Poco a poco, la nube se ha ido convirtiendo en un pilar estratégico para las empresas que buscan ser más ágiles, escalables y competitivas. En este contexto, el modelo SaaS (Software as a Service) se presenta como una opción atractiva para las pequeñas y medianas empresas (PYMES). Sin embargo, es crucial analizar tanto las ventajas como las desventajas antes de tomar una decisión.
Las siglas SaaS significan “Software as a Service” (Software como servicio). Este tipo de ERP es un software donde es el fabricante o proveedor el que se ocupa de su alojamiento y mantenimiento, y cede al cliente el derecho de uso. El proveedor se encarga de todo: mantenimiento, actualizaciones, seguridad y soporte.
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¿Qué es SaaS y cómo se diferencia de otros modelos?
Para entender mejor el valor del SaaS, es útil compararlo con otros modelos de servicios en la nube:
- IaaS (Infraestructura como Servicio): En lugar de invertir en hardware físico costoso, tu negocio accede a un entorno escalable y gestionado por un proveedor. Si necesitas control total y tienes equipo técnico: elige IaaS.
- PaaS (Plataforma como Servicio): Si quieres innovar en desarrollo sin preocuparte por la infraestructura: apuesta por PaaS.
- SaaS (Software como Servicio): Si buscas agilidad, simplicidad y herramientas listas para usar: la mejor opción es SaaS.
Muchas empresas descubren que no existe una única respuesta. ¿Quieres saber qué modelo de cloud computing se adapta mejor a tu negocio?
Ventajas del SaaS para PYMES
Las herramientas SaaS (Software-as-a-Service) son el motor que impulsa la industria de computación en la nube. No es de extrañar que tantas empresas hayan empezado a utilizar a este tipo de tecnología externa teniendo en cuenta el ahorro que supone, la facilidad de implementación, y la flexibilidad que ofrece. El software como servicio es una solución cada vez más extendida, fiable y eficaz. Adoptar soluciones en la nube impulsa la eficiencia y reduce los gastos operativos de las empresas, aunque también presenta retos en materia de privacidad y control de datos.
A continuación, se detallan algunas de las ventajas más significativas:
- Costes iniciales reducidos:
Uno de los aspectos más atractivos del SaaS ERP es el, a priori, más bajo coste. Nada más evaluar los costes, vemos que una de las principales ventajas de la nube es la inversión inicial reducida. Las empresas que aprovechan el software en la nube ahorran significativamente en hardware, ya que el proveedor aloja el software y por lo tanto es también responsable del hardware. Esto es muy interesante para las PYMEs, que suelen necesitar menos módulos y usuarios, proporcionándoles al tiempo acceso a capacidades que de otro modo no podrían permitirse. En primer lugar, están los gastos iniciales para la puesta en marcha de un sistema, que son muy bajos o prácticamente inexistentes. La competencia entre los proveedores de SaaS es tal que la factura inicial resulta muy asequible para el usuario empresarial.
- Mantenimiento simplificado:
Los proveedores de SaaS ERP gestionan las actualizaciones del sistema, aliviando la carga de los equipos de IT. El mantenimiento del programa es otro de los aspectos importantes. En cambio, en el SaaS, el mantenimiento y la disponibilidad del programa corren por cuenta del proveedor. Los proveedores generalmente implementan medidas de seguridad robustas, asegurando el cumplimiento de los estándares de la industria. Esto puede proporcionar un nivel de protección de datos que podría ser difícil de lograr internamente.
- Flexibilidad y escalabilidad:
La nube proporciona un sistema mucho más flexible en el que la empresa puede ir contratando más recursos a medida que lo necesite. La flexibilidad, funcionalidad y capacidad de escalar hacia arriba o abajo son las mayores ventajas para la mayoría de las empresas. En general, ofrece distintas opciones que se adaptan a las necesidades de cualquier tipo de empresas, tanto en términos de gestión de recursos como de funcionalidad. Sage 200, por ejemplo, tiene una oferta modular que incluye desde Contabilidad y Finanzas hasta Atención al Cliente y Marketing.
- Accesibilidad:
El software en la nube fomenta la conciliación, ya que podemos trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento. No solo en lo que se refiere al sistema operativo, sino también al tipo de dispositivo, ya que estas aplicaciones están adaptadas para móviles o disponen de apps que facilitan su manejo desde smartphones y tablets. Trabajamos desde casa o desde nuestro lugar de vacaciones si lo necesitamos en un momento concreto. Esto también nos ayuda si hemos sufrido un percance con el hardware, como un virus en el ordenador.
- Seguridad:
En un entorno en el que los ataques informáticos son cada vez más comunes, la ciberseguridad es un valor añadido. Los proveedores de SaaS suelen realizar copias de seguridad automáticas y regulares, lo que garantiza que nuestros datos estarán a salvo de pérdidas accidentales. La implementación de medidas proactivas de monitorización de las amenazas también ofrece un nivel de protección que muchas empresas no podrían alcanzar con soluciones locales. Los proveedores de SaaS implementan sistemáticamente las últimas mejoras en materia de seguridad y los parches para protegerse de las amenazas más recientes.
- Integración con tecnologías modernas:
SaaS ERP proporciona integración perfecta con tecnologías modernas como AI e IoT, mejorando las capacidades de análisis de datos y servicio al cliente.
- Implementación rápida:
SaaS ERP facilita la compartición de datos y el acceso remoto, mejorando la comunicación con proveedores y clientes. La implementación de SaaS ERP es generalmente más rápida y menos compleja que las implementaciones en las instalaciones de la empresa. Los investigadores de Forrester también determinaron que las herramientas SaaS son mucho más rápidas de implementar que las aplicaciones in-situ, con tasas de adopción personal que a menudo resultan mejores que los sistemas alojados en las mismas instalaciones.
