Cómo Elaborar un Presupuesto para un Emprendimiento Paso a Paso

Los planes y sueños son el motor de individuos, familias y empresas. Todos imaginan sus vidas dentro de unos años, pero hacer realidad esas ideas requiere invertir tiempo y recursos. El presupuesto, ya sea personal, familiar o empresarial, tiene precisamente como objetivo ayudar a planificar ese futuro y a gestionar el presente teniendo en cuenta los objetivos y metas a corto, medio y largo plazo.

Un presupuesto es un plan que gestiona cobros y pagos y recoge toda operación realizada y recursos disponibles durante un tiempo. Aunque normalmente los presupuestos se asocian más al ámbito empresarial, también son indispensables para el saneamiento financiero de las familias.

En este sentido, el profesor Cortés subraya la principal diferencia entre ambos: el ahorro. “Una empresa no tiene como objetivo el ahorro, en el sentido común del término de generar recursos ociosos, sino la inversión. Las familias ahorran y las empresas invierten”.

Definición de Objetivos y Metas

El presupuesto en base a objetivos queda definido por el tiempo disponible para su consecución. Así pues, las metas a largo plazo suponen un plan más estratégico, ya que son económicamente más ambiciosas y requieren un esfuerzo de ahorro durante más de un año. Las metas a corto plazo son más modestas y suponen un esfuerzo que no se alarga más de un año, aunque a veces pueden ser necesarias para el logro de objetivos a largo plazo.

Una vez se conocen los objetivos, los ingresos ocupan el foco del presupuesto, ya que son los que determinan la capacidad tanto de gasto como de alcanzar las metas fijadas. La partida de ingresos debe enumerar los recursos procedentes de cualquier fuente y su estabilidad.

Los presupuestos con base en objetivos y metas no solo se asemejan a los presupuestos empresariales en su estructura, sino también en las herramientas a utilizar para medir su validez y controlar su cumplimiento. Como sucede en las empresas, es bueno contar con indicadores clave de desempeño (KPIs).

Durante la vida entera del presupuesto, también se recomienda revisar los pasos hechos para evaluar si se saldaron las deudas contraídas. En caso de necesidad, incluso se puede considerar el endeudamiento.

Los presupuestos son vitales para la planificación económica y la consecuente salud financiera a largo plazo. Este factor, según Francisco Joaquín Cortés García, se ha perdido en la sociedad y en la empresa. “Vivimos en una sociedad imbuida por el consumo y por la facilidad de acceso al crédito. En este contexto, las familias tienden a sobrendeudarse”, explica el experto de la Facultad de Empresa y Comunicación de la Universidad Internacional de La Rioja (UNIR).

“Esto es algo que se ha perdido en la sociedad e, incluso, en la empresa”, cuenta el profesor Cortés García: “Cuando yo empecé a trabajar, mi empresa tenía un plan estratégico a diez años.

Herramientas Informáticas para la Elaboración de Presupuestos

Hace tiempo que el papel está siendo relegado en las empresas a un segundo plano a la par que los programas informáticos cobran importancia. Por ello, es imprescindible utilizar las herramientas informáticas que tenemos a nuestro alcance con el fin de hacer nuestras tareas mucho más sencillas y ejecutarlas en el menor tiempo posible. Si has decidido elaborar tu presupuesto de manera manual, y no usando una herramienta tipo ERP, entonces lo ideal es recurrir a Excel o Google Sheets.

En el caso de las hojas de Excel, estas “nos aportarán más valor si permiten identificar patrones o tendencias en la hoja de cálculo”, agrega Barriocanal.

Elaboración Manual en Excel

Si has decidido elaborar tu presupuesto de manera manual, y no usando una herramienta tipo ERP, entonces lo ideal es recurrir a Excel o Google Sheets.

1. En la celda A1, debes poner el título del presupuesto; en la celda A3, puedes poner productos/servicios; en la celda B3, ingresos; y en la C3, gastos.
2. Empieza a hacer tu lista de gastos e ingresos, añadiendo cada uno en su respectiva columna.
3. Si hay varios servicios y, por lo tanto, varios precios distintos, la última fase sería sumar las cantidades. Esto puedes realizarlo con una simple fórmula que escribirás en la barra blanca horizontal que verás dispuesta encima de las casillas de la hoja de Excel.

Es importante tener en cuenta que, antes de escribir sobre la barra, el cursor debe posicionarse en la casilla donde deseas que se escriba la suma total Ej.: =SUM(“B1; B2; B3). En este caso, deberías haber colocado el ratón en la casilla B4, por ejemplo.

