En un entorno empresarial en constante cambio, los departamentos de Recursos Humanos (RR.HH.) han evolucionado de ser meros administradores de personal a convertirse en piezas estratégicas clave para el éxito de cualquier organización. Para las empresas emergentes o en crecimiento, contar con un departamento de RR.HH. bien estructurado es fundamental para atraer, desarrollar y retener talento. En este artículo, te ofrecemos una guía práctica para crear un departamento de RR.HH. exitoso, basada en las últimas tendencias y mejores prácticas del sector.
La Evolución de los Recursos Humanos
Hace ya tiempo que las personas dejaron de ser vistas en las organizaciones como meros recursos productivos. De todos modos, la todavía desafortunada denominación de Recursos Humanos no ayuda a girar la página de la concepción pasada. De igual forma, la función que vela por el capital humano en la empresa está mutando a pasos agigantados. La transición va desde una mera administración de personal (contratación, nóminas, seguros sociales,…) a una gestión integral de los empleados en su dualidad profesional-persona con un alto impacto y valor añadido para la empresa.
Esta transición ha tenido su colofón en el reconocimiento contable en las nuevas normas de contabilidad (IAS) del concepto de Capital Humano. La idea, antaño con tintes demagógicos, de que las personas son el mayor activo de la empresa, se ha hecho plausible y real al reflejar dicho capital humano como partida del Activo en el Balance de situación. La importancia del hecho radica en una de las bases del management: lo que no se puede medir es que no existe.
¿Cómo Crear un Área de Recursos Humanos?
En el competitivo mundo empresarial, saber cómo crear un área de recursos humanos bien estructurada es crucial para el éxito de cualquier organización. RRHH es un área esencial en cualquier empresa. En este apartado, te haremos un breve resumen de cómo crear un área de recursos humanos. Debes establecer tu estrategia para el departamento y dimensionarlo con mapas de procesos. Cuando hablamos sobre cómo crear un área de recursos humanos, no hay una solución única que sirva para todos los tamaños de empresa. Por ejemplo, en el caso de las pequeñas empresas, donde los recursos son limitados y los procedimientos son más sencillos, necesitarás unas herramientas más sencillas. Que te permitan automatizar las tareas más comunes.
- Establecer Objetivos Claros: Esto significa conocer los procesos actuales, identificar oportunidades de mejora y definir objetivos para el futuro. Una vez que tengas una visión clara sobre el entorno de trabajo actual, será más fácil para ti plantear soluciones innovadoras.
- Planificación y Objetivos SMART: Esta fase incluye la planificación y determinación de los objetivos SMART a alcanzar por el área. Por ejemplo: gestión del talento, formación, selección o salarios.
- Dimensionar el Área de RRHH: Es fundamental dimensionar el área de RRHH correctamente. Esto es una tarea vital, ya que permitirá crear la estructura del departamento y entender en qué consiste su trabajo.
- Estimar un Presupuesto: Estimar un presupuesto para el área de RRHH es una tarea ardua. No es suficiente saber cuánto dinero hay en la empresa para invertir en RRHH. Lo primero es considerar la situación financiera actual y prever cómo evolucionará en el futuro. Estimar el presupuesto también implica prever cuánto dinero se puede gastar en beneficios y programas para los empleados.
- Comunicación con Altos Cargos: Ahora que ya has hecho toda la investigación y los preparativos, es hora de hablar con los altos cargos.
- Definir Responsabilidades: Para establecer con éxito un departamento de RRHH, es esencial que cada miembro del equipo tenga responsabilidades, funciones y tareas bien definidas y acordadas. Esto empieza con el director de RRHH, que tendrá la responsabilidad general del departamento. Sin embargo, para garantizar el éxito del equipo es vital que otras funciones del equipo de RRHH incluyan responsabilidades de gestión de personas.
- Reclutamiento: Ahora que tienes tu lista de requisitos para el equipo que necesitas, es hora de empezar a reclutar. Cuando busques a tus nuevos colaboradores, ten en cuenta las habilidades y el talento que necesitas en cada una de tus posiciones. Considera tanto la contratación interna como externa para cubrir todas las necesidades del departamento.
- Medición del Éxito: Para asegurar una medición realista es buena idea recurrir al uso de herramientas como Sesame HR. En Sesame HR, entendemos la importancia de tener un área de recursos humanos que funcione bien.
Funciones Clave en la Gestión de RR. HH. en Microempresas
Aunque el tamaño puede ser un factor limitante, existen cinco funciones principales que deberían estar presentes en toda organización:
- Administración Eficaz: El proceso de administración puede ser una de las tareas más laboriosas: el registro de la jornada laboral y la gestión de permisos y vacaciones, la firma y custodia de documentación laboral, la tramitación de altas y bajas etc. En una empresa pequeña esta función cobra aún más importancia, puesto que los trámites administrativos requieren una ejecución precisa y eficaz que no suponga una merma del rendimiento global de la organización, por ejemplo en la tramitación de contratos laborales.
- Gestión de Nóminas: La gestión de nóminas es todo el proceso de cálculo y pago de los salarios de los empleados, así como las cotizaciones a la seguridad social y las obligaciones fiscales. En el caso de las pequeñas empresas, la gestión de las nóminas suele llevarse a cabo internamente, debido a su bajo volumen y al gran ahorro que supone en comparación con la contratación de una agencia externa. De hecho, suele ocupar gran parte del tiempo del equipo de RR. HH.
- Captación y Desarrollo del Talento: Gestionar una empresa pequeña no significa renunciar a la captación y desarrollo del talento. Este aspecto incluye la evaluación del desempeño, la planificación de la formación, la creación de planes de carrera y la fidelización del talento. Sin embargo, en una pequeña empresa, RR. HH. suele hacer malabares para asegurar el desarrollo de los miembros de la empresa mientras están sumergidos en las tareas administrativas mencionadas anteriormente. Para las pymes, evaluar correctamente el desempeño del talento existente es una tarea absolutamente vital. La razón es sencilla: las pequeñas y medianas empresas no suelen contar con extensas plantillas que permitan reasignar tareas o redistribuir eventuales sobrecargas de trabajo con agilidad.
- Clima Laboral Positivo: Un entorno de trabajo positivo influye considerablemente en el funcionamiento general de la empresa. Garantizar la satisfacción de los empleados ayuda a aumentar la productividad y, por tanto, la rentabilidad de la organización. También ayuda a minimizar los riesgos asociados a la rotación de personal, que puede tener un impacto significativo en una pequeña empresa, tanto en términos financieros como de desempeño.
- Políticas Internas Claras: A pesar de su tamaño, una pequeña empresa debe disponer de políticas internas claras y eficaces, como por ejemplo, un código de conducta, los criterios del proceso de selección y políticas de permisos. Encontrar al talento adecuado es una exigencia vital para los responsables de las pymes, es decir, en compañías de menos de 500 empleados.
La gestión de Recursos Humanos en las pymes cada vez es más frecuente y, sobre todo, más vital para la buena marcha del negocio. Este reto no es nada sencillo, ya que las pequeñas y medianas empresas no suelen contar con estructuras que permitan redistribuir tareas o eventuales sobrecargas de trabajo con agilidad.
Herramientas de Administración para Pymes
La verdad es que simplificar y agilizar los procesos empresariales es clave para todas aquellas pymes que quieran competir contra grandes compañías sin morir en el intento. Con el kit digital para pymes tendrás un impulso en forma de ayuda para digitalizar tu empresa. Si tenemos en cuenta que las pymes representan más del 99% del tejido productivo de nuestro país, queda evidente el enorme potencial de desarrollo que existe en términos de digitalización de Recursos Humanos para pymes.
A continuación, se presentan algunas herramientas clave:
- Software de reclutamiento y selección
- Herramientas de administración para pymes para evaluar el desempeño
- Plataformas de e-learning para pymes
- Herramientas de administración y gestión de personal para pymes
- Herramientas de administración para pymes para realizar informes de RR. HH.
Gestionar de forma eficiente vacaciones y ausencias de empleados en las pequeñas y medianas empresas es todo un reto. Cuadrar el calendario de ausencias de una pyme es especialmente complicado porque cuando la plantilla es reducida, cualquier baja cuenta. Y mucho. Por eso, un sistema de Recursos Humanos en una empresa pequeña que cuente con un software de control de vacaciones automatizará estas tareas para que dediques tiempo a lo realmente importante.
