Administración y Gestión de PYMEs: Definición, Características y Estrategias

Pese a tratarse de un acrónimo, la palabra pyme (referida a pequeña y mediana empresa) está incluso recogida en el diccionario de la RAE, definida como “empresa que cuenta con un número de trabajadores y volumen de facturación reducidos”.

En este artículo, exploraremos cómo una buena gestión de proyectos puede marcar la diferencia entre una pyme que simplemente sobrevive y una que prospera. Además, descubriremos cómo herramientas como Bitrix24 no solo facilitan la organización y el seguimiento de tareas, sino que también potencian la colaboración y la productividad, pilares esenciales para el éxito empresarial.

¿Qué es una PYME?

Las pequeñas y medianas empresas (PYMEs) se enfrentan desafíos únicos en el desarrollo y ejecución de estrategias empresariales efectivas. Su reducido tamaño, la agenda diaria de tareas, la escasa facilidad de recursos humanos y económicos parece ser que impiden una reflexión estratégica de manera sistemática.

¿Pero de qué estamos hablando exactamente cuando nos referimos a reducido número de personas y volumen de facturación?

Ciñéndonos a la recomendación de la Comisión Europea del 6 de mayo de 2003 -una de las principales instituciones de la UE, recogida en el Boletín Oficial del Estado, se especifica que las pymes son aquellas empresas con no más de 250 personas trabajando en ellas y que dispongan de un volumen de negocios anual que no exceda los 50 millones de euros o cuyo balance general en ese mismo periodo de tiempo no supere los 43 millones de euros.

La categoría de pequeña empresa se acota todavía más con aquellas compañías que dispongan de una plantilla en la que como mucho estén ocupadas 50 personas y cuyo volumen de negocios o su balance general anual no esté por encima de los 10 millones de euros.

Todavía de menor tamaño son las microempresas, con el límite de trabajadores en una decena de personas y un volumen de negocios o balance general anual no superior a los dos millones de euros.

Es decir, con menos de 249 empleados y unos ingresos anuales inferiores a los 50 millones de euros.El número de empleados es el elemento determinante para que una compañía obtenga la categoría de pyme.Pyme es el acrónimo con el que se hace referencia a las pequeñas y medianas empresas entre 0 y 249 trabajadores.

La Real Academia Española define el acrónimo pyme (pequeña y mediana empresa) como una “empresa mercantil, industrial, etc., compuesta por un número reducido de trabajadores, y con un moderado volumen de facturación”.

En España existían en septiembre de 2023 1.132.652 microempresas según datos del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo, el 38,60 % del total de empresas. Se consideran “pequeñas empresas” las que tienen entre 10 y 49 empleados y cuentan con una facturación inferior a 10 millones de euros. Aunque son pymes, tienen un tamaño considerable. Dan empleo a entre 50 y 249 personas y facturan menos de 50 millones de euros anuales. A menudo tienen una presencia más amplia en el mercado y pueden operar incluso a nivel internacional.

Características de las PYMEs

Algunas de las principales características de las pequeñas y medianas empresas son:

• Tamaño: Tal y como hemos visto anteriormente, las pymes son de pequeñas dimensiones tanto en el volumen de la plantilla como en su infraestructura o sus operaciones.
• Ámbito de actuación: En líneas generales son empresas que operan en una localización geográfica limitada que no suele expandir sus operaciones a áreas de mayor tamaño.
• Independencia: Al no estar relacionadas con empresas de mayor estatus, las pequeñas y medianas empresas pueden disponer de un grado más elevado de autonomía a la hora de ser gestionadas o para tomar según qué decisiones.
• Flexibilidad: Relacionado también con la independencia que comentábamos en el punto anterior, la capacidad de adaptación a las demandas otorga una flexibilidad a la hora de poder ajustar operaciones y estrategias, algo que para empresas de mayor tamaño resulta más complejo de gestionar.
• Familiar: Un rasgo derivado de las propias dimensiones de este tipo de empresas implica que los procesos burocráticos de las mismas sean menos complejos.
• Proximidad al cliente: Debido a su tamaño y a su flexibilidad, las pymes pueden contar con un mayor grado de proximidad con el cliente ofreciendo un servicio más personalizado y, por ende, más adaptado a sus necesidades.
• Innovación: El hecho de no disponer de grandes presupuestos puede suponer un incentivo a la búsqueda de soluciones creativas, lo que puede derivar en una mayor capacidad de innovación.
• Ayuda tecnológica: Disponer de recursos limitados puede convertirse en una oportunidad, como en el caso de la tecnología, que puede ayudar en diferentes frentes al desarrollo de las pymes.
• Creatividad: la menor cantidad de recursos hace que las pymes suelan tener un alto grado de creatividad para lograr su supervivencia.
• Optimización: debido a la menor cantidad de recursos económicos disponibles, las pymes suelen llevar la optimización al siguiente nivel.

Tipos de PYMEs

Dentro de los cerca de tres millones de pymes que componen el entramado empresarial español encontramos un sinfín de perfiles.

Las pymes se clasifican en dos grupos según sean empresas sin asalariados o con asalariados. Asimismo, en el supuesto de contar con empleados, es posible hablar de tres tipos de pymes que se dividen en:

• Medianas: 50 - 249 trabajadores.
• Pequeñas: 10 - 49 trabajadores.
• Microempresas: 1 - 9 trabajadores.

A partir de los 250 empleados las empresas pasan a tener la categoría de grandes y dejan de poder considerarse pymes.

¿Y dónde están los autónomos con personal contratado?

Pymes industriales: estas empresas están involucradas en la producción o manufactura de bienes.

Pymes comerciales: se dedican a la compra y venta de productos. Esto incluye minoristas, mayoristas y comerciantes en general.

Pymes de servicios: ofrecen servicios en lugar de bienes.

Pymes agrícolas: se dedican a la producción, procesamiento o venta de productos agrícolas. Pertenecen a este grupo las granjas familiares, las cooperativas agrícolas y las pequeñas empresas agroindustriales.

Ventajas y Desventajas de las PYMEs

Una vez visto qué es una pyme y sus características, es el momento de adentrarse en los beneficios y retos a los que se enfrentan las pequeñas y medianas empresas.

Ventajas

• Acceso a ayudas públicas, especialmente marcado en el caso de los fondos europeos NextGenerationEU.
• Resiliencia y capacidad para ir moldeando su negocio a la demanda existente en el mercado, gracias a que normalmente mantienen un contacto muy cercano, o incluso directo, con su público objetivo y potencial.

Inconvenientes de las PYMEs

Sin embargo, la propia naturaleza de las pequeñas y medianas empresas les hace contar con una serie de inconvenientes para el desarrollo de su actividad. Estos son algunos:

• Vulnerabilidad: Por su tamaño y su limitada capacidad de recursos las pymes pueden ser más vulnerables ante posibles crisis.
• Competencia: La competencia de empresas de mayor tamaño, con más posibilidades financieras y de otra índole, siempre va a ser un inconveniente con el que van a tener que lidiar las pymes.
• Recursos limitados: Desde diferentes perspectivas como la financiera, la tecnológica o los recursos humanos, las pymes disponen de una serie de recursos mucho más reducidos que las grandes empresas.
• Financiación más complicada: El acceso a créditos o préstamos puede resultar más complejo para las pequeñas y medianas empresas, lo cual limita sus posibilidades de financiación.
• Están asociadas a su tamaño y nivel de facturación anual. Al tener menos ingresos que una empresa grande, cuentan con una capacidad más reducida para endeudarse. Aquí podrían encuadrarse algunos procesos que requieren de un fuerte desembolso económico inicial, como el de la internacionalización, en los que se debe ponderar con cuidado los desafíos económicos y financieros que supondrían para la empresa, ya que un error puede poner en riesgo su propia supervivencia.

