El empresario individual en España tiene una serie de obligaciones con la Seguridad Social que debe cumplir para operar legalmente. Estas obligaciones abarcan desde la inscripción en el sistema hasta el pago de cotizaciones y la afiliación de trabajadores. Esta figura constituye una de las formas más sencillas y directas de ejercer una actividad empresarial, caracterizándose por la ausencia de personalidad jurídica diferenciada entre el empresario y su negocio.
Inscripción en la Seguridad Social
El primer paso para un empresario individual es inscribirse en el Sistema de la Seguridad Social. Este proceso asigna un número de identificación como empresario, al que se asociarán los trabajadores que contrate dentro de una misma provincia. Este número se denomina Código de Cuenta de Cotización o CCC.
Cómo realizar la inscripción
Si eres empresario individual (persona física), debes tener un Número de la Seguridad Social (NUSS) que te identifique en tus relaciones con la Seguridad Social. Puedes realizarlo a través del servicio "Solicitar el número de la Seguridad Social" existente en Importass, con o sin identificación electrónica. En caso de no tener medios de identificación electrónica, se deben seguir las indicaciones al entrar en el servicio.
Si eres empresario colectivo (sociedades, entidades sin personalidad jurídica, ….), la única opción es la de realizar el alta con tu identificación electrónica a través del servicio de la SEDESS de Empresario Colectivo.
Si vas a contratar a un trabajador/a para tu hogar familiar, podrás solicitar tu alta como empleador cuando procedas a dar de alta a la persona trabajadora en la Seguridad Social a través del servicio "Alta en empleo de hogar" existente en el Portal de la Tesorería General de la Seguridad Social o de la App IMPORTASS. Si no tienes medios de identificación electrónica, indícalo y sigue las indicaciones al entrar en el servicio.
Cuando solicites la inscripción, debes hacer constar la entidad con la que vas a asegurar las contingencias derivadas del trabajo y enfermedades profesionales, así como la prestación económica en caso de incapacidad temporal derivada de contingencias comunes o no laborales. Estos riesgos pueden asegurarse con:
- El Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS).
- El Instituto Social de la Marina (ISM) si estás encuadrado en el Régimen Especial del Mar.
- Distintas entidades colaboradoras con la Seguridad Social.
Documentación Necesaria para la Inscripción
Para solicitar la inscripción, se requiere la siguiente documentación:
- Modelo oficial de la solicitud.
- Original o copia del documento identificativo del titular de la empresa, empresario individual ó titular del hogar familiar.
- Documento emitido por el Ministerio de Economía y Hacienda asignando el Número de Identificación Fiscal en el que conste la Actividad Económica de la Empresa según CNAE -09.
La solicitud debe presentarse ante la Administración de la Tesorería General de la Seguridad Social más próxima a su domicilio de actividad. El empresario deberá de solicitar un Código de Cuenta de Cotización en cada una de las provincias y para cada uno de los regímenes en que realice la actividad.
Todo empleador, ya sea persona física o jurídica, ha de inscribirse en la Seguridad Social como empresario con carácter previo al inicio de su actividad. Las empresas que se den de alta han de introducir sus datos identificativos en la base de datos de la Seguridad Social.
La solicitud de inscripción como empresario se dirigirá a través del modelo T.A.6., a la Dirección Provincial de la Tesorería General de la Seguridad Social en cuyo ámbito territorial radique el domicilio empresarial, sin perjuicio de poder presentarlas también en los registros de otras Direcciones Provinciales y Administraciones o Dependencias de la Tesorería General de la Seguridad Social, así como en los registros administrativos. Esta solicitud puede tramitarse de manera electrónica a través del certificado digital.
La Tesorería General de la Seguridad Social asignará al empresario un número para su identificación denominado código de cuenta de cotización. En el caso de que la actividad empresarial se extendiera a otras provincias, deberá solicitarse un código de cuenta de cotización vinculado a través del modelo T.A.
Tanto las variaciones de datos como la extinción o cese se comunicarán en el modelo T.A.7. en el plazo de tres días naturales siguientes a aquel en que se produzcan.
El alta es el acto administrativo mediante el cual la Tesorería General de la Seguridad Social reconoce a la persona que inicia una actividad su inclusión en el campo de aplicación del Régimen de la Seguridad Social que corresponda en función de la naturaleza de la actividad desarrollada.
En el caso de los trabajadores autónomos es el propio trabajador quien ha de solicitar su alta en el Régimen de Trabajadores Autónomos con carácter previo al inicio de su actividad través del modelo T.A. 0521.
Otras Obligaciones del Empresario con la Seguridad Social
Además de la inscripción, el empresario tiene otras obligaciones importantes:
- Comunicar la baja como empresario: Cuando finalice tu actividad como empresario, debes comunicarlo a la TGSS después de haber dado de baja a todos tus trabajadores.
- Comunicar cualquier variación de los datos identificativos o de la actividad de la empresa: A través del Sistema RED, podrás modificar, entre otras cosas, el domicilio de la actividad.
- El pago de las cotizaciones sociales correspondientes: Debes comunicar mensualmente a la TGSS los conceptos retributivos que perciben cada uno de tus trabajadores. La TGSS, previa solicitud de la empresa, liquidará y pasará al cobro las cotizaciones sociales, calculadas en función de las bases de cotización de tus empleados y las variaciones comunicadas, de la información de que dispone y de la proporcionada por otras entidades.
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Afiliación de Trabajadores
El empresario está obligado a afiliar al trabajador en el sistema de la Seguridad Social, así como a solicitar el alta en el régimen que corresponda, cuando sea el primer trabajo de éste y, debe hacerlo con anterioridad a la prestación de servicios (con una antelación máxima de 60 días). El empresario deberá conservar durante cinco años los justificantes de haber cumplido las obligaciones de alta y baja de sus trabajadores en la empresa.
Cotización a la Seguridad Social
La cotización a la Seguridad Social es obligatoria, sea cual sea el régimen que corresponda. La cotización se cubre con las aportaciones de empresarios y trabajadores. Tanto el empresario como el trabajador están obligados al pago a la Seguridad Social de la parte de la cuota que les corresponde.
Nacimiento y Duración de la Obligación de Cotizar
La obligación de cotizar se extingue por el cese en el trabajo, siempre que se comunique la baja. La obligación del pago de las cotizaciones prescribe a los cinco años a contar desde la fecha en que finalice el plazo reglamentario de ingreso.
Cumplimiento de Obligaciones con la Seguridad Social
Para que las empresas se consideren al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones con la Seguridad Social, deben cumplir las siguientes circunstancias:
- Estar inscritas en el sistema de la Seguridad Social y, en su caso, si se tratare de un empresario individual, afiliado y en alta en el régimen que corresponda por razón de la actividad.
- Haber afiliado, en su caso, y haber dado de alta, a los trabajadores que presten servicios a las mismas.
- Haber presentado los documentos de cotización correspondientes a las cuotas de Seguridad Social y, si procediese, de los conceptos de recaudación conjunta con las mismas, así como de las asimiladas a aquéllas a efectos recaudatorios, correspondientes a los doce meses anteriores a la fecha de solicitud de la certificación.
Contingencias Cubiertas por la Cotización
La cotización cubre diferentes contingencias:
- Contingencias Profesionales: Cubre los riesgos derivados de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales producidas por consecuencia del trabajo por cuenta ajena.
- Otras Contingencias: Incluyen desempleo, formación profesional y Fondo de Garantía Salarial.
Horas Extraordinarias
La remuneración de las horas extraordinarias está sujeta a una cotización adicional por parte de empresarios y trabajadores, con arreglo a los tipos que se establezcan en las leyes anuales de Presupuestos. Con carácter general las horas extraordinarias no pueden ser más de 80 al año. No obstante, no se deben tener en cuenta para este cómputo las destinadas a reparar daños extraordinarios o urgentes.
Prestaciones por Desempleo
Con las prestaciones por desempleo se protege la situación del trabajador que, a pesar de querer y poder trabajar, pierde su empleo, y consecuentemente su remuneración. La cuantía de la prestación se halla aplicando un porcentaje a una base reguladora, que se obtiene por el promedio de las bases de cotización por la contingencia de desempleo de los seis meses inmediatamente anteriores al hecho causante.
Gestión Recaudatoria
La gestión recaudatoria de las cuotas y demás recursos de financiación del sistema de Seguridad Social, es competencia exclusiva de la Tesorería General de la Seguridad Social a través de sus direcciones provinciales.
- Período voluntario: Cuando se efectúa el ingreso en el plazo establecido. El pago de las cuotas puede efectuarse en cualquier entidad financiera autorizada para actuar como oficina recaudadora, que devolverá los ejemplares sellados como justificante de ingreso.
- Período ejecutivo: Cuando no se cumplen las obligaciones en el plazo anterior. El pago se ha de realizar en el plazo, lugar y forma que cada régimen establece.
La falta de pago da lugar a la apertura del procedimiento recaudatorio en vía voluntaria y, en su caso, en vía ejecutiva, así como al incremento de los recargos, intereses y costas exigibles. Se pueden solicitar aplazamientos del pago, tanto en período voluntario como en vía ejecutiva, cuando por circunstancias económicas no se pueda realizar. Las solicitudes se resuelven y tramitan por la Tesorería General de la Seguridad Social.
Derechos del Empresario Individual
En el ejercicio de su actividad profesional, el empresario individual tiene una serie de derechos específicos:
- A la igualdad ante la ley y a no ser discriminado.
- A no ser discriminado por razones de discapacidad o deficiencia física.
- Respeto a su intimidad, dignidad y protección frente al acoso sexual.
- A la formación y readaptación profesionales.
- A su integridad física y a una protección adecuada de su seguridad y salud en el trabajo.
- A la percepción puntual de la contraprestación económica convenida por el ejercicio profesional de su actividad.
- A la conciliación de su actividad profesional con la vida personal y familiar.
- A la asistencia y prestaciones sociales suficientes ante situaciones de necesidad.
- Al ejercicio individual de las acciones derivadas de su actividad profesional.
- A la tutela judicial efectiva, así como al acceso a los medios extrajudiciales de solución de conflictos.
Asimismo, los trabajadores autónomos son titulares de los derechos colectivos a:
- Afiliarse al sindicato o asociación empresarial de su elección.
- Afiliarse y fundar asociaciones profesionales.
- Ejercer la actividad colectiva de defensa de sus intereses profesionales.
Deberes del Empresario Individual
Son deberes profesionales básicos del Empresario individual Autónomo:
- Cumplir con las obligaciones derivadas de los contratos por ellos celebrados.
- Cumplir con las obligaciones en materia de seguridad y salud laborales.
- Afiliarse, comunicar las altas y bajas en el régimen y cotizar a la seguridad social.
- Cumplir con las obligaciones fiscales y tributarias establecidas legalmente.
- Cumplir con las normas deontológicas aplicables a la profesión.
Derechos Asistenciales Públicos
La acción protectora del Régimen de los Trabajadores por Cuenta Propia o Autónomos, comprenderá, en todo caso:
- La asistencia sanitaria en los casos de maternidad, enfermedad común o profesional y accidentes, sean o no de trabajo.
- Las prestaciones económicas en las situaciones de incapacidad temporal, riesgo durante el embarazo, maternidad, paternidad, riesgo durante la lactancia, incapacidad permanente, jubilación, muerte y supervivencia y familiares por hijo a cargo.
En las cotizaciones sociales de los Autónomos se suscribe la cobertura de incapacidad temporal por contingencias comunes para todos los autónomos, y se prevé la elaboración de un catalogo de actividades con mayor riesgo de siniestralidad, en las que además será obligatoria la suscripción de la contingencia de accidente de trabajo y enfermedades profesionales.
Tratamiento Fiscal del Empresario Individual
El tratamiento fiscal del empresario individual presenta particularidades específicas que debes conocer para cumplir correctamente con tus obligaciones tributarias.
- Estimación directa normal: Aplicable cuando tu cifra de negocios supere los 600.000 euros anuales.
- Estimación directa simplificada: Para actividades cuya cifra de negocios no supere los 600.000 euros anuales.
- Estimación objetiva (módulos): Sistema forfetario aplicable a determinadas actividades con limitaciones de volumen de operaciones.
La elección del régimen fiscal tiene implicaciones directas en tus obligaciones contables, frecuencia de presentación de declaraciones y carga administrativa.
Como empresario individual, estarás sujeto al IVA por las operaciones que realices en el desarrollo de tu actividad empresarial.
Ventajas y Desventajas Iniciales
La elección de esta forma jurídica puede estar justificada por motivos fiscales y por la simplicidad en su constitución y obligaciones formales. Pero como contrapartida se encuentra el alto riesgo que conlleva para el empresario ya que sus bienes personales responden de las deudas contraídas en el ejercicio de su actividad empresarial.
