En el mundo empresarial, las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) son consideradas el motor de la economía, representando una parte significativa del tejido productivo de la mayoría de los países. En España, la red empresarial está compuesta en gran medida por pymes, representando 1 de cada 2 compañías.
Para que una organización se pueda considerar como una pyme, debe tener menos de 250 trabajadores, y debes saber que se cuentan como tal tanto aquellas personas que están en la nómina de la empresa como los empleados externos que han sido subcontratados. Cuando la organización tiene entre 50 y 250 trabajadores, se pasa a considerar que tiene un tamaño mediano. Mientras que, cuando tiene entre 10 y 50 trabajadores, se considera que es pequeña.
Es fundamental entender qué se considera exactamente una PYME desde el punto de vista legal y administrativo, especialmente para acceder a las diferentes ayudas y subvenciones disponibles.
¿Cuáles son los requisitos para ser PYME?
En el contexto de las subvenciones, la Unión Europea (UE) ha establecido una definición precisa de lo que se considera una PYME, recogida en la Recomendación 2003/361/CE. Cumplir con los requisitos para ser considerado PYME es fundamental, ya que permite acceder a ayudas y subvenciones específicas para este tipo de empresas. Además, facilita el acceso a líneas de financiación y a programas de apoyo empresarial que fomentan el crecimiento y la competitividad de las pymes en el mercado.
Para que una compañía entre en el grupo de pequeñas y medianas empresas tiene que facturar un valor inferior a los 50 millones de euros anuales y tener un volumen de balance de situación menor a los 43 millones de euros. En caso de que el volumen de facturación de la pyme sea menor a los 10 millones de euros, se establece que el tamaño de la compañía es pequeño.
Además del número de empleados, otros requisitos legales para ser PYME que se deben cumplir son, al menos, una de las siguientes condiciones financieras:
- Un volumen de negocio anual que no exceda los 50 millones de euros.
- El volumen de negocios anual se determina calculando los ingresos recibidos por una empresa durante el año en cuestión mediante la venta de productos y la prestación de servicios en el marco de las actividades ordinarias de la empresa, previa deducción de los descuentos aplicados por esta.
La empresa debe ser independiente (empresa autónoma), es decir, no debe estar controlada por otra empresa o grupo de empresas que no sean PYMEs.
Todos estos datos se analizan según las cifras recogidas en el último cierre contable y las últimas cuentas anuales. Aún así, según lo establecido por la Comisión Europea, en el caso de que una compañía no cumpla con los requisitos de trabajadores o de facturación anual en ciertos momentos, este hecho no va a afectar a la condición de pequeña y mediana empresa que tenía al inicio del año.
Al efectuar los cálculos, debería utilizar los datos que figuren en las últimas cuentas anuales aprobadas de la empresa. El artículo 4, apartado 2, proporciona estabilidad y certidumbre a las empresas que se encuentran próximas a los umbrales definidos y corren el riesgo de superarlos temporalmente durante un ejercicio excepcional o en mercados volátiles.
Así, en el caso de que una empresa supere los niveles máximos establecidos para los efectivos o el ámbito financiero durante el año de referencia, este hecho no afectará a su situación y conservará la condición de pyme que tenía al inicio del ejercicio contable. La finalidad del artículo 4, apartado 2, de la definición de pyme es garantizar que las empresas que crezcan no resulten penalizadas con la pérdida de condición de pyme a menos que superen los umbrales pertinentes durante un período prolongado.
Las empresas que experimentan un cambio de propiedad deben evaluarse examinando su estructura accionarial en el momento de la transacción, no en el del cierre de las últimas cuentas.
Se considera empresa «toda entidad, independientemente de su forma jurídica, que ejerza una actividad económica». Según la categoría en la que encaje una empresa, puede ser necesario que incluya datos de una o varias empresas al efectuar el cálculo de las condiciones para ser pyme.
Que una empresa sea reconocida como PYME le garantiza una serie de ventajas significativas que pueden ser cruciales para su desarrollo y crecimiento. Es fundamental que las empresas interesadas se aseguren de cumplir con los criterios establecidos y se mantengan informadas sobre las posibles modificaciones en la normativa vigente.
Para resumir, los requisitos principales para ser una PYME son:
- Número de empleados: Menos de 250
- Volumen de negocio anual: No exceder los 50 millones de euros
- Balance general anual: No exceder los 43 millones de euros
Obligación de facturación electrónica
Entre 2024 y 2026, todos los autónomos y pymes tendrán que empezar a emitir facturas electrónicas de manera obligatoria. El final de la clásica factura en papel está cerca y los autónomos y pymes van a tener que adaptarse muy pronto a la nueva Ley de Creación y Crecimiento de empresas, también conocida como Ley Crea y Crece.
Próximamente, todas las facturas de operaciones entre empresas tendrán que realizarse a través de softwares de facturación certificados y legales. Y, por supuesto, todas las facturas electrónicas que se emitan tendrán que cumplir con una serie de requisitos básicos.
Una factura electrónica es, a todos los efectos, una factura. La única diferencia que tiene con la clásica factura en papel que todos conocemos, es que se emite por medios electrónicos y en formato digital.
Este documento permite a los autónomos tener un comprobante digital para acreditar, por ejemplo, que se ha realizado una compraventa, pagar o cobrar por ella, o justificar que se ha producido un gasto para poder practicar una deducción en declaraciones de impuestos como IVA o IRPF.
La factura electrónica tiene que incluir los mismos datos obligatorios que una factura tradicional, como pueden ser numeración correlativa, fecha de emisión, datos identificativos del emisor y receptor, concepto, base imponible o tipo impositivo que se aplica a cada uno de los conceptos, entre otros.
Desde 2015 y hasta ahora sólo están obligados a emitir facturas electrónicas los autónomos y empresas que trabajan con la Administración. La Ley de Creación y Crecimiento empresarial, también conocida como Ley Crea y Crece que entró en vigor el pasado Septiembre de 2022 dice de manera literal que “todas las empresas y autónomos -sin excepción- deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”.
Esto significa que la obligación de emitir factura electrónica dejará de estar muy pronto limitada a las operaciones entre empresas y Administración y pasará a ser obligatoria también en las operaciones que se produzcan entre negocios del sector privado (B2B).
La Ley Crea y Crece no fija una fecha exacta en la que entrará en vigor esta obligación, sino que supedita el plazo a la entrada en vigor del reglamento de facturación electrónica que hace poco sacó el Gobierno a consulta pública pero que todavía no está aprobado.
Una vez se apruebe este reglamento que establezca los requisitos técnicos de las facturas electrónicas en el sector privado el contador comenzará a correr y quedarán fijados dos plazos para que las empresas se adapten a la nueva normativa:
- Un año desde la aprobación del reglamento: es el plazo con el contarán las empresas y autónomos que tengan una facturación anual superior a ocho millones de euros para adaptarse totalmente a la factura electrónica.
- Dos años desde la aprobación del reglamento: es el plazo con el que contarán las empresas y autónomos con una facturación anual inferior a los ocho millones de euros para adaptarse totalmente a la factura electrónica.
Además habrá un año más de plazo (un total de tres) para que los autónomos que reciban facturas tengan que empezar a comunicar el estado de estas facturas a sus proveedores o a la Agencia Tributaria.
Por lo tanto, se estima que a finales de 2024 o principios de 2025 las empresas con más de 8 millones de facturación tendrán ya que emitir facturas electrónicas, pero no será hasta finales de 2025 o más adelante cuando esta obligación se extienda a todos los negocios, independientemente de su tamaño y facturación.
El pasado mes de Marzo, el Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital y Hacienda sacaron a consulta pública el reglamento que regulará la futura obligación de emitir factura electrónica en todas las operaciones entre empresas. A expensas de la aprobación de este reglamento, los elementos que deberá contener una factura electrónica para ser legal a partir de 2024 o 2025 serán:
- Emitidas por el programa de facturación de la AEAT o un software certificado: según marca el reglamento sacado a consulta pública, para que una factura electrónica sea legal, la empresa deberá haberla emitido a través de un sistema informático que cumpla los requisitos establecidos por este mismo reglamento para los software de facturación.
- Que contenga un código identificativo de carácter alfanumérico y un código «QR»: para ser legales, estas facturas electrónicas deberán incluir un código de identificación y un código QR formados de acuerdo con las especificaciones técnicas y funcionales que se establezcan mediante Orden Ministerial por parte de Hacienda
- Que incorporen la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERIFACTU»: las facturas electrónicas deberán incluir el distintivo «VeriFactu» únicamente cuando se hayan acogido a la opción que va a habilitar la Agencia Tributaria para que el sistema informático de la empresa intercambie de manera instantánea todos los registros de facturación con la Administración.
- Garantizar la integridad, la autenticidad y la trazabilidad de los datos registrados: estas tres claves se podrán cumplir a través de distintos elementos que fijará el reglamento una vez que se haya aprobado.
- Utilizar un formato que asegure el acceso digital a la factura electrónica a sus destinatarios: los destinatarios deberán poder leer, copiar, descargar e imprimir las facturas fácilmente. El acceso a la factura electrónica deberá mantenerse durante al menos cuatro años
- Incluir los demás elementos obligatorios que ya marca el reglamento de facturación para cualquier factura: estos datos que deberán incluir las facturas electrónicas del mismo modo que las convencionales son: número de factura; fecha de emisión; datos fiscales del emisor y receptor; concepto; base imponible; tipo impositivo; importe total e información del registro mercantil, si eres una empresa.
En líneas generales y a falta de aprobación del reglamento, las condiciones que deberán cumplir los software para ser legales son:
- Por cada entrega de bienes o prestación de servicios deberá generar, de forma simultánea o inmediatamente anterior a la expedición de la factura, un registro de facturación de alta.
- Deberá garantizar la integridad e inalterabilidad de los registros de facturación de forma que, una vez registrados los datos de facturación, éstos queden protegidos contra cualquier acción que comprometa la exactitud, autenticidad y completitud de los datos almacenados.
- También deberá garantizar la trazabilidad de los registros de facturación, que deberán estar encadenados de manera que pueda verificarse su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último.
- El sistema informático deberá proporcionar funcionalidades que permitan el seguimiento de los datos registrados de forma clara y fiable.
- Contar con todos los registros de facturación generados por el propio sistema informático.
- Contar con un registro de eventos que recoja automáticamente todas las interacciones con dicho sistema informático, las operaciones realizadas con él y los sucesos producidos durante su uso, como el arranque y parada del sistema informático
- En los sistemas informáticos que soporten los procesos de facturación, deberá encontrarse debidamente disociada la información con trascendencia tributaria de la posible información confidencial de carácter no patrimonial, de forma que la Administración tributaria pueda acceder directamente a la información con transcendencia tributaria.
La Ley Crea y Crece establece la obligación en los próximos años de emitir facturas electrónicas en las operaciones entre empresas y también fija sanciones para aquellos que no cumplan con esta obligación, es decir, que emitan facturas electrónicas que no incluyan los elementos necesarios o que facturen con un software que no se adapte a los nuevos estándares que marca el reglamento.
Cualquiera de estos aspectos será sancionable próximamente con multas de hasta 10.000 euros, en función de la gravedad de la infracción que haya cometido el empresario.
Las pequeñas empresas que quieran evitar sanciones y adaptarse de manera sencilla a la Ley Crea y Crece tienen ahora mismo la oportunidad de adquirir un programa de facturación que cumpla con todos los requisitos que exige la Ley, sin necesidad de hacer ningún esfuerzo económico.
El Gobierno ha lanzado una línea de ayudas para apoyar a los autónomos y pymes en su proceso de digitalización, el conocido Kit Digital. Uno de los aspectos que se subvencionan con este programa es la obtención e instalación de un software de facturación para hacer más suave la transición a esta futura obligación de emitir facturas electrónicas.
En resumen, los puntos clave de la nueva legislación incluyen:
- Obligatoriedad de facturación electrónica para todas las empresas.
- Uso de software de facturación homologado.
- Envío automático de datos a Hacienda a través de VeriFactu.
- Sanciones de hasta 50.000 euros por incumplimiento.
La transición a la facturación electrónica es un paso inevitable, y las empresas deben comenzar a prepararse lo antes posible. Recomendamos iniciar el proceso de adecuación lo antes posible para evitar problemas de última hora.
La obligatoriedad de la facturación electrónica en España representa un avance crucial hacia la modernización de los sistemas fiscales y contables del país. Las empresas que se adapten rápidamente no solo estarán cumpliendo con la ley, sino que también disfrutarán de una mayor eficiencia operativa y control financiero.