Los sistemas de gestión documental (DMS) son imprescindibles para administrar, organizar y archivar eficazmente documentos electrónicos de todo tipo. En general, la gestión documental moderna significa administrar y archivar documentos electrónicos con la ayuda de bases de datos.
Dicho brevemente, un sistema de gestión documental es el software que hace posible estos procesos. Es decir, en esencia, la tarea de un DMS es garantizar una gestión documental digital eficiente y para ello, la mayoría de los sistemas almacenan sus documentos en una nube.
En principio, la gestión documental digital puede organizarse sin necesidad de un software especial. En la práctica, sin embargo, esto suele significar que el almacenamiento de documentos digitales se organiza a través de los lugares donde se guardan, como servidores de archivos. Así, cada archivo se nombra individualmente y se almacena en carpetas específicas en el servidor. Con este método, es fácil que los documentos desaparezcan en estructuras de directorios y carpetas confusas y que los participantes pierdan la vista general.
Los programas modernos de gestión documental, como Adobe Document Cloud, son claramente la mejor alternativa, ya que ofrecen una gestión transparente de los archivos que son importantes para todas las partes implicadas y facilitan notablemente a los usuarios/as la vista general de los distintos documentos.
Según estudios realizados, los empleados dedican una media de más de 11 horas a la semana a actividades de gestión documental. Esto supone mucho tiempo, sobre todo si se tiene en cuenta que seis de esas horas no se emplean de forma productiva.
Ventajas de un DMS para Empresas y Usuarios
Para los usuarios/as individuales, pero sobre todo para las empresas, un DMS ofrece muchas ventajas en el trabajo diario.
- Indexación automática: Una de las funciones estándar de un DMS es la captura e indexación automática de documentos.
- Función de búsqueda: Para que no tengas que rebuscar tediosamente en estructuras de carpetas opacas o incluso buscar documentos en archivadores, los DMS te proporcionan inmediatamente los archivos que necesitas a través de la función de búsqueda.
- Trabajo conjunto: Dado que la mayoría de los DMS están basados en la nube, varias personas pueden trabajar en el mismo documento de forma simultánea e independientemente del dispositivo y lugar.
- Versiones secuenciales: Si aun así quieres volver a un estado de edición anterior de un documento, tampoco hay problema. En la mayoría de los DMS, las versiones anteriores de archivos pueden visualizarse y restaurarse en apenas unos clics.
- Protección de datos: Con un DMS es fácil controlar quién tiene acceso a los documentos y quién no.
Además de las funciones básicas, como el almacenamiento central y seguro de los documentos en la nube, un buen DMS también debe permitir un acceso eficiente a los archivos individuales. En concreto, esto significa que los usuarios/as deben poder encontrar y editar los documentos que necesitan de forma rápida y sencilla en el sistema.
Básicamente, un DMS tiene sentido donde los documentos digitales se utilicen con regularidad: desde el departamento de RRHH de una gran empresa que revisa los documentos de solicitud y gestiona los datos personales de la plantilla, hasta el diseñador autónomo que tiene que coordinar con frecuencia los diseños de carteles con sus clientes.
Consideraciones Clave al Elegir un DMS
A la hora de elegir un DMS, lo primero que deben preguntarse los posibles usuarios/as es para qué se utilizará exactamente el software, cuántas personas trabajarán con el programa y qué flujos de trabajo y procesos podrían optimizarse: Por ejemplo, ¿es necesario que varios empleados editen de forma regular textos juntos en diferentes lugares? ¿Hay que registrar automáticamente los archivos entrantes y asignarlos a personas concretas?
A la hora de seleccionar un sistema de gestión documental, no solo cuentan los procesos de trabajo concretos y los flujos de trabajo en sentido estricto, sino también las normativas legales. Una de ellas es la denominada obligación de conservación de determinados documentos comerciales. Aunque en este caso existen diferentes normas en función del sector empresarial, en Alemania se aplica, en principio, lo siguiente según la ley: los documentos de transacciones comerciales realizadas deben conservarse durante seis o diez años por motivos de derecho mercantil y fiscal, con el fin de poder acceder a ellos en caso necesario.
Sin embargo, el DMS no solo debe conservar ciertos documentos durante un periodo de tiempo determinado, sino que también debe poder eliminar los datos personales tras un determinado periodo de tiempo. El fundamento para ello es el artículo 17 del RGPD («Derecho al olvido»). Según el RGPD, cualquier persona que utilice datos personales también debe poder proporcionar información en cualquier momento sobre la finalidad para la que se recogieron los datos y sobre qué tratan en concreto.
También es muy habitual que las normativas de cumplimiento de las empresas exijan que los datos sensibles y confidenciales estén protegidos contra un acceso no autorizado por parte de terceros durante los procesos de trabajo, en cuyo caso, el DMS deberá disponer de las funciones adecuadas.
Funciones Avanzadas y la Importancia de la Integración
Ahora, algunos sistemas de gestión documental, como Adobe Document Cloud, también disponen ya de funciones especiales de reconocimiento de texto OCR. OCR es la abreviatura de «Optical Character Recognition», que puede traducirse como reconocimiento óptico de caracteres. Esta función resulta especialmente importante cuando deben digitalizarse documentos en papel y transferirse al DMS para su edición (de textos, fuentes y gráficos).
