Plantilla Contable para PYMES: Control de Ingresos y Gastos en Excel

Gestionar una PYME o un negocio como autónomo implica llevar múltiples tareas al día: control de gastos, facturación, inventario, planificación de proyectos… Sin las herramientas adecuadas, esta labor puede volverse abrumadora y afectar la productividad. Aquí es donde las plantillas de Excel se convierten en grandes aliadas. Personalizables y fáciles de usar, permiten automatizar procesos, organizar información y ahorrar tiempo en la gestión diaria.

Algunos emprendedores y pequeñas y medianas empresas (pymes) tienen tantas emergencias diarias que acaban por sobrevivir como pueden a las tareas de facturación, contabilidad y gestión financiera y empresarial en general. Como es lógico, te preocupa la viabilidad de tu negocio y quieres asegurar el orden en tu contabilidad.

Lo mejor es tener los procesos bien definidos, y contar con las herramientas necesarias. Así se vuelve todo más ágil, previsible y organizado. Para ello, una de las opciones es utilizar hojas de cálculo de Microsoft Excel, Spreadsheets (Google Drive) o similar. Contar con una plantilla de ingresos y gastos es fundamental para poder llevar bien las cuentas.

¿Por qué usar una plantilla de Excel para el control de ingresos y gastos?

No hay autónomo o PYME que no lleve a cabo un control de ingresos y gastos, ya que es un ejercicio fundamental para saber hasta qué punto un negocio está en buen estado de salud y es rentable. Generar un valor es clave para cualquier actividad profesional, y eso requiere controlar al milímetro todo el dinero que entra y el que sale.

El control de gastos es una de las actividades más tediosas a las que una empresa debe hacer frente. No es agradable tener que referenciar cada mínima compra que se realiza pero, hacerlo, garantiza sin duda una excelente salud financiera de la compañía.

Con esta plantilla de control de gastos en excel, completamente gratuita, podréis monitorizar de forma detallada todos y cada uno de los gastos diarios del equipo, imputarlos a una actividad y finalizar el mes con una visión global de lo acontecido. Cada euro cuenta, suma y puede suponer un antes y un después en el desarrollo del negocio. Descubre en qué estás gastando el cash de la compañía y distribuye de forma inteligente cada euro sin que suponga una pérdida. Agiliza de forma eficaz el control de gastos.

Beneficios de Implementar una Plantilla de Control de Gastos

Implementar una plantilla de control de gastos en una empresa ofrece múltiples beneficios que contribuyen a una gestión financiera más eficiente y efectiva:

• Registro detallado y organizado: Una plantilla permite documentar minuciosamente cada gasto e ingreso, facilitando la organización y seguimiento de las finanzas empresariales.
• Mejora en la toma de decisiones: Al disponer de datos financieros precisos y actualizados, los gestores pueden tomar decisiones informadas que favorezcan la rentabilidad y sostenibilidad del negocio.
• Cumplimiento de políticas internas: Personalizar la plantilla según las políticas de gastos de la empresa garantiza que todos los desembolsos se realicen conforme a las directrices establecidas, evitando gastos no autorizados.
• Automatización y reducción de errores: Las plantillas de Excel permiten automatizar cálculos y procesos, minimizando errores humanos y reduciendo el tiempo dedicado a tareas administrativas.
• Facilitación de auditorías y cumplimiento fiscal: Un registro financiero ordenado simplifica las auditorías internas y externas, asegurando el cumplimiento de las obligaciones fiscales y normativas vigentes.

¿Cómo funciona la plantilla de Ingresos y gastos?

Nuestra plantilla de control de ingresos y gastos en Excel es sumamente intuitiva. Solo tienes que rellenar una serie de campos en los que se registra toda la información necesaria para una buena organización contable de tu actividad, marcando tanto los ingresos como los gastos que se llevan a cabo a lo largo del tiempo.

Vamos a explicarte cómo rellenarla paso a paso:

Registro de los ingresos

En esta sección debes indicar toda la información relacionada con los ingresos del negocio. Para ello, debes comenzar rellenando los campos de Ejercicio y Periodo indicando el año y el trimestre correspondiente a la emisión de cada factura, respectivamente. El campo de Concepto de Ingreso no necesita mucho, basta con copiar los que hay ya en la plantilla.

