Sistemas Contables para PYMES: Características y Beneficios

En el entorno empresarial actual, la gestión eficiente de las finanzas es un pilar fundamental para el éxito y la sustentabilidad de cualquier negocio. En este escenario, el software de contabilidad emerge como una herramienta indispensable que facilita la gestión contable, permitiendo a los empresarios y profesionales de las finanzas mantener un registro exacto y oportuno de todas las transacciones financieras.

Un programa de contabilidad es una herramienta informática que permite registrar y gestionar electrónicamente las actividades contables de una empresa, como la administración de nóminas, la gestión de inventarios y las transacciones de compra y venta. Los programas informáticos de contabilidad se presentan en diversas formas.

¿Qué es un Programa de Contabilidad?

Gestiona de forma informática el registro de los asientos contables, aplicando las normativas y cumpliendo con las directrices que se recogen en el Plan General de Contabilidad. En Golden Soft, contamos con un programa de contabilidad para pymes con una trayectoria de más de 37 años, por lo que la experiencia, los años y nuestros clientes lo elevan a ser el mejor software de contabilidad.

Importancia de una Buena Contabilidad en una PYME

Todas las empresas están obligadas a llevar un control de la contabilidad de su negocio. Es cierto que tener todo esto al día puede ser algo completo, sobre todo para las Pequeñas y Medianas empresas. En la actualidad, no basta con contar con una persona que tenga experiencia en el campo contable, también es necesario disponer de un buen software. Las empresas con unos registros contables actualizados tienen mucha más capacidad de tomar decisiones adecuadas y bien fundadas, basadas en datos exactos. Tienes que registrar los ingresos, los costes del negocio y los gastos permitidos a medida que se produzcan. Y esto se aplica también a todos los demás gastos empresariales.

Beneficios Clave del Software de Contabilidad

Utilizar un software de contabilidad óptimo ayuda a gestionar desde las actividades contables básicas como la creación de informes mensuales de gastos, hasta las funciones más avanzadas como la previsión y/o planificación de ingresos anuales. Un software de contabilidad alivia la carga de trabajo del área financiera. Y “suaviza” los picos en los períodos fiscales más “ajetreados”.

• Precisión: Las plataformas de contabilidad ayudan a las pymes a mejorar su precisión financiera al automatizar los cálculos. Si bien el Excel también permite hacer estos cálculos automáticamente, lo cierto es que abren la puerta a que se puedan cometer más errores al picar los datos y las fórmulas a mano. El software contable calcula los resultados a partir de los datos que maneja el propio sistema. Eso hace que el margen de error sea mucho menor.
• Eficiencia: Automatizar los cálculos y marcar las inconsistencias y descuadres, no solo mejora la precisión, sino que permite ahorrar tiempo. Y acelerar los flujos de trabajo. El software de contabilidad también mejora la gestión de los archivos. Es decir que, en lugar de tener que buscar la información entre un montón de recibos en papel, es más fácil localizar el dato si está almacenado digitalmente en el repositorio de datos del software contable.
• Flexibilidad: Un aplicativo contable, especialmente si opera en la nube, brinda a las pymes la oportunidad de ser más flexibles que nunca. Por un lado, las áreas de contabilidad pueden trabajar desde cualquier sitio. No tienen que estar necesariamente en la oficina. Muchas plataformas de contabilidad para pymes ofrecen la posibilidad de realizar informes personalizados, ya sea filtrando por fechas, o mirando ciertas categorías de gastos, evaluando el gasto/inversión por áreao departamento, etc. De este modo se evita tener que dedicar tiempo y recursos a revisar los informes estándar para encontrar la información que se necesita. O para realizar el presupuesto de cada área de trabajo.

Características Clave de un Software de Contabilidad

Al elegir una herramienta contable para PYMES, es crucial tener en cuenta ciertas características para garantizar que la solución se ajuste a las necesidades específicas de la empresa.

