En el dinámico entorno empresarial actual, gestionar recursos humanos implica no solo reclutar talento y maximizar la productividad, sino también cumplir con una serie de obligaciones legales y éticas. Todas las empresas están sometidas a una serie de obligaciones laborales de obligado cumplimiento. En España, tanto personas trabajadoras como empleadores deben cumplir con una serie derechos y obligaciones que están recogidos en la Constitución y en diversas normativas laborales. Es fundamental que, como persona trabajadora, los conozcas antes de firmar un contrato. Estar al día de la legislación vigente te será de gran ayuda antes, durante y al final de dicha relación laboral.
Como empresario, tener trabajadores contratados implica una serie de responsabilidades que debes cumplir para evitar inspecciones y sanciones. Cumplir con estas obligaciones básicas no solo es una cuestión legal, sino también un compromiso ético y social. A continuación, se detallan algunas de las obligaciones más importantes que un empresario debe cumplir en España:
Obligaciones Laborales Independientemente del Número de Trabajadores
Todas las empresas, independientemente de su tamaño, están sujetas a una serie de obligaciones laborales de cumplimiento obligatorio:
1. Registro Retributivo
El registro retributivo es un documento de carácter obligatorio, regulado en el artículo 28 del Estatuto de los Trabajadores, modificado por el Real Decreto-ley 6/2019, de 1 de marzo, de medidas urgentes para garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación, establecida con el objetivo de garantizar la igualdad salarial entre hombres y mujeres. La transparencia salarial implica la información retributiva de cada puesto de trabajo. Los salarios estarán segregados por sexo. Este registro incluirá la media aritmética y la media de lo realmente percibido por categoría o puestos de igual valor, diferenciando el salario, de los complementos y las percepciones extrasalariales.
El registro retributivo debe incluir los valores medios de los salarios, complementos salariales y percepciones extrasalariales de la plantilla, desglosados por sexo y distribuidos por grupos profesionales, categorías profesionales o puestos de trabajo iguales o de igual valor. Los datos deben presentarse en términos de salario base, complementos salariales y percepciones extrasalariales, tanto anuales como mensuales. De acuerdo con la Ley de Igualdad, todas las empresas deben velar por la igualdad de oportunidades en el ámbito laboral y deben adoptar medidas, previa negociación o consulta con la representación legal de las personas trabajadoras, con el fin de evitar cualquier tipo de discriminación entre mujeres y hombres en su organización.
2. Registro de Jornada
Desde que entrara en vigor el registro horario en España en 2019, todos los trabajadores deben cumplir con esta obligación, independientemente de su puesto o actividad. La empresa tiene el deber de garantizar el registro diario de la jornada, que debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada empleado, sin perjuicio de la flexibilidad horaria existente. El registro de jornada tiene como objetivo garantizar el cumplimiento de la normativa sobre tiempo de trabajo y horas extraordinarias. Deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada trabajador, incluyendo las pausas. Aunque el método de registro variará en función de cada empresa, el registro debe ser diario.
Todos los empresarios están obligados a llevar un registro horario de la jornada laboral de sus trabajadores. Este registro debe ser rellenado diariamente por el trabajador, indicando la hora de inicio y fin de su jornada laboral, y firmado por él.
3. Calendario Laboral
Una vez elaborado, el calendario laboral debe ser publicado y puesto a disposición de todos los trabajadores.
4. Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo
La empresa debe comunicar la apertura del centro de trabajo a la autoridad laboral competente de la comunidad autónoma donde se ubique el centro. El centro de trabajo deberá cumplir con las disposiciones mínimas de seguridad y salud establecidas en el Real Decreto 486/1997.
5. Protección de Datos (LOPD)
Cumplir con las regulaciones de protección de datos es crucial. La LOPD afecta a las personas jurídicas (empresas, asociaciones, fundaciones…) a las personas físicas (trabajadores autónomos) y a las administraciones públicas.
6. Pago de Nóminas
Es importante recordar que, según la normativa vigente, los pagos de nóminas superiores a 1000 € deben realizarse obligatoriamente por transferencia bancaria.
