Cómo redactar un proyecto de emprendimiento paso a paso

Para poder materializar una idea de negocio, los emprendedores deben tener clara la hoja de ruta que quieren seguir y analizar los riesgos y oportunidades del mercado. Para prevenir estos riesgos, hay un documento que todo emprendedor debe elaborar antes de crear una empresa: el plan de negocio.

Un plan de negocio es una metodología que sistematiza e integra las actividades que serán necesarias para que una idea de negocio se convierta en una empresa y que desprende unas expectativas que demuestran que es rentable. El plan de negocio detalla los planes y objetivos de las compañías y analiza su viabilidad técnica, financiera y económica. En él, se recogen aspectos como la misión, estructura y tipología de la empresa, sus valores, sus necesidades financieras, el tipo de producto o servicio que va a ofrecer, el análisis de mercado y las distintas estrategias bajo las que desarrollará su actividad.

Es una herramienta de comunicación de venta de una idea original y sirve para atraer y convencer a las personas que tienen los recursos para ponerla en marcha. A menudo se tiende a confundir entre plan de negocios, plan de empresa y plan de marketing. Conviene aclarar que los dos primeros, en esencia, son lo mismo. El plan de empresa, por contra, puede realizarse para una empresa ya está en marcha.

El plan de negocio sirve como carta de presentación de cara a los inversores y como hoja de ruta del proyecto. Cualquier tipo de emprendedor debe elaborar el plan de negocio para poder materializar su idea emprendedora.

A la hora de escribir su plan de negocio, los emprendedores deben tener en cuenta que se trata de un documento vivo, por lo que tendrán que volver a él a medida que la empresa vaya avanzando y consolidándose en el mercado.

Según la publicación Entrepreneur, el 42% de las startups fracasa debido a la ausencia de una necesidad de mercado, el 29% por falta de capital y un 17% como consecuencia de un mal modelo de negocio. El plan de negocio es uno de los documentos más importantes de las empresas, ya que sirve para predecir las posibles demandas comerciales y problemas que puedan surgir en el mercado. También es una herramienta necesaria para atraer a los inversores, es decir, para conseguir financiación.

En el ciclo de vida de una startup, el plan de negocio aparece en la primera etapa: la pre-seed (o presemilla), cuando se da forma a la idea emprendedora para convertirla en un producto o servicio. El plan de negocio es un documento vital para las startups que los emprendedores deben conocer y aprender a elaborar, ya que será lo que guiará la trayectoria de su empresa y les dará acceso a fuentes de financiación externas.

El Business Plan o plan de negocio es un documento esencial para cualquier empresa, especialmente para aquellas que están naciendo. Elaborar un plan de negocio es fundamental para iniciar una empresa. A través de este documento podrás conocer mejor el sector en el que quieres establecerte, la competencia que tendrás y el entorno económico en que vas a desarrollar tu proyecto. También te permitirá comprobar la viabilidad técnica y económica de tu idea, definir los objetivos de la empresa y concretar cómo vas a alcanzarlos.

El plan de negocio sirve asimismo como instrumento de comunicación interna, pues permite tener claro a todos los integrantes del proyecto hacia dónde quiere ir la empresa. En resumen, todo Business Plan debería resumir el qué, el para qué y el cómo: qué tipo de empresa es, qué objetivos tiene y las estrategias para conseguirlos. El documento final puede ser más o menos amplio, pero su lectura debería dejar claras las respuestas a estas preguntas.

Estructura del plan de negocio

Todos los planes de empresa tienen más o menos los mismos apartados, pero cuando llegan a la mesa del inversor unos se quedan donde están y otros pasan a la temida columna de los de “ya los leeré más tarde”. Para hacer tu Business Plan paso a paso, parte de una estructura dada (en Internet tienes muchas guías, como una plantilla descargable de Microsoft, o puedes seguir el ejemplo que te indicamos a continuación) y ve cubriendo apartado por apartado. Deja el resumen ejecutivo para el final, porque una vez que conozcas toda la información importante para tu negocio, te será más fácil elaborarlo.

1. Resumen ejecutivo

En este primer apartado se resumen los aspectos más importantes del plan de negocio. El resumen ejecutivo es la tarjeta de presentación y lo que va a decidir si el inversor sigue adelante o no. Tiene que ser personalizado. No podrás redactarlo para todos igual.

Según a quién te dirijas, incidirás más en un aspecto que en otro. Lo mejor es escribirlo al final del plan para que realmente contenga lo esencial del mismo. En este punto deberás hacer un repaso por los aspectos más importantes que incluirás en el plan de empresa (posteriormente explicados con más detenimiento).

Debes dejar claro que hay un mercado bien segmentado con una necesidad mal cubierta y que nosotros podemos ofrecer una solución. Antes habrás hecho el análisis que te proponemos y habrás visto cuál es tu propuesta de valor. Es el momento de decir de forma clara, sin rodeos, en qué consiste y por qué es realmente una oportunidad de negocio.

2. Descripción del producto o servicio

En él tienes que definir el proyecto empresarial: cuál va a ser la actividad de la empresa, cómo va a conseguir sus ingresos y a qué tipo de clientes dirigirá sus productos o servicios. En esta sección debes explicar perfectamente qué producto o servicio ofreces: su concepto, cuál fue el origen de la idea y cuáles son sus características principales. Aquí es donde tendrás que explicar perfectamente el producto: su concepto, origen de la idea y características principales.

• Objetivo de la empresa: Olvídate de Todo pretende: Ofrecer un servicio integral de apoyo a la empresa en la externalización de sus empleados.
• Características de los servicios ofertados:
  • Gestión de desplazamientos (viajes, mudanzas y demás).
  • Realización de todos los trámites necesarios en origen y en destino.
  • Suministro de toda la documentación precisa.
• Descripción de la idea de negocio: Explica bien en qué consiste tu propuesta de valor.

3. Análisis de mercado y competencia

Es importante que en tu Business Plan analices cuál es el mercado al que vas a dirigir tus productos y con qué competencia te vas a encontrar. En este punto es clave para nuestro plan de negocios. Debe analizar el mercado en el que la empresa quiere posicionarse, referenciando su tamaño y sus barreras de entrada, las tendencias y la cuota de mercado que se espera alcanzar con el proyecto, así como sus oportunidades de crecimiento.

• Quién es mi público potencial.
• Quién es nuestra competencia. Aquí debemos incluir quién está haciendo algo similar a lo que queremos hacer y en qué se diferencia nuestra propuesta de lo que actualmente se ofrece, bien porque el público objetivo sea diferente, bien porque vamos a cambiar el canal de distribución, bien porque hemos detectado un hueco sin cubrir. Un buen análisis de la competencia nos permite también conocer cuáles son nuestras debilidades.

4. Modelo de negocio

Describe cómo se va a estructurar internamente la compañía y cuál es el capital social del que disponen. Expón en este punto cuál es la estructura que tendrá la empresa, y por qué has optado por una determinada figura societaria y no otra.

• Descripción de los promotores: Presenta a los promotores del proyecto, indicando el cargo que van a ocupar, su experiencia académica y los méritos que justifican la confianza en ellos. Para muchos inversores ésta es una parte fundamental, porque va a ser el equipo gestor quien marcará la diferencia entre que una buena idea se ejecute correctamente o no.
• Imprescindible describir al equipo humano que forma la startup.

5. Plan de marketing y comunicación

En este apartado del Business Plan te toca definir cuál será la estrategia que la empresa va a seguir para llegar a su público objetivo. Define cómo llegarás a tu audiencia, a través de qué canales y con qué mensajes. Define una voz de marca auténtica y coherente. El plan de marketing debe partir de una investigación de mercado e incluir todas las acciones que la compañía va a desarrollar -y los recursos que para ello necesita- para alcanzar los objetivos definidos.

• Pasillo de precios. Ten en cuenta tres conceptos: si es un mismo producto que ya está en el mercado, pero que va a cubrir necesidades nuevas que hemos detectado, el precio será más bajo porque es más fácil de imitar. Si es un producto diferente que va a cubrir necesidades que ya cubren otros productos, pero de otra forma, el precio también será bajo, por la misma razón.
• Establecer el precio de venta. Es decir, aquel que nos deje un margen de beneficio. Para fijarlo, una vez que hemos determinado nuestra clientela, el pasillo de precios y el precio de nuestra competencia, tenemos que aplicar la fórmula: margen bruto unitario = precio de venta unitario - coste variable unitario.
• Previsión de ventas. Hay que tener en cuenta las temporadas altas y bajas del negocio. Lo mejor es hacer una previsión a la baja para no pecar de optimistas. Debe hacerse una previsión del primer año mensual y luego una previsión de tres a cinco años.
• Cómo lo vamos a distribuir.
• Cómo lo vamos a contar. Tienes que explicar cómo vas a comunicarlo.
• Red de ventas. Realiza también una previsión mensual y otra trianual de los gastos en marketing.

6. Plan de operaciones

Este es el momento de definir minuciosamente cómo va a desarrollar sus actividades la empresa. Incluye procesos clave, gestión de inventario, logística, producción y cualquier otra área que asegure que todo funcione correctamente.

• Detallaremos el desarrollo logístico de nuestra idea: tanto si implica producción industrial, como si afecta a distribuidores o la tecnología que utilizaremos. Ojo con este punto.
• Descripción del proceso de producción del producto (cómo se va a hacer, en qué instalaciones, con qué medios) o del servicio (cómo vamos a prestar el servicio…).
• Proceso de compras.
• Infraestructuras necesarias.

7. Modelo financiero

Incluye una estimación de los gastos e ingresos del proyecto que se quiere desarrollar, de los recursos de los que se disponen y de la inversión adicional que se debe conseguir para poder materializar la empresa, así como un cálculo de su posible rentabilidad.

• Redactar esta parte con tablas y hojas de cálculo intercalándolas en el texto.
• La inversión inicial. Vendrá determinada por los planes de marketing, de producción y de recursos humanos.
• Activo fijo.
• Activo circulante.
• La forma de financiación de esas inversiones.
• Cuenta de resultados para tres o cinco años (dependiendo del tipo de empresa). Es la diferencia entre los ingresos y los gastos. Los ingresos vendrían por las ventas del producto o del servicio y los gastos se dividirían entre fijos y variables y dependen de cada tipo de negocio. Aunque, en general, entre los fijos entran las amortizaciones de los créditos, el coste del mantenimiento de la oficina, los salarios fijos o los costes sociales.

8. Plan de contingencia

Como en todo nuevo proyecto que se lanza, los riesgos tienen cabida y hay que contar con ellos. Es interesante incluir también un plan de contingencias donde aparezcan los escenarios más favorables o los menos favorables, qué consecuencias se pueden derivar y qué medidas adoptaría la compañía.

Este apartado debe responder a las siguientes preguntas:

• ¿He previsto el escenario más desfavorable?
• ¿He dejado claras las medidas que adoptaré en esa situación?

Adaptando el plan de negocio a tu audiencia

Es muy importante que ajustes tu discurso a tu audiencia. No es lo mismo hablar con un banco, que hablar con la administración pública o con un inversor.

• Banca. Por ejemplo, si te diriges a un banco, deja claro cómo podrá recuperar su dinero.
• Administración pública. En cambio, si te diriges a la administración pública, lo mejor es que hagas énfasis en el objetivo que se persigue: ¿creación de empleo? ¿desarrollo del territorio? Por ejemplo, a los requisitos de valoración (innovación, empleo, territorio) que determinen las bases de la subvención a la que vas a optar de las administraciones. Así podrás iniciarlo con mayor coherencia y rigor, incrementando las posibilidades de éxito.
• Inversores. Por otra parte, si te diriges a un fondo de capital riesgo o a un business angel porque estás buscando inversión, tendrás que dejar claro cómo podrán salir del negocio (lo que en inversión denominamos «exit»). Al fin y al cabo son inversores, con lo cual una de las cosas que valoran a la hora de tomar la decisión de inversión es tener claro cómo desinvertir (salir del negocio).

Aclarados los principales puntos que debería recoger un plan de negocios, también en este caso es importante ponerse en la piel del inversor a que te vas a dirigir para que confíe su dinero en tu empresa. Según coinciden los expertos, sólo tienes cinco minutos para llamar su atención y convencerles de que tienen que leerse todo tu business plan. Recuerda, además que un inversor suele leer más de un proyecto de una sentada por lo que en tus manos está saber captar su interés.

Consejos adicionales

Antes de entrar en materia pura y dura, unos consejos para conseguir lo que algunos expertos, como Sergio Bernúes, llaman la ‘regla Stop’, es decir, la señal que avisa al inversor de que ese plan merece la pena.

• Sugerente. Tanto en el diseño exterior (portada cuidada, papel de calidad, diseño atractivo…) como en el interior (debe estar organizado con resumen, cuerpo y anexos) y estructurado (con un índice completo y un tipo de letra fácil de leer). Para ello debes cuidar el diseño, la maquetación, la estructura, utilizar frases breves y directas y eliminar todo aquello que no aporte. Incluye indicaciones y preguntas que te servirán como apoyo y orientación en el proceso de reflexión y análisis que debes realizar para conseguir redactar un buen plan de empresa.
• Tentador. Escrito de forma que incite al lector a hacer números y valorar las posibilidades de entrar en el negocio.
• Ocurrente y dinámico. Hay que ser creativo, pero con mesura. Si el negocio que propones no invita a grandes florituras, ahórratelas. Puede ser contraproducente distraer al lector. La creatividad es importante siempre que destaque algo del negocio, pero si no puede tener el efecto contrario.
• Preciso y explícito. La claridad y la concisión deben ser fundamentales. Ha de llevar información útil. No puede faltar ningún dato importante. Recuerda que es una cuestión de calidad y no de cantidad, no hagas perder el tiempo a tu lector. Las ideas claves, desde el principio: que no haya que deducir su significado. Para ello, el formato es muy importante: usa encabezados, negritas para destacar puntos clave, párrafos cortos que faciliten la lectura, y puedes añadir notas, referencias o hipervínculos a otras secciones. En resumen, tu plan de negocio debe ser breve, sencillo y conciso.

Algo fundamental para tu plan de negocio es que debes ser precavido. Una buena idea es trazar un mapa a la inversa de tu negocio. Es decir, empezar imaginando hasta dónde quieres que llegue tu empresa e ir hacia atrás: pensar en todo lo que tendrás que hacer para conseguirlo y plantear todas las situaciones que te podrías encontrar en cada paso que vayas dando.

Errores comunes al redactar un plan de negocio

• Añadir aspectos innecesarios: lo más importante de un plan de negocio es su contenido, su objetividad y su capacidad para cumplirse.
• Diseñar un plan que no sea realista: al elaborar tu plan de negocio debes ser lo más realista posible, ya que superar tus expectativas podría generarte problemas.
• No conocer bien a tu cliente: si no conoces a tu público, ¿cómo le vas a vender? Debes definir a tus clientes potenciales examinando en profundidad cuáles son sus intereses, qué necesidad les soluciona tu producto o servicio, cuáles son las razones para comprarte (o no hacerlo) … Cuanto más sepas de tu público, mucho mejor.
• Olvidar tu estrategia de venta: uno de los puntos más destacados de tu plan de negocio debe ser “cómo vender”.
• Descuidar el estudio de mercado: procura ser minucioso en tu estudio de mercado, ya que así podrás anticiparte a la respuesta de tus clientes potenciales y la competencia ante un producto o servicio concreto.
• No definir los procesos productivos ni los encargados de las tareas: tu plan de negocio debe contar con una sección dirigida a la producción y los recursos humanos. Tendrás que detallar cómo se fabrica tu producto (si lo tienes), atendiendo a los márgenes de tiempo y creando un sistema de funcionamiento adecuado.
• No contar con un “Plan B”: a veces el exceso de confianza puede convertirse en una piedra en el camino, haciéndote olvidar examinar todos los posibles escenarios a los que se puede enfrentar tu plan de negocio.