Consejos esenciales para elegir la oficina perfecta para tu startup

¿Te has preguntado alguna vez lo interesante que sería cambiar tu rutina de trabajo? ¿Cómo añadir más flexibilidad a tu vida laboral y cambiar el entorno? La idea del coworking nació como una respuesta directa a estas necesidades.

El modelo de coworking se ha consolidado en los últimos años en todo el mundo, y España no es la excepción. Según datos aportados por el INE, en el primer semestre de 2021 la creación de empresas creció un 57,6% más que en 2020 y un 8,6% más que en 2019.

Si vas a lanzarte a construir tu proyecto, hazlo bien desde el principio. El diseño de oficinas es un factor clave en el éxito de una startup. El entorno de trabajo influye directamente en la productividad, el bienestar y la colaboración del equipo. Optimizar el diseño de oficinas para startups no es solo una cuestión de estética o comodidad. El espacio de trabajo adecuado puede ser una herramienta poderosa para mejorar la productividad, fomentar la creatividad y reflejar la cultura empresarial.

En el dinámico y competitivo mundo de las startups, la elección de una oficina adecuada puede ser uno de los factores determinantes para el éxito de una nueva empresa. El entorno de trabajo no solo influye en la productividad y el bienestar de los empleados, sino que también proyecta una imagen profesional y consolidada frente a clientes e inversores.

¿Qué es un espacio de Coworking?

Un espacio de coworking es una oficina compartida donde los trabajadores autónomos, teletrabajadores y emprendedores trabajan juntos y los administradores de espacios se esfuerzan por conectar y crear oportunidades profesionales y personales entre y para sus miembros. Trabajar en un espacio de coworking es como trabajar en una oficina, pero en lugar de tener colegas en diferentes departamentos, estás rodeado de profesionales con diferentes habilidades, intereses y conexiones.

Son como los compañeros, solo que en vez de en otro departamento, trabajan en otra empresa. En un espacio de coworking nadie está obligado a compartir o socializar, pero hay que tener en cuenta que no estamos solos.

Antiguamente una empresa sin oficina no era una empresa. Existen los espacios coworking que te ayudarán a ahorrarte mucho dinero. En Galia Puerto contamos con puestos coworking, consúltanos sobre ellos.

Beneficios del Coworking

• Ahorro de costes
• Flexibilidad
• Profesionalismo
• Contactos
• Crecimiento personal y empresarial

En definitiva, los espacios de coworking te dan la posibilidad de utilizar grandes oficinas, a menudo en lugares increíbles, sin contratos a largo plazo de por medio.

El coworking para emprendedores es un modelo de trabajo flexible y compartido, especialmente diseñado para personas que están desarrollando sus propios negocios o startups. Pero lo más importante no es el mobiliario ni la conectividad. Lo más valioso es la comunidad emprendedora que forma parte del espacio. Cuando estás empezando, necesitas flexibilidad, apoyo y recursos sin grandes inversiones.

Ventajas de los espacios de Coworking:

• Flexibilidad
• Ahorro de costes
• Fomenta la comunidad y el networking
• Ofrecen servicios adicionales (formación, asesorías, etc.)

¿Cómo elegir el espacio de Coworking ideal?

Para algunos, la decisión de comenzar a trabajar en este tipo de oficina es estrictamente económica. No todo el mundo puede permitirse un alquiler a largo plazo en el centro de la ciudad.

Si las empresas deben meditar bien su decisión cuando van a decantarse por una oficina, el espacio de coworking no debe ser menos. Debes pensar en cuál es la zona ideal para ti, si es la que está cerca de tu casa o cerca de tus clientes y proveedores. Si buscas directamente en Google no aparecerán todos los espacios de coworking, pero puedes hacerte una mejor idea de dónde están y cómo llegar. Este puede determinar tu decisión.

Pregunta por la flexibilidad de los precios: si te cobran por día, mes, semana o incluso por año; y si te ofrecen más servicios. El precio medio de un coworking ronda los 150-200€/mes y suele incluir un espacio de trabajo fijo y disponibilidad completa 24/7. Busca lugares con horarios flexibles en los que si necesitas trabajar hasta tarde los 7 días de la semana, incluso de madrugada, puedas hacerlo.

Intenta decidirte por aquellos espacios de coworking en los que se fomenten los vínculos entre los emprendedores para que puedas crear redes de trabajo que, llegado el momento, puedan suponer una colaboración o la creación de una sociedad. No te olvides de verificar si son realmente espacios de coworking o tan solo oficinas compartidas y espacios abiertos de trabajo.

Asegúrate de que cuentas con todo lo necesario: Internet de alta velocidad, una sala de reuniones, una silla ergonómica, etc. El diseño de la zona en la que trabajes repercutirá en tu productividad. Por eso busca espacios luminosos, con posibilidad de salir al aire libre y con variedad de salas y rincones donde relajarse.

Agradecerás que tu centro de coworking te permita asistir a seminarios o diversas actividades de relajación, como clases de yoga, para despertarte un poco y comenzar de nuevo tu día.

Hemos visto la importancia de encontrar el espacio de coworking adecuado para tu negocio. No todos son iguales. Pero si das con un espacio que ayude a tu negocio a crecer, todas las desventajas en las que puedas pensar desaparecerán.

Ahora que ya conoces las pautas para elegir el coworking ideal, solo necesitas asegurarte de que dispones de la mejor conexión para empezar la búsqueda. En MÁSMÓVIL Negocios te proporcionamos los mejores servicios de telecomunicaciones para que estés siempre conectado con tus proveedores y clientes.

Tipos de espacios de Coworking

• Hot desk: Ideal para quienes van pocas horas o días por semana. Te sientas en cualquier escritorio disponible.
• Escritorio fijo: Tienes un puesto asignado siempre que vayas.
• Oficina privada: Dentro del coworking, alquilas una oficina cerrada para ti o tu equipo.
• Oficina virtual: Ofreces una dirección comercial, atención de llamadas y gestión de correspondencia, sin usar físicamente el espacio.
• Coworking temático: Espacios centrados en un sector específico como tecnología, diseño, salud, legal o impacto social.

Diseño de Oficinas para Startups

El diseño de oficinas para startups presenta varios desafíos únicos. Uno de los mayores retos es encontrar un equilibrio entre la colaboración y la concentración. Las oficinas de planta abierta fomentan la comunicación, pero pueden convertirse en un lugar caótico y ruidoso.

Una tendencia que ha ganado terreno en los últimos años es el diseño biofílico, que integra elementos naturales en el entorno de trabajo. Está demostrado que el diseño biofílico reduce el estrés y aumenta la productividad.

Otra tendencia fundamental en las oficinas para startups es la creación de espacios flexibles y modulares. Este tipo de diseño permite que el espacio de trabajo se adapte rápidamente a los cambios de tamaño y necesidades del equipo. Además, los espacios modulares ofrecen la ventaja de poder configurar diferentes áreas según la actividad. Hoy puedes usar una sala para reuniones, y mañana, convertirla en un espacio de trabajo colaborativo.

La iluminación es uno de los aspectos más cruciales en cualquier espacio de trabajo, y para una startup, puede ser la diferencia entre un ambiente productivo y uno que agota a sus empleados. Un consejo es instalar luces LED regulables que permitan ajustar la intensidad según la hora del día.

El bienestar de los empleados es fundamental, y para ello, el mobiliario ergonómico es una inversión que no se puede pasar por alto. Incluir elementos como apoyapiés y descansabrazos también puede marcar una gran diferencia en la comodidad diaria del equipo.

El diseño de oficinas para startups debe balancear áreas de colaboración con espacios para la concentración individual. Las cabinas insonorizadas o las áreas con paneles acústicos pueden ser una excelente solución para quienes necesitan un ambiente tranquilo.

El diseño de oficinas debe ser un reflejo de la cultura empresarial de tu startup. Un espacio alineado con los valores de la empresa puede influir positivamente en la moral del equipo y en la percepción de los clientes. El uso de materiales sostenibles, la elección de colores vibrantes o el diseño de zonas de descanso creativas son algunas maneras de reflejar la personalidad de la empresa.

Los colores en el diseño de oficinas juegan un papel muy importante en la percepción y el estado de ánimo de los empleados.

La tecnología es cada vez más fundamental en el diseño de oficinas para startups. Además, las startups tecnológicas pueden beneficiarse enormemente al integrar soluciones de videoconferencia de alta calidad, pizarras interactivas, y estaciones de trabajo con puertos de carga USB integrados.

Una oficina bien diseñada para una startup debe ser escalable. A medida que el equipo crece, el espacio de trabajo debe poder adaptarse sin la necesidad de grandes reformas. Es importante dejar áreas disponibles para futuras estaciones de trabajo y mantener una planificación flexible.

Las startups suelen operar en entornos dinámicos, con equipos que crecen rápidamente y proyectos que cambian de rumbo en poco tiempo.

• Flexibilidad: En el diseño de oficinas para startups hay que tener en cuenta la posibilidad de adaptación según las necesidades del momento.
• Creatividad: Un entorno de trabajo estimulante ayuda a la generación de ideas. Las oficinas de startups necesitan lugares donde el intercambio de ideas pueda fluir.

Aunque la colaboración es vital, también lo es la concentración. El diseño de oficinas para startups debe reflejar su esencia.

En las startups la mayor parte de los trabajadores es de la generación millenial. Pero, ¿no resulta paradójico que estos trabajadores, acostumbrados a teletrabajar, acudan a diario a sus oficinas? El espacio moldea el comportamiento y el comportamiento, a lo largo del tiempo, es cultura. La interacción humana es lo que crea valor y la clave de la innovación, de la creatividad y del talento, está en las personas. Por eso, crear sedes en las que el empleado quiera ir a trabajar y volcar en ellas la cultura de la empresa es algo realmente importante para crear valor y sentimiento de pertenencia a la organización.

En las startups los trabajadores tienen la posibilidad de elegir el espacio o el entorno en el que trabajar en función de la tarea que tengan que realizar, lo que otorga a las personas una perspectiva de empoderamiento y control sobre su trabajo, algo que favorece la satisfacción y potencia la productividad. Así, en el entorno de estas compañías encontramos espacios que fomentan la colaboración (tanto formales como informales), entornos que favorecen la privacidad y la concentración, así como espacios que impulsan la relajación, el entretenimiento y la socialización.

Poder adoptar distintas posturas al sentarse, en especial si es echado hacia atrás, transmite a los trabajadores la idea de que la cultura es diferente y más relajada, así como ofrecer la opción de trabajar de pie o sentado en un sillón.

En un mundo en el que abunda lo tecnológico e impersonal, el contacto con la naturaleza ayuda a crear un clima que reduce el estrés, favorece el descanso, el rendimiento, alimenta la concentración, mejora el potencial de innovación, la imaginación y mejora el bienestar en general. De este modo, en los espacios de trabajo de las startups encontramos mobiliario con maderas naturales y materiales reciclados, iluminación natural, jardines verticales, terrazas ajardinadas, huertos, plantas, fuentes, vistas al exterior y espacios al aire libre donde tomar un respiro.

Las startups han nacido en la era digital y la mayor parte de sus trabajadores pertenecen a la generación millenial, lo que significa que llevan en su ADN la tecnología. Trabajar en la nube, con soluciones que se basan en la inteligencia cognitiva, con robots que hacen más humana la experiencia de una videoconferencia, la realidad aumentada, el big data.

Factores clave a considerar al elegir una oficina para tu startup

Uno de los factores más importantes a considerar al elegir una oficina para tu startup es la ubicación. La proximidad a clientes y proveedores es crucial para facilitar las reuniones, mejorar las relaciones comerciales y reducir los tiempos de desplazamiento. Además, tener a los proveedores cerca puede simplificar la logística y reducir los costes asociados a la entrega y recepción de materiales y servicios.

Otro aspecto fundamental de la ubicación es el acceso a transporte público. Una oficina bien conectada facilita el desplazamiento diario de tus empleados, haciendo que el entorno de trabajo sea más atractivo para ellos. Además, una oficina bien situada, con fácil acceso a autobuses, metro o trenes, puede ser un factor decisivo a la hora de cerrar acuerdos con socios comerciales o atraer a inversores que valoran la conveniencia y la eficiencia.

La ubicación de la oficina también puede influir en la imagen que tu startup proyecta al exterior. Por otro lado, una ubicación central puede ofrecer a tu equipo un acceso fácil a servicios y comodidades como restaurantes, bancos, gimnasios y espacios de ocio, mejorando su calidad de vida y satisfacción laboral. En definitiva, elegir una ubicación estratégica para tu oficina no solo mejora la operatividad diaria de tu startup, sino que también contribuye a construir una imagen de profesionalidad y accesibilidad que puede ser clave para el éxito de tu negocio.

Al elegir una oficina para tu startup, el tamaño y la distribución del espacio son factores fundamentales a tener en cuenta. Es esencial que el espacio seleccionado pueda satisfacer tanto las necesidades actuales de tu equipo como las posibles expansiones futuras. Analizar las necesidades actuales es el primer paso. Evalúa cuántos empleados tienes ahora y qué tipo de actividades realizan. Es crucial disponer de suficientes puestos de trabajo para todos, así como áreas específicas para reuniones, descanso y, si es necesario, almacenamiento. Sin embargo, no debes centrarte únicamente en el presente. Una startup exitosa suele experimentar cambios y crecimiento rápido. Por tanto, es importante prever la posibilidad de contratar a más personal en un futuro cercano y asegurarse de que la oficina elegida pueda adaptarse a este crecimiento. Considera espacios que ofrezcan flexibilidad para reconfigurar su distribución o que permitan ampliar su superficie sin necesidad de una mudanza.

La distribución del espacio también juega un papel crucial. Un diseño inteligente puede maximizar la eficiencia y promover un ambiente de trabajo colaborativo y agradable. Las áreas abiertas fomentan la comunicación y la cooperación entre los empleados, mientras que disponer de salas de reuniones privadas permite la concentración y confidencialidad cuando sea necesario. Es igualmente importante considerar la estética y funcionalidad del espacio. Un entorno atractivo y bien diseñado no solo mejora la moral del equipo, sino que también causa una buena impresión a clientes y visitantes. En definitiva, el tamaño y la distribución del espacio de tu oficina deben ser elegidos cuidadosamente para alinearse con las necesidades actuales y futuras de tu startup. Un espacio que sea flexible, funcional y atractivo no solo mejorará la operatividad diaria, sino que también contribuirá al crecimiento sostenido y al éxito de tu empresa.

Al seleccionar una oficina para tu startup, la infraestructura y los servicios que ofrece son aspectos determinantes que pueden influir significativamente en la operatividad y el éxito de tu empresa. Una buena conexión a internet permite a tu equipo trabajar de manera eficiente, colaborar en tiempo real y acceder a las herramientas y recursos necesarios sin interrupciones. El equipamiento tecnológico también juega un papel fundamental en el día a día de una startup. Disponer de ordenadores modernos, impresoras, sistemas de videoconferencia y otros dispositivos tecnológicos puede marcar la diferencia en términos de productividad y profesionalidad. Los servicios de limpieza y mantenimiento son igualmente importantes para garantizar un entorno de trabajo cómodo y agradable. Una oficina limpia y bien cuidada contribuye al bienestar y la salud de los empleados, lo que a su vez puede mejorar la moral y la productividad del equipo. Esto incluye desde la revisión y reparación de instalaciones eléctricas y de fontanería hasta el mantenimiento de equipos tecnológicos y mobiliario. La infraestructura y los servicios que ofrece una oficina son elementos clave que deben ser considerados cuidadosamente al seleccionar un espacio para tu startup. Un internet de alta velocidad, un equipamiento tecnológico adecuado y servicios de limpieza y mantenimiento eficientes no solo mejoran la operatividad diaria de tu empresa, sino que también crean un entorno de trabajo que favorece la productividad y el bienestar del equipo.

La accesibilidad y la movilidad son aspectos esenciales a considerar al elegir una oficina para tu startup. Una oficina que cuente con rampas, ascensores adecuados, baños accesibles y espacios amplios facilita la integración de empleados y visitantes con movilidad reducida. Los espacios de estacionamiento son otro factor crucial. Contar con suficientes plazas de aparcamiento para empleados y visitantes puede ser determinante para la comodidad y eficiencia de la jornada laboral. Las facilidades para bicicletas también juegan un papel importante en la movilidad y el bienestar de los empleados. Esta medida no solo apoya un estilo de vida saludable y activo, sino que también contribuye a reducir la huella de carbono de la empresa.

La flexibilidad y escalabilidad son aspectos clave a la hora de elegir una oficina para tu startup, porque las necesidades de una empresa emergente pueden cambiar rápidamente. La posibilidad de expansión es esencial para acomodar el crecimiento del equipo y de la operativa. Esto se puede lograr mediante espacios modulares que puedan ser reconfigurados o con contratos que incluyan la opción de alquilar áreas adicionales según sea necesario. La adaptabilidad del espacio a nuevas necesidades también es un factor importante. Un entorno de trabajo que pueda ajustarse a diferentes configuraciones y usos es invaluable para una startup en constante evolución. Un diseño flexible permite que el espacio de la oficina se adapte a las dinámicas cambiantes del equipo, facilitando la implementación de nuevos procesos y tecnologías sin necesidad de cambios estructurales importantes. Elegir una oficina que ofrezca flexibilidad y escalabilidad es invertir en el futuro de tu startup. La capacidad de expandirse sin complicaciones y la adaptabilidad del espacio a nuevas necesidades son claves para mantener la agilidad y la competitividad en un mercado en constante cambio.

Tipos de oficinas disponibles

• Oficinas tradicionales
• Espacios de coworking
• Oficinas virtuales

Las opciones de personalización son un aspecto fundamental a considerar al elegir una oficina para tu startup. La capacidad de decorar y amueblar el espacio según tus preferencias y necesidades puede tener un impacto significativo en el ambiente de trabajo y en la motivación del equipo. Desde la elección de sillas ergonómicas y escritorios ajustables hasta la incorporación de elementos decorativos que reflejen la cultura de la empresa, cada detalle contribuye a mejorar la productividad y el bienestar de los empleados. La adaptación de la oficina a la imagen de la marca es otro elemento crucial. La oficina es una extensión de la identidad corporativa y debe reflejar los valores y la misión de tu empresa. Un entorno coherente con la marca ayuda a comunicar una visión clara y profesional a clientes, socios e inversores. La capacidad de personalizar la oficina también permite crear espacios que promuevan la cultura y los valores de la empresa. Por otro lado, si la privacidad y la concentración son cruciales, puedes incluir cabinas insonorizadas y oficinas privadas.

La reputación del lugar donde se encuentra tu oficina es un factor crucial a la hora de tomar una decisión. La imagen de la ubicación puede influir significativamente en cómo es percibida tu empresa tanto por clientes como por inversores y empleados potenciales. Las ubicaciones en áreas de negocios conocidas suelen estar asociadas con solidez y credibilidad, lo que puede ser un gran activo para una startup en busca de confianza y reconocimiento en el mercado. Las opiniones y experiencias de otros inquilinos también juegan un papel esencial en la evaluación de la reputación de un lugar. Testimonios positivos de inquilinos anteriores pueden confirmar que la ubicación es adecuada y que el espacio cumple con las expectativas en términos de infraestructura, mantenimiento y apoyo administrativo. Hablar con otros inquilinos y obtener sus opiniones de primera mano puede ofrecer una perspectiva más detallada y realista de lo que puedes esperar. Preguntar sobre aspectos como la gestión del edificio, la calidad del servicio al cliente y la disponibilidad de recursos puede ayudarte a tomar una decisión informada.

Recomendaciones finales

Elegir la oficina perfecta para tu startup es una decisión crucial que puede influir significativamente en el éxito y crecimiento de tu empresa. Es esencial considerar cómo la proximidad a clientes y proveedores, el acceso a transporte público y las facilidades de estacionamiento pueden mejorar la operatividad diaria y la satisfacción de los empleados. La personalización del espacio para reflejar la cultura y la imagen de la marca es igualmente vital, así como garantizar que la oficina pueda adaptarse a las necesidades cambiantes y el crecimiento futuro de la empresa. Un ambiente bien diseñado y unas áreas comunes acogedoras pueden fomentar la colaboración y fortalecer el sentido de comunidad entre los empleados. Tomarse el tiempo para evaluar todas estas consideraciones te permitirá tomar una decisión informada y acertada. Crear un entorno de trabajo que refleje los valores de tu empresa, que sea flexible y que ofrezca todas las comodidades necesarias es una inversión en el futuro de tu startup.