Inventario para Pymes: Definición y Gestión Eficiente

Un inventario es un registro detallado de todos los bienes o productos que tiene una empresa en un momento concreto. Es, sencillamente, un listado con los artículos físicos o materiales que tiene la compañía en stock y que están disponibles para la venta o para la producción. Por eso una buena gestión de inventario es clave para el éxito de nuestro negocio.

La gestión de inventario es el seguimiento del inventario desde el momento de su fabricación hasta los almacenes, y desde estas instalaciones hasta el punto de venta. Es un elemento crítico de la cadena de suministro. Una buena gestión de inventario nos permite tener el número de productos correcto en el lugar adecuado y en el momento preciso.

El inventario puede ser el activo más importante de una empresa y en la gestión de inventario es donde convergen todos los elementos de la cadena de suministro. Básicamente, cuando se lleva a cabo una buena gestión de inventarios en la empresa, se garantiza un mejor servicio al cliente. El reto de administrar un inventario está en decidir cuánto se necesita para cumplir con los requerimientos del mercado, lo que implica decidir qué cantidad se necesita, cuándo debemos colocar los pedidos, recibir, almacenar y llevar el registro de dicho inventario.

Beneficios de una Buena Gestión de Inventarios

• Se controla la cantidad de producto a la venta. Así estamos alineados con la demanda real del cliente.
• Este tipo de sistema permite a los negocios distinguir los productos en su stock de inventario y enfocarse en administrarlos en función de su valor.
• Su objetivo principal es ayudar a aprovechar al máximo la inversión mínima, sin desperdiciar recursos ni inventario.
• El sistema clasifica las acciones en tres categorías: A, B y C, según los ingresos.
• Este tipo de sistema rastrea el inventario de forma continua, lo que significa que las actualizaciones se realizan automáticamente cuando se adquiere nuevo inventario.
• No rastrea el inventario diariamente, sino que permite a las empresas conocer los niveles de inventario inicial y final durante un determinado período de tiempo.
• Utilizan números de códigos de barras para identificar cada producto que se vende.
• Estos sistemas utilizan tecnología activa y pasiva para gestionar los movimientos de inventario.
• La tecnología RFID (radiofrecuencia) activa utiliza lectores de etiquetas fijos en todo el almacén.

Infografía de la Gestión de Inventario

Tipos de Inventario

En nuestro quehacer contable y de gestión empresarial, diferenciamos distintos tipos de inventario, cada uno con una finalidad y características específicas:

• Inventario de materia prima: Incluye todos los materiales que se utilizan en la fabricación de productos.
• Inventario de productos en proceso: Compuesto por todos aquellos artículos que se están elaborando en la línea de producción. El valor económico de estos materiales aumenta conforme la producción avanza.
• Inventario de productos terminados: Se refiere a los productos ya elaborados y listos para ser entregados o vendidos al cliente.
• Inventario de mercancías: Es el conjunto de bienes adquiridos por la empresa para su venta sin haber sufrido transformación.

Gestionamos estos distintos tipos de inventario con el objetivo de optimizar las operaciones de la empresa, cumplir con los plazos de entrega y satisfacer la demanda de los clientes de manera eficiente.

Además de estos 3 tipos de inventarios de empresa también es importante conocer el inventario de productos en almacenes externos o en tránsito. Dependiendo de la función asignada a los bienes que se quieren inventariar, puede ser en tránsito, si ya han sido solicitados al proveedor, pero aún no han llegado al almacén de la empresa, o de reserva, si ya se encuentran en él.

Metodologías para Valorar el Inventario

Existen diferentes metodologías para la valoración del inventario que adaptamos según la naturaleza y necesidades de nuestra empresa. Las más utilizadas son:

• El método FIFO (First In, First Out): Según este método, los primeros productos en entrar al inventario son también los primeros en salir. Es útil para productos perecederos o sujetos a obsolescencia.
• El método LIFO (Last In, First Out): Aquí, los últimos productos en ser almacenados son los primeros en venderse. Aunque no es el más común en España debido a su regulación contable, algunas empresas lo utilizan según la legalidad de su país.
• El método del costo promedio ponderado: Calcula un costo promedio para todos los productos del inventario, asignando ese costo a cada unidad. Es efectivo para productos homogéneos.
• El método de identificación específica: Se utiliza para productos de alto valor unitario, donde cada artículo tiene un seguimiento y valoración individual.

Escogemos la metodología que mejor se ajuste a nuestra política de gestión de inventarios y que cumpla con los requisitos legales de contabilidad vigentes.

Sistemas de Gestión de Inventario

En la era tecnológica en la que nos encontramos, contamos con sistemas de gestión de inventario que automatizan y facilitan este proceso. Desde software básicos hasta soluciones integrales en la nube, estas herramientas nos permiten monitorizar las existencias en tiempo real, reducir errores manuales, y mejorar la precisión en nuestras operaciones.

Para poder llevar a cabo un buen control del stock y monitorizar mejor los activos que la organización tiene en sus inventarios, existen diferentes métodos:

• Sistema de inventario ABC: Consiste en organizar los productos del almacén con base en la importancia que tienen para la compañía. Está dividido en esas tres categorías. La A se relaciona con los artículos de mayor consumo. La categoría B hace referencia a productos de consumo medio. Deben ser controlados de forma periódica para que no formen parte de la categoría A y C. Por último, la C abarca la mercancía que presenta un bajo consumo, por lo que su reposición es poco frecuente.
• Sistema de inventario continuo o permanente: Consiste en actualizar en tiempo real el stock del que se dispone. Bajo un sistema de inventario permanente, las cuentas de inventarios y las bases de datos se actualizan automáticamente cada vez que se recibe o vende un producto. El desarrollo del inventario permanente ha sido posible gracias a las aplicaciones informáticas, pues requiere unos medios superiores al inventario físico.
• Sistema de inventario periódico: Es aquel en el que se hace un recuento de los productos cada cierto tiempo, normalmente una o dos veces al año. Tal y como su nombre indica, por medio de este sistema se recuentan, físicamente y cada cierto tiempo, las existencias propiedad de la empresa con independencia de donde se encuentren localizadas.

