En el dinámico mundo empresarial actual, la eficiencia y la optimización de recursos son cruciales para el éxito. Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) en la nube se han convertido en una herramienta esencial para las empresas que buscan centralizar y analizar datos de diversos sistemas financieros y operativos. Pero, ¿qué son exactamente los servicios de consultoría ERP en la nube y cómo pueden beneficiar a tu organización?
¿Qué es un ERP en la Nube?
Un ERP en la nube es un software como servicio (SaaS) que ayuda a los líderes empresariales a gestionar su organización mediante la centralización de datos de sistemas operativos y financieros interconectados. Como las aplicaciones ERP en la nube se ofrecen a través de Internet, son accesibles para los usuarios dondequiera que se encuentren, en la mayoría de los dispositivos de su elección.
Los sistemas ERP en la nube suelen incluir funcionalidades relacionadas con las finanzas y la contabilidad, la elaboración de presupuestos y la planificación, las compras, el inventario, la fabricación y la cadena de suministro. También pueden incorporar aplicaciones en la nube de recursos humanos, ventas y marketing, y servicio y soporte al cliente, lo que permite que se pueda acceder a los datos a través de un único panel de control.
El término "planificación de recursos empresariales" se originó en la década de 1990, pero esta categoría de software se remonta a los sistemas de planificación de necesidades de materiales de la década de 1960.
Ventajas de los ERP en la Nube
En general, los sistemas ERP en la nube proporcionan mayor flexibilidad, escalabilidad y accesibilidad en comparación con las soluciones locales tradicionales. Los sistemas ERP en la nube proporcionan una mayor flexibilidad que los ERP locales porque permiten a las empresas aumentar y reducir su uso durante los picos estacionales sin preocuparse por que ello pueda ralentizar el rendimiento.
A menudo, las empresas que gestionan sus sistemas ERP internamente retrasan la aplicación de parches de seguridad críticos para vulnerabilidades recién descubiertas porque carecen de los recursos de TI para probar y luego implementar esas actualizaciones de manera oportuna. Los principales proveedores de nube tienen equipos de seguridad mayores que los equipos de TI de sus clientes, y estos se centran únicamente en proteger sus sistemas y los datos de sus clientes.
Aquí hay algunas ventajas adicionales:
- Implementación más rápida: Las implementaciones de ERP en la nube suelen llevar entre varias semanas y unos pocos meses, mientras que las implementaciones locales tradicionales generalmente tardan al menos un año.
- Adopción gradual de funcionalidades: Con los ERP en la nube, resulta más fácil para las empresas adoptar un enfoque gradual para implementar nuevas funcionalidades de TI.
- Integración con distintas fuentes de datos: Las aplicaciones ERP en la nube están diseñadas para integrarse con distintas fuentes de datos, lo que permite que los datos se reflejen en los paneles de control de los usuarios tan pronto como están disponibles.
- Escalabilidad: Si el uso de un sistema ERP en la nube varía a lo largo del trimestre o el año, el proveedor de nube es responsable de gestionar esos altibajos. Los clientes también pueden agregar o reducir suscripciones si el número de usuarios cambia con el tiempo.
- Soporte robusto: La relativa facilidad con la que los clientes pueden pasar de un proveedor de aplicaciones en la nube a otro alienta a estos últimos a proporcionar un soporte sólido las 24 horas del día, los 7 días de la semana, y un tiempo de actividad del 99,999 %.
- Costos reducidos: La computación en la nube permite a las empresas pagar solo por el número de empleados que utilizan realmente las aplicaciones ERP, y les permiten incrementar o reducir ese número según sea necesario. Además, los servicios en la nube transfieren la carga de instalar y mantener las aplicaciones y el hardware subyacente a los proveedores.
- Acceso a datos centralizado: A diferencia de los sistemas locales, que tienden a almacenar los datos de forma aislada, las aplicaciones ERP en la nube facilitan a los clientes agregar, generar informes y analizar datos de diferentes sistemas.
- Actualizaciones frecuentes: A diferencia de las aplicaciones locales antiguas, que suelen ser objeto de una actualización importante una vez cada tres años, las aplicaciones ERP en la nube se actualizan con las últimas funciones con frecuencia, generalmente de forma trimestral, sin necesidad de desactivar sistemas.