7. Conservación de Documentación
El empleador debe conservar, durante cuatro años, la documentación, registros o soportes informáticos en los que se hayan transmitido los correspondientes datos que acrediten el cumplimiento de las obligaciones en materia de afiliación, altas, bajas o variaciones, así como los documentos de cotización y los recibos justificativos del pago.
8. Seguro de Convenio
Es obligatorio contratar el seguro, según lo que establezca el convenio colectivo del sector. Es esencial contar con un seguro de accidentes conforme al convenio colectivo aplicable en tu sector. Debes contar con un seguro de convenio que cubra indemnizaciones por accidentes de trabajo, como muerte, gran invalidez e incapacidad permanente. La suscripción de este seguro también debe reflejarse en las nóminas de los trabajadores.
9. Prevención de Riesgos Laborales
La seguridad y la salud ocupacional son prioritarias. El empresario debe tomar las medidas legalmente establecidas para la protección de la seguridad y salud de los trabajadores. El objetivo es garantizar un entorno laboral seguro y saludable para los trabajadores. Queremos hablar de las obligaciones del empresario en materia de riesgos laborales, que, como veremos, son muchas y muy relevantes. Hablaremos también de los tipos de responsabilidades del empresario en materia de riesgos laborales. Saber que la legislación vigente establece un conjunto de responsabilidades que lo que buscan es garantizar un entorno laboral seguro y saludable para los trabajadores.
Es fundamental que tu empresa cuente con un contrato de prevención de riesgos laborales para garantizar la seguridad y salud de tus empleados en el lugar de trabajo. La sanciones por tener un trabajador y no tener contratada la prevención de riesgos laborales puede variar dependiendo de la gravedad de la infracción superior a los 2.045 €. Además de las multas, las empresas pueden enfrentarse a elevadas indemnizaciones por daños y perjuicios si un trabajador sufre un accidente laboral debido a la falta de medidas preventivas adecuadas.
Obligaciones del empresario en materia de riesgos laborales:
- Elaborar el plan de prevención de riesgos laborales.
- Definir una estructura organizativa que establezca las responsabilidades de cada miembro del equipo.
- Realizar una evaluación exhaustiva de todos los riesgos presentes en el entorno laboral.
- Establecer las pertinentes medidas preventivas que mitiguen tales amenazas.
- Mantener a los trabajadores informados sobre los riesgos asociados con sus funciones.
- Al inicio del empleo, todos los trabajadores deben recibir formación que abarque los riesgos específicos de su puesto, así como las medidas preventivas a seguir.
Tipos de sanciones por incumplimiento:
- Leves: Infracciones que no causan efectos graves, como no proteger adecuadamente información sobre riesgos.
- Graves: Falta de evaluación de riesgos o incumplimiento de normativas específicas.
- Muy graves: Actos que pongan en riesgo inminente la vida o salud de los trabajadores, como la falta de medidas de seguridad básicas.
Responsabilidades del empresario:
- Responsabilidad civil: Obligación de indemnizar a empleados que hayan sufrido daños por falta de medidas de prevención.
- Responsabilidad penal: En algunos casos, el empresario puede enfrentarse a responsabilidades penales.
El incumplimiento de obligaciones laborales va más allá de las sanciones económicas y legales, la imagen de la empresa quedará gravemente dañada.
10. Protocolo de Desconexión Digital
Poder desconectar de nuestras obligaciones del trabajo fuera del horario laboral es fundamental para lograr una buena armonía entre vida personal y laboral. Para garantizar que los empleados puedan desconectar fuera de su horario laboral, protegiendo así su derecho a la intimidad y bienestar.
11. Acoso Laboral
Todas las empresas y organizaciones están obligadas a promover un sistema interno de prevención, detección y corrección de situaciones de acoso sexual y acoso. El objetivo es definir unas pautas con tal de poder identificar situaciones donde se produzca acoso.
12. Igualdad de oportunidades
Este plan, de obligado cumplimiento, detalla un conjunto de medidas y recursos para alcanzar la igualdad real y efectiva de estas personas, que incluya un protocolo de actuación para la atención del acoso o la violencia contra ellas.
13. Contratos laborales
Al firmar un contrato es importante que te asegures de que la empresa te ha dado de alta en la Seguridad Social. De hecho, el empresario está obligado a solicitar el alta, la baja y a comunicar las variaciones de datos de todos sus trabajadores. Hay excepciones, ya que esta obligación «la puede asumir, de mutuo acuerdo, el trabajador que realice una actividad laboral inferior a 60 horas al mes por empleador». Sea como fuere, el alta es una condición obligatoria, ya que implica tanto la atención médica del trabajador, como el derecho a otras prestaciones (desempleo y jubilación). Todo empresario está obligado a «pagar por la prestación de un trabajo de igual valor la misma retribución, satisfecha directa o indirectamente, y cualquiera que sea la naturaleza de la misma, sin que pueda producirse discriminación alguna». Es decir, un contrato laboral conlleva una prestación por parte del empleador, y tienes que saber que debe acogerse a lo establecido por convenio, según las horas trabajadas y siempre atendiendo al Salario Mínimo Interprofesional. Actualmente se sitúa en 1134 euros mensuales en 14 pagas (1323 euros si es en doce pagas). OJO! Este salario aplica a personas que trabajan a jornada completa.
14. Vacaciones
La duración de las vacaciones se pacta con la empresa, pero puede ser de manera individual o colectiva. En cuanto a la fecha de disfrute de las mismas, se fijan por acuerdo y según lo establecido por convenio. Ten en cuenta que las vacaciones no pueden sustituirse por compensación económica alguna (salvo en excepciones como el fin de contrato, que imposibilita que puedas disfrutarlas).
15. Deberes y obligaciones del trabajador
De la misma manera que los trabajadores cuentan con unos derechos a la hora de firmar un contrato laboral, este también implica la asunción de determinados deberes y obligaciones. Con la firma de un contrato laboral te comprometes a cumplir con todas las obligaciones que implica el puesto. Empezando por asistencia y puntualidad, y continuando por la realización de las tareas para las que has sido contratado.
Entre las obligaciones de los trabajadores también se incluyen las relativas a Seguridad y Salud. ¿A qué nos referimos? Usar adecuadamente máquinas, herramientas, sustancias peligrosas, equipos y cualquier medio de trabajo. También los medios y equipos de protección facilitados por el empresario y de acuerdo con sus instrucciones. Utilizar correctamente los dispositivos de seguridad. Informar sobre cualquier situación que, a tu juicio, entrañe un riesgo para la seguridad y salud de cualquier trabajador.
16. Tipos de contratos
El contrato temporal por circunstancias de la producción para situaciones imprevisibles o por desajuste temporal de empleo no podrá durar más de seis meses, ampliables a otros seis meses. El trabajador temporal será fijo si acumula 18 meses de trabajo en dos años. El contrato fijo discontinuo se establece para trabajos de naturaleza estacional o de temporada, con períodos de ejecución ciertos.
17. Baja médica
La nueva norma legal obliga al médico de cabecera, la mutua y la empresa colaboradora de la Seguridad Social a enviar de forma telemática los datos del proceso de baja médica a la propia empresa.
Obligaciones Laborales Adicionales para Empresas de 50 o Más Empleados
Las empresas con 50 o más empleados también deben cumplir con las siguientes obligaciones adicionales:
1. Auditoría Retributiva
La auditoría retributiva es un proceso clave para asegurar la igualdad salarial y la transparencia retributiva en el ámbito laboral.
2. Protocolo contra el Acoso
El protocolo debe contener las medidas de aplicación y actuación en caso de acoso o violencia hacia personas del colectivo.
3. Canal de Denuncias
El canal de denuncias es una herramienta esencial en las organizaciones para detectar y gestionar comportamientos irregulares, ilícitos o contrarios a las normas éticas y de conducta.