En Fecha Expedición debes indicar la fecha exacta en la que se emite la factura y, en Fecha Operación, la fecha en la que se ha pagado. Junto a estos campos encontramos la sección Identificación de la Factura, bajo la cual están los campos Serie, donde indicar la serie de la factura (generalmente los dos últimos dígitos del año de facturación) y Número, dígitos con los que se identifica la factura, que debe ser correlativa, sin pasar de la factura 3 a la 7, por ejemplo, ya que Hacienda puede imponer sanciones en caso contrario.

Tras esto llega la sección NIF Destinatario, en la que debes rellenar los campos Tipo, naturaleza del cliente (empresa o persona); Código País, país al que pertenece el cliente e Identificación, NIF si el cliente es un autónomo o CIF si es una empresa. En el siguiente apartado, Nombre Destinatario, debes rellenar el campo indicando el nombre del profesional o empresa al que va destinado la factura en cuestión.

Acto seguido, hay tres campos que son también muy importantes:

• Tipo de Operación: A escoger entre 1 (operaciones dentro de España), 3 (operaciones europeas) y 6 (operaciones intracomunitarias).
• Calificación de la Operación: Rellenar siempre con S1.
• Operación Exenta: Aquí debes indicar si la operación está exenta de aspectos como el IVA u otras retenciones.

A continuación, debes indicar la Base Imponible y el Tipo de IVA, además del Tipo de Recargo y la Cuota Recargo si las hubiera. La plantilla calculará automáticamente la cuota repercutida y el Total Factura.

La sección Cobro está a continuación, en la que tienes que marcar la Fecha de factura, el Importe que se ha cobrado (se puede pagar en varias partes), el Medio utilizado para pagar y una Identificación del Medio Utilizado (número de cuenta si ha sido por transferencia, etc.). En los siguientes campos, basta con rellenar indicando el porcentaje de IRPF en cuestión en Tipo Retención del IRPF, la cantidad que le corresponde en Importe Retenido del IRPF

Registro de los gastos

En este apartado se debe seguir un procedimiento similar al del registro de ingresos. Para empezar, hay que indicar el ejercicio y el periodo de los gastos que se han llevado a cabo, con el año y el trimestre respectivamente (1T, 2T, 3T ó 4T). Acto seguido, toca proceder con la información referente a la factura en cuestión.

Para ello, debes indicar un Concepto de Gasto que puede seguir la terminología que prefieras en tu negocio. Lo realmente importante en este apartado son las casillas de Fecha de Expedición y Fecha Operación, donde normalmente debes rellenar con el mismo dato.

Acto seguido, en Serie Número y Número Final debes indicar las cifras correspondientes a la serie de la factura y la numeración final de la misma, acorde a la terminología usada por quien emitió la factura. Asimismo, la Fecha Recepción con la fecha en la que llegó la factura, su Número de Recepción y la Recepción Final, solo en el caso de que haya varias líneas.

En el apartado del expedidor, debes rellenar los campos indicando si es autónomo o empresa, el código de su país y el CIF o NIF que utilice como identificación, así como el nombre de la persona o negocio que ha emitido la empresa.

Verás también una sección en la que hay que indicar si el gasto está vinculado a un Bien de Inversión, si lo ha hecho un Sujeto Pasivo y el código indicando el Tipo de Operación (1: España, 3: Europa, 6: Intracomunitaria).

Por supuesto, tendrás que rellenar las casillas de Base Imponible y Tipo de IVA para que la plantilla calcule tanto el IVA Soportado como el valor total de la factura. También debes indicar si es una operación exenta o no de IVA, si este IVA es deducible, las retenciones de IRPF que correspondan y, por supuesto, la fecha e importe de pago.

Es posible pagar una misma factura en varias partes, y hay que indicarlo.

Pasos para Utilizar una Plantilla Excel para Controlar Gastos e Ingresos

Utilizar una plantilla Excel para controlar gastos e ingresos es una estrategia fundamental para autónomos y PYMES, ya que les permite mantener un registro claro y organizado de sus finanzas.