Una forma cómoda de ahorrarte mucho tiempo es utilizar plantillas prediseñadas. En vez de comenzar con la página en blanco, tendrás una base sobre la que adaptar tu presupuesto. Recuerda que hay opciones para presupuesto personal y para presupuesto de empresa. Aparte de las plantillas personalizables de Drive, también hay sitios web donde puedes descargar tus propias plantillas. ¿Quieres ver más opciones de plantilla de presupuesto? Lo ideal es que compares entre distintos tipos, para que veas qué formato, estilo y estructura te funciona mejor.

Aunque es una de las herramientas más utilizadas en empresas, lo cierto es que no todo el mundo sabe utilizar Excel. Uno de los consejos que el experto ofrece es la concreción de objetivos. Si defines lo que quieres conseguir con la herramienta, es más fácil que aprendas a usarla. Si estás aprendiendo a utilizar la herramienta, desde Holded te aconsejamos que dupliques el documento del presupuesto para tener siempre una versión segura, ya que en ocasiones se cometen errores difíciles de deshacer para un inexperto. Sin embargo, es preciso que aprendas a comprobar el historial de versiones de un documento de Excel por si llegase el caso de tener que volver sobre tus propios pasos.

Como habrás podido ver, elaborar un presupuesto en Excel puede ser sencillo. Con todo, si quieres agilizar tus finanzas y llevar un control más cómodo y preciso, lo idóneo es contar con herramientas digitales como un ERP (Enterprise Resource Management). Excel puede automatizar algunas partes del proceso como los valores totales y las sumas, pero hay otras partes que deberás hacer de forma manual, sin importar que tanto conozcas el software.

Excel es un programa que te permite crear bases de datos completas, ya que está diseñado para registrar y organizar grandes cantidades de información. La ventaja principal de Excel es que está mundialmente reconocido en todo tipo de industrias y profesiones. Si no tienes acceso a este ordenador, entonces no tendrás acceso a tus presupuestos.

Pasos para Crear un Presupuesto

Podemos pensar que un presupuesto es un mero trámite más a la hora de intentar conseguir un nuevo cliente. Pero saber cómo hacer un presupuesto correctamente puede añadir valor extra a nuestro equipo y empresa. Hay que saber qué incluir en el presupuesto, cómo detallarlo y cómo comunicarlo a nuestro cliente. También es importante saber que un presupuesto es importante tanto para productos como para servicios.

En este artículo vamos a ver cómo se hace un presupuesto paso a paso, qué datos se deben incluir y algunos consejos muy útiles a la hora de establecer cuál será el valor de tu trabajo.

En este artículo aprenderás:

• Datos obligatorios que debe de llevar un presupuesto
• Datos opcionales que debe de llevar un presupuesto
• Consejos para establecer los precios en un presupuesto
• 7 pasos para crear un presupuesto
• Herramientas para la creación de presupuestos
• Ejemplo de un presupuesto

Datos Obligatorios

Aunque quieras realizar tu presupuesto de una forma sencilla, siempre hay una serie de datos obligatorios que debes de incluir en el documento para que este tenga validez legal. A la hora de redactar el presupuesto no olvides añadir:

• Datos fiscales de la empresa o autónomo que esta realizando el presupuesto y forma de contacto.
• Datos fiscales del cliente que pide el presupuesto y vía de contacto.
• Fecha del presupuesto y su validez.
• Tiempos, fechas de ejecución y finalización de cada fase del proyecto. Es importante especificar las tareas que se van a llevar a cabo y los productos que se necesitan utilizar.
• En cuanto a los precios, hay que detallar uno por uno los precios de cada producto usado o cada servicio realizado.
• Impuestos y precio final. No olvides incluir el total de tus servicios sin IVA, especificar los impuestos obligatorios e indicar el coste final.
• Método de pago y si es necesario realizar algún tipo de anticipo en caso de necesitar adquirir algún material antes de comenzar con el proyecto.

Datos Opcionales

Una vez hayas añadido todos los datos obligatorios, puedes añadir algunos datos extra que harán que tu presupuesto sea más completo y atractivo para el cliente, transmitiendo mayor confianza y posicionando nuestro trabajo por encima de la competencia. De manera opcional, puedes incluir:

• Dejar muy claro cuándo y cómo se van a efectuar los pagos para así evitar problemas de morosidad. Aunque es algo opcional es altamente recomendado.
• Indicar una garantía de tu trabajo o incluir asesoramiento y soporte durante el proceso.
• Incluir todas las cláusulas y condiciones legales necesarias para evitar mal entendidos. Por ejemplo: qué pasa en caso de impago, temas de protección de datos…
• Desglosar lo máximo posible los tiempos: de revisión, tiempo para pedir cambios, ejecución, etc.

Consejos para Establecer los Precios

Establecer los precios de tu presupuesto será la parte más importante, ya que debes tener en cuenta diversos factores, como cantidades o tiempo invertido, y que al final tu empresa o tú, como autónomo, obtengáis un beneficio. Aquí te dejamos algunos consejos prácticos a la hora de valorar tu trabajo en un presupuesto:

• Definir muy bien las fases del proyecto y el material, tiempo y equipo humano que necesitas en cada una de ellas te ayudará a establecer mejor el valor de ese trabajo.
• Haz cálculos y establece un precio por hora, para saber si merece la pena las horas invertidas en el proyecto.
• Piensa el margen de beneficios que quieres obtener con este proyecto.
• Ten como referencia los precios del mercado actuales y de tu competencia más directa. En caso de subir tus precios y pasar un presupuesto elevado tienes que pensar cómo vas a justificarlo al cliente.
• Cuando el presupuesto sea de una cantidad elevada y se vaya a convertir en una factura, es posible realizar varias facturas haciendo referencia a ese presupuesto. Este tipo de caso es bastante habitual para evitar que tener que anticipar el IVA de facturas que todavía no se han cobrado o que se cobrarán en varios plazos.
• Es importante también que tengas en cuenta el tiempo que necesitarás invertir en cada fase, incluyendo problemas o altercados que puedan surgir y que a la larga no te hagan perder dinero. A la hora de contratar personal extra, debes de tener muy en cuenta las tareas que deben realizar y las horas que hay que invertir en cada una.
• Valora la posibilidad de incluir algún tipo de promoción o descuento que haga más atractivo tu presupuesto. Si se pacta un descuento con el cliente lo recomendable no sería cambiar bajar el valor del presupuesto, sino poner un descuento sobre el precio total. Así el cliente es consciente en todo momento del valor real del producto/servicio.
• Incluye siempre un pequeño margen que cubra posibles contratiempos.

7 Pasos para Crear un Presupuesto

Ahora que ya sabes qué datos necesitas para realizar tu presupuesto y algunos consejos a la hora de establecer tus precios, te indicamos cómo crear uno paso a paso, para que o te olvides nada. Recuerda que, si de forma previa has ido recabando toda la información anterior, redactar tu presupuesto será un proceso muy sencillo. No olvides indicar en el documento que se trata de un presupuesto y siempre ten en cuenta que en el momento en el que es aceptado por el cliente, este se convierte en un contrato legal, de ahí la importancia de establecer bien tus precios.

1. Paso 1: Datos de la empresa o autónomo: Hay que identificar bien a la empresa o autónomo que realiza el prepuesto, por ello, el primer paso es añadir los datos fiscales, así como datos de contacto para que el cliente nos pueda comunicarse de forma rápida:
   • Denominación social o nombre.
   • NIF o DNI.
   • Domicilio fiscal.
   • Datos de contacto: teléfono o correo electrónico.
2. Paso 2: Datos del cliente que pide el presupuesto: De la misma forma que se identifica la empresa emisora del presupuesto, debe hacerlo la persona o empresa que lo pide:
   • Nombre y apellidos o nombre social.
   • Documento de identidad o NIF.
   • Dirección o dirección fiscal.
3. Paso 3: Añadir fechas: Es muy importante añadir la fecha de realización del presupuesto y su validez, ya que, si nuestro cliente decide aceptar el presupuesto mucho tiempo después y hemos subido los precios, la fecha indicará si el presupuesto sigue siendo válido o hay que realizar uno nuevo. Además, como hemos indicado, añadir también los plazos del proyecto nos ayudará a clarificar con el cliente que se realizará en cada fase y como distribuiremos nuestro trabajo.
4. Paso 4: Descripción de fases y precios: Hay que dejar muy claro qué servicio estás presupuestando, qué materiales o productos necesitas y si es necesario la contratación de equipo extra. Dependiendo del tipo de proyecto o servicio que estés presupuestando, esta parte será más o menos larga. No olvides incluir los precios justo al lado de cada fase, producto o servicio. Cuanto más se desglosen los precios, más claro le quedará al cliente y más transparente será el presupuesto.
5. Paso 5: Costes, impuestos y total: Una vez que hayas detallado todas las partes que debes incluir en tu presupuesto deberás de indicar el precio libre de impuestos, indicar los impuestos pertinentes y el total. Si vas a incluir algún tipo de descuento o promoción no olvides añadirlo en este apartado.
6. Paso 6: Garantías y condiciones legales: Esto es muy importante para evitar abusos o malinterpretación del presupuesto por parte del cliente. Así estarás protegido en caso de problemas. Esta parte es muy importante que la redactes y revises con su abogado o asesor para que no sean cláusulas abusivas y siempre cumplas con la legalidad.
7. Paso 7: Método de pago: Indica de forma clara y sencilla la modalidad de pago, transferencia o en efectivo, en caso de que tu cliente acepte el presupuesto, así como los tiempos para formalizar esos pagos en caso de que se dividan.

Herramientas para la Creación de Presupuestos

Actualmente existen múltiples herramientas que nos pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear un presupuesto. Ten en cuenta que a la hora de gestionar tus presupuestos no solo tendrás que crearlos, sino que también necesitarás hacer un control del mismo y guardarlo, ya sea aceptado o no. En este caso, te planteamos dos opciones igual de válidas, hacerlos a través de un programa o software de facturación o mediante una plantilla de Excel. A continuación, vamos a ver algunas de las ventajas de ambos modelos.

Software de Facturación

La simplicidad es la clave en este tipo de programas. Un software de facturación que en pocos minutos te permita tener listo un presupuesto con todos los datos necesarios es fundamental a la hora de gestionar el trabajo. Además, gracias a este tipo de programas podrás:

• Tener un registro de todos los presupuestos enviados.
• Ahorrar tiempo, ya que si realizas nuevos presupuestos a clientes habituales tendrás guardados todos sus datos.
• Consultar tu histórico de archivos para consultar precios, por ejemplo.
• Enviar directamente el presupuesto al cliente, agilizando la validación.
• Editar fácilmente tu presupuesto.
• Darle seguimiento a tu presupuesto.
• Convertir tu presupuesto en factura de forma rápida.

Plantillas de Excel

En el caso de que optes por una plantilla de Excel para redactar tus presupuestos tienes que tener en cuenta tanto sus ventajas como los inconvenientes que puede derivar este método. Es una herramienta muy fácil de usar, sin coste mensual y con la que no necesitas conexión a Internet. Puedes crear presupuestos con plantillas personalizadas. Te da la posibilidad de convertir tus datos en gráficos. Te permite hacer cálculos de forma rápida y sencilla.

Sin embargo, si optas por plantillas en Excel, puede ser que:

• Si no eres experto a la hora de usar este programa cometas errores en los cálculos.
• Además, necesitarás mucho tiempo para su configuración.
• No es una herramienta demasiado flexible.
• Puede que vaya más lenta si intentas trabajar con un gran volumen de datos.

Otra opción parecida a la plantillas de Excel puede ser utilizar un generador de presupuesto online.

Ejemplo de un Presupuesto

Ahora que ya sabes cómo hacer un presupuesto, vamos a ver un ejemplo real donde aplicaremos toda la teoría explicada hasta el momento. Vamos a comenzar por los tres primeros pasos, más sencillos, antes de pasar a la parte más engorrosa del presupuesto. Lo primero que debes hacer es añadir los datos identificativos, tanto de tu empresa como del cliente que pide el presupuesto. No olvides añadir las formas de contacto en cada caso. Además, es muy importante indicar la fecha de realización del presupuesto y su fecha límite o de validez.

Ahora pasamos a especificar cada una de las fases de nuestro trabajo. No olvides incluir todo lo necesario y especificar cada detalle: servicios que deben de realizarse, materiales, herramientas y productos que van incluidos, tiempos de realización y personal implicado. Por último, debes incluir los precios, sin impuestos y con impuestos, y el coste total. Indica también las cláusulas legales o condiciones para evitar futuros problemas y no olvides incluir tu método de pago, así como fechas si se divide.

Un presupuesto es una herramienta esencial para que una empresa pueda gestionar mejor sus recursos y, de este modo, cumplir sus objetivos. Además, es posible que permita anticipar posibles necesidades que vaya a tener la compañía, reduciendo así posibles riesgos.

Estructura Básica del Presupuesto Anual

Es una previsión de los ingresos y gastos que esperamos tener a lo largo de un año (ejercicio económico). También hay que prever posibles necesidades de inversión y financiación. Y por supuesto, tendremos que tener muy presente cómo afecta todo esto a la tesorería.

• Previsión de ventas (ingresos): Se puede plantear de dos formas.
  • Calculando o estimando las ventas por la experiencia de años anteriores o bien por estudios de mercado.
  • Calculando primero los gastos y después las ventas que serán necesarias para cubrir esos gastos, convirtiendo así esas ventas en nuestro objetivo.
• Previsión de gastos:
  • Gastos directos / variables: Los asociados a las ventas (materias primas, determinado personal…)
  • Gastos indirectos / fijos / generales: Alquileres, suministros, seguros, …
  • Gastos de personal.
  • Otros gastos e ingresos: Financieros, extraordinarios…
• Previsión de inversiones: Sobre todo si estás empezando desde cero o si tu empresa está creciendo.
• Previsión de tesorería: Todo lo anterior se traduce en un flujo de caja que tendrás que planificar.
• Previsión de financiación: Si en algún periodo la tesorería se prevé negativa, habrá que estar preparado para conseguir la financiación necesaria, bien sea a través de fondos propios o ajenos.