Es común que las grandes multinacionales inviertan en innovación y estén al tanto de las últimas tendencias tecnológicas. Sin embargo, muchas pequeñas y medianas empresas aún se resisten a la transformación digital. Un software de gestión de pymes ofrece múltiples ventajas al digitalizar los procesos más rutinarios, permitiendo así centrarse en lo realmente importante.
¿Por Qué las Pymes Necesitan un Software ERP?
Hoy en día, un conocimiento profundo del negocio y la tecnología juegan un papel crucial en el éxito de las empresas en crecimiento. No contar con el mejor Software ERP (Enterprise Resource Planning) puede suponer perder competitividad e incluso quedar fuera de juego.
Prioridades de las Pymes
Los últimos estudios revelan que las prioridades de las PYMES en crecimiento son:
- Conseguir nuevos clientes
- Aumentar los ingresos
- Aumentar la eficiencia y la productividad
- Reducir costes
- Propiciar el crecimiento manteniendo una calidad adecuada
- Fomentar la innovación
- Promover la fidelización de los clientes
- Mejorar el flujo de caja
- El desarrollo y la retención del personal
- Aumentar la ventaja competitiva
En un entorno altamente competitivo y digitalizado, contar con un ERP permite satisfacer todas estas prioridades, convirtiéndose en el núcleo digital de los recursos tecnológicos, guiando a los empleados a dirigir la empresa en la dirección correcta.
Diferencias entre ERP y CRM: 💡 Así te quedará claro
¿Qué es un Software ERP?
ERP (Enterprise Resource Planning) son las siglas en inglés de «planificación de recursos empresariales», un sistema de software que ayuda a operar todo tu negocio. Cuando una empresa crece y necesita herramientas para gestionar toda la información y los departamentos, ahí es donde entra un ERP, para hacer esta gestión de forma transversal e integral.
Características Clave de un ERP
- Sistema Único: Un Sistema ERP utiliza una base de datos centralizada donde se almacenan todos los datos de la empresa. Esto garantiza que toda la información esté actualizada y sea accesible para los empleados autorizados, en tiempo real.
- Sistema Modular: Un ERP se compone de módulos especializados en una función específica, pero todos están interconectados, lo que permite una comunicación fluida entre ellos.
- Sistema Escalable: Las empresas en crecimiento necesitan tener asegurada la escalabilidad en cuanto a capacidad de procesamiento, ampliación de funcionalidades e integración con otras aplicaciones.
Módulos de un ERP
Un ERP se compone de módulos, que incluyen las funcionalidades básicas de cada área:
- Gestión financiera
- Gestión de ventas y clientes
- Control de compras e inventario
- Planificación de la producción
- Inteligencia Empresarial o Análisis y Generación de Informes
- TPV
- Tesorería Avanzada
- Factura electrónica
- Presentación electrónica de impuestos (AEAT)
- Confirming
- Gestión de incidencias
Tipos de ERP
- ERP on-premise: Es un software que requiere ser instalado localmente, es decir, alojarse en los servidores físicos e infraestructura TI de la organización.
- ERP en la nube: Estos sistemas ERP se ofrecen como servicios en la nube, lo que significa que los datos y la infraestructura están alojados en servidores externos y se accede a ellos a través de Internet.
10 Claves para las Pymes que Buscan el Mejor Software ERP
Cuando una pyme está buscando un ERP, es importante tener en cuenta una serie de claves que ayudarán en la toma de decisiones:
- Definir los objetivos y necesidades: Determinar qué áreas o procesos se deben mejorar y qué funcionalidades son esenciales para el éxito del negocio.
- Evaluar la escalabilidad: Asegurarse de que el sistema pueda manejar un mayor volumen de datos y usuarios a medida que la empresa evoluciona.
- Considerar la facilidad de uso: Buscar un software ERP intuitivo y fácil de usar, especialmente para las pymes que pueden no tener un equipo de TI dedicado.
- Analizar la integración con otras herramientas: Asegurarse de que el software ERP se integre con otras herramientas y sistemas utilizados en la empresa.
- Evaluar la movilidad: Verificar si el sistema cuenta con aplicaciones móviles o una interfaz web que permita acceder y gestionar la información desde dispositivos móviles.
- Considerar el soporte y la capacitación: Asegurarse de que el proveedor del software ERP ofrezca un buen soporte técnico y capacitación para los usuarios.
- Revisar la seguridad: Asegurarse de que el software ERP tenga medidas de seguridad robustas para proteger la información confidencial de la empresa.
- Comparar costos y opciones de licencia: Evaluar el modelo de licencia y los costos asociados con el software ERP.
- Investigar la reputación y experiencia del proveedor: Leer reseñas, testimonios y consultar a otras empresas que hayan utilizado el sistema.
- Realizar una prueba o demostración: Solicitar una prueba o demostración del software ERP.
Mejores ERP para las Pymes
Algunas de las soluciones ERP más destacadas para pymes incluyen:
- SAP Business One: Un ERP reconocido a nivel mundial y ampliamente empleado por las pymes en diversos sectores industriales.
- Cegid Ekon Cloud ERP: Una solución integral Cloud ERP que incluye la gestión de software, las infraestructuras, la seguridad, los servicios y un servicio SaaS (pago por uso).
Ejemplos de Éxito
- Cabanes y Ortuño: Apostó por SAP Business One para contar con un sistema versátil y escalable.
- El Conchel: Integró todas las áreas de su negocio con el ERP Cegid Ekon.
Otros Software de Gestión para Pymes
Además de los ERP, existen otros tipos de software que pueden ser útiles para la gestión diaria de las pymes:
- Quipu: Programa de contabilidad en la nube.
- Hubspot CRM: Permite enviar correos y gestionar las relaciones con los clientes.
- Factorial: Facilita la gestión de recursos humanos.
- Google Tareas y Keep: Para compartir, planificar y organizar tareas y notas.
- Trello: Ideal para la coordinación de equipos de trabajo.
- Hootsuite: Plataforma para gestionar redes sociales.
- Google Analytics: Para medir la eficiencia de campañas publicitarias.
- Google Search Console: Para analizar los contenidos web más interesantes.
- Skype: Para comunicarse por vídeo o voz.
- Rescue Time: Para medir la productividad del trabajo.
- WordPress: Plataforma para crear webs y blogs.
Consideraciones Adicionales
- Presupuesto: No es recomendable utilizar aplicaciones informáticas piratas.
- Programas cloud: Permiten almacenar datos y acceder a éstos a través de Internet.
- Programa adaptado a tu negocio: Ten en cuenta las características de tu proyecto empresarial.
Beneficios de Implementar un Software de Gestión
- Ahorro de recursos: El tiempo es dinero.
- Mejora el ámbito de trabajo: Distribución eficiente de la carga laboral.
- Incremento de la productividad: Más tiempo para tareas orientadas a objetivos comerciales.