¿Qué es un CMS en Marketing? Guía Completa para Optimizar tu Contenido Web

En un mundo cada vez más digitalizado, tener presencia online no es solo una opción para las empresas, sino una necesidad imperiosa. Aquí es donde los sistemas de gestión de contenidos, o CMS por sus siglas en inglés (Content Management System), se convierten en aliados fundamentales. Pero, ¿qué es exactamente un CMS y cómo puede beneficiar a tu negocio digital?

Un CMS (Content Management System), o «sistema de gestión de contenidos» en español, es la herramienta indispensable para cualquier persona que desee crear y modificar su sitio web sin recurrir a un desarrollador web. Empecemos definiendo qué es un CMS. Un CMS (Content Management System) o Sistema de Gestión de Contenidos es un sistema online que permite poner en marcha una página web de forma sencilla y rápida.

Un CMS nos permitirá disponer de un control completo sobre nuestro sitio web, sin la necesidad de pagar tarifas de desarrollo y recurrentes por actualizaciones frecuentes. Inventada en 1989 por el investigador Tim Berners-Lee, la World Wide Web debía permitir a los científicos de todo el mundo intercambiar información. El británico desarrolló entonces el primer navegador en el que era posible editar directamente las páginas web. En 1993, la WWW se convierte en un software libre cuyos usuarios pueden modificar el código de forma gratuita.

Hoy en día, un sitio web es una herramienta indispensable para cualquier empresa, tanto para afianzar su legitimidad como para generar «leads» cualificados o crear su tienda online. La aparición de los CMS en los últimos veinte años ha hecho que la creación de sitios web sea accesible para cualquier usuario, incluso sin conocimientos técnicos. Por lo tanto, un CMS permite crear y administrar un sitio web, incluso sin tener conocimientos técnicos de lenguaje informático. Ofrece una gran libertad de creación y mantenimiento sin tener que recurrir a un desarrollador web.

En este artículo te explicamos qué es un CMS y para qué sirve.

¿Cómo Funciona un Sistema de Gestión de Contenidos?

Un CMS separa la forma y el fondo de un sitio web. Un CMS se basa en dos componentes clave: el frontend y el backend. El frontend es la parte del sitio web que ven los usuarios, mientras que el backend es donde se realiza la gestión del contenido, accesible solo por administradores.

Esta separación permite una gestión eficaz y organizada del sitio web, con una interfaz de usuario que facilita la inserción de contenido, como textos, imágenes y videos, además de la integración con otras funcionalidades como SEO y análisis de tráfico. En segundo lugar, se trata de insertar su contenido. Para ello, basta con copiar su texto en la ubicación prevista, insertar la imagen o incluso los enlaces a los vídeos.

Un sitio web que se ejecuta manualmente requeriría que el individuo u organización codifique o escriba un archivo HTML estático desde cero y lo cargue en el servidor para cada página web. Una forma de evitar este complejo trabajo es utilizar una plataforma CMS. El sistema ya está creado en el back-end y el front-end, mientras que lo único que ve el creador es una interfaz fácil de usar que le permite hacer los cambios necesarios de forma simplificada.

Lo que hace fundamental a un CMS es que administra todo el proceso de subida de contenido por ti. Solo tienes que publicarlo y aparecerá automáticamente en la web.

Características Principales de un CMS

Un sistema de gestión de contenidos debe contar con ciertas características clave que faciliten la gestión eficiente del contenido digital en un sitio web.

• Flexibilidad en diseño: La mayoría de los CMS ofrecen plantillas personalizables que se pueden adaptar al estilo y necesidades de cada empresa.
• Acceso controlado: Permite crear varios perfiles de usuarios con diferentes niveles de acceso y permisos.
• Optimización SEO: Incluyen herramientas y facilidades para mejorar el posicionamiento en buscadores.
• Soporte multimedia: Facilidad para incorporar y gestionar contenido multimedia.
• Actualizaciones y mantenimiento: Los CMS facilitan la actualización de contenido y la implementación de nuevas funcionalidades.
• Facilidad de uso: Permite a los usuarios, independientemente de su nivel técnico, gestionar el contenido sin complicaciones. Un diseño limpio y claro, junto con herramientas de edición accesibles, simplifica procesos como la creación y modificación de publicaciones.
• Seguridad: Un CMS debe incluir mecanismos robustos para proteger la información. Esto incluye protección contra ataques, así como gestión de contraseñas y autenticación de usuarios.

Beneficios de un CMS

El uso de un CMS tiene diversas ventajas. Un CMS ofrece a una empresa un mayor control sobre su contenido digital y autonomía en lo que respecta a la información que se comparte bajo su marca.

• Gestión autónoma del contenido: Facilita que los usuarios sin conocimientos técnicos puedan manejar y actualizar el sitio web.
• Reducción de costos y tiempo: Minimiza la necesidad de desarrolladores web para cambios cotidianos, permitiendo que el equipo se enfoque en otras áreas.
• Consistencia y precisión: Asegura un diseño uniforme y mantiene la integridad del contenido.
• Escalabilidad: Los CMS están diseñados para crecer con tu negocio, facilitando la adición de nuevas páginas y funcionalidades.
• Ahorro de tiempo: Si utilizas un gestor de contenido tardas menos en crear y poner en marcha una página web. Lo que podría tardar un mes, es probable que gracias a un CMS lo puedas hacer en una semana.
• Soporte: Los desarrolladores analizan el código y el comportamiento de estos sistemas permanentemente. Esto quiere decir que si existe cualquier tipo de fallo o duda suele ser detectada y aplacada a tiempo.
• Uso de complementos: Para cada uno existen plugins que pueden encargarse de diferentes funciones según las necesidades del usuario.

Tipos de CMS

Podríamos dividir los CMS en varios grupos. Los sistemas de gestión de contenidos se pueden clasificar en distintas categorías, cada una de ellas diseñada para satisfacer necesidades específicas de los usuarios.

• Según el lenguaje de programación que emplean: Por ejemplo, PHP, ASP.NET, Ruby On Rails o Python.
• Según si es de código abierto o Software propietario: El software de código abierto fue el primero en aparecer en la década de 2000. La mayoría de las veces, se trata de software gratuito, que ofrece una versión de pago para más funciones. De más reciente aparición, los CMS propietarios generalmente funcionan con una suscripción de pago.
• Según su función: Los CMS enfocados en comercio electrónico proporcionan todas las herramientas necesarias para gestionar tiendas en línea de forma efectiva. Este tipo de plataforma incluye funcionalidades como la gestión de inventarios, procesamiento de pagos y opciones de envío.

Los CMS de código abierto son plataformas que permiten a los usuarios acceder y modificar el código fuente. Esto favorece la colaboración y el trabajo conjunto de una comunidad de desarrolladores. Algunos de los ejemplos más conocidos son WordPress, Joomla y Drupal.

Los sistemas en la nube permiten gestionar contenido sin necesidad de instalaciones locales. Estas plataformas son accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que facilita la administración del contenido de manera remota.

Por lo general, los CMS propietarios son soluciones de pago que incluyen licencias y soporte técnico. Aunque pueden ofrecer características avanzadas y personalizadas, pueden resultar más costosos a largo plazo. También, suelen estar limitados en cuanto a la flexibilidad que ofrecen para modificar el código.

Estos sistemas están diseñados para facilitar la creación de contenido colaborativo y la interacción entre usuarios. Los wikis permiten que múltiples colaboradores editen contenido, promoviendo la creación de artículos de forma colectiva. Ejemplos de plataformas de este tipo incluyen MediaWiki y Discourse, que son ampliamente utilizados en entornos educativos y comunitarios.

CMS Más Populares

En la actualidad, las empresas disponen de una amplia gama de soluciones CMS. Existen cientos de CMS disponibles, unos más conocidos que otros, pero lo importante es dar con el que se ajuste más a tus necesidades.

• WordPress: El CMS más conocido y utilizado es sin duda WordPress. WordPress es el principal sistema de gestión de contenidos del mundo. Generalmente, WordPress es el CMS más utilizado en todo el mundo con una cuota de mercado del 64,5 % para los sitios web que utilizan un CMS. Nació hace casi 10 años y ya tiene más de mil temas o plantillas disponibles en su página web. Es gratuita y nos permite afrontar proyectos de todo tipo, desde blogs hasta tiendas online. Cuenta con miles de complementos y plantillas para personalizar los sitios a nuestro gusto.
  • Pocas funcionalidades nativas: el usuario debe obligatoriamente añadir plug-ins indispensables, especialmente para optimizar su posicionamiento natural.
• Joomla: En segundo lugar encontramos Joomla, un software que te permite crear páginas web y aplicaciones online. Es un sistema modular, libre y con una buena capacidad de personalización. Nos permite la publicación de artículos, imágenes, archivos y administrar contenidos como encuestas, votaciones o foros. Se trata de una herramienta líder en creación de web. Existen más de 40 millones de páginas creadas con esta plataforma.
• Drupal: Drupal es uno de los CMS de código abierto más populares. Es totalmente gratuito y no es necesario contar con una licencia para su uso. Se ha convertido en todo un referente a la hora de poner en marcha cualquier página web. Es un software libre que utiliza código abierto y que está escrito en lenguaje PHP. Según algunos expertos, es uno de los CMS más completos que hay actualmente cuyos resultados son igual de buenos que lo que podría hacer cualquier programador. Más largo y complejo de manejar que algunos de sus competidores, se recomienda especialmente para proyectos web avanzados.
• Squarespace: Llegado directamente de los Estados Unidos, Squarespace es un CMS propietario popular, debido especialmente a que es muy intuitivo y fácil de comprender.
• Typo3: En cuarto lugar tenemos Typo3. Este es un software libre de portal y gestión de contenidos con licencia libre GPL. Nació en 2000 y se trata de una herramienta de gestión de contenido, por lo general, muy completa.
• Contao: Más de 150.000 sitios web han sido creados con Contao. Desde páginas de destino hasta portales y sitios web de ecommerce y empresas. Se trata de una herramienta fácil de aprender e intuitiva para los editores. De hecho, te permite ordenar elementos mediante arrastrar y soltar, copiarlos y pegarlos con el portapapeles e incluso editar múltiples registros a la vez. Además, con Contao también puedes ajustar el título y la descripción de cada página, así como configurar si los motores de búsqueda indexarán un sitio o no.

Otros CMS populares:

• Shopify
• Magento
• Prestashop
• CMS Hub
• TextPattern
• Ghost

¿Cómo Elegir un CMS?

Elegir el sistema de gestión de contenidos correcto es una decisión crucial que puede afectar todos los aspectos de tu operación de negocio. La elección de un CMS debe hacerse en función de la naturaleza de la empresa y de su actividad.

La elección de un CMS resulta crucial para optimizar la gestión de contenidos de cualquier sitio web, adaptándose a las características y necesidades de cada organización. Al elegir un sistema de gestión de contenidos para una empresa o una pequeña organización, se deben tener en cuenta varios factores.

Factores Clave a Considerar:

• Evalúa tus necesidades específicas: Antes de comenzar a explorar las opciones de CMS, es esencial tener una comprensión clara de las necesidades de tu proyecto. Pregúntate: ¿Qué tipo de contenido vas a manejar?
• Usabilidad: La facilidad de uso es determinante, especialmente si el personal no tiene conocimientos técnicos. En cuanto a la experiencia de uso del sistema, es esencial que sea amigable, rápido y claro.
• Soporte técnico: La disponibilidad de asistencia técnica y una comunidad activa pueden influir en la selección.
• Escalabilidad: Pensar en el futuro es clave. Los requisitos pueden variar significativamente de un proyecto a otro. Por eso, es esencial que el CMS elegido pueda ser personalizado y adaptado. Un CMS puede crecer con su negocio, ya sea una publicación o una tienda en línea.
• Integración con otras herramientas: La capacidad de integración de un CMS con otras herramientas empresariales es un aspecto que no puede pasarse por alto. Incorporar software de CRM, sistemas de contabilidad o plataformas de marketing puede optimizar flujos de trabajo y mejorar la eficiencia operativa.
• Seguridad y mantenimiento: La seguridad y el mantenimiento son aspectos cruciales para el correcto funcionamiento de los sistemas de gestión de contenidos. Implementar funciones de seguridad robustas es fundamental para resguardar un sitio web.
• Trayectoria del sistema: Es importante conocer la trayectoria y reputación del CMS en el mercado.
• Propuesta del sistema: Conocer el enfoque que tendrá el sistema es otra de las cuestiones que tendremos que tener en cuenta.

Para crear un blog o una web de presentación, algunos CMS son más apropiados, como WordPress o Drupal. Siempre es necesario anticiparse a la evolución futura de la empresa para garantizar que el CMS elegido sea capaz de adaptarse a ella. Podría ser útil añadir un blog para impulsar el SEO del sitio web. Incluso podemos valorar la instalación de plug-ins de automatización de marketing que ofrecen la posibilidad de enviar un boletín de noticias automático o conectarse a un CRM como Salesforce.

Costos de un CMS

El presupuesto para crear un sitio web dependerá de varios factores, incluido el tamaño y el propósito del sitio. Una pyme necesitará sin duda un sitio web que presente sus ofertas y que permita generar «leads» cualificados. Para ello, será suficiente un alojamiento compartido con un plan profesional y un CMS clásico. La creación de este tipo de sitio web requerirá, de media, una inversión inicial de entre 1200 € y 7000 €, dependiendo de la complejidad del proyecto. Una empresa más grande se enfrenta a diferentes desafíos cuando se trata de crear un sitio web o un portal de clientes. Algunos CMS y proveedores de alojamiento serán más adecuados para estos proyectos a gran escala.

Más fáciles de usar, con una interfaz lúdica e intuitiva, son una opción interesante para un inicio de actividad o un minisitio web temporal.

La Importancia del SEO en un CMS

La consistencia y el diseño de un sitio web son dos elementos importantes para la experiencia del usuario. Es preferible asegurarse de antemano de que las funcionalidades que la empresa necesita son efectivamente ofrecidas por el CMS o, en su defecto, que es posible añadirlas gracias a plug-ins.

La importancia del SEO no ha hecho más que aumentar a lo largo de los años y esa tendencia no parece estar cambiando. Los CMS cuentan con herramientas SEO (integradas o como complementos) para ayudarnos a optimizar el contenido y mejorar los resultados de búsqueda en los principales motores. Para mejorar la visibilidad del sitio en motores de búsqueda, un CMS debe estar equipado con herramientas de optimización SEO. Esto implica facilitar la edición de metadatos, la creación de URL amigables y la gestión de sitemaps.

Un CMS puede proporcionar las herramientas que su organización necesita para una marca coherente.

Tabla Comparativa de CMS Populares

CMS	Tipo	Ideal para	Facilidad de uso	SEO	Precio
WordPress	Código abierto	Blogs, sitios web variados	Alta	Excelente (con plugins)	Gratuito (plugins y temas premium)
Joomla	Código abierto	Sitios web complejos, membresías	Media	Bueno	Gratuito (extensiones de pago)
Drupal	Código abierto	Sitios web con mucho tráfico	Baja	Excelente	Gratuito (módulos de pago)
Squarespace	Propietario	Sitios web intuitivos	Alta	Bueno	Suscripción de pago
Shopify	Propietario	Tiendas online	Alta	Bueno (con apps)	Suscripción de pago