- Simplicidad en la constitución: No necesitas realizar trámites complejos de constitución ni desembolsar capital mínimo.
- Responsabilidad ilimitada: Como ya hemos señalado, respondes con todo tu patrimonio personal de las deudas empresariales.
Empresario Individual vs. Trabajador Autónomo
Aunque frecuentemente se utilizan como sinónimos, los conceptos de empresario individual y trabajador autónomo no son exactamente equivalentes. Todo empresario individual que desarrolle una actividad de forma habitual deberá darse de alta como trabajador autónomo en el régimen correspondiente de la Seguridad Social, pero no todo autónomo es necesariamente un empresario individual desde el punto de vista mercantil.
Se considera trabajador autónomo a la persona física que realiza de forma habitual, personal, directa, por cuenta propia y fuera del ámbito de dirección y organización de otra persona, una actividad económica o profesional a título lucrativo. Estos trabajadores autónomos sí serán empresarios individuales.
Sin embargo no tendrán la consideración de empresarios otros trabajadores autónomos, como los familiares de un trabajador autónomo que no cumplan con los requisitos del trabajador por cuenta ajena del E.T y que realizan trabajos con aquel sin tener la condición de cuenta ajena.
Edad Mínima
Los menores de dieciséis años no podrán ejecutar trabajo autónomo ni actividad profesional, ni siquiera para sus familiares. No obstante, en el caso de prestaciones de servicios en espectáculos públicos por parte de los menores de dieciséis años, será obligatorio solicitar autorización expresa a la Autoridad laboral, que la concederá siempre que no suponga peligro para su salud física ni para su formación profesional y humana; el permiso deberá constar por escrito y para actos determinados.
Autónomos Vinculados a Otras Entidades
Sí. Se declaran expresamente incluidos en el régimen de autónomo los siguientes, siempre que cumplan los requisitos anteriores:
- Los socios industriales de sociedades regulares colectivas y de sociedades comanditarias.
- Los comuneros de las comunidades de bienes y los socios de sociedades civiles irregulares, salvo que su actividad se limite a la mera administración de los bienes puestos en común.
- Quienes ejerzan las funciones de dirección y gerencia que conlleva el desempeño del cargo de consejero o administrador, o presten otros servicios para una sociedad mercantil capitalista, a título lucrativo y de forma habitual, personal y directa, siempre que posean el control efectivo, directo o indirecto, de aquélla. Se entenderá, en todo caso, que se produce tal circunstancia, cuando las acciones o participaciones del trabajador supongan, al menos, la mitad del capital social.
Cómo se presume que un empresario individual controla su sociedad
Se presumirá, salvo prueba en contrario, que el autónomo posee el control efectivo de la sociedad cuando concurran algunas de las siguientes circunstancias:
- Que, al menos, la mitad del capital de la sociedad para la que preste sus servicios esté distribuido entre socios, con los que conviva, y a quienes se encuentre unido por vínculo conyugal o de parentesco por consanguinidad, afinidad o adopción, hasta el segundo grado.
- Que su participación en el capital social sea igual o superior a la tercera parte del mismo.
- Que su participación en el capital social sea igual o superior a la cuarta parte del mismo, si tiene atribuidas funciones de dirección y gerencia de la sociedad.
Inscripción en el Registro Mercantil
La regulación del empresario individual se encuentra dispersa en diferentes textos normativos, siendo el Código de Comercio la norma fundamental que establece los principios básicos.
¿Es necesario que el empresario individual se inscriba en el Registro Mercantil?
No. Los empresarios individuales no están obligados a inscribirse en el Registro Mercantil, aunque pueden hacerlo si lo desean.
Aunque no existe obligación legal expresa, es altamente recomendable que el empresario individual se inscriba en el Registro Mercantil de su provincia.
El empresario individual actúa bajo su nombre y apellidos, aunque puede añadir una denominación o nombre comercial que identifique su actividad. Es importante que tengas presente que no puedes utilizar denominaciones que puedan inducir a error sobre la forma jurídica de tu negocio.
Obligaciones Contables y Registrales
¿Está obligado el empresario individual a llevar contabilidad?
Según el art. 25 del Código de Comercio, "Todo empresario deberá llevar una contabilidad ordenada, adecuada a la actividad de su empresa que permita un seguimiento cronológico de todas sus operaciones, así como la elaboración periódica de balances e inventarios. Llevará necesariamente, sin perjuicio de lo establecido en las leyes o disposiciones especiales, un libro de Inventarios y Cuentas anuales y otro Diario".
