Recursos Humanos en las PYMES: Definición, Funciones e Importancia

La mejor manera que tiene una empresa de generar valor es a través del trabajo de sus empleados, siendo el factor clave del éxito empresarial. Esto es especialmente valioso para las pequeñas y medianas empresas (PYMES), donde la atención a los recursos humanos es fundamental como valor competitivo.

En las grandes compañías, además de los trabajadores, existen más recursos que les generan rentabilidad y que pueden potenciar, como las economías de escala, unas grandes posibilidades logísticas o la importancia de la marca. Pero es, en las PYMES, donde los recursos humanos alcanzan la categoría de pilar básico para su desarrollo.

Los Recursos Humanos son indispensables para cualquier empresa que necesite crecer y contratar a los mejores trabajadores. Es un área de vital importancia en cualquier organización ya sea pública o privada.

La primera persona que acuñó el término de Recursos Humanos fue el economista John R. Commons en su libro titulado “Distribución de la riqueza”, publicado en 1984 pero no sería hasta el 1910 y 1920 cuando el término RR.HH.

A día de hoy la presencia de un responsable o un departamento de RR.HH. es imprescindible en cualquier empresa, independientemente del tamaño de la misma. El departamento de RR.HH. es esencial ya que es el único que administra a las personas que componen la empresa y que vela por el bienestar de todos las personas que lo conforman.

Los empleados son la base de todo negocio de éxito. Por eso, la gestión de los recursos humanos es fundamental en las organizaciones. Entre otra cosa, son los encargados de ayudar a los empleados a sentirse seguros, valorados y respaldados. Podríamos definir los recursos humanos como aquellas personas que componen la fuerza laboral de una empresa. Los recursos humanos se ocupan de gestionar el activo más importante de una empresa: los empleados.

Importancia de los Recursos Humanos en las PYMES

Dentro de la cadena de valor de todo proceso productivo los que más aportan son los que trabajan. Cualquier estrategia empresarial, de mejora o de cambio, debe contar con los recursos humanos porque, realmente, son ellos los únicos que pueden lograr que un plan de acción tenga éxito.

Un equipo de trabajo bien planificado y motivado deriva en un correcto manejo de los productos y una buena atención al cliente. El proceso de fidelización (clientes satisfechos que nos vuelven a comprar) es nuestra mejor carta de presentación ante el mercado.

Para una PYME, desarrollar el potencial humano y captar el talento profesional debe ser un factor decisivo por el que apostar, invirtiendo en la formación de las generaciones futuras.

Funciones de los Recursos Humanos en las PYMES

Las principales funciones y responsabilidades del departamento de Recursos Humanos engloban los procesos de reclutar a nuevos miembros para el equipo, gestionar a empleados y tramitar despidos o bajas en el equipo. Entre las funciones o áreas que desempeña el departamento de Recursos Humanos en la gestión de Pymes encontramos desde la selección de personal hasta el cuidado y prevención de riesgos laborales.

A continuación, se detallan algunas de las principales funciones de RR.HH.:

• Planificación y Organización de los Recursos Humanos: La planificación se ocupa de trazar claramente la dirección deseada de las actividades de la organización. Es un proceso que sirve para determinar los objetivos de la empresa y formular las políticas y programas para alcanzarlos.
• Reclutamiento y Selección de Personal: Otro de los cometidos de la gestión de Recursos Humanos consiste en atraer a las personas para que trabajen en la organización y seleccionar a los mejores candidatos para el puesto, gracias a las estrategias de reclutamiento, selección, colocación y contratación adecuadas.
• Gestión del Rendimiento: La gestión del rendimiento es esencial para garantizar que los trabajadores sigan siendo productivos y estén comprometidos con su trabajo. Una buena gestión del rendimiento implica un gran liderazgo, la fijación de objetivos claros, una retroalimentación abierta y la toma de medidas necesarias para mejorar el rendimiento.
• Aprendizaje, Desarrollo y Formación de los Empleados: Se trata de un proceso de mejora de los conocimientos, las habilidades, las aptitudes y los valores de los empleados, a través de la planificación, la formación y la evaluación, para que puedan desempeñar su trabajo con mayor eficacia.
• Mejorar la Trayectoria Profesional: Mostrar a los empleados cómo su ambición puede alinearse con el futuro de la empresa es una forma excelente de comprometerles y retener el talento.
• Evaluación de Funciones y Clasificación de los Puestos Profesionales: La evaluación de las funciones implica la comparación de varias partes que incluye la capacitación, desempeño y la disponibilidad de los trabajadores, la ubicación del puesto, los horarios de trabajo, la situación económica, las responsabilidades del puesto y el valor que se le otorga.
• Compensación Salarial: La remuneración y los beneficios son fundamentales para atraer al tipo de candidato que necesita la organización y retenerlo. Una de las funciones principales de la gestión de Recursos Humanos es precisamente encargarse de la retribución de los empleados, gestionar las nóminas, etc.
• Mantener y Cultivar las Relaciones Laborales: Los empleados necesitan ser informados y escuchados.
• Salud y Seguridad Laboral: Los Recursos Humanos desempeñan un papel importante en la creación y aplicación de la normativa de salud y seguridad.
• Responsabilidades Administrativas: Una de las funciones de los RRHH es encargarse de las responsabilidades administrativas, incluida la gestión de los datos de la empresa, de los empleados y asegurarse del cumplimiento normativo. Un software que automatice funciones puede evitar los errores y garantizar el cumplimiento en materia legal. La generación de informes y recordatorios consigue que los procesos sean fáciles y precisos.

Además de estas funciones, los departamentos de Recursos Humanos también se encargan de:

• Gestionar las ausencias y vacaciones.
• Gestionar bajas y nóminas.
• Administrar contratos y retribución flexible.
• Mantener una buena comunicación en la empresa, difundiendo la filosofía y los valores empresariales.
• Fomentar la pertenencia de grupo y forjar un ambiente de trabajo donde todos los integrantes colaboren conjuntamente y trabajen en equipo.
• Elaborar planes de formación de acuerdo a las necesidades del equipo.

Herramientas Digitales para la Gestión de Recursos Humanos en las PYMES

Para mejorar la rentabilidad de los departamentos de Recursos Humanos en PYMEs, es fundamental la implementación de herramientas digitales. Su implantación implica la reducción de costes y permite liberar la carga de trabajo del personal del departamento.

Algunas de las herramientas digitales más utilizadas son:

• Plataformas de Gestión del Personal: Estos programas se encargan de la gestión del empleado (registro, contratos, documentos y nóminas), la gestión del talento (captación y retención, desarrollo y formación del empleado), el control de asistencia (organización de horarios, ausencias y gestión de las vacaciones), la organización (configuración de la estructura y planificación de estrategias) y la analítica (análisis de datos, informes de costos y productividad para la toma de decisiones).
• Plataformas de E-learning: La mejora de las capacidades y aptitudes de los empleados incide directamente en el rendimiento y la productividad. Por lo tanto, la implantación de estos cursos de formación es rápida y económica. La profesionalización de los empleados mejora la competitividad de la empresa y aumenta la autoestima de los trabajadores.
• Canales de Comunicación: Las plataformas de gestión del personal incluyen canales de comunicación en dos direcciones: encuestas a empleados y comunicación a los empleados de los objetivos de la empresa. Esta continua comunicación permite optimizar el ambiente de trabajo a la vez que enfoca a todos los implicados en la persecución de objetivos comunes.
• Control de Horarios: Desde el año 2019 está vigente la nueva Ley de control horario, que obliga a las empresas a registrar las jornadas laborales de todos sus empleados. Como consecuencia, para aliviar la carga de trabajo de los departamentos de Recursos humanos en PYMEs, se han mejorado las plataformas de gestión del personal e incluyen aplicaciones para registrar los horarios de todos sus trabajadores.

Técnicas para la Mejora de la Gestión de Recursos Humanos en PYMEs

Además de las herramientas digitales, existen otras técnicas que se pueden aplicar para mejorar la gestión de los RRHH en PYMEs:

• Selección del Personal: Las empresas deben huir del proceso de selección excesivamente mecánico. Por este motivo, es clave buscar el elemento diferenciador de los candidatos y asegurarse de que sus cualidades se ajustan a los objetivos de la empresa.
• Promoción Interna: Para retener el talento los empleados deben saber que su profesionalización y su desempeño serán recompensados. Por lo tanto, para lograrlo es importante establecer un proceso circular mediante el cual los nuevos trabajadores se capaciten para ocupar los puestos que abandonarán los más veteranos.
• Unificar Experiencia y Juventud: Es conveniente posibilitar que los nuevos talentos puedan trabajar mano a mano con los empleados más experimentados. Además, capacitarlos para desempeñar sus funciones evita tener que buscar nuevos perfiles fuera de la empresa.
• Formación Continua: Hay muchas vías para formar a los trabajadores de forma interna, se debe tener claro qué aspectos hay que mejorar y decidir en consecuencia cuáles son los cursos adecuados para cada puesto.
• Flexibilidad: El éxito de una empresa reside en la satisfacción de sus clientes. Por lo tanto, para una correcta gestión del personal se debe visualizar al empleado como un cliente. Además, aplicar las técnicas necesarias para generar un ambiente de trabajo agradable que motive al empleado a cumplir con los objetivos.
• Buscar Primero Dentro de la Empresa: Todas las soluciones digitales y humanas que hemos mencionado aportan información valiosa. Un uso adecuado de los datos permite optimizar al máximo la gestión de los Recursos humanos en PYMEs. La interpretación de los datos permite descubrir problemas y tomar las decisiones acertadas para solucionarlos. Además, revela información sobre el rendimiento y el desempeño de los empleados.

Por lo general, en el caso de que la empresa cuente con una estrategia correcta de gestión de personal logrará que su plantilla esté enfocada en los objetivos, motivada y profesionalizada. Estas características permiten descubrir talento dentro de la propia estructura de la empresa, sin tener que buscar continuamente perfiles ajenos a las políticas y estrategias de la compañía. La eficacia de las pequeñas y medianas empresas reside en su equipo humano, por eso es primordial cuidarlo y sacarle la mayor rentabilidad posible.

Consecuencias de una Mala Gestión de Recursos Humanos

Ya hemos visto todas las ventajas que conlleva una gestión de Recursos Humanos correcta y eficaz. Pero también existe la otra cara de la moneda.

• Rotación de Personal: Un alto índice de rotación de personal en ciertos departamentos puede ser una señal de alerta de problemas en la gestión de equipos.
• Baja Productividad: Combatir la baja productividad es uno de los caballos de batalla en la gestión de los RRHH.
• Falta de Flexibilidad: La flexibilidad horaria, que facilita la conciliación personal y familiar de las personas empleadas, hoy es una prioridad.
• Incertidumbre: Ocurre cuando no hay una planificación del desarrollo profesional de la persona empleada o, aunque exista, no se comunica correctamente.
• Impacto en los Objetivos: Una mala gestión de las personas puede ir en detrimento de los objetivos de un departamento e, incluso, de la compañía de manera global.

El Management para los Recursos Humanos en la PYME

La cultura actual del management empresarial (para la dirección de empresas) tiene el gran reto de alinear, con la mayor precisión, estas dos fuerzas: los recursos humanos y la pyme. Las claves para ello serían estas:

• Lograr una visión conjunta de ambas partes. Una misión compartida y comprometida con los objetivos marcados. Que oriente las estrategias de todas las áreas, grupos y personas en una sola dirección, creando una cultura de mejora continua. La condición es ejercer una gerencia responsable ante los colaboradores principales: trabajadores, clientes, proveedores, inversores y ante la sociedad en general.
• Generar un nuevo liderazgo transformacional, que exige la transformación de la gente que dirige a gente. A través del desarrollo de sus habilidades y destrezas, organizativas, gerenciales o sociales. La motivación y la atención al trabajador, haciéndole comprender su importante papel en la empresa, son factores clave.
• Redefinir los productos, servicios, procesos y sistemas en la empresa; para optimizar las funciones y evitar sobre costes en toda la estructura organizacional. Crear la cultura de la productividad y la excelencia al servicio del cliente, como principal "razón de ser". Esta condición es fundamental para ser competitivos en el escenario mundial.
• Considerar al ser humano como el valor central y generador de crecimiento social, tecnológico y económico en la empresa. Todo esto implica humanizar la empresa y las instituciones.