Almacenar y estructurar toda la documentación producida por la empresa (p. ej. Herramientas de administración para pymes para realizar informes de RR.
Las encuestas a empleados permiten analizar el clima interno a una organización y tener importantes pistas de mejora.
| Herramienta | Descripción | Beneficios |
|---|---|---|
| Software de reclutamiento y selección | Automatiza el proceso de búsqueda y selección de candidatos. | Reduce costos, mejora la calidad de las contrataciones. |
| Plataformas de e-learning | Ofrece formación virtual a los empleados. | Bajo costo, flexibilidad, mejora continua del personal. |
| Software de gestión de vacaciones | Automatiza la gestión de ausencias y vacaciones. | Ahorra tiempo, evita errores en la planificación. |
Estrategias de RR. HH. para Microempresas
La gestión del talento humano siempre representa un reto en empresas pequeñas, donde la viabilidad económica de la compañía recae en la productividad diaria.
A continuación, te apoyamos con 7 estrategias de RR. HH.:
- Establecer mecanismos de búsqueda de empleados eficientes: Para poder localizar la información de un trabajador con rapidez y de forma acertada es una de las estrategias de RR. HH. fundamentales en toda empresa. En este sentido, es prioritario contar con una base de datos organizada, como Bitrix24, que permita localizar dicha información de forma sencilla. Será de gran utilidad, también, tener acceso a información clasificada por ex trabajadores, trabajadores temporales, trabajadores a tiempo parcial, contratistas o consultores.
- Manejo del tiempo: El manejo del tiempo es esencial cuando hablamos de productividad y, en especial, en lo que refiere a garantizar horarios de atención al cliente y la calidad de servicio, sobre todo en pequeñas empresas. Definir mecanismos sencillos para el seguimiento de las horas trabajadas es indispensable. Conociendo las horas de ingreso, egreso y descanso de cada trabajador, y dando acceso a supervisores, se simplifica la asignación y seguimiento de tareas. Los datos recolectados a partir de una gestión del tiempo acertada, aportan en la medición de los niveles de productividad por empleado y por tarea, resaltando posibles puntos a mejorar.
- Incorporar a los empleados a una red social empresarial: Ésta representa otro medio para el desarrollo de los trabajadores y les brinda la oportunidad de demostrar sus potencialidades en un entorno seguro. Adicionalmente, los likes que pueda recibir, además de ser un mecanismo de retroalimentación, pueden destacar la importancia del material publicado por él. En los entornos que ofrecen los sistemas automatizados para gestión de empresas los trabajadores siempre disponen de un mecanismo que les permite participar en conversaciones de diversos grupos.
- Facilitar la gestión de documentos en la red interna: Este entorno, crea en los usuarios una sensación de integración con el resto de áreas y personas.
- Implementar herramientas tecnológicas para la captación de personal: Finalmente, visibilizar la información de puestos vacantes en la empresa, facilita la selección de profesionales adecuados.
- Utilizar mecanismos para generar encuestas: Ante alguna situación particular, una correcta lectura del resultado de una encuesta permite establecer los correctivos necesarios en función de conseguir mejoras y tomar decisiones oportunas.
- Utilizar la plataforma e-learning para la formación virtual: Esta estrategia no requiere grandes inversiones, economiza tiempo y se activa en forma sencilla y rápida. Esta es una de las estrategias de RR. HH.
Plan de Recursos Humanos
El plan de recursos humanos de una empresa es un ejemplo claro de cómo rentabilizar los recursos que se invierten en hacer prosperar un negocio, a través de su plantilla. Si estás en plan “quiero saberlo todo al respecto”, ¡sigue leyendo! Si no sabes adónde vas, cualquier camino te sirve. Es aquí cuando el plan de recursos humanos entra en escena.
La concepción del plan de recursos humanos engloba diferentes aspectos propios del departamento de recursos humanos. Si bien la empresa estará conformada por diferentes departamentos, los mismos deben contar con una carta común que dé las pautas de conducta de manera global. Debido a esto, no son pocos los elementos que deben tenerse en cuenta al momento de elaborar el plan.