- Accesibilidad móvil: Los sistemas ERP y otras aplicaciones en la nube no solo están disponibles en cualquier navegador web y dispositivo móvil, sino que cada vez más cuentan con aplicaciones móviles asociadas que facilitan la realización de tareas básicas y la generación de informes.
- Sostenibilidad: Los centros de datos que utilizan los proveedores de servicios en la nube para ofrecer servicios ERP consumen menos potencia para la refrigeración, los recursos informáticos y el almacenamiento que la suma de los miles de empresas individuales que realizan las mismas acciones en sus centros de datos independientes.
- Mejores prácticas de la industria: Las aplicaciones ERP en la nube más útiles son aquellas que aprovechan las buenas prácticas de todos los sectores, ofreciendo módulos o extensiones para satisfacer necesidades específicas de cada industria.
- Eficiencia de TI: La migración de las aplicaciones ERP a la nube permite a las empresas desplegar recursos de TI en otras áreas de mayor valor de la empresa. También mejora la eficiencia al proporcionar una única fuente de datos para todos los informes internos y externos.
- Seguridad mejorada: Las aplicaciones ERP en la nube modernas están diseñadas para integrar datos de diferentes fuentes, manteniendo al mismo tiempo los niveles adecuados de seguridad y restricciones de acceso.
Tipos de Implementación de ERP
Un sistema de ERP tiene cuatro tipos comunes de implementación: basada en la nube, on-premise, de dos niveles, e híbrida.
- ERP en la nube: Con el ERP en la nube, el software reside en un servidor remoto de terceros. Se accede a través de internet como un servicio por suscripción (SaaS), donde el proveedor de software gestiona mantenimiento, actualizaciones y seguridad en nombre de la empresa. Hoy, el ERP en la nube es el método de implementación más popular, ofreciendo costos iniciales más bajos, mayor escalabilidad, innovación más rápida e integración más fácil.
- ERP on-premise: On-premise es el modelo tradicional para implementar software de ERP, el cual permite el mayor nivel de control. El software normalmente se instala in situ en el centro de datos de una empresa. Si bien el control total es sin duda un beneficio, también trae aparejadas las responsabilidades de la instalación y el mantenimiento continuo.
- ERP de dos niveles: Las empresas que atraviesan cambios operativos importantes -como fusiones, expansiones o adquisiciones- suelen optar por un modelo de dos niveles. Por ejemplo, el ERP de nivel 1 puede ser un servidor on-premise en la sede central de la organización principal, y el ERP de nivel 2 puede ser un sistema subsidiario basado en la nube que gestiona funciones locales o especializadas. Una estrategia de dos niveles les permite a las empresas iniciar un paso controlado hacia la nube, migrando funciones o unidades de negocio específicas sin disrumpir las operaciones.
- ERP híbrido: Un modelo híbrido es un tipo de sistema ERP de dos niveles que combina la implementación on-premise y en la nube para darles a las empresas la flexibilidad de elegir la mejor implementación para cada aplicación.
¿Cómo Funcionan los Sistemas de ERP?
Un sistema de ERP consiste en soluciones de módulos o aplicaciones de negocio integradas que comparten una base de datos en común que las conecta y les permite hablar entre sí. Las empresas seleccionan y eligen la solución de módulos que desean -por ejemplo, finanzas, logística, procurement y RR. HH.- y pueden agregar y escalar según sea necesario.
La flexibilidad de un sistema de ERP le permite integrarse con una amplia gama de productos de software utilizando conectores o adaptadores personalizados, tales como interfaces de programación de aplicaciones (API).
Módulos de un ERP
Un ERP se compone de módulos, que incluyen las funcionalidades básicas de cada área:
- Gestión financiera
- Gestión de ventas y clientes
- Control de compras e inventario
- Planificación de la producción
- Inteligencia Empresarial o Análisis y Generación de Informes
Y otras más específicas:
- TPV
- Tesorería Avanzada
- Factura electrónica
- Presentación electrónica de impuestos (AEAT)
- Confirming
- Gestión de incidencias
Los beneficios de Implementar un ERP en la nube
Beneficios Clave del ERP
Tal como se mencionó, las ventajas de implementar un sistema de ERP varían dependiendo del modelo de implementación. Dicho esto, los siguientes seis beneficios se aplican a todas las soluciones de ERP modernas:
- Mayor productividad: Optimice y automatice los procesos de negocio centrales para que el personal de toda la organización pueda hacer más cosas con menos recursos.
- Información estratégica más profunda: Elimine los silos de información, obtenga una única fuente de verdad, y respuestas rápidas a preguntas de negocio críticas.
- Gestión de informes acelerada: Acelere los informes de finanzas y negocios y comparta fácilmente los resultados para actuar a partir de información estratégica y mejorar el rendimiento en tiempo real.
- Riesgo más bajo: Maximice la visibilidad y control sobre el negocio, garantice el cumplimiento de los requisitos regulatorios, y prevea y prevenga el riesgo.
- TI más simple: Utilice aplicaciones de ERP integradas que compartan una base de datos para simplificar la TI y brindar a todos una forma más fácil de trabajar.
¿Cómo Saber si tu Negocio Necesita un ERP?
Muchas organizaciones, especialmente las más pequeñas, suelen comenzar a utilizar herramientas simples e independientes para gestionar sus procesos de negocio, como QuickBooks u hojas de cálculo de Excel. Si administrar las actividades cotidianas como el cierre de libros tarda cada vez más, puede ser por culpa de tener demasiadas aplicaciones dispares.
Si diferentes departamentos utilizan sus propias aplicaciones y procesos para hacer las cosas, es probable que estén dedicando demasiado tiempo a la entrada de datos duplicados. Si las unidades de negocio dedican todo su tiempo a mantener el negocio en funcionamiento, entonces no hay margen para buscar potenciales oportunidades o innovaciones. ¿Puede responder fácilmente preguntas importantes sobre su negocio, como el monto de ingresos por línea de producto o la cantidad de devoluciones? ¿Hay áreas donde sus procesos se le escapan? Quizá le resulte más difícil gestionar el inventario, satisfacer a los clientes, o mantener controlados los costos.
Tendencias de ERP a Tener en Cuenta
La transformación digital se está acelerando -literalmente-. Cuando las empresas adoptan tecnologías digitales en todas las áreas, en gran medida se enfocan en eliminar los "arrastres", es decir, cualquier cosa que ralentice el negocio, incluyendo los procesos y sistemas obsoletos. Nube, nube, nube: La preferencia por el ERP en la nube seguirá intensificándose a medida que más empresas descubran sus beneficios -incluyendo acceso desde "cualquier lugar", costos reducidos de hardware y soporte técnico, mayor seguridad, e integración con otros sistemas-.
Ejemplos de ERP por Industria
La forma en que las organizaciones utilizan su software de ERP varía significativamente dependiendo de la industria.
- Fabricantes: Los fabricantes discretos, por lotes y por procesos continuos confían en el ERP para cumplir con objetivos de calidad del producto, gestionar la utilización de activos, controlar costos de horas extra, y más. Los fabricantes también pueden obtener un control de inventario de punta a punta monitoreando los movimientos de stock, identificando productos con alto y bajo rendimiento, y gestionando el procurement de manera más eficiente.
- Minoristas: El comercio minorista experimentó una transformación significativa cuando las tiendas físicas se fusionaron con el e-commerce y otros canales de venta digitales. Los datos consistentes e integrados son cruciales para brindar opciones por autoservicio para identificar, configurar, comprar y enviar productos. El ERP también ayuda a los minoristas a reducir el abandono de carritos, mejorar las conversiones en sitios web e impulsar el valor promedio de los pedidos.
- Empresas centradas en servicios: Los servicios profesionales de contaduría, impuestos, ingeniería y legales requieren una potente tecnología de ERP móvil en tiempo real para equilibrar los compromisos de prestación de servicio con la salud financiera. Para los servicios profesionales es clave la capacidad de respetar el cronograma gestionando a la vez la rentabilidad del proyecto, la utilización de recursos y las oportunidades de crecimiento.
- Servicios públicos: Las empresas de servicios públicos deben evaluar constantemente sus activos de capital, no solo para cumplir con la demanda de servicios futuros, sino también para reemplazar los activos antiguos. Un ERP también ayuda a resolver otro problema crítico de la empresa de servicios públicos: la previsión de repuestos. No tener las piezas correctas durante una disrupción puede crear un significativo problema de servicio al cliente.