• Multiejercicio: Un software de contabilidad debe ser multiejercicio, sin la necesidad de realizar tediosos procesos de cierre y apertura temporales.
• Múltiples Diarios Contables: Disponer de múltiples diarios contables, donde poder introducir y agrupar los asientos pertenecientes a una determinada tipología (bancos, gastos, ingresos, nóminas, impuestos, ...).
• Asientos Definidos: Disponer de múltiples plantillas de asientos, en donde la selección del mismos, a través del correspondiente asistente, permite introducir una tipología de asiento, con los mínimos datos requeridos.
• SII de la AEAT: Todas las facturas emitidas y recibidas, deben de comunicarse dentro de los plazos legalmente establecidos, completando la información legal requerida.
• Obligaciones Fiscales: Una de las finalidades de la gestión contable, es la de cumplir con las obligaciones fiscales, a los que la empresa debe hacer frente, a través de los distintos modelos oficiales existentes.
• Control de Bienes de Inmovilizado: Debe incluir todo software contable actual. Además debe disponer de una amplia ficha para cada bien, donde poder detallar características como (descripción, situación, fecha de compra, importe, importe amortizado, origen del bien) entre otros.
• Gestión Financiera Avanzada: Un software contable actual debe disponer de una avanzada Gestión Financiera, donde poder llevar al día, y gestionar, cada uno de los vencimientos de cobros y pagos en los que va a incurrir la empresa.
• Centros de Coste: Poder definir los distintos centros de coste que sean necesarios, incluso asignando un presupuesto a cada una de sus apartados (contabilidad presupuestaria).
• Balances de Situación: Un software contable actual debe poder obtener los Balances de Situación de la empresa, tanto en formato PYME, como en formato Gran Empresa, ya sea en su forma normal, o abreviada, y de igual manera la cuenta de Pérdidas y Ganancias PYG.
• Libros Oficiales: Generar de una manera sencilla los Libros oficiales de carácter obligatorio, con especial atención al Libro Diario, Libro de Inventario, Cuentas Anuales, y Balances de Sumas y Saldos (trimestrales y acumulados).

Además, debería ser fácil de usar y ofrecer soporte técnico adecuado. Es importante considerar la escalabilidad del software. A medida que tu negocio crezca, es probable que necesites funciones adicionales.

Cómo Elegir el Mejor Programa de Contabilidad para tu PYME

Sin lugar a dudas, lo más importante es escoger un software que se ajuste a tus necesidades y las de tu negocio. Por ejemplo, imagina que tienes una gran cantidad de trabajadores en nómina. En ese caso, necesitarás una solución que te permita administrar la información. ¿Tu empresa es pequeña y cuenta con pocos trabajadores? ¿Qué tan completo debe ser el software contable para una pyme? No todas las pymes pueden disponer de un departamento de contabilidad. Aunque no lo creas, no todos los programas contables cuentan con estas funciones, sobre todo los gratuitos.

Asegúrate de que el software de contabilidad cumpla con las normativas y los estándares contables locales e internacionales. Esto es crucial para garantizar que tu negocio se adhiera a las leyes y regulaciones financieras aplicables. La seguridad de los datos es crítica, por lo que es vital evaluar las medidas de seguridad que el software contable proporciona para proteger la información financiera de tu negocio.

Busca un software que ofrezca características de automatización para procesos contables rutinarios. La automatización puede ahorrar tiempo, reducir errores y mejorar la eficiencia en la gestión de las finanzas. Evalúa si el software ofrece acceso móvil y almacenamiento en la nube. De este modo podrás acceder a los datos y gestionar las finanzas de tu negocio en cualquier momento y lugar, lo que es especialmente útil en un entorno empresarial moderno y dinámico.

Con el sistema ERP conseguirás una mayor eficiencia, ya que la solución permite integrar la información de toda tu empresa: compras, ventas, inventarios, finanzas, gestión de la producción y de proyectos en un mismo lugar.

