A menudo, algunas empresas afirman no necesitar gastar dinero en relaciones públicas y marketing, creyendo que las redes sociales son suficientes. Sin embargo, para tener éxito, llegar a un público más amplio y aumentar los ingresos, es crucial ir más allá.
Las relaciones públicas (RRPP) ayudan a elaborar una historia y presentarla a los periodistas, gestionando la imagen pública de una empresa y el flujo de información entre la organización y el público. En esta guía, explicaremos por qué las RRPP son importantes en marketing y cómo crear y hacer un seguimiento de una campaña de RRPP.
¿Qué son las Relaciones Públicas?
Las relaciones públicas se refieren a las técnicas y estrategias utilizadas para gestionar la difusión de información sobre una persona u organización. Se centran principalmente en influir en la forma en que la gente piensa y siente sobre una empresa, producto, servicio o marca.
Es importante señalar que las relaciones públicas no son lo mismo que la publicidad. Las primeras tratan de establecer relaciones entre la organización y las distintas partes interesadas, mientras que la segunda se centra en vender un producto o servicio.
Una estrategia de relaciones públicas se refiere al plan preciso diseñado para gestionar y mantener la percepción pública de una empresa, marca o individuo concretos. Se centra en alinear objetivos, acciones y audiencias de forma estructurada.
Básicamente, es el plan de juego para aumentar la notoriedad, atraer negocios potenciales, generar clientes potenciales cualificados, aumentar los ingresos, impulsar el compromiso y la notoriedad de la marca, etc.
Aprende a emprender: Relaciones Públicas en la era digital.
Importancia de las Relaciones Públicas para las Estrategias de Marketing
Según un estudio publicado por Nielsen y encargado por inPower, las relaciones públicas son un 90% más eficaces que la publicidad. La gente confía más en la opinión de otra persona sobre su empresa que si la escuchara de su propia voz.
Esto viene acompañado de otros grandes beneficios. Por ejemplo, las relaciones públicas en marketing son una gran forma de aumentar la credibilidad de tu marca. Tu contenido de relaciones públicas se percibe como más auténtico e informativo que promocional.
También ayuda a construir la imagen de marca. Una serie de actividades de relaciones públicas (eventos, boletines, comunicados de prensa, etc.) es la forma perfecta de añadir valor y ayudar a satisfacer las necesidades de sus clientes.
Las relaciones públicas te abren las puertas para exponer tu marca a un público más amplio. Puede ampliar su red de contactos, conocer a empresas y personas dispuestas a trabajar con su organización y llegar a más personas interesadas en comprar sus productos.
Por si fuera poco, las relaciones públicas son el medio perfecto para gestionar la reputación de su empresa, especialmente cuando se produce una crisis. Entonces, ¿por qué esperar? Ahora es el momento perfecto para fijar un presupuesto e iniciarse en el mundo de las relaciones públicas.
Evolución de las Relaciones Públicas
Las relaciones públicas existen desde hace siglos, comenzando como una forma de promocionar eventos y productos a través de los medios de comunicación. Inicialmente, no se preocupaba mucho por el proceso y la importancia de crear relaciones o gestionar la reputación de la organización.
Uno de los mejores ejemplos de las primeras iniciativas de relaciones públicas fue P.T. Barnum, quien utilizaba la cobertura mediática para promocionar y crear expectación en torno a sus eventos. Se centraba en captar toda la atención posible, incluso si eso significaba anunciar al público actos chocantes.
Con los años, las relaciones públicas adoptaron un enfoque más estratégico y empezaron a preocuparse por la reputación y las relaciones con las partes interesadas. En los años 40, el gobierno estadounidense lanzó una campaña para animar a las mujeres a incorporarse al mercado laboral mientras los hombres luchaban en la Segunda Guerra Mundial.
Más tarde, en los años 60 y 70, los profesionales de las relaciones públicas empezaron a asumir la importancia de la responsabilidad social de las empresas, centrándose en cuestiones medioambientales, sostenibilidad, diversidad e inclusión.
El siglo XXI ha obligado al campo de las relaciones públicas a evolucionar. Los avances tecnológicos, así como las necesidades de las organizaciones y las personas, han obligado a los RRPP a utilizar diferentes herramientas y tácticas digitales para relacionarse con las partes interesadas.
Se espera que esta evolución continúe a medida que surjan nuevas tecnologías. La IA, el ML y la automatización tendrán y están teniendo un impacto directo en el proceso de identificación de influencers potenciales y la distribución de comunicados de prensa. Se esperan más cambios en el futuro.
Estrategias Clave de las Relaciones Públicas
Como hemos dicho antes, las relaciones públicas son el arte de gestionar las relaciones entre organizaciones o individuos y sus públicos o partes interesadas. Para lograr este fin, hay ciertas tácticas o estrategias que se pueden poner en práctica.
Relaciones con los Medios de Comunicación
Uno de los aspectos más importantes de las relaciones públicas en marketing gira en torno a los medios de comunicación. Debe asegurarse de que su estrategia incluya esfuerzos para llegar a periodistas y blogueros con el fin de garantizar una cobertura positiva en sus medios de comunicación.
Recuerde que estos esfuerzos darán sus frutos siempre que haya historias negativas que mencionen su marca. Estos periodistas y blogueros te ayudarán a proteger tu marca y podrás utilizarlos como canal para explicar tu versión de la historia.
Crear una presencia sólida en los medios de comunicación lleva tiempo. Lo sabemos de sobra. Pero merece la pena dedicar tiempo y recursos a cultivar las relaciones con los periodistas. Recuerda que esto es algo que tienes que hacer tú solo. No puedes confiar en la tecnología o la automatización para establecer conexiones humanas.
Asociaciones con Personas Influyentes
Hoy en día, es fundamental que las marcas y las organizaciones establezcan relaciones sólidas con los influencers. Ellos te ayudarán a difundir las grandes noticias y eventos de tu organización, y servirán como defensores y protectores cuando los tiempos se pongan difíciles.
Es importante trabajar con personas influyentes que compartan los mismos valores que su marca. Alguien cuyos seguidores sean compradores potenciales de tus productos y servicios. Quieres trabajar con personas que representen tu historia y evitar a cualquiera que pueda dañar tu reputación.
Gestión de Crisis
Se refiere al conjunto de acciones diseñadas para gestionar y mitigar acontecimientos que amenazan la reputación de su organización, las relaciones con las partes interesadas y la imagen de marca.
Este plan anticipa todos los posibles acontecimientos (catástrofes naturales, crisis tecnológicas, enfrentamientos, fechorías organizativas, crisis financieras, etc.) que pueden sucederle a su organización y a su sector. Y está diseñado para intentar mantener las operaciones lo más normales posible. También proporciona los recursos para formar a su personal en el proceso de gestión de crisis.
En el mundo en que vivimos, tener un plan de gestión de crisis ya no es una opción. Es una necesidad que marca la diferencia y le permite sobrevivir y prosperar.
Comunicación con las Partes Interesadas
En cualquier organización, incluida la suya, hay diferentes partes interesadas. Se trata de grupos de personas afectadas, interesadas o influidas por su empresa.
Parte del trabajo de su equipo de marketing consiste en comprender a cada uno de ellos y crear planes para comunicarse con ellos. Algunos de ellos pueden requerir reuniones periódicas, mientras que otros sólo necesitan actualizaciones periódicas por correo electrónico o teléfono. A otros les basta con actualizaciones en las redes sociales, boletines informativos o incluso comunicados de prensa.
Cada grupo necesitará información y canales de comunicación diferentes. Esto le ayudará a tomar decisiones, generar confianza y minimizar riesgos. Incluso contribuye a la rendición de cuentas y la rentabilidad.
Piensa por un momento… ¿Quiénes son las partes interesadas? ¿Qué papel desempeñan en el proyecto? ¿Qué información necesitan saber? ¿Con qué frecuencia?
Estas preguntas te ayudarán a iniciar el proceso de definición de una estrategia de comunicación con las partes interesadas.
Creación de Contenidos
Una parte fundamental de su labor de marketing es el arte de la creación de contenidos. Su equipo de marketing debe desarrollar las habilidades necesarias para crear comunicados de prensa, artículos, entradas de blog, publicaciones en redes sociales e incluso contenidos multimedia convincentes.
Todas estas piezas deben contribuir a sus objetivos de relaciones públicas y de marketing en general. Deben influir en el sentimiento y el comportamiento de sus clientes potenciales. Deben posicionar su marca. Pero lo más importante es que comuniquen el mensaje de su empresa.
Si su equipo de marketing no está capacitado para ello, siempre tiene la opción de contratar a una agencia de relaciones públicas especializada. Están ahí para ayudarle en esta tarea y para ir más allá con su estrategia de relaciones públicas.
Análisis de la Competencia
La última estrategia o acción que debe considerar es trabajar con un análisis de la competencia a su lado. Entender lo que hacen otras empresas es clave para mejorar sus esfuerzos de relaciones públicas y dar un paso más. En otras palabras, tener una idea clara de lo que les funciona a ellos le servirá como punto de partida para sus nuevos esfuerzos.
En Sortlist, le animamos a invertir tiempo y recursos en este ámbito. Es la base para la toma de decisiones, la asignación de recursos y el éxito.
Cómo Crear una Estrategia de Relaciones Públicas Desde Cero
Con esto en mente, ha llegado el momento de echar un vistazo a los distintos pasos que debe dar para crear y poner en práctica las relaciones públicas como parte de sus esfuerzos de marketing.
Defina sus Objetivos
Lo primero que tiene que hacer es determinar qué quiere conseguir con sus esfuerzos de relaciones públicas. Tiene muchas opciones y puedes elegir:
- Atraer la atención de los medios de comunicación.
- Generar notoriedad de marca.
- Informar al público sobre las últimas novedades de su empresa.
- Trabajar en la reputación de su marca.
- O incluso establecer relaciones con diversas partes interesadas.
Decidir qué quiere conseguir es la clave para avanzar, planificar y ejecutar una campaña de éxito.
Cuando te sientes a trabajar en tus objetivos de relaciones públicas, asegúrate de utilizar el método SMART
Por ejemplo, un buen objetivo de relaciones públicas sería «Ser percibido como líder regional por el 85% de los clientes en un plazo de 18 meses». Así que tómese su tiempo para pensar en lo que realmente quiere conseguir con estos esfuerzos y redáctelos de forma que incluyan todos los detalles necesarios para que su equipo de marketing y relaciones con los medios de comunicación se sumen a ellos.
Identifique y Comprenda los Segmentos de su Público Objetivo
Una vez que tenga claro cuál es su objetivo, debe centrarse en definir quién es su público objetivo. De lo contrario, sus posibilidades de éxito se reducirán drásticamente.
Lo más probable es que su público objetivo sean algunas de sus principales partes interesadas: legisladores, patrocinadores, empleados, comunidad, socios comerciales, medios de comunicación, etc.
Especifique a quién se dirige. Su demografía, psicografía, retos, canales de comunicación preferidos, tipos de contenido, etc.
Realice un Análisis de la Situación
Una vez hecho esto, es hora de dedicar algo de tiempo a realizar un análisis en profundidad de la situación actual de su empresa. Esto sentará las bases para que pueda elegir sabiamente sus tácticas y acciones de relaciones públicas.
Un buen punto de partida para esta investigación es un análisis DAFO. Un método que le ayudará a identificar y analizar sus puntos fuertes y débiles internos y las oportunidades y amenazas externas a las que se enfrenta su empresa.
- Fortalezas: Aquí tiene que ser específico sobre lo que la diferencia de la competencia. Puede ser una marca fuerte, una base de clientes fieles o incluso una tecnología única.
- Debilidades: Incluya información detallada sobre las cosas o áreas que le impiden rendir al máximo. Son los detalles que debemos mejorar para seguir siendo competitivos. Si profundiza en sus operaciones, puede encontrar puntos débiles como niveles de endeudamiento, una cadena de suministro inadecuada o elevados costes laborales.
- Oportunidades: Son los factores externos que dan a su empresa la oportunidad de obtener una ventaja competitiva. Un buen ejemplo sería el anuncio de una reducción arancelaria o fiscal.
- Amenazas: En este caso, debes prestar mucha atención e identificar aquellos factores externos que suponen un riesgo para tu negocio. Por ejemplo, una sequía puede poner en peligro tus cosechas.
Este análisis de los factores internos y externos le ayudará en el proceso de toma de decisiones y en la planificación de su estrategia de relaciones públicas. Le ayudará a comprender dónde y por qué es competitivo en el sector y a utilizarlo en su beneficio.
Analizar los Esfuerzos de Relaciones Públicas y la Cobertura Mediática Anteriores
Al mismo tiempo, tiene que echar la vista atrás y analizar las distintas iniciativas de relaciones públicas que ha emprendido su empresa.
¿Qué ha hecho en el pasado? ¿Cuáles fueron los resultados? ¿Creó un evento? ¿Utilizó comunicados de prensa? Si es así, ¿qué tipo de cobertura obtuvo? ¿Qué medios de comunicación han publicado noticias positivas sobre su marca?
Entender qué ha funcionado en el pasado y qué no te permitirá comprender mejor qué tácticas repetir y cuáles evitar. Y siempre es bueno seguir cultivando tus relaciones anteriores con periodistas y blogueros. Quieres mantenerlos contentos y asociados a tu marca.
Las Relaciones Públicas en Eventos
Los eventos, desde conferencias y lanzamientos de productos hasta festivales y ceremonias, representan momentos cruciales para empresas, organizaciones y marcas de toda clase. Esto es así porque son la ocasión ideal para reforzar su imagen y entrar con contacto con clientes, competidores y colaboradores de interés.
Las relaciones públicas, por definirlas brevemente, se encargan de gestionar la comunicación entre una entidad y su audiencia. Ayudan a gestionar la reputación. Favorecen la comunicación efectiva.
La aplicación de técnicas de RR.PP. Permite establecer y mantener una comunicación clara y coherente con los asistentes, patrocinadores, medios de comunicación y otros stakeholders.
Facilitan la gestión de crisis. Promueven la creación de conexiones. Los eventos son un espacio de intercambio y una oportunidad ideal para la creación de vínculos, ya sean profesionales o personales.
Responsabilidades de las Relaciones Públicas en Eventos
Los profesionales de las relaciones públicas elaboran estrategias de comunicación detalladas para transmitir el mensaje del evento de manera coherente y efectiva.
- Establecer y mantener relaciones sólidas con medios de comunicación es vital, sobre todo en el proceso de difusión y promoción de un evento.
- Identificar y gestionar a los stakeholders clave, como pueden ser patrocinadores, colaboradores, invitados y líderes de opinión, es un aspecto clave para que el evento salga bien.
- Evidentemente, los expertos en relaciones públicas organizan y planifican hasta el último detalle con el objetivo de prevenir problemas. Pese a todo, las situaciones imprevistas pueden surgir.
- La labor de las relaciones públicas no concluye cuando lo hace el evento. De hecho, una vez rematado el mismo, llevan a cabo una evaluación exhaustiva para analizar el impacto, la efectividad de las estrategias implementadas y extraer lecciones aprendidas para eventos futuros.
El Papel de las Redes Sociales en las Relaciones Públicas de Eventos
Hoy en día, las redes sociales juegan un papel crucial en la gestión de las relaciones públicas de eventos.
- Promoción y difusión: Las redes sociales son una herramienta poderosa para promocionar eventos, llegar a una audiencia amplia y generar expectativa.
- Interacción y participación: Otra ventaja de las redes sociales es que permiten una comunicación directa y bidireccional con los asistentes.
- Cobertura en tiempo real: Las redes sociales permiten compartir momentos clave del evento en tiempo real, lo que aumenta el engagement y genera interés en aquellos que no pudieron asistir.
- Análisis de métricas: Las herramientas analíticas de las redes sociales proporcionan datos valiosos que ayudan a evaluar el alcance, la interacción y el impacto de las acciones de RR.PP. en tiempo real.
Funciones Clave de las RRPP
- Gestión de la reputación: Desarrollar estrategias que ayuden a crear una imagen positiva de la marca y mantenerla en el tiempo.
- Gestión de crisis: Minimizar el impacto negativo de un evento desafortunado y, en algunos casos, convertir una crisis en una oportunidad para fortalecer la relación con el público.
- Relación con los medios de comunicación: Difundir mensajes y generar visibilidad a través de notas de prensa, entrevistas y eventos de prensa.
- Comunicación interna: Mantener informados a los empleados, alinear sus objetivos con los de la empresa y fortalecer el sentido de pertenencia.