- Mayoristas: Las empresas mayoristas, importadoras, de entrega directa en tiendas y de 3PL/4PL quieren reducir los costos de distribución, aumentar la rotación del inventario y acelerar el proceso de order-to-cash.
Factores a Considerar al Elegir un ERP en la Nube para tu Pyme
Los últimos estudios revelan que las prioridades de las PYMES en crecimiento son:
- Conseguir nuevos clientes
- Aumentar los ingresos
- Aumentar la eficiencia y la productividad
- Reducir costes
- Propiciar el crecimiento manteniendo una calidad adecuada
- Fomentar la innovación
- Promover la fidelización de los clientes
- Mejorar el flujo de caja
- El desarrollo y la retención del personal
- Aumentar la ventaja competitiva
En un entorno como el actual, altamente competitivo y digitalizado, contar con un ERP va a permitir satisfacer todas estas prioridades, ya que un ERP se convierte en el núcleo digital de los recursos tecnológicos, guiando a tus empleados a dirigir la empresa en la dirección correcta.
Cuando una pyme está buscando un ERP, es importante tener en cuenta una serie de claves que ayudarán en la toma de decisiones:
- Definir los objetivos y necesidades: Antes de comenzar la búsqueda, es fundamental tener claros los objetivos y necesidades de la empresa. Determinar qué áreas o procesos se deben mejorar y qué funcionalidades son esenciales para el éxito del negocio.
- Evaluar la escalabilidad: Es fundamental seleccionar un software ERP que pueda crecer y adaptarse al crecimiento futuro de la empresa. Asegurarse de que el sistema pueda manejar un mayor volumen de datos y usuarios a medida que la empresa evoluciona.
- Considerar la facilidad de uso: Buscar un software ERP intuitivo y fácil de usar es esencial, especialmente para las pymes que pueden no tener un equipo de TI dedicado. La interfaz debe ser amigable y requerir una curva de aprendizaje mínima para maximizar la adopción del sistema.
- Analizar la integración con otras herramientas: Asegurarse de que el software ERP se integre con otras herramientas y sistemas utilizados en la empresa, como CRM, comercio electrónico, sistemas de gestión de almacenes, entre otros. La integración fluida facilitará la transferencia de datos y mejorará la eficiencia global.
- Evaluar la movilidad: En la actualidad, es esencial contar con acceso móvil al software ERP. Verificar si el sistema cuenta con aplicaciones móviles o una interfaz web que permita acceder y gestionar la información desde dispositivos móviles en cualquier momento y lugar.
- Considerar el soporte y la capacitación: Asegurarse de que el proveedor del software ERP ofrezca un buen soporte técnico y capacitación para los usuarios.
- Revisar la seguridad: La seguridad de los datos es de suma importancia, por lo que tendrás que asegurarte de que el software ERP tenga medidas de seguridad robustas, como encriptación de datos, acceso seguro y opciones de copia de seguridad para proteger la información confidencial de la empresa.
- Comparar costos y opciones de licencia: Evaluar el modelo de licencia y los costos asociados con el software ERP. Algunos sistemas se basan en suscripciones mensuales, mientras que otros pueden requerir una inversión inicial más grande. Considerar cuál se ajusta mejor al presupuesto y a las necesidades a largo plazo.
- Investigar la reputación y experiencia del proveedor: Realizar una investigación sobre la reputación y experiencia del proveedor del software ERP. Leer reseñas, testimonios y consultar a otras empresas que hayan utilizado el sistema para obtener información sobre la calidad del servicio y la satisfacción del cliente.
- Realizar una prueba o demostración: Antes de tomar una decisión final, solicitar una prueba o demostración del software ERP.
Proveedores de ERP en la Nube
Existen diversos proveedores de ERP en la nube, cada uno con sus propias fortalezas y debilidades. Algunos de los más populares son:
- SAP Business One Cloud
- a3ERP
- Wynds
- Holded
- Eactivo
- SAP HANA
- Sage 200 Cloud
- Salesforce
- Dynamics 365 Business Central
- Net Suite Oracle
La elección del proveedor adecuado dependerá de las necesidades específicas de tu empresa.