En un entorno empresarial dinámico y competitivo, las organizaciones necesitan maximizar el potencial de su talento humano para alcanzar sus objetivos estratégicos. Para ello, es fundamental contar con herramientas que permitan identificar, evaluar y desarrollar las competencias de los empleados, especialmente aquellas relacionadas con el liderazgo. En este artículo, exploraremos qué es exactamente un diccionario de competencias, por qué es importante y cómo puede beneficiar tanto a empleados y empleadas como a la organización.
COMO CREAR UN DICCIONARIO DE COMPETENCIAS VOL 1
¿Qué es un Diccionario de Competencias?
Se trata de un documento interno organizacional donde aparecen definidas las competencias según la estrategia que se sigue. Es decir, se presentan las competencias que deben tener los trabajadores acorde a los objetivos estratégicos.
Un diccionario de competencias es un compendio de las definiciones de los conocimientos y comportamientos de éxito y sus conductas observables, que son las “manifestaciones identificables de esos comportamientos”. El diccionario de competencias será la base para la confección de la evaluación por competencias.
Si bien la estructura acostumbra a ser parecida, no hay dos iguales. Al fin y al cabo, se trata de un diccionario. Esto nos permitirá localizar rápidamente una de las competencias laborales. No hace falta decir que las competencias aparecerán ordenadas alfabéticamente.
¿Por qué es necesario construir uno a medida? La razón principal es que cada organización tiene una concepción distinta de lo que significa cada competencia en su empresa. Cada competencia refleja en gran medida, la cultura de la empresa, por ello es necesario que sea definida ad hoc en cada caso.
Tipos de Competencias
Es decir, que son los ingredientes necesarios que permiten a los individuos desempeñar sus perfiles y/o roles laborales según los estándares requeridos por su organización, empresa o sector.
Dentro de los niveles de comportamiento, podemos diferenciar desde totalmente adquirida hasta competencia no desarrollada:
- Competencias cardinales: aquellas que deben poseer todas las personas que forman parte de la organización.
- Competencias organizacionales: están relacionadas con cuestiones como estrategia, seguridad o cultura corporativa.
- Competencias tecnológicas: son aquellas más específicas para cada puesto de trabajo.
- Competencias personales e interpersonales: se asocian al ambiente de trabajador y a la actitud que el trabajador debe tener con sus compañeros, superiores, subalternos, etc.
Competencias Técnicas
Son también conocidas como hard skills y son las específicas de cada perfil, como por ejemplo para un Developer sería la programación y para un Técnico de Marketing sería Marketing Digital.
Competencias Genéricas
Son también conocidas como soft skills y son competencias comunes a cualquier perfil y están relacionadas con la forma en la que nos relacionamos, trabajamos y aportamos a través de nuestra trabajo.
Beneficios de un Diccionario de Competencias
Resumiendo, contar con un diccionario de competencias profesionales es clave para gestionar eficazmente el talento en las organizaciones. Algunos de los beneficios más importantes son:
- Una mayor alineación del talento con los objetivos estratégicos de la organización. Un diccionario de competencias permite identificar las competencias críticas necesarias para cumplir con la estrategia empresarial, asegurando que el talento dentro de la organización esté alineado con sus metas.
- Mejora de la experiencia del empleado. Al contar con perfiles claros y bien definidos, los empleados entienden qué se espera de ellos, lo que reduce la incertidumbre y aumenta su satisfacción laboral. También promueve una comunicación más efectiva entre managers y colaboradores sobre objetivos y expectativas.
- Un Impulso al desarrollo profesional continuo. Un mapa de competencias identifica brechas de competencias y áreas de mejora, lo que permite diseñar planes de capacitación y desarrollo personalizados.
- La Facilitación de planes de carrera claros y motivadores. Al establecer perfiles profesionales bien definidos, los empleados tienen una visión más clara de las oportunidades de crecimiento dentro de la organización.
- Una Evaluación del Desempeño más objetiva y eficiente. Un mapa de competencias establece criterios claros para medir el desempeño de los empleados, lo que hace que las evaluaciones sean más objetivas y transparentes.
- Atracción y retención del talento.
¿Por Qué es Necesario un Modelo de Gestión por Competencias?
La evaluación por competencias se ha convertido en uno de los grandes aliados de las empresas. Nos permiten mejorar el clima laboral, la eficacia y eficiencia de los trabajadores. También sirve para mejorar las capacidades y desempeño de la plantilla.
El modelo de gestión por competencias nos permite básicamente tres cosas:
- Identificar los comportamientos que contribuyen al éxito de las personas en su puesto de trabajo
- Consolidar esos comportamientos como diferenciadores de las empresas competidoras
- Medir para luego desarrollar o reorientar los desvíos que pudiera haber en esos comportamientos (habilidades, actitudes y aptitudes)
La gestión por competencias tiene un impacto directo en procesos de recursos humanos relacionados con la gestión del talento como: la evaluación por competencias, la evaluación del desempeño, la descripción de puestos de trabajo, assessment center y en la selección por competencias.
¿Qué es una Competencia Profesional?
Una competencia es el conjunto de conocimientos, actitudes y aptitudes que una persona necesita para desempeñar con éxito una función concreta en una determinada empresa u organización.
Y es que la competencia implica la capacidad de aplicar ese conocimiento de manera efectiva en situaciones prácticas del trabajo. El conocimiento se refiere a la posesión de información y entendimiento sobre un área específica. Por ejemplo, conocer las leyes laborales de un país o entender los principios de la economía son formas de conocimiento. La habilidad, por otro lado, se refiere a la capacidad para realizar tareas específicas, demostrando destreza práctica.
Un ejemplo de una definición de competencia podría (depende de la organización y el entorno laboral) ser:
Liderazgo: es la habilidad de influir sobre las personas, para conseguir que hagan lo que quiero/necesito que hagan con buena disposición y actitud.
Las conductas o comportamientos observables asociados a la competencia Liderazgo podrían ser:
- Es flexible y usa diversos estilos de liderazgo adaptados al/la colaborador/a y a la tarea
- Genera un entorno en que cada miembro del equipo se siente responsable de hacer lo que debe hacer
- Da instrucciones claras y precisas sobre lo que espera de una tarea
- Vela por el desarrollo de los miembros de su equipo, delegando responsabilidades y confiando en sus capacidades
- Lidera con el ejemplo y no sólo con la palabra
- Identifica oportunidades de desarrollo laboral en las personas de su equipo, ayuda y motiva a que se aprovechen
- Consigue que las personas quieran hacer lo que deben hacer de buena gana
8 Claves para Diseñar un Diccionario de Competencias
Al iniciar el proyecto para elaborar el diccionario competencial, te recomendamos que tengas en cuenta estos consejos:
- Define los Puestos de Trabajo
El primer paso es definir y describir los puestos de trabajo. Como bien sabes, cada puesto tiene sus funciones, requisitos y objetivos asociados.
- Diferencia las Competencias Organizativas y las Propias del Puesto
Existen dos tipos de competencias, las genéricas u organizacionales y las propias del puesto. Las genéricas son aquellas que deben de tener todos los integrantes de la organización por el mero hecho de pertenecer a la misma. Las competencias propias del puesto son aquellas que son específicas de las personas que ocupan las diferentes posiciones.
Por ejemplo, si tu empresa es del sector retail, Orientación al Cliente es una habilidad que deberían tener bien desarrollada todos los integrantes, sin importar el puesto o función que ocupen en la organización. En cambio, Planificación de los Recursos sería una competencia más propia de determinados puestos del ámbito operativo.
- Observa los Comportamientos de los Colaboradores Exitosos
Para observar comportamientos o identificar comportamientos tienes dos alternativas, entrevistar a los trabajadores exitosos, “los mejores”, pidiéndoles que ellos mismos te digan que acciones o comportamientos hacen para realizar tan bien su trabajo y luego eliges, de los muchos que seguramente te han dicho, los que consideres realmente críticos.
El otro camino es observar (y no preguntarles) con una plantilla de registro en mano, que cosas impactan en su éxito. Por ejemplo, si en un/a comercial observas que dedica siempre al menos media hora a preparar sus entrevistas con los clientes, este podría ser un comportamiento que explique su éxito en las ventas.
Ten en cuenta que el comportamiento debe ser habitual en la persona, es decir, es exitoso porqué siempre prepara las entrevistas y no “una vez preparó a conciencia la entrevista y le fue bien, pero normalmente no las prepara. En este último caso es difícil atribuir el éxito a la preparación, por más que a ti si te gustaría que así fuera.
- Evita Definiciones Evaluativas
Recuerda evitar palabras evaluativas en la definición, en esta parte estás describiendo las competencias. Por ejemplo, evita las palabras “mejor”, “bien”, “regular”, “mal”, etc.
- Evalúa a Través de Escalas de Frecuencia
Para evaluarlas puedes describir un comportamiento observable y determinar si esa conducta se tiene “siempre” o solo en ocasiones o no se aplica nunca. Otra forma es describir comportamientos que indiquen esos niveles, por ejemplo: “Planifica a corto, medio y largo plazo las actividades de su área de trabajo” o “Planifica a corto plazo las actividades su área de trabajo”, teniendo en cuenta el puesto de la persona una u otra pueden ser las adecuadas.
- Piensa en el Desarrollo Profesional
Piensa en la definición que has hecho y observa el comportamiento en ese sentido de personas no tan exitosas en el mismo. ¿Tú definición permite ver claramente la necesidad de desarrollo de esa habilidad por parte de esa persona?