Consideraciones Adicionales

• Integración con Otros Sistemas: Un buen software de contabilidad debería ser capaz de integrarse fácilmente con otros sistemas utilizados en su negocio, como sistemas de punto de venta, gestión de relación con los clientes, entre otros.
• Costo Total de Propiedad: Determine el costo total de propiedad del software. Esto incluye el costo de licencia, implementación, soporte y mantenimiento. Un software contable para Pymes debería ofrecer un buen equilibrio entre costo y funcionalidad.
• Referencias y Testimonios: Busca referencias y testimonios de otros usuarios que hayan utilizado ese mismo software. Esto puede proporcionar una visión realista de la funcionalidad y la satisfacción del cliente. También puedes intentar conectarte con otros empresarios en tu red o en foros en línea para obtener recomendaciones y opiniones.

Opciones de Software Contable para PYMES

Afortunadamente, el mercado ofrece diferentes posibilidades respecto a los programas de contabilidad. De modo que las pymes pueden optar por aplicativos sencillos y con funcionalidades básicas. O por soluciones más completas alineadas con las necesidades presentes y futuras de cada organización”.

Aquí hay algunos ejemplos de software de contabilidad recomendados:

• Holded: Software integral en la nube que ofrece ERP, CRM, contabilidad, inventario, facturación e integraciones.
• Contasimple: Programa de contabilidad y gestión para autónomos y pymes en la nube con precios competitivos.
• E-autónomos: Software de contabilidad en la nube diseñado para autónomos y emprendedores.
• Billin: Programa de facturación online para autónomos y pymes con gestión de facturas rápida y accesible.
• Visionwin: Dispone de una versión completamente gratuita, pero con limitaciones y sin soporte técnico.
• Reviso (o Delsol Reviso): Programa de facturación, contabilidad e impuestos en la nube multiempresa, multiusuario, multimoneda y multidioma.
• a3innuva: Software online de gestión para despachos profesionales y empresas creado por Wolters Kluwer.
• Keme: Aplicación multiplataforma de código abierto para llevar la contabilidad de un negocio.
• OfiConta: Programa en la nube y en local de contabilidad general, financiera, analítica, fiscal y presupuestaria.
• ClaveiCon: Agiliza todos los procesos contables, de impuestos como el IVA, de obligaciones tributarias, de tesorería, etc.
• Contamoney: Permitiéndote llevar un control eficiente y adaptado a tu actividad.
• Gespymes: Es una herramienta intuitiva que automatiza la gestión de ingresos, gastos y facturas y permite la conexión con bancos para la conciliación de movimientos.
• SAGE 50cloud: Permite gestionar facturación, inventarios y contabilidad desde una única plataforma.
• CONTASOL: Representa una solución integral de contabilidad para pymes.

Tabla Comparativa de Programas de Contabilidad para PYMES

Programa de contabilidad	Características principales	Precio
Holded	Solución integral en la nube equipada con todas las herramientas de gestión que necesitan las pymes y los autónomos.	Prueba gratuita y cuatro planes para empresas: Básico: 29€ al mes. Estándar: 59€ al mes. Avanzado: 99€ al mes. Premium: 199€ al mes. 50% de descuento los primeros 3 meses.
Contasimple	Una opción muy completa con precios asequibles, pero mejorable en lo que se refiere a contabilidad.	Prueba gratuita y tres planes: Básico: 0 € al mes. Profesional: 12,75 al mes (contratación trimestral). Ultimate: 18,95 € al mes (contratación trimestral).
E-autónomos	Un programa especialmente orientado a los autónomos que simplifica las tareas de contabilidad, pero sin muchas funcionalidades adicionales.	Prueba gratuita y dos planes: Plan automático de gestión fiscal para actividades exentas: 12€ al mes. Plan online de gestión e-fiscal: 75€ al mes.
Billin	Una de las opciones más populares con prestaciones eficientes, rápidas y fáciles de usar. No obstante, el programa está más preparado para la facturación.	Prueba gratuita y cuatro planes: Básico: 8 € + IVA al mes o 80 € + IVA al año. Pro: 15 € + IVA al mes o 150 € + IVA al año. Ilimitado: 24 € + IVA al mes o 240 € + IVA al año. Ilimitado Plus: 83,30 € + IVA al mes.
Visionwin Gestión	Programa en la nube y en local cómodo y accesible. Dispone de versión gratuita, pero sin servicio de atención al cliente.	Versión gratuita y tres planes por cada versