Los contratos hoteleros adquieren especial relevancia en un contexto en el que el turismo es uno de los sectores más rentables y con mayor proyección económica, especialmente el turismo extranjero. Esta rentabilidad se refleja en el crecimiento del sector hotelero.
Dado que invertir en el sector hotelero puede resultar especialmente atractivo, es fundamental regular correctamente estos acuerdos para evitar conflictos y minimizar riesgos. A continuación, describimos los principales puntos de negociación en un contrato de franquicia hotelera por parte de los inversores inmobiliarios y la cadena hotelera.
Una franquicia es el derecho de usar la marca y el modelo comercial de una compañía matriz específica durante un período de tiempo prescrito. Un franquiciador es una compañía que ‘da’ la licencia a un tercero para la realización de un negocio bajo su marca comercial. En otras palabras, significa que la empresa matriz otorga permiso al propietario local para usar el nombre y los productos de la compañía matriz.
En la industria de la hospitalidad, una franquicia hotelera puede compararse vagamente con una cadena, ya que es un acuerdo de administración que brinda ciertos servicios (marca, sistema de reserva, soporte, etc.) a cambio de seguir regulaciones y procedimientos específicos. Lo más beneficioso es que los franquiciados pueden calificar su hotel con una marca conocida y popular, mientras que el contrato de franquicia les proporciona un poderoso conjunto de herramientas para impulsar nuevos negocios.
Los beneficios para el franquiciador, por otro lado, son una alternativa a la construcción de cadenas de tiendas / hoteles para distribuir sus productos.
Pero antes de llegar a ese punto, tendrá que sortear las complejidades del contrato de franquicia hotelera. Este es un acuerdo formal entre una marca hotelera (el franquiciador) y un propietario de hotel independiente (el franquiciado) que permite a los hoteleros administrar sus propiedades bajo el paraguas de una organización establecida. Esto significa que se beneficia del uso de su logotipo, sistemas y poder de marketing. A cambio, tendrás que pagar tarifas preestablecidas y seguir las pautas operativas de la marca.
Elementos Clave en un Contrato de Franquicia Hotelera
Un contrato de franquicia hotelera establece todos los detalles cruciales de la asociación, incluido lo que recibe cada parte, lo que se espera y cómo funciona la relación. Establecer estos elementos clave ayuda a ambas partes a tomar decisiones informadas y sienta las bases para una asociación sólida.
1. Tarifas de Franquicia y Regalías
Para unirse a la marca, el franquiciado paga una cuota inicial para iniciar el acuerdo. También se pueden aplicar cargos adicionales por la comercialización, el acceso al sistema de reservas, el software y otras herramientas comerciales. Durante la vigencia del acuerdo, se espera que paguen regalías continuas, que suelen ser un porcentaje de los ingresos.
2. Estándares de Marca y Pautas Operativas
Las obligaciones y estándares operativos son cruciales para mantener la reputación y la calidad de la marca.
3. Soporte de Marketing y Reservas
Una de las mayores ventajas de las franquicias es el acceso a los esfuerzos de marketing de la marca y a un sistema de reservas centralizado. Ambas cosas ayudan a impulsar las reservas directas y aumentan el número de huéspedes familiarizados con su propiedad.
4. Derechos Territoriales y Exclusividad
Algunos contratos de franquicia otorgan derechos de operación exclusivos dentro de un área específica, lo que garantiza que no se abra otra sucursal de franquicia demasiado cerca. Cuando negocies el área de protección, asegúrate de que esté claramente definida y que incluya no solo el área inmediata, sino también cualquier zona de crecimiento potencial.
5. Capacitación y Soporte
Los franquiciadores ofrecen programas de formación y apoyo continuo para ayudar a los franquiciados y sus equipos a mantener los estándares de la marca y mejorar la eficiencia.
6. Duración del Contrato y Condiciones de Renovación
La mayoría de los contratos de franquicia duran de 10 a 20 años, con la opción de renovarlos en función del cumplimiento y el rendimiento general. ¿Cuánto tiempo necesitarás para recuperar tu inversión inicial y capitalizar tus esfuerzos? Asegúrate de negociar un plazo de contrato suficientemente largo para lograr tus objetivos financieros. Además, presta atención a las condiciones de renovación y busca términos favorables que te permitan continuar operando sin mayores sobresaltos.
7. Cláusulas de Rescisión y Salida
Si alguna de las partes no cumple con sus obligaciones (por ejemplo, no cumple con los estándares de calidad o no paga), el contrato detalla cómo y cuándo puede rescindirse. Aunque nadie espera tener que rescindir un contrato, es crucial contar con cláusulas claras y equilibradas que te protejan en caso de ser necesario. Evita penalizaciones excesivas y asegúrate de que las condiciones de rescisión sean justas para ambas partes.
Beneficios de Franquiciar un Hotel
Operar su hotel bajo el paraguas de una marca importante tiene varias ventajas distintas para los hoteleros. Estas son solo algunas:
- Reconocimiento de marca: Aumente instantáneamente su credibilidad y visibilidad asociándose con un nombre conocido.