Para que los sistemas de gestión documental funcionen en el trabajo diario y ofrezcan un valor añadido a usuarios/as individuales, deben poder integrar otras aplicaciones informáticas, como es el caso del programa de correo electrónico. Si, por ejemplo, el DMS puede capturar automáticamente los correos electrónicos y archivarlos de forma adecuada y transparente para todos en su propio sistema, esto mejorará considerablemente la consulta y la transferencia de conocimientos entre usuarios/as.
Pasos para implementar un sistema de gestión ISO desde cero
En el entorno profesional moderno, tratar con documentos digitales puede suponer un gran esfuerzo y estrés, especialmente para los autónomos y las pequeñas empresas que deben cumplir los plazos, responder a los correos electrónicos, presentar las facturas, coordinar los textos, archivar correctamente los expedientes, firmar los formularios y revisar los contratos. Pues para todos estos procesos, un DMS puede ser de gran ayuda, porque los programas como Acrobat permiten realizar determinadas tareas de forma más rápida, sencilla y eficaz.
Implementación y Consideraciones Iniciales
Como ocurre con la implantación de cualquier sistema nuevo, hay que tener en cuenta un par de cosas al adoptar un DMS. El cambio a un sistema nuevo siempre conlleva esfuerzos, sobre todo al principio y, en particular, si todavía no tienes un sistema de gestión documental digital, deberás planificar el tiempo para configurar el DMS y posiblemente también para formar a los miembros del equipo. Una vez configurado, también necesitarás a alguien que supervise continuamente el sistema para asegurarte de que funcione como es debido y de que todos los usuarios/as lo utilizan correctamente. Además, debes planificar la formación periódica, especialmente cuando se introducen por primera vez nuevas aplicaciones en la empresa, para asegurarte de que el DMS se utiliza en todo su potencial.
Una vez aclarada la cuestión de las responsabilidades, hay que hacer una evaluación de la situación, qué tipo de programas ya se están utilizando y con qué finalidad, qué problemas presentan y dónde hay potencial de mejora. ¿Existen diferencias en la forma en que los distintos departamentos o equipos trabajan con los documentos? El siguiente paso es averiguar qué tipos de documentos se procesan en cada departamento. Lo mejor es que también hagas aquí una pequeña evaluación.
Consejo: una lista de control te servirá de ayuda para identificar los tipos de documentos que tú o tu empresa manejáis a diario.
Características Clave de Adobe Document Cloud
¿Necesitas más ayuda para implantar el software correcto y deseas informarte sobre las posibilidades de la digitalización en el ámbito de la gestión documental? Adobe Document Cloud te ofrece una gran cantidad de ventajas en tu trabajo diario con documentos digitales, desde el reconocimiento automático de textos y la edición colaborativa de documentos hasta la agilización de procesos de aprobación y la protección de datos sensible.
- Reconocimiento de texto: Incluso en un mundo cada vez más digitalizado, todavía hay muchos documentos en papel, desde facturas hasta cartas oficiales. El reconocimiento de textos OCR de Acrobat permite convertir en un santiamén documentos escaneados en archivos PDF editables.
- Conversión: Word, Excel, PPT, JPEG o HTML. Acrobat te permite convertir prácticamente cualquier formato de archivo habitual en archivos PDF en un par de clics.
- Edición: Con Acrobat podrás editar documentos PDF de forma individualizada según tus expectativas.
- Colaboración: Las herramientas PDF de Acrobat permiten que varias personas comenten los documentos al mismo tiempo, formateen el texto, se asignen tareas entre sí y resalten, subrayen o tachen determinadas partes del mismo. Esto permite realizar anotaciones y ajustes de forma cómoda y centralizada en un archivo. Se acabaron los tiempos en los que circulaban varias versiones de algunos documentos o el archivo de texto en el escritorio de un colega parecía tener vida propia.
- Versiones secuenciales: Cuantas más personas trabajen en un documento, más importante es que todos los participantes puedan ver siempre el estado actual de la edición. Acrobat actualiza de inmediato cualquier ajuste/cambio realizado. Y no solo eso, el programa también te muestra exactamente quién, cuándo y qué cambios se hicieron en un documento.
- Seguridad: La seguridad de los datos y la información cada vez es más importante en el mundo profesional actual.
- Firmas: El proceso de firma también está optimizado en Acrobat. Adobe Acrobat Sign te permite firmar documentos digitales tú mismo u obtener firmas electrónicas de otras personas.
Puedes empezar a seleccionar un DMS adecuado basándote en evaluaciones y consideraciones.
Tabla Comparativa de Funciones DMS
| Función | Descripción | Beneficios |
|---|---|---|
| Indexación Automática | Captura e indexa documentos automáticamente | Ahorra tiempo y reduce errores manuales |
| Función de Búsqueda | Encuentra archivos rápidamente | Mejora la eficiencia y la accesibilidad |
| Trabajo Colaborativo | Permite a múltiples usuarios trabajar simultáneamente | Fomenta la colaboración y la productividad |
| Control de Versiones | Gestiona y restaura versiones anteriores de archivos | Minimiza la pérdida de datos y facilita el seguimiento de cambios |
| Protección de Datos | Controla el acceso a los documentos | Garantiza la seguridad y el cumplimiento normativo |
Los sistemas de gestión documental (DMS) permiten recoger, gestionar y archivar mediante software, es decir, de forma digital, documentos electrónicos como facturas, contratos o expedientes. Las tareas de un DMS varían dependiendo del sector y del campo de aplicación. Mientras que, en el caso de la contabilidad, por ejemplo, es importante la introducción automática de texto en las facturas recibidas, en las redacciones en línea prima la edición simultánea de documentos.