrama circular: El organigrama circular tiene como eje de la estructura a la persona o departamento de mayor jerarquía. Las plantillas de organigrama circular se pueden utilizar en ciertas organizaciones que eviten estructuras de jerarquía y consideren al cliente como el centro de su organización.
Cómo hacer un organigrama: 6 pasos esenciales
Para comenzar a definir un organigrama, como ya hemos detallado, es muy positivo utilizar los análisis de puestos que ya tengas realizados. Es muy relevante que el organigrama empresarial ofrezca una visión global y transparente de la compañía a todas las personas del equipo. Asimismo, debes preguntarte si el organigrama te sirve para tomar decisiones y si lo tienes en cuenta en tu estrategia de negocio. Se deben mostrar las relaciones empresariales de manera sencilla. Todas las personas de la organización deben comprender fácilmente el organigrama y saberlo manejar. Además, es muy importante que el organigrama sea accesible, para lo que es crucial que esté en formato digital.
A continuación, se presentan 6 pasos esenciales para crear un organigrama acorde a tu organización:
- Establecer la cadena de mando: Determinar la jerarquía del trabajo, es decir, qué cometido y obligaciones tiene cada persona de la organización, niveles de mando y quién toma las decisiones. Es un punto esencial para compañías tanto mucho como poco jerarquizadas. Es clave para facilitar la gestión de los Recursos Humanos.
- Segmentar los departamentos: La buena segmentación de departamentos está totalmente vinculada con el análisis de puestos. Si ya se han identificado puestos y tareas vinculadas, a partir de ahí se podrán crear familias de puestos y departamentos, que pueden funcionar de manera independiente o conjunta. Para poder visualizar a la empresa en equipos de trabajo, se comienza por dividir en departamentos según las funciones que cada equipo se encargue de llevar a cabo.
- Definir y asociar tareas y responsabilidades: Es necesario asociar tareas y responsabilidades a cada grupo de empleados o departamento. Para tener una mejor idea de los roles y las implicaciones de cada trabajador en cada proyecto, se recomienda asignar responsabilidades y tareas. Con esto nos referimos a las obligaciones concretas de cada trabajador, cuántos niveles de mando existen y por cuántas personas tienen que pasar qué trabajo a otras. Además, es importante definir las responsabilidades de cada integrante .
- Establecer el ámbito de control: Tener esto definido ayuda a conocer la dependencia o independencia de cada empleado. Esto es, el control que los miembros del equipo con mayor nivel de mando tengan sobre los integrantes que están a su cargo, y cuántos son estos.
- Obtener una visión global que facilita la toma de decisiones: No importa si en la empresa no hay demasiados niveles de control, esta organización siempre ayudará al flujo de la comunicación y a la gestión de los Recursos Humanos. El organigrama de empresa permite conocer esta información vital para coordinar las áreas de negocio. Un organigrama permite conocer información esencial del funcionamiento de la empresa para coordinar distintos aspectos del negocio y proyectos que se quieran llevar a cabo.
- El diseño del organigrama de empresa es un factor clave: Se deben mostrar las relaciones empresariales de manera sencilla. Todas las personas de la organización deben comprender fácilmente el organigrama y saberlo manejar. Además, es muy importante que el organigrama sea accesible, para lo que es crucial que esté en formato digital.
Elementos clave de un organigrama para una PYME
En el punto más alto del organigrama se encuentra el Director General o Gerente, quien es responsable de la visión y la estrategia general de la empresa. Este rol es fundamental ya que las decisiones estratégicas, la asignación de recursos y el establecimiento de la cultura empresarial dependen del director.
La gestión financiera es uno de los pilares más importantes para cualquier empresa, y en una pequeña empresa, el responsable financiero suele tener varias tareas. Este área puede estar supervisada por un Gerente Financiero, Contador o Responsable de Finanzas, dependiendo del tamaño de la empresa.
El Departamento de Marketing y Ventas es vital para atraer nuevos clientes y generar ingresos para la empresa.
Dependiendo del tipo de empresa, el área de Producción (en empresas manufactureras) o Servicios (en empresas de servicios) es fundamental para cumplir con las promesas hechas a los clientes.
El área de Recursos Humanos en una empresa pequeña puede estar conformada por una sola persona o, en muchos casos, esta función puede ser asumida por el director o gerente.
Es importante destacar que el organigrama de una empresa pequeña no es algo estático. A medida que la empresa crece, cambia su estructura interna. Algunas funciones que inicialmente eran llevadas por una sola persona se subdividen en varios roles o departamentos.
Aunque no siempre aparece en un organigrama funcional, también es habitual que se incluyan otros datos como una breve descripción de las principales funciones de cada departamento o una indicación de los costes asociados a cada departamento, lo que permite un seguimiento más detallado de los gastos.
Herramientas online para crear organigramas
Existen diferentes herramientas online para crear organigramas. Tanto gratuitas como de pago. A partir de aquí podrás insertar campos que abrirán un nuevo espacio en el organigrama. Esta alternativa es interesante por fácil y gratuita.
Aunque existen otras herramientas online para crear organigramas más intuitivas y profesionales. Sin embargo, en algunas modalidades sí tienen coste.
- Lucidchart: con un pack de funcionalidades muy completo, que permite importar datos desde otras aplicaciones para crear organigramas interactivos de forma rápida.
- Canva: un generador de organigramas con plantillas que permite crear diseños tan completos como sea necesario.
- Creately: tiene la particularidad de que se pueden trabajar los organigramas online.
Ejemplos de organigramas de empresas conocidas
Para ilustrar la diversidad y adaptabilidad de los organigramas, es útil observar ejemplos de empresas reconocidas:
- El organigrama de McDonalds es muy grande, ya que así son las dimensiones de la empresa.
- El servicio de los hoteles Hilton está entre los mejores del sector, y eso es por su capacidad operativa.
El rol del Departamento de Recursos Humanos
El Departamento de Recursos Humanos (RR. HH.) normalmente es responsable de crear el organigrama de la empresa, ya que se encarga de la selección, contratación y gestión del talento. En empresas más pequeñas que no cuentan con un departamento de RR. Con el software de Factorial estarás seguro de tener un organigrama funcional del que puedas extraer la información para crear estrategias y comenzar a definir correctamente las responsabilidades de tus trabajadores.
El organigrama de una empresa pequeña es esencial para el buen funcionamiento y la eficiencia del negocio. Aunque la estructura es más simple que en una gran corporación, cada rol juega un papel crucial para garantizar que las operaciones funcionen de manera adecuada. La claridad en las responsabilidades, la comunicación efectiva y la adaptabilidad a los cambios son claves para el éxito de una pequeña empresa, y un buen organigrama contribuye a ello.