Cuando se inicia un proceso de mentoría, es fundamental tener muy claras las fases del mismo, también conocido como proceso de mentoría. El mentoring es un proceso de aprendizaje a través del cual una persona aprende gracias a otra que tiene más conocimientos sobre un campo concreto.
Es importante destacar que este proceso solo servirá y ayudará si hay implicación, no es algo a corto plazo. Además, es un proceso de transformación no solo profesional, sino también personal.
Un proceso de mentoring efectivo sigue una serie de fases naturales que permiten guiar y potenciar el desarrollo del mentee. Cada proceso tendrá sus etapas, nunca dos empresas son iguales por lo que sus necesidades tampoco lo serán.
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Etapas Fundamentales del Mentoring
Un programa de mentoring bien estructurado se compone de varias etapas clave, cada una con sus propios objetivos y actividades. A continuación, se detallan estas etapas:
1. Preparación
Esta fase se centra en la planificación y definición de los objetivos del programa. Las empresas seleccionan a los mentores y a los que van a recibir el mentoring, teniendo en cuenta las habilidades, necesidades y áreas de experiencia.
2. Inicio de la Relación
Durante esta etapa, el mentor y los que van a recibir el mentoring se conocen y construyen una relación de confianza. Es el momento de establecer acuerdos sobre cómo se llevarán a cabo las sesiones, la frecuencia y los temas a tratar.
Se acuerda una alianza de trabajo en la que se ponen en común las expectativas en relación al proceso y la parte logística de las reuniones (frecuencia, duración, etc.). En esta primera reunión, mentor y mentorizado, hablan sobre ellos, sus experiencias, antecedentes, intereses y metas. En esta primera etapa, las dos partes se conocen y afianzan la confianza. Esta es la etapa más larga del mentoring, pero la más interesante.
3. Desarrollo
En esta fase, trabajan los mentores y los empleados activamente en los objetivos ya definidos. El mentor comparte sus conocimientos, experiencias y perspectivas, mientras que los empleados aplican lo aprendido a su desarrollo profesional.
Aquí, el mentor y el mentee mantienen conversaciones con las que marcar objetivos a corto plazo, explorar los desafíos del mentee e identificar y trabajan en las habilidades que necesita desarrollar.
Durante el proceso será importante medir, ya que donde hay objetivos debe haber resultados y no puede faltar medición. Así que el mentor y el mentorizado se reunirán, como mínimo 1 vez al mes, para evaluar el desarrollo del programa de mentorización y ver si se están cumpliendo con los objetivos establecidos. En caso de que sea necesario, se reorientará el programa.
4. Cierre de la Relación
Esto ocurre cuando se alcanzan los objetivos del programa o se completa el tiempo acordado para el mentoring. A medida que el mentee comienza a aplicar lo aprendido y a ganar confianza, el papel del mentor se vuelve cada vez menos intenso, comenzando a fomentar la autonomía del mentee.
El enfoque del mentor está puesto más en que el mentee aplique lo aprendido de manera independiente y confíe en sus propias habilidades, ofreciéndole herramientas y el apoyo necesario para que avance en su carrera sin depender constantemente de su orientación.
Llegados al final de la mentoría, el mentor y el mentorizado se reunirán para evaluar el cumplimiento de objetivos del programa. Después de esta evaluación, es el momento de crear un mapa de los próximos pasos a seguir por el mentorizado.
5. Evaluación
En esta fase, ambas partes deben reflexionar sobre los logros alcanzados y estar abiertos a darse y recibir feedback de manera mutua. Esta etapa no siempre se incluye como una etapa formal, pero aún así es fundamental para medir el éxito del programa de mentoring.
La primera etapa siempre es de escucha activa de la persona que está formándose. Además, de esta forma, podrá detectar posibles problemas internos que la persona encargada de la gestión de personas no ha detectado.
Una vez el mentor ha escuchado y ha analizado la situación de la persona que está haciendo el mentoring, llega la fase de preguntas. En esta fase, desde el punto de vista del mentor, las conclusiones se deben comunicar de una forma clara, sin tapujos.