Desventajas del SaaS para PYMES
A pesar de sus numerosas ventajas, el SaaS también presenta una serie de desventajas que deben ser consideradas cuidadosamente:
- Costes a largo plazo:
Sin embargo, la reducción de costes no siempre está garantizada. La suscripción siempre contempla tarifas recurrentes que en un breve lapso de tiempo podrían superar el coste de mantener el software en las instalaciones. El crecimiento inesperado de usuarios también puede elevar los costes más de lo previsto.
- Falta de control y personalización:
Por otro lado, esta conveniencia viene a costa de la flexibilidad a la hora de configurar el ERP. Esta facilidad de mantenimiento conlleva un intercambio: opciones de personalización limitadas. Las organizaciones no pueden posponer las actualizaciones, lo que puede ser disruptivo durante períodos críticos de negocio. Las empresas pueden verse abocadas a depender del proveedor para correcciones y actualizaciones, un proveedor que además suele ser una gran empresa con un contacto con el cliente limitado, lo que puede llevar a problemas de soberanía de datos y cumplimiento. La interfaz estandarizada puede no alinearse con procesos empresariales únicos, y puede haber una curva de aprendizaje muy pronunciada para los usuarios acostumbrados a otros sistemas.
- Preocupaciones de seguridad y privacidad:
A pesar de estas garantías, persisten las preocupaciones sobre los datos compartidos en un entorno multiusuario. Las empresas deben confiar en los protocolos de seguridad del proveedor y garantizar una fuerte gobernanza interna y controles de acceso. La transmisión de datos a través de Internet también presenta posibles vulnerabilidades. La naturaleza compartida de estos entornos podría plantear riesgos que algunas empresas pueden encontrar inaceptables. Esta facilidad de acceso aumenta el riesgo de exposición no autorizada de datos. Las empresas deben implementar medidas de seguridad para controlar quién accede de manera remota a sus datos. También pueden surgir problemas de cumplimiento del RGPD con la compartición de datos, lo que requiere una gestión cuidadosa de los permisos de acceso y una asesoría al respecto.
- Dependencia del proveedor:
Los problemas de compatibilidad con las personalizaciones existentes pueden requerir capacitación adicional para el personal. La alta dependencia de los proveedores para la implementación de nuevas características puede ser una desventaja. También existe el riesgo de depender en exceso de la tecnología sin suficiente supervisión humana.
- Dependencia de la conexión a Internet:
Una mala velocidad del internet es un obstáculo para la adopción de estas nuevas formas de trabajar. «Un factor limitante es la infraestructura de internet en este país, en el que hay muchas empresas que aún no disponen de una banda ancha de alta velocidad que sea fiable.
SaaS vs. On-Premise: ¿Cuál es la diferencia?
Cuando hablamos de ERP SaaS o de ERP On Premise, estamos considerando una de las decisiones que deben tomar las empresas para digitalizarse.
El modelo ERP On Premise es aquel donde el cliente adquiere una licencia de software y con esto puede instalarlo en sus propios sistemas.
Como única desventaja del modelo SaaS, las empresas que quieran tener el control absoluto sobre el hardware no podrán hacerlo. A veces los programas SaaS pueden ser algo limitados.
Esperamos que ahora tengas más claras las diferencias entre ERP SaaS vs. On Premise.
Claves para vender SaaS a PYMES
Para montar un negocio sostenible, que facture unos millones de euros al año, es quizás más sencillo atacar al segmento de las pymes. En España hay 3 millones de pymes y en Estados Unidos 30 millones. En el mercado de las pymes tener un churn del 3% mensual puede considerarse bueno. Eso significa que en un año un tercio de los clientes habrán dejado de serlo. El precio que puede pagar una empresa pequeña por software es mucho más pequeño que el que pagaría una grande.
Aquí hay algunas estrategias para tener éxito en este mercado:
- Inmediatez: Por lo general las pymes necesitan inmediatez, buscan soluciones a problemas inmediatos y reales que tienen en el momento. Para proporcionar esta inmediatez, hay que agilizar los procesos, en muchos casos una pyme que va a comprar un software lo quiere tener funcionando hoy.
- Simplicidad en la toma de decisiones: La adquisición en pymes tiene que ser obligatoriamente barata. Cuanto menor sea el riesgo de la empresa que adopta el producto, más fácil será que se decidan por hacerlo.
- Marketing eficiente: Todo lo que puedas captar gratis, cáptalo gratis. Todo lo que puedas captar barato, cáptalo barato. Por ello, los canales orgánicos, son vitales a la hora de vender a pymes.
- Enfoque en el cliente: Es importantísimo que los clientes estén contentos no solo con tu producto, si no con tu empresa. Debes proporcionarles añadidos de valor, como una experiencia agradable cuando contacten reportando algún problema o como formaciones o contenidos interesantes relacionados con tu temática.
Si tienes un equipo comercial, debes trabajar muchísimo la cualificación de los usuarios sobre los que se van a enfocar. En un producto de estas características, un porcentaje relevante de clientes viene por el boca a boca.
Los procesos de digitalización de las pymes van con años de retraso con respecto de las grandes empresas, por lo que ahora mismo están prácticamente comenzando a invertir en tecnología.
Si te gusta muchísimo vender y eres capaz de convencer a cualquiera de que te compre, lógicamente deberías invertir ese talento en vender grandes cuentas.