1. Descarga o crea una plantilla: Existen diversas plantillas gratuitas en línea diseñadas específicamente para la gestión financiera.
2. Define categorías de gastos e ingresos: Es crucial clasificar los gastos (por ejemplo, alquiler, suministros, marketing) y los ingresos (como ventas, servicios prestados).
3. Registro diario o semanal: Anota todos los ingresos y gastos de forma regular.
4. Cálculo automático: Utiliza fórmulas de Excel para calcular automáticamente totales y balances. Por ejemplo, puedes sumar todos los ingresos y restar los gastos para obtener el beneficio neto.
5. Análisis de datos: Con el tiempo, analiza los datos para identificar tendencias, como meses con mayores ingresos o gastos inusuales.
6. Informe mensual: Genera un informe mensual con tus resultados financieros.

Alternativas a Excel

Puede que Excel sea una herramienta muy habitual a la hora de gestionar los gastos e ingresos en una empresa, pero está lejos de ser la mejor opción. Las hojas de cálculo están bastante limitadas, sobre todo a la hora de trabajar los datos según exige Hacienda.

En Quipu te ofrecen una solución que facilita enormemente la gestión contable de tu empresa. Nuestro software te permite crear las facturas de forma automática y agiliza el registro de facturas recibidas, además, toda la documentación que genera cumple con los requisitos y estándares de la Agencia Tributaria en el ámbito nacional y europeo.

Con un programa como Holded podrás, además, integrar el resto de actividades empresariales: CRM, gestión de inventario, recursos humanos, ventas, gestor de proyectos y todo lo demás.

Sesame HR se posiciona como una solución integral y eficiente para el control de gastos empresariales, ofreciendo múltiples funcionalidades que optimizan la gestión financiera.

• Sesame HR permite visualizar y gestionar todos los gastos de la empresa desde una única plataforma centralizada, eliminando la necesidad de utilizar múltiples herramientas y facilitando el seguimiento financiero.
• Los empleados pueden registrar sus gastos de forma inmediata y sencilla, simplemente subiendo fotografías de los recibos a la plataforma. Esta automatización reduce errores y agiliza el proceso de documentación.
• Sesame HR proporciona tarjetas físicas y virtuales para que los empleados realicen pagos corporativos.
• La herramienta permite exportar los datos de gastos de manera rápida y compatible con otras herramientas financieras, simplificando la contabilidad y el análisis financiero.
• Además de los gastos habituales, Sesame HR facilita la gestión de gastos de kilometraje, permitiendo definir el precio por kilómetro y registrar recorridos, todo sin necesidad de herramientas adicionales.

Sesame HR se destaca como una solución completa para el control de gastos empresariales, proporcionando herramientas que facilitan la gestión, aumentan la transparencia y mejoran la eficiencia operativa.

Plantillas Financieras Imprescindibles

Somos consultores expertos en todas las áreas y departamentos de la empresa, con larga experiencia en el ámbito pyme, y conocemos perfectamente sus necesidades, peculiaridades y problemas, y también sabemos cómo resolverlos con modelos, plantillas, calculadoras y manuales muy prácticos, sencillos de utilizar y 100% adaptados a la realidad de la empresa.

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Si no sabes cómo hacer una hoja de cálculo para ingresos y gastos, no lo dudes más y descarga esta plantilla de Excel perfecta para llevar un control básico de los gastos de una empresa diarios o mensuales. Sin tener que aprender a usar fórmulas y funciones de Excel tediosas y sin tener que hacerla desde cero, solo tienes que pulsar sobre el botón de «descarga» y abrirlo en tu ordenador para empezar a completar los datos y la información de tu negocio.

Crear una estructura financiera estable, un balance de gastos e conocer las inversiones futuras puede ayudar a una empresa a supervisar y registrar todos los movimientos que se realizan con el dinero.

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Plantilla	Descripción	Utilidad
Control de Gastos	Registra y organiza todos los gastos de la empresa.	Identificar áreas de ahorro y optimizar el flujo de efectivo.
Análisis DAFO	Evalúa las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.	Tomar decisiones estratégicas informadas.
Calendario de Vacaciones	Gestiona y visualiza los periodos de descanso del personal.	Evitar solapamientos y garantizar una distribución equitativa del tiempo libre.
Base de Datos de Empleados	Centraliza y gestiona la información clave del personal.	Mantener un control eficiente de la nómina y evaluar la estructura organizacional.