Estrategias Empresariales Efectivas para PYMEs

Se ha de considerar que toda empresa que compite lo hace según una estrategia, independientemente de su tamaño o actividad económica. La estrategia establece el vínculo entre la organización y el medio que la rodea, y tiene como objetivo conseguir unas VENTAJAS COMPETITIVAS, que permitan a la compañía obtener una posición superior a la de sus competidores. Ello se traduce en alta rentabilidad, mayor cuota de mercado, mayor facturación.

La estrategia empresarial abarca la planificación, ejecución y evaluación de decisiones a largo plazo para alcanzar objetivos específicos. Un enfoque integral implica la identificación de oportunidades, la evaluación de fortalezas y debilidades internas, y la comprensión de amenazas externas.

Pasos Clave para la Formulación de Estrategias en PYMEs

1. Diagnóstico Estratégico: El primer paso crítico en la formulación de estrategias para PYMEs es el diagnóstico estratégico. Esto implica una evaluación interna y externa de la empresa. Internamente, se analizan las capacidades, recursos y procesos existentes. Externamente, se identifican oportunidades de mercado, amenazas competitivas y tendencias relevantes.
2. Establecimiento de Objetivos: Las PYMEs deben establecer objetivos claros y alcanzables que estén alineados con su visión a largo plazo. Estos objetivos pueden abordar el crecimiento del mercado, la eficiencia operativa, la expansión geográfica u otros aspectos clave.
3. Segmentación de Mercado y Diferenciación: La segmentación de mercado es esencial para las PYMEs, ya que les permite enfocar sus esfuerzos en segmentos específicos donde pueden ofrecer un valor diferenciado. La diferenciación competitiva es crucial para destacar en mercados saturados.
4. Innovación Constante: La innovación constante es clave para el éxito a largo plazo de las PYMEs. Desarrollar productos o servicios nuevos y mejorados puede generar nuevas oportunidades de mercado y mantener la relevancia en entornos comerciales dinámicos.
5. Colaboraciones y Alianzas Estratégicas: Las PYMEs pueden fortalecer su posición en el mercado a través de colaboraciones y alianzas estratégicas.
6. Gestión de Recursos Humanos: La gestión efectiva de los recursos humanos es crucial en PYMEs. El desarrollo de un equipo talentoso y comprometido contribuye significativamente a la ejecución exitosa de la estrategia empresarial.
7. Adopción de Tecnologías y Transformación Digital: La adopción de tecnologías emergentes y la transformación digital son aspectos fundamentales para la estrategia de PYMEs modernas.
8. Seguimiento y Evaluación: La implementación exitosa de estrategias en PYMEs requiere un seguimiento constante y evaluación de la gestión.

Gestión de Proyectos en PYMEs

Para que las pymes logren destacar y crecer en un mercado competitivo, necesitan integrar elementos clave en su gestión de proyectos.

1. Definición Clara del Alcance y Objetivos: Imagina una pyme embarcándose en un proyecto sin saber exactamente qué quiere lograr o cuánto tiempo llevará. El resultado es predecible: desvíos en el presupuesto, plazos incumplidos y un equipo desorientado. Definir el alcance significa delimitar lo que el proyecto debe incluir y excluir, así como establecer las entregas clave. Por su parte, los objetivos deben ser específicos, medibles y estar alineados con las metas estratégicas de la empresa.
2. Formación de un Equipo de Proyecto Efectivo: Sin un equipo bien estructurado, incluso los proyectos más prometedores están destinados a fracasar. Un equipo de proyecto efectivo comienza con la identificación de las habilidades necesarias para el éxito. Esto implica seleccionar miembros con experiencia relevante y garantizar una dinámica de colaboración positiva.
3. Planificación Detallada del Proyecto: Cuando las pymes abordan proyectos sin una planificación clara, el resultado suele ser caótico: retrasos inesperados, recursos desperdiciados y equipos desorientados. Un plan de proyecto efectivo detalla las tareas principales, sub-tareas y sus interdependencias. Esto permite descomponer el proyecto en pasos manejables, identificar posibles cuellos de botella y organizar los recursos necesarios, desde personal hasta materiales.
4. Seguimiento y Monitoreo Continuo: Sin un seguimiento adecuado, los proyectos pueden fácilmente desviarse de su curso. Gestionar y monitorear el progreso implica rastrear hitos clave, identificar obstáculos a tiempo y realizar ajustes necesarios para mantener el proyecto en marcha.
5. Gestión de Riesgos Proactiva: Sin una gestión adecuada de riesgos, cualquier proyecto puede enfrentarse a imprevistos que afecten su tiempo, presupuesto o resultados. La gestión de riesgos comienza con la identificación de posibles amenazas mediante sesiones de lluvia de ideas con el equipo y los stakeholders. Los riesgos pueden clasificarse en técnicos, financieros o ambientales, y cada uno debe ser abordado con estrategias específicas.
6. Cierre y Evaluación del Proyecto: Cuando un proyecto termina sin una evaluación adecuada, las oportunidades de aprendizaje y mejora se pierden, dejando a las pymes sin una base para optimizar futuros proyectos. El cierre del proyecto implica medir su éxito en comparación con los objetivos establecidos, identificar qué funcionó y qué no, y recopilar comentarios de los equipos y stakeholders. Además, documentar las lecciones aprendidas es clave. Este registro sirve como guía para evitar errores y replicar estrategias exitosas en el futuro.

Herramientas para la Gestión de PYMEs

Adoptar estas prácticas no solo mejora la ejecución de los proyectos, sino que también establece bases sólidas para el futuro de tu organización. Aquí es donde Bitrix24 se posiciona como el aliado perfecto. Más que un simple CRM, es una solución todo-en-uno que reemplaza múltiples herramientas SaaS, ofrece un plan gratuito para usuarios ilimitados y está diseñada para integrarse fácilmente con tus sistemas y aplicaciones favoritas.

Las nuevas tecnologías permiten a las empresas gestionar más fácilmente su administración. Pero, ¿qué es exactamente un programa de gestión para PYMES como myGESTIÓN y qué se puede hacer con él?, ¿para qué tipo de empresas está enfocado?, ¿qué aspectos de mi negocio puede controlar con un programa de gestión? Si tienes una empresa, ya sea grande, mediana o pequeña, debes tener claro que vivimos en la era digital y que hacer las cosas de otro modo resulta absurdo.

Ya se han comentado arriba algunas de los beneficios y funcionalidades que caracterizan a una herramienta de gestión para PYMES. Tu negocio está interconectado: sistema TPV, almacén, contabilidad, tienda online... cada área de tu empresa sabrá los datos que genera y ha proporcionado la otra.

Mejoras la productividad: de todo lo anterior se deduce que vas a dedicar muchas menos horas a la gestión y administración de tu negocio, consiguiendo incluso un mejor resultado.

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El Control de Gestión en PYMEs

Emprender un proyecto empresarial requiere un alto nivel de organización y planificación, especialmente cuando se trata de una empresa no muy grande. Las pequeñas y medianas empresas en España se han enfrentado a grandes dificultades en los últimos años, y muchos expertos coinciden en que la falta de coordinación en la gestión es uno de los factores que han obstaculizado su crecimiento.

El control de gestión es precisamente el proceso que tiene como objetivo organizar la planificación y evaluación de los resultados de una empresa para mejorar su rendimiento. El control de gestión es un conjunto de procesos destinados a lograr el cumplimiento de los objetivos en una empresa.

Este método de gestión es especialmente importante en pymes que necesitan desarrollar su negocio y encontrar su espacio en un mercado dominado por las grandes multinacionales. Este sistema de gestión incluye tanto la planificación previa, como la aplicación y evaluación posterior de los resultados, de modo que se pueda valorar el funcionamiento de la estrategia de negocio y adaptarla o mejorarla siempre que sea necesario. Se trata, por tanto, de una gestión integral que incluye todos los niveles de operación de las pymes.

La filosofía de este método de gestión defiende que el análisis es esencial para controlar la evolución de un negocio. Para desembocar en una toma de decisiones fundamentada y favorable para la empresa, este análisis debe realizarse a partir de información financiera, administrativa y operativa. El responsable de llevar a cabo este control de gestión es el controller.

Pasos para un Buen Control de Gestión

1. Establecer un Plan Estratégico: El primer paso para realizar un buen control de gestión es establecer un plan estratégico que sea realista a la vez que ambicioso. Para ello, hay que tomar como punto de partida la situación de la empresa y realizar una evaluación de la misma. Una vez elaborado el plan, es fundamental poner por escrito sus objetivos, junto con los pasos a seguir y el plazo en el que se espera alcanzarlos.
2. Asignación de Recursos: Una vez se ha creado un plan, es necesario distribuir y asignar los distintos recursos de la empresa a las actividades y departamentos involucrados en el mismo.
3. Seguimiento de la Aplicación de los Planes Estratégicos: La actividad de control de gestión de una empresa no acaba en la planificación. Uno de los pasos fundamentales de este método es el seguimiento de la aplicación de los planes estratégicos. La toma de decisiones de una empresa siempre ha de estar fundamentada y basada en informes y datos reales, por lo que la planificación debe acompañarse además de un análisis a tiempo real que aporte los datos necesarios para que las decisiones sean las más beneficiosas para el negocio en cada momento.
4. Supervisión de la Implementación del Plan Estratégico: Una pyme con un buen sistema de control de gestión supervisa que el plan estratégico se implemente correctamente. Esto implica comprobar que la utilización de los recursos sea la planeada y que siga las pautas establecidas en los presupuestos. Este análisis paralelo a la actividad de la empresa permite identificar las desviaciones según ocurren, es decir, facilita detectar rápidamente cualquier fallo en la implementación del plan. Si estos errores se detectan de inmediato, resulta más sencillo encontrar una solución o modificar el plan para mejorar el rendimiento de la empresa.
5. Búsqueda de la Mejora Continua: Además de corregir errores puntuales lo antes posible, toda empresa debe buscar la mejora continua de su negocio. Los responsables del control de gestión deben realizar análisis constantes para proceder a una evaluación posterior. Esta evaluación ha de medir los resultados de la empresa en comparación con el plan estratégico y modificar la actuación de la primera en caso de que sea necesario. Los resultados de la evaluación pueden incluso motivar la creación de nuevas estrategias o la reformulación de los planes anteriores para optimizar la operativa de la pyme.

PYMEs en España: Datos Relevantes

Cada año el Ministerio de Industria y Turismo publica el informe Retrato de la PYME, en el que realiza una radiografía de la evolución de las pequeñas y medianas empresas en España. Según el análisis de 2023, de las 3.207.580 empresas existentes en el país, 3.202.717 serían pymes (el 99,8 % del total) y tan solo 4.863 se situarían en la categoría de grandes.

Además, al analizar en detalle los datos, se observa que dentro de las propias pymes la mayor parte de ellas son pequeñas o medianas sin asalariados o microempresas. En concreto, el informe indica que la distribución de la pyme en España por tamaño es de:

• Pymes sin empleados: 1.719.297.
• Pymes con empleados: 1.483.420.
• Microempresas: 1.335.393.
• Pequeñas: 127.718.
• Medianas: 20.309.

Por último, en el informe también se estudia cómo se distribuyen las pymes en atención a su sector empresarial y se concluye que el 20,2 % corresponde al comercio, el 11,8 % a la construcción, el 5,5 % a la industria y el 62,6 % al resto de los servicios.

Tipo de PYME	Número en España (2023)	Porcentaje del Total
PYMEs sin empleados	1.719.297	53.6%
PYMEs con empleados	1.483.420	46.4%
Microempresas	1.335.393	41.6%
Pequeñas	127.718	4.0%
Medianas	20.309	0.6%