Herramientas Esenciales en las RRPP
- Notas de prensa: Comunicar noticias importantes a los medios de manera oficial.
- Eventos y patrocinios: Conectar con el público y reforzar la imagen de la marca.
- Colaboración con Influencers: Amplificar el mensaje de la marca y llegar a audiencias específicas.
Beneficios de las Relaciones Públicas
Las relaciones públicas ofrecen una amplia variedad de beneficios para las empresas.
- Generar confianza y credibilidad: Comunicar de forma transparente y honesta para ganar la confianza de clientes, colaboradores y socios estratégicos.
- Mejorar la reputación corporativa: Gestionar la percepción pública, controlar la información que circula sobre la empresa y responder de forma adecuada a situaciones de crisis.
- Fortalecer la imagen de marca: Transmitir los valores, misión y visión al público para crear una identidad de marca reconocible y única.
- Gestión de crisis: Mitigar los efectos negativos y controlar la narrativa de los hechos en situaciones de crisis.
- Fomentar alianzas estratégicas: Facilitar la creación de alianzas con otras empresas, instituciones y organismos.
Proceso de una Estrategia de RRPP
- Investigación: Analizar el contexto, estudiar a los competidores e identificar oportunidades para posicionar a la empresa.
- Acción: Planificar las actividades y establecer los plazos para la ejecución de la estrategia de RRPP.
- Comunicación: Definir la forma de comunicar los mensajes clave, el público objetivo y los canales de comunicación.
- Evaluación: Medir los resultados obtenidos, analizar los indicadores clave (KPI) e identificar oportunidades de mejora.
Relación entre Marketing y Relaciones Públicas
Aunque el marketing y las relaciones públicas son disciplinas distintas, su colaboración puede potenciar los resultados de la empresa.
- Refuerzo mutuo en la generación de contenido: Las RRPP pueden aportar historias que sirvan para las campañas de marketing, mientras que el contenido generado por el equipo de marketing puede ser aprovechado por las RRPP para destacar en medios de comunicación o entrevistas.
- Comunicación consistente: Si el marketing y las RRPP están alineados, los mensajes de la empresa serán coherentes en todos los canales, desde la publicidad hasta la relación con la prensa.
- Optimización de la reputación de marca: Las RRPP pueden abordar los problemas de reputación antes de que se conviertan en crisis de comunicación.
- Apalancamiento de eventos y lanzamientos: Cuando una empresa lanza un nuevo producto, las RRPP generan visibilidad a través de notas de prensa, entrevistas y eventos mediáticos, mientras que el equipo de marketing impulsa las ventas con campañas publicitarias.
Tipos de Relaciones Públicas
- Internas: Dirigidas a los empleados y colaboradores de la empresa.
- Externas: Enfocadas en clientes, medios de comunicación, proveedores y la sociedad.
- Digitales: Gestionan la reputación online a través de redes sociales, blogs y otros medios digitales.
KPIs para Medir el Éxito de las Relaciones Públicas
Los indicadores clave de rendimiento (KPI) permiten medir la eficacia de las campañas de RRPP.
- Cobertura en medios: Cuántas menciones ha tenido la empresa en prensa, televisión o plataformas digitales.
- Impacto de la reputación: Se mide mediante encuestas y análisis de percepciones.
- Interacciones en redes sociales: Comentarios, likes y compartidos en redes sociales.
- Tráfico web: Cuántas visitas recibe el sitio web de la empresa tras una campaña.
- Nuevas oportunidades de negocio: Cuántas alianzas estratégicas o clientes nuevos se generaron.
Pasos para Construir un Plan de Relaciones Públicas
Para llevar a cabo una estrategia de relaciones públicas empresariales exitosa, es fundamental seguir un proceso estructurado y bien definido.
- Define tus objetivos de comunicación.
- Identifica a tus públicos clave.
- Define tus mensajes principales.
- Establece los canales de comunicación.
- Elabora un plan de acción.
- Monitorea y evalúa los resultados.
Construir un plan de relaciones públicas requiere tiempo, dedicación y una visión estratégica. Definir los objetivos, identificar a los públicos clave, seleccionar los mensajes y elegir los canales de comunicación es el primer paso hacia el éxito.