Estrategias de Gestión de Stocks

Otro aspecto fundamental a valorar es la gestión de los stocks:

1. FIFO (First In, First Out): Este es el método que se suele emplear en los almacenes de alimentos. Consiste en vender en primer lugar los productos más antiguos (los que primero entraron). En este caso, se da prioridad a determinados artículos.
2. LIFO (Last In, First Out): Al contrario que el anterior, consiste en sacar del stock los artículos más recientes.
3. Gestión bajo demanda: Es aquella en la que únicamente se hace el pedido cuando el cliente lo ha solicitado.
4. Stock mínimo: Es uno de los más usados. Se realizan pedidos a los proveedores, pero siempre se cuenta con un mínimo nivel de existencias en el almacén. Eso sí, necesita un completo análisis de datos de compra y venta de cada producto.
5. Método ABC: Es similar al sistema de análisis con el mismo nombre.
6. Justo a tiempo (JIT): Es un sistema fácil de implementar, aunque implica una gran supervisión.

Además de estos puntos, cada empresa debe adaptar sus acciones a las necesidades concretas del negocio.

Automatización del Proceso de Gestión de Inventarios

Automatizar el proceso de gestión de inventarios, a través de un software, puede ayudar a ahorrar tiempo y dinero, al agilizar la toma de decisiones sobre qué productos almacenar y cuándo reordenar. Esta herramienta te ayudará a automatizar los procesos, tener controlado el stock, filtrar por producto, saber qué está pedido, recibido y pendiente etc.

Control de Inventario vs. Gestión de Inventario

Gracias al control de inventario es posible detectar errores o problemas logísticos como fallos en las etiquetas, desajustes en el número de referencias o equivocaciones en la recogida, entre otros. El control de inventarios se ocupa de las existencias en un almacén, mientras que la gestión de inventarios implica el movimiento general de mercancías a través de las cadenas de suministro.

Visibilidad del Inventario

El primer paso para una gestión de inventarios exitosa es saber dónde están sus productos en un momento dado. La capacidad de ver la cantidad y el flujo de sus productos en tiempo real se conoce como “visibilidad del inventario”. Una vez que tenga una visión clara de todo su inventario, es mucho más fácil rastrear y almacenar cantidades masivas de datos, hacer coincidir la oferta con la demanda y reducir los casos de sobreventa y subventa. Esto también permite el crecimiento a escala.

Herramientas como los escáneres de códigos de barras y los SKU pueden rastrear el flujo físico de mercancías, pero eso es solo una parte del panorama. Los sistemas de gestión de inventarios más avanzados también tienen en cuenta las reservas en tiempo real en todos los canales de venta. Por ejemplo, una plataforma que integra datos de ventas de la página web, la aplicación y las tiendas físicas de un minorista ofrece una visión integral de su inventario.

Consejos para una Gestión de Inventarios Exitosa

• Control de calidad: Antes de vender productos a los clientes, es esencial que las empresas comprueben minuciosamente todo el inventario en busca de defectos o de cualquier otro problema potencial.
• Sistemas conectados: Al integrar su sistema de inventory management con el resto de su ecosistema de comercio electrónico, crea una visión transparente y unificada de su negocio para equipos multifuncionales.
• Supervisión y optimización: El inventory management no es una tarea estática. Las condiciones del mercado, las demandas de los clientes y los objetivos comerciales cambian. Si supervisa y mejora continuamente sus prácticas de gestión de inventarios, será mucho más fácil adaptarse.

Métrica	Descripción
Desabastecimientos	Producto no disponible, afecta la lealtad a la marca.
Costes de mantenimiento de inventario	Costes totales de almacenamiento y protección de productos no vendidos.
Días de inventario disponibles	Eficiencia con la que una empresa rota su inventario.
Tasa de rotación de inventario	Frecuencia con la que una empresa vende y reemplaza su inventario.
Tasa de pedidos pendientes	Número de pedidos que una marca no puede cumplir.

Pasos Clave en la Gestión de Inventarios

1. Recibir el inventario y los datos de entrada: Cuando los proveedores entregan materiales o productos, los datos relevantes deben registrarse y cargarse en su sistema de inventory management.
2. Almacenamiento estratégico: Durante este paso, las consideraciones clave incluyen el espacio de almacenamiento, el flujo de tráfico de la instalación y cómo hacer que sus productos más populares sean fácilmente accesibles.
3. Gestión y cumplimiento de pedidos: Una vez que un cliente realiza una compra, se activa la gestión de pedidos. Este proceso involucra todo lo que sucede después del botón "Comprar".
4. Actualizar los niveles de inventario: Cuando su software de gestión de inventarios y pedidos está sincronizado, todo el proceso posterior a la compra es transparente, tanto para sus empleados como para sus compradores.
5. Repetición de pedidos y reposición: A medida que se cumplen los pedidos y disminuyen los niveles de inventario, los nuevos pedidos le permiten mantener un suministro continuo de productos.