- Contrasta las Definiciones al Diseñar un Diccionario de Competencias
Cuando las tengas redactadas, contrástalas con las personas exitosas en cada uno de los puestos en las que la misma se aplica, pregunta directamente “¿Crees que esta definición representa claramente la habilidad necesaria en este puesto?” Luego contrástala con los mandos de la persona, no solo para asegurarte de que es la correcta si no también por implicarlos en el proceso, que eso es también un factor crítico en los proyectos de evaluación por competencias.
- Prepara las Definiciones y las Conductas para Poder Evaluarlas
Recuerda que cada puesto debería tener alrededor de 8 competencias de las cuáles 4 pueden ser genéricas y otras cuatro propias del puesto. Ahora ya tienes las definiciones de las competencias, los comportamientos observables que la constituyen y solo resta comenzar a evaluar persona a persona.
Te sugerimos que cada responsable evalúe a cada persona de su equipo y que éstas también se autoevalúen, ya que de esa manera podrán contrastar las dos visiones, cómo se ve uno a si mismo en ese punto y cómo me ven los demás.
Estructura del Diccionario de Competencias Laborales
También es importante señalar la importancia de profundizar al máximo la definición de las competencias. Cuando más claras sean, más fácil será analizar los comportamientos esperados. Ya hemos dicho que para sacarle el máximo partido a nuestro diccionario de competencias laborales la definición de competencias es básica. Por eso, deben aparecer el nombre, descripción breve y los niveles de comportamiento de cada competencia.
A parte de las definiciones, cada competencia debe ir acompañada de una escala de desarrollo. ¿Cómo podemos saber si un empleado está en el grado A o D de una competencia? Para ello, tendrás que definir qué significa para tu empresa los diferentes grados de dominio. Finalmente, una vez está todo descrito, el último paso es utilizar el diccionario. Luego, se asignan las competencias a cada tarea. Para ello, deberás analizar cada función y determinar qué capacidades se necesitan para llevarlas a cabo con éxito. ¿Cómo? Es MUY importante que, a la hora de hacerlo, lo hagamos según la teoría. Es decir, olvidándonos de la persona que ocupa el puesto actualmente y de si posee o no las competencias necesarias. Pero es que de no hacerlo así, luego sería tremendamente complicado detectar áreas de mejora.
El siguiente paso en nuestro diccionario de competencias laborales será, precisamente, definir las competencias organizativas, funciones y técnicas. Para ello, podemos tomar a los profesionales excelentes de cada familia. Otra opción son las entrevistas de incidentes críticos. Nos permitirán extraer comportamientos que los convierten en profesionales excelentes. Puedes ir de más general a más específico. La información obtenida en la fase anterior nos permite seleccionar las competencias clave para el diccionario. Lo haremos en función del nivel de importancia que le demos, o de si en una competencia se incluyen otras. También podemos utilizar los comportamientos. Por ejemplo, mediante un documento que recoja los comportamientos asociados a cada competencia. De este modo, nos resultará mucho más fácil completar la evaluación por competencias.
En primer lugar, definiremos la cultura organizativa. Esto hace referencia a los hábitos, creencias y costumbres que tiene la compañía. Para ello, podemos entrevistarnos con los profesionales clave de la empresa, que tienen una visión completa. Misión de la empresa. Es la razón de ser de la organización, el motivo por el que se fundó. Visión. Valores corporativos.
Hay que tener en cuenta que cada posición en la organización exige una serie de competencias. Por eso, hay que conocer las diferentes familias de puestos de trabajo. Son aquellas posiciones donde se comparten conocimientos, competencias o habilidades. Una familia puede incluir profesionales de distintas áreas. Por ejemplo, los jefes de equipo. Es un perfil que encontraremos en diferentes departamentos, pero a la hora de la verdad exige una serie de competencias comunes.
Ejemplo de Diccionario de Competencias
A continuación, se muestra un ejemplo simplificado de cómo podría estructurarse un diccionario de competencias:
| Competencia | Descripción | Comportamientos Observables |
|---|---|---|
| Liderazgo | Habilidad para influir en otros y lograr objetivos comunes. | Motiva al equipo, delega tareas, proporciona retroalimentación constructiva. |
| Comunicación | Capacidad para transmitir información de manera clara y efectiva. | Escucha activamente, se expresa con claridad, adapta su comunicación al interlocutor. |
| Trabajo en Equipo | Colabora con otros para alcanzar metas comunes. | Comparte información, apoya a sus compañeros, resuelve conflictos de manera constructiva. |
Consideraciones Finales
Es importante recordar que cada empresa tiene su propia cultura corporativa. También su forma de gestionar es diferente a las de otras empresas. Por eso, un documento como este permite a Recursos Humanos definir cómo gestionar el talento de la empresa. Las competencias nos permiten evaluar, desarrollar y medir la aportación de una persona al éxito de la empresa. También juegan un papel clave en la formación de los empleados.
Si os interesa desplegar el Diccionario de competencias en vuestra Organización solicita información.