Bien está lo que bien acaba, pero empezar con buen pie es la mejor manera de iniciar un trayecto exitoso o, al menos, sin sobresaltos. Esto es aplicable también a los emprendedores, que centran sus esfuerzos en hacer prosperar su negocio y, a veces, dejan de lado (o para más adelante) temas fundamentales. Para que no te pase a ti, veamos cuáles son los aspectos legales clave para emprender tu propio negocio o actividad.
Antes de empezar, permítenos un aviso previo. Estos que vamos a ver son los aspectos legales más generales a la hora de constituirse como autónomos o empresa, pero emprender exige otros -muchos- trámites y decisiones. Entre ellos se encuentran elegir la forma jurídica, cumplir con las obligaciones fiscales y laborales, etc.
Cómo EMPRENDER en ALEMANIA siendo migrante: pasos, ERRORES y CLAVES | María Sánchez
1. Hacienda: El Primer Paso Obligatorio
Hacienda somos todos y, en el caso de los aspectos legales de emprender, con ellos empieza todo. Es imprescindible notificar a la Agencia Tributaria ANTES de emprender. Por eso es el primer paso (y además obligatorio), ya que si no lo hacemos no hay posibilidad legal de prestar servicios, emitir facturas o cobrar.
En la actualidad puedes darte de alta de forma 100 % telemática, por lo que no es necesario desplazarse o solicitar cita previa. Todo lo que necesitas es especificar quién está emprendiendo o creando una empresa mediante la presentación del modelo 036/037, que es algo así como una declaración censal para empresarios y profesionales.
Esta petición conlleva la obtención de un NIF en el caso de las empresas (que puede ser provisional o definitivo), así como la asignación de regímenes y obligaciones varias como el IRPF, el Impuesto de Sociedades o el IVA que corresponda a cada actividad.
2. Impuesto de Actividades Económicas (IAE)
El siguiente paso es darse de alta en el Impuesto de Actividades Económicas o IAE. Y es que si Hacienda quiere su parte del pastel, el ayuntamiento también ha venido a la fiesta (aunque ya te avanzamos que no come mucho). 😜 Bromas a parte, el IAE es la tasa municipal que grava la actividad económica cuando hay un establecimiento abierto vinculado a una actividad empresarial, profesional o artística.
Para llevar a cabo este proceso se debe cumplimentar y presentar el modelo 840. ¿Hay sanciones por no darse de alta en el IAE? Pues sí y no. Aunque a efectos prácticos existen, están exentas de pagarlas las personas físicas o aquellos negocios cuya cifra de facturación no supere el millón de euros. Alcanzada esta cifra sí se paga, pero también hay una exención durante los dos primeros años de actividad.
3. Tesorería General de la Seguridad Social
Toca advertir a la Tesorería General de la Seguridad Social de que nos lanzamos a emprender. Para hacerlo, hay dos caminos. En el otro está la senda burocrática que deben emprender los autónomos que quieren crear una empresa. Lo primero para estos es solicitar el alta, aunque aquí se debe hacer en régimen de autónomos societarios.
Si vas a contratar a trabajadores por cuenta ajena, debes darles de alta mediante el documento de afiliación modelo TA-1 (y que puedes descargar aquí). Necesitarás uno por persona ya que con él no solo se solicita la afiliación, sino que se asigna un número de identificación o se varían algunos datos.
También hará falta en el caso de los autónomos societarios presentar el documento de declaración de alta (a.k.a. modelo TA-2/S) y que sirve para solicitar el alta, baja o variación de los datos de los trabajadores que contrates.
4. Licencia de Actividad y Apertura
Si tu negocio va a estar de cara al público sí o sí necesitarás la licencia de actividad y apertura. Al igual que el IAE, esta licencia la gestionan los ayuntamientos, quienes solicitan estar al tanto y aprobar cualquier tipo de actividad comercial, industrial o de servicios que se ofrezca en un local o establecimiento de su zona.
¿Y para qué sirve? Dependiendo del tipo de actividad estas licencias municipales pueden ser inocuas (es decir, que no entrañan ningún riesgo legal para la salud de las personas o el medio ambiente) o clasificatorias.
El proceso de obtención de la licencia de actividad y apertura se activa mediante una solicitud en el ayuntamiento de la localidad donde vamos a abrir el negocio. Tras un periodo de análisis (y espera) se otorga el informe técnico, el cual precede al ¡oh, sorpresa! pago de tasas municipales.
Pero la cosa no termina aquí. Durante este proceso deberemos buscar un técnico homologado para que nos genere un visado conforme el establecimiento cumple con las normas sobre incendios, accesibilidad, etc. ¡Ah!
5. Apertura Oficial del Centro de Trabajo
Levantar por fin la persiana no significa que hayamos terminado con los aspectos legales de emprender. El siguiente paso es abrir oficialmente el centro de trabajo, lo que significa dar de alta a nuestro negocio en la Dirección General de Trabajo.