¿Cómo hacer un plan de recursos humanos para una empresa en 6 etapas?
Como has podido ver, un plan de recursos humanos no es un folleto de algunas cuantas páginas que se lee el día de integración a la empresa. Veamos de manera detallada cuáles son las etapas que debe atravesar el responsable del plan de recursos humanos de una empresa para consolidarlo exitosamente.
- A partir de lo que las respuestas a dichas preguntas hayan permitido definir, ahora se trata de buscar el cómo. Misión, visión y valores de la empresa serán puntos de apoyo importantes a tener en cuenta.
- Definir el plan de acción Una vez tienes la ruta trazada, es hora de cuantificar los recursos que serán necesarios para su correcta ejecución. Durante esta etapa también se tendrá la oportunidad de trazar diferentes políticas relacionadas con: la diversidad, la salud en el trabajo, el medio ambiente, etc.
- Además de buscar que dicho(a) responsable asegure el éxito de la misión que se le ha confiado, se procura tener un(a) único(a) interlocutor(a) que facilite la transmisión de información y asegure el seguimiento y el buen avance de los procesos.
- Es entonces cuando pueden conformarse grupos de trabajo, según la experiencia y los conocimientos de cada una de las personas que conforman el equipo.
- Identificar las necesidades Por un lado, la empresa ha lanzado su plan de acción para cumplir con la estrategia y dar seguimiento a las acciones en materia de capital humano. Esta etapa consiste en recolectar las necesidades de formación de cada persona y las aspiraciones profesionales y personales que cada una tiene y que, a través de su satisfacción, van a permitir una mayor operatividad y productividad.
- Un software todo en uno como Personio es capaz de agilizar un sinnúmero de procesos. Desde el reclutamiento, pasando por la gestión integral del talento humano, hasta los aspectos puramente administrativos y analíticos, este tipo de herramientas son ideales para proporcionar el apoyo que las organizaciones necesitan en la ejecución de sus planes y estrategias.
A partir de lo que funcionó, de lo que es susceptible de mejora y de los nuevos objetivos que se pretenden alcanzar el próximo año, se traza el plan estratégico. La definición de KPI es el punto de partida para que cada equipo sepa cuáles son las acciones que requerían priorización, para poder concentrarse en ellas. Para lograrlo, resulta importante tomar en cuenta la opinión de las y los trabajadores, los cuales han podido recopilar sus necesidades de formación y sus aspiraciones de desarrollo profesional.
Modelo de plan de organización y recursos humanos:
Para que tú mismo puedas crear tu plan de recursos humanos y asegurar el despliegue de tu estrategia, hemos preparado una plantilla de un plan integral de recursos humanos, la cual puedes descargar en formato PDF y personalizar, según las necesidades puntuales de tu negocio y tu plantilla. El uso de este modelo te será de gran utilidad para determinar todas las decisiones que conciernen los recursos humanos de tu empresa, de manera que puedas darles contexto y tratamiento más fácilmente.
10 consejos para elaborar un plan de RR.HH. eficaz
- Establecer objetivos claros y medibles
- Definir objetivos claros y específicos para el plan de recursos humanos es crucial. Por ejemplo, aumentar la retención de empleados en un 15% en un año o reducir el tiempo de contratación a la mitad. Este análisis debe ser detallado y actualizado regularmente para reflejar cambios en el entorno interno y externo. y oportunidades de desarrollo de liderazgo.
- Implementar programas de bienestar y beneficios
- El bienestar de los empleados es fundamental para su satisfacción y productividad. lo que libera tiempo para enfocarse en actividades estratégicas.
- Establecer canales de comunicación abiertos y transparentes, donde los empleados se sientan cómodos expresando sus inquietudes y sugerencias, puede mejorar la colaboración y la moral.
- Evaluar su efectividad de forma periódica y realizar ajustes basados en los resultados obtenidos y los cambios en el entorno empresarial asegura que el plan siga siendo relevante y efectivo.
- Promover la diversidad e inclusión
- Fomentar una cultura de diversidad e inclusión no solo es ético, sino que también aporta beneficios tangibles a la empresa.
- Al final, facilitar este proceso va de apoyarse en instrumentos de organización y emplear herramientas informáticas que automaticen y faciliten las tareas.