Por otro lado el art. 27 del Código de Comercio, indica que "Los empresarios presentarán los libros que obligatoriamente deben llevar en el Registro Mercantil del lugar donde tuvieren su domicilio, para que antes de su utilización, se ponga en el primer folio de cada uno diligencia de los que tuviere el libro y, en todas las hojas de cada libro, el sello del Registro. En los supuestos de cambio de domicilio tendrá pleno valor la legalización efectuada por el Registro de origen".
En consecuencia, desde el punto de vista mercantil, todo empresario sea persona física o jurídica debe de llevar una contabilidad ordenada.
En cuanto a la legalización de los libros oficiales, hay que hacer algunas puntualizaciones:
La primera, que el art. 16 del Código de Comercio indica claramente lo siguiente:
El Registro Mercantil tiene por objeto la inscripción de:
- Los empresarios individuales.
- Las sociedades mercantiles.
- Las entidades de crédito y de seguros, así como las sociedades de garantía recíproca.
- Las instituciones de inversión colectiva y los fondos de pensiones.
- Cualesquiera personas, naturales o jurídicas, cuando así lo disponga la Ley.
- Las agrupaciones de interés económico.
- Las Sociedades Civiles Profesionales, constituidas con los requisitos establecidos en la legislación específica de Sociedades Profesionales.
- Los actos y contratos que establezca la Ley.
Igualmente corresponderá al Registro Mercantil la legalización de los libros de los empresarios, el depósito y la publicidad de los documentos contables y cualesquiera otras funciones que le atribuyan las Leyes.
Por lo tanto, en el punto dos se indica que los libros de los empresarios serán legalizados en el Registro mercantil.
La segunda: Sin embargo en el art. 19.1 se indica:
La inscripción en el Registro Mercantil será potestativa para los empresarios individuales, con excepción del naviero. El empresario individual no inscrito no podrá pedir la inscripción de ningún documento en el Registro Mercantil ni aprovecharse de sus efectos legales. También en el art. 88 del Reglamento del Registro Mercantil, se indica: la legitimación para solicitar la primera inscripción.
La inscripción del empresario individual se practicará a instancia del propio interesado
En consecuencia, el empresario individual no inscrito no podrá solicitar la inscripción de ningún otro documento.
Ahora bien, desde el punto de vista fiscal, si se tributa en régimen de Estimación Directa simplificada o en régimen de Estimación Objetiva por módulo, no se le exige esta llevanza de libros contables oficiales, pero desde la óptica fiscal, esto es desde la perspectiva del cálculo del importe a pagar en el impuesto sobre la renta de las personas físicas, ya que se sustituyen por otros libros. Pero, desde el punto de vista mercantil y contable están obligados a la llevanza de contabilidad, ya que se obliga a todo empresario.
Los asientos de cierre debe hacerlos igual que el de las sociedades, las cuentas de gastos e ingresos con la cuenta (129) resultado del ejercicio.
Pero, en la cuenta 630 Impuesto sobre beneficios no debe registrarse impuesto alguno, ya que tributa por IRPF y no por Impuesto sobre Sociedades, entonces desde el punto de vista contable, no se aplicará el método del efecto impositivo, pues tal y como se indica en la NRV 13ª.5 del PGC y en la NRV 15ª.5 del PGC Pymes, "En el caso de empresarios individuales no deberá lucir ningún importe en la rúbrica correspondiente al impuesto sobre beneficios. A estos efectos, al final del ejercicio las retenciones soportadas y los pagos fraccionados del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas deberán ser objeto del correspondiente traspaso a la cuenta del titular de la empresa".
En consecuencia, todas las retenciones y pagos a cuenta efectuados se entiende realizados por cuenta del empresario, y no se utilizará en ningún momento la cuenta 630. Impuesto sobre beneficios.
Por este motivo, el saldo existente al cierre en la cuenta 473. H. Pública retenciones y pagos a cuenta, se traspasará a la cuenta 550. Titular de la Explotación.
En cuanto a la distribución del resultado del ejercicio, puede traspasarse a reservas en el caso de que así se decida, o imputarse al titular de la explotación, cuenta 550 en el caso de que el empresario decida asumir dichos beneficios.