Cumplir con este trámite dentro de plazo es vital si no queremos exponernos a una multa a los pocos días de empezar.
6. Contratos y Acuerdos Legales
Antes de salir al mercado resulta primordial tener el respaldo de unos contratos y acuerdos legales que protejan nuestros intereses comerciales. Es vital que estos contratos estén bien redactados desde un punto de vista legal, por lo que es casi imprescindible acudir a abogados especializados en temas empresariales.
Aquí también se incluye la contratación de todos aquellos seguros orientados a salvaguardar a la empresa en el caso de que surja algún problema o nos interpongan algún tipo de demanda.
7. Asesoramiento Especializado
Por su naturaleza, algunas actividades son más sencillas de controlar a nivel fiscal y contable que otras, especialmente aquellas que no cuentan con muchas compras de material. Si es tu caso (y quieres intentarlo) es posible realizar por tu cuenta varios de los trámites solicitados, sino todos.
Eso sí, si te inclinas por esta opción nuestra recomendación financiera es que siempre cuentes con alguna figura especialista cerca a la que puedas acudir en caso de duda.
8. Protección de la Propiedad Intelectual
Un aspecto legal clave a la hora de emprender y que, sin embargo, no siempre está bien cubierto es el de la propiedad intelectual o también llamados derechos de autor. Funciona a través de la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM), donde a través del registro velan por los derechos de aquello que desarrollemos.
A efectos prácticos funcionan como un árbitro y testigo, por lo que si alguien nos copia o utiliza sin autorización nuestras creaciones podremos interponer medidas legales y obligar a que se modifique o retire la copia.
9. Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)
Dejamos para el último uno de los trámites más nuevos y también de los más olvidados: el Reglamento General de Protección de Datos (o RGPD) de la Unión Europea. Como sabes, cuidar la privacidad de las personas es cada día más importante a nivel global, una responsabilidad que recae sobre los entes que solicitan y acumulan datos personales.
10. Checklist Legal para Emprendedores
Lanzar un negocio no solo requiere una buena idea, sino también una base legal bien construida. A continuación, te presentamos una checklist legal completa, diseñada especialmente para autónomos, emprendedores y pymes que quieren lanzar su negocio con seguridad y tranquilidad:
- Antes de lanzar tu negocio, debes decidir qué tipo de estructura legal vas a adoptar.
- Todo negocio necesita contar con contratos claros y adecuados a su actividad, tanto internos como externos. Consejo: Evita copiar textos legales genéricos de internet.
- A largo plazo, muchas empresas fracasan por no tener una base legal sólida desde el inicio.
Consejos Adicionales
- Asesoramiento Legal: Necesitas hablar con un asesor para estudiar tu caso y optimizar tu dinero al máximo. Los emprendedores deben pensar siempre como empresarios y ser estratégicos en su enfoque.
- Selección de la Estructura Legal Adecuada: En España, los emprendedores pueden operar como autónomos o constituir una sociedad. Cada opción tiene implicaciones fiscales y administrativas.
- Pacto de Socios: Firmar un pacto de socios con tus compañeros de negocio es primordial.
Tabla Resumen de Trámites Legales Iniciales
Para facilitar la comprensión de los trámites iniciales, aquí tienes una tabla resumen:
| Trámite | Descripción | Organismo |
|---|---|---|
| Constitución legal de la empresa | Dar de alta la actividad empresarial | Hacienda y Seguridad Social |
| Declaración censal | Ofrecer datos a la Agencia Tributaria | Agencia Tributaria (AEAT) |
| Alta en el IAE | Solicitar el alta en la tasa municipal | Ayuntamiento |
| Afiliación a la Seguridad Social | Solicitar el alta en el régimen de autónomos | Seguridad Social |
| Comunicación de apertura | Informar sobre la apertura del centro de trabajo | Dirección General de Trabajo |
| Licencia de apertura y actividad | Obtener licencias municipales | Ayuntamiento |
Riesgos Legales al Emprender
Más allá de los retos económicos y estratégicos, muchos proyectos fracasan por no atender aspectos legales clave desde el inicio. Aquí algunos riesgos a considerar:
- Estructura Legal Inadecuada: Ser autónomo implica responsabilidad ilimitada, mientras que una Sociedad Limitada (SL) protege el patrimonio personal.
- Contratos Deficientes: Un error frecuente es no incluir cláusulas sobre resolución de conflictos o utilizar términos ambiguos.
- Incumplimiento de Obligaciones Fiscales: El desconocimiento de las obligaciones fiscales puede derivar en sanciones y recargos.
- Falta de Protección de Datos: Es obligatorio obtener el consentimiento de los clientes antes de recopilar sus datos.
- No Registrar la Marca: Esto puede generar problemas si terceros intentan aprovecharse de tu identidad.
- Desconocimiento de la Legislación Laboral: Puede generar sanciones y conflictos con empleados.