Desde el punto de vista de la persona que está haciendo el mentoring, hay que entender que el mentor está ayudándonos. No está ahí para hundirnos, sino todo lo contrario. Nunca podemos dudar de que nuestro mentor busca ayudarnos. Tenemos que depositar en el experto nuestra confianza porque, si no confiamos en esa persona, todo el trabajo habrá sido en vano.
Beneficios Clave del Mentoring
La implementación de programas de mentoring en empresas y organizaciones ofrece una serie de ventajas significativas, tanto para los empleados como para la empresa en su conjunto.
Un proceso de mentoring nos ayudará a atajar situaciones complicadas de resolver antes de tiempo y cortarlas de raíz para que no vayan a peor. Además, podremos asentar las bases de una buena estrategia de recursos humanos porque la gestión de personas es el primer paso de esta estrategia.
Mejoraremos el clima laboral y aumentaremos la motivación de las personas que forman el equipo porque nos estaremos preocupando por ellos. Eso es la gestión de personas, preocuparnos por las personas que tenemos alrededor y siempre tiene efectos positivos en nuestro equipo.
Por lo tanto, el mentoring es un proceso de aprendizaje a medio-largo plazo que nos hace mejorar en la gestión de personas y profesional y personalmente. Una cultura de empresa basada en la gestión de personas nos ayudará tanto interna como externamente, sobre todo, de cara a buenos candidatos en una selección de personal y de cara al cierre con clientes potenciales más interesantes.
Los programas de mentoring permiten identificar y potenciar las capacidades de los empleados, preparando las habilidades de liderazgo de los empleados para el futuro dentro de la organización.
- Desarrollo del talento.
- Mejora de la comunicación.
- Aumento de la productividad.
- Fidelización de empleados.
- Promoción de la diversidad.
Los 5 Pasos Clave en Cada Sesión de Mentoring
En cada sesión, es fundamental tener claros los primeros pasos para crear una relación adecuada que facilite el desarrollo del proceso. Los 5 pasos que se deben tener claros en cada sesión de mentoring son:
- Construir sintonía, rapport y confianza.
- Ampliar la información sobre el emprendedor.
- Conocer más detalladamente el objetivo del proceso; ¿Qué quiere conseguir?
- Testear el compromiso del emprendedor con el proceso que va a iniciar.
- Cierre y valoración.
Aplicaremos estos pasos teniendo en cuenta que estamos acompañando/ayudando a personas, es por ello, que como buenos profesionales debemos ser flexibles e ir adaptándonos al ritmo del emprendedor sin olvidarnos de los objetivos que se deben ir alcanzando.
Paso 1: Construir Sintonía, Rapport y Confianza
Este primer paso es algo transversal con el que debemos de iniciar todas las sesiones de mentoring y que debe acompañar a todo el proceso de mentoring. Tanto en coaching como en mentoring nuestro primer paso es hacer que la persona se sienta cómoda dándonos información. Solo así, podremos garantizar su adherencia al proceso y el éxito del mismo.
Una de las premisas fundamentales para lograr este objetivo es respetar las creencias (+) y valores del emprendedor. Empieza por la Generación de contexto: para crear un clima de confianza y dar tiempo a los emprendedores a descomprimir de su día a día, no entres a saco en los retos que los emprendedores tienen planteados. Es mejor romper el hielo con preguntas que muestres interés en los emprendedores como personas del tipo ¿cómo te ha ido este mes?.
Paso 2: Ampliar la Información del Emprendedor
¡¡Utiliza las preguntas!! Feedback de la sesión anterior: permite la conexión con la metodología de las sesiones, y a generar confianza y cercanía.
Revisión Plan de Acción o de Resultados: puede suceder que el plan de acción no se haya realizado, se haya realizado parcialmente o se haya realizado en su totalidad.
Paso 3: Conocer Más Detalladamente el Objetivo del Proceso
¡¡Utiliza las preguntas!! Identificar un objetivo (+) con claridad: para estar seguros de que hemos entendido bien, qué aspecto quiere mejorar nuestro emprendedor o nuestra emprendedora, debemos de indagar haciendo preguntas. Antes de dar por fijado el objetivo de la sesión, pregunta para estar seguro de que el objetivo supone un reto alcanzable para el equipo emprendedor.
Paso 4: Testear el Grado de Compromiso del Emprendedor con el Proceso que Va a Iniciar
Es importante conocer y tomar conciencia del nivel de compromiso que presenta el emprendedor con respecto al proceso. Durante el desarrollo del mismo, se requerirá que invierta tiempo, que ponga foco y que otorgue a este proceso un “papel protagonista” en su vida.
Paso 5: Cierre Sesión. Valoración.
Tras una buena sesión siempre tiene que quedar fijado un plan de acción realista. También, puedes poner deberes, pero no demasiado largos para evitar la desmotivación.
Al final de cada sesión, es muy útil y revelador lanzar las siguientes preguntas de reflexión al emprendedor:
- ¿Cómo te has sentido en esta sesión?
- ¿Qué has aprendido?
- ¿Qué te llevas de las sesión de hoy?
Tipos de Mentoring
Existen diferentes tipos de mentoring, cada uno adaptado a las necesidades y objetivos particulares de las empresas y organizaciones. Estos son algunos ejemplos:
- Mentoría de liderazgo: Ayuda a desarrollar habilidades de liderazgo y gestión.
- Mentoring tradicional: Un mentor con experiencia guía a un empleado en su desarrollo profesional.
- Mentoring entre pares: Se desarrolla entre empleados al mismo nivel jerárquico, fomentando el aprendizaje mutuo.
- Mentoring inverso: Empleados jóvenes o especializados en áreas emergentes mentorizan a empleados senior.
- Mentoring exprés: Breve y específico, diseñado para abordar temas concretos en un tiempo limitado.
Estructura y Contenido de las Sesiones de Mentoring para Emprendedores
Una vez realizada la primera sesión de descubrimiento (firma de contrato, fijada reunión mínima mensual…). Y, después, de establecer el objetivo final, los objetivos de desempeño…La estructura de la segunda y sucesivas sesiones es siempre la misma tal y como vamos a explicar en esta TIP.
En cada sesión es fundamental tener claros cuáles son los primeros pasos a cubrir para crear una relación adecuada que facilite el desarrollo del proceso.
Método de Aprendizaje para Mentores
Para practicar la estructura y contenido de las sesiones de mentoring:
- Construir Sintonía: Inicia con preguntas que muestren interés en el emprendedor y alinea el lenguaje verbal y no verbal.
- Ampliar Información: Solicita feedback de la sesión anterior y revisa el plan de acción.
- Conocer el Objetivo: Identifica un objetivo claro y asegúrate de que sea un reto alcanzable.
- Testear Compromiso: Habla con el emprendedor y evalúa su grado de compromiso.
- Cierre y Valoración: Fija un plan de acción realista y pregunta por la valoración de la sesión.
En cuanto al contenido, aplica el método de las 5C: objetivos, realidad, generación de opciones, plan de acción y construcción de confianza.
Empresas que Implementan Programas de Mentoring
Numerosas empresas han experimentado el impacto positivo de implementar programas de mentoring en sus organizaciones. Algunos ejemplos son:
- Google: Ofrece programas de mentoring tanto formales como informales.
- General Electric (GE): Implementa programas de mentoring para el desarrollo de liderazgo.
- Salesforce: Ofrece programas de "mentoring cruzado".
- McKinsey & Company: Ha integrado la mentoría en su cultura empresarial desde hace décadas.
- Procter & Gamble (P&G): Ofrece programas de mentoring estructurados para fomentar el aprendizaje mutuo y el crecimiento profesional.
Competencias y Habilidades Clave de un Mentor
Para ser un mentor efectivo, es fundamental desarrollar una serie de competencias y habilidades que permitan crear una relación de confianza y respeto con el mentee, además de acompañarle para que desarrolle todo su potencial.
- Escucha activa
- Empatía
- Retroalimentación constructiva
- Inspiración