- Soporte operativo: Obtenga acceso a la capacitación, el control de calidad y las estrategias operativas probadas en el tiempo.
- Marketing y distribución: Benefíciese de las campañas de marketing a gran escala y de un sistema de reservas integrado que impulsa las tasas de ocupación.
- Experiencia estandarizada para los huéspedes: Ofrezca un nivel de servicio constante que genera confianza en los huéspedes y lealtad.
- Contacto y feedback directo con la cadena franquiciadora para analizar estrategias de precio, evolución de mercado, reuniones periódicas con el responsable de operaciones de la cadena… en definitiva, inputs de mercado para optimizar la estrategia de venta.
- Los niveles de ocupación suben, ya que al entrar a formar parte de la central de reservas de la franquicia, se accede a un segmento del mercado mucho mayor.
- Las comisiones de agencias y turoperadores disminuyen, así como el peso de las ventas indirectas(con intermediario) respecto de las ventas totales.
Puntos Clave en la Negociación de un Contrato de Franquicia Hotelera
A continuación, describimos los principales puntos de negociación en un contrato de franquicia hotelera por parte de los inversores inmobiliarios y la cadena hotelera:
- Contrato: Dependiendo de la fuerza de la marca en el país en cuestión, el contrato de franquicia hotelera puede variar entre 10 y 20 años, generalmente con prórrogas de 5 años.
- Comisión de Marca: El principal “activo” que está comprando el franquiciado es la fuerza de una marca internacional de reconocido prestigio en el sector hotelero.
- Ventajas de la Franquicia: La introducción comercial en nuevos mercados geográficos mediante el sistema de franquicia goza de algunas ventajas frente a la introducción mediante fórmulas alternativas (exportación, inversión directa, etc.). En cualquier caso, la franquicia es un instrumento perfecto para aquellas compañías con carencias de capital para financiar planes de desarrollo.
- Internacionalización del Sistema de Franquicias: Un alto grado de internacionalización y experiencia puede incitar a que la empresa lleve a cabo sus operaciones foráneas por parte de su misma organización. También se demuestra que la forma de entrada es, así mismo, función de las preferencias e intenciones estratégicas de la empresa.
Costos Asociados a una Franquicia Hotelera
Debe comprender que la tarifa de participación en la franquicia está fraccionada en varias partidas:
- Derecho de entrada del franquiciado: Por integrar el hotel en la red. Normalmente se paga un importe por habitación construida, y se suele fraccionar entre la firma del contrato, la fecha de inicio de las obras y el último pago coincide con la fecha de apertura final de establecimiento.
- Comisión de franquicia: Es el importe que pagar por el franquiciado durante toda la duración del contrato por el derecho de uso permanente de la Marca, la reputación del franquiciador, su saber a hacer y por la participación en la red de franquiciados. Suele fijarse entre un 3% y un 7% de la cifra de ingresos totales del establecimiento.
- Comisión de marketing: Es la cantidad que pagar durante toda la duración del contrato por el plan de marketing y sus campañas.
- Comisión de distribución y comercialización:
- Hay una partida por las reservas a través de GDS, suele ser una cantidad fija por transacción, que ronda el 0,5% de cada reserva efectuada más 5 € o 6 €.
- Otra partida que va del 5% al 10% de la facturación generada el alojamiento o alojamiento y desayuno, por los motores de búsqueda (Google, Yahoo,…) cuando el posicionamiento es orgánico SEO.
- Comisión por la tecnología utilizada del franquiciador.
- Comisión por la utilización del PMS de la compañía franquiciadora: Contempla el uso, de la licencia, la administración de datos y el soporte anual. Suele ser un importe fijo por cada habitación del hotel año.
- Comisión por la configuración del PMS adaptado al hotel a franquiciar: Contempla la auditoria inicial, la apertura, y el seguimiento de la actividad, y las posibles incidencias durante la instalación. Suele ser un pago único, en función de cada día de trabajo de implantación.
- Comisión por la formación del PMS, o sistema de gestión: Contempla la formación de los empleados del establecimiento contratados por la propiedad, y el importe ronda los 100 € por jornada de formación.
- Comisión por utilización del PMS Móvil: Es el derecho de uso de la licencia y la administración de datos para los diferentes soportes de comunicaciones.
- Comisión por la instalación y configuración del sistema en los ordenadores de la propiedad: (servidor, ordenadores, Switch, impresoras, lectores de tarjetas de identificación y pasaportes, lectores de llaves magnéticas o RFDI, Suele ser otro importe de unos 100€ /150€ por día de trabajo.
- Comisión por servicios de seguridad informática.
- Comisión por la instalación de los servicios de seguridad informática.
- Comisión por el mantenimiento de IT: Cuota anual del mantenimiento de las conexiones al PMS, de todos los ordenadores conectados al sistema, de todos los aparatos electrónicos, cortafuegos y Switches instalados.
Puede haber muchos más conceptos, y van a depender de la marca elegida.
Puntos Importantes para Franquiciadores y Franquiciados
Al preparar un contrato de franquicia hotelera, tanto el franquiciador como el franquiciado deben asegurarse de que se contemplen aspectos clave para proteger sus intereses y garantizar el éxito de la relación. Los 10 puntos más importantes para cada parte son los siguientes:
Para el Franquiciador
- Derechos de Propiedad Intelectual: Asegurar la protección de las marcas, logotipos, y demás propiedad intelectual. El contrato debe establecer claramente el uso permitido de estos elementos por parte del franquiciado, así como el abandono del uso a la finalización del contrato.
- Estándares de Operación y Calidad: Especificar los estándares de calidad y operación que el franquiciado debe cumplir, para mantener la uniformidad y reputación de la marca.
- Formación y Asistencia Continua: Describir el alcance y la duración de la formación inicial, así como el soporte continuo que se brindará al franquiciado durante la vigencia del contrato.
- Regalías y Pagos: Establecer los términos de las regalías, cuotas de franquicia, y otros pagos que el franquiciado debe realizar. Incluir la frecuencia y el método de pago.
- Territorio Exclusivo o No Exclusivo: Definir claramente si el franquiciado tiene derechos exclusivos en un territorio específico y las limitaciones geográficas que aplica.
- Publicidad y Marketing: Determinar la participación del franquiciado en campañas publicitarias y de marketing, incluyendo las contribuciones a fondos publicitarios centralizados.
- Derechos de Inspección y Auditoría: Incluir el derecho del franquiciador a inspeccionar las instalaciones del hotel y auditar las finanzas para asegurar el cumplimiento de los estándares.
- Duración del Contrato y Renovación: Especificar la duración inicial del contrato, así como las condiciones para la renovación, extensión o terminación.
- Terminación del Contrato: Detallar las causas y el procedimiento para la terminación del contrato por incumplimiento, así como las consecuencias de la terminación.
- Cláusulas de No Competencia: Incluir restricciones que impidan al franquiciado operar o participar en negocios que compitan con la marca durante y después de la finalización del contrato.
Para el Franquiciado
- Costes y Regalías: Comprender completamente todos los costes iniciales y recurrentes, incluidas las regalías, cuotas de publicidad, y otros pagos requeridos. (esta es una de las partes más importantes).
- Derechos y Obligaciones del Territorio: Asegurar que el territorio otorgado sea suficiente para la operación rentable del negocio, y entender las restricciones territoriales.
- Formación y Apoyo: Confirmar que la formación ofrecida sea adecuada y que exista un compromiso de apoyo continuo por parte del franquiciador.
- Estándares de Calidad y Operación: Conocer y estar de acuerdo con los estándares operacionales y de calidad que deben seguirse, y los recursos necesarios para cumplirlos.
- Duración y Renovación del Contrato: Revisar la duración del contrato y las condiciones para su renovación, asegurando que los términos sean favorables y sostenibles.
- Obligaciones de Publicidad y Marketing: Asegurarse de que las obligaciones de contribuir a fondos publicitarios sean claras y que el franquiciado reciba beneficios equitativos de las campañas.
- Restricciones Contractuales: Examinar las restricciones de no competencia, de aprovisionamiento, y de operación para garantizar que sean razonables y manejables.
- Derechos de Inspección y Auditoría: Entender las obligaciones de permitir inspecciones y auditorías, y prepararse para cumplir con estos requisitos.
- Condiciones de Terminación: Conocer las condiciones bajo las cuales el franquiciador puede terminar el contrato, así como las posibles penalidades o consecuencias.
- Cláusulas de Resolución de Disputas: Asegurarse de que existan mecanismos claros y justos para la resolución de disputas, como mediación, arbitraje o litigio, y que sean favorables al franquiciado.
Estos puntos clave deben ser cuidadosamente revisados por ambas partes con la ayuda de asesores legales especializados en franquicias, para asegurar que el contrato sea justo y equitativo, protegiendo los intereses de ambos.
Antes de tomar cualquier decisión, debe investigar al franquiciador. Debe recordar que su éxito depende mucho de las acciones del franquiciador y de su buen nombre en el mercado. Es una excelente estrategia hablar con otros propietarios de hoteles que tienen franquicias para ver si están contentos con la relación con la franquicia. El franquiciador debe demostrarle su ventaja sobre los otros hoteles en su mercado.
Si no está familiarizado con el mundo de las franquicias hoteleras, necesitará siempre la ayuda de un experto hotelero que le pueda ayudar a reducir la incertidumbre del acuerdo para poder guiarlo a través de las barreras y oportunidades que ofrece la franquicia.
En mis 13 años de experiencia en el sector de desarrollos inmobiliarios hoteleros, he visto varios casos en los que un contrato de franquicia mal negociado ha llevado a problemas, disputas y, en algunos casos, incluso al fracaso del negocio.
En el mundo de las franquicias hoteleras, un contrato sólido puede marcar la diferencia entre un negocio próspero y uno que enfrenta desafíos constantes.
Recuerda, un buen contrato de franquicia no solo te protege legalmente, sino que también sienta las bases para el éxito a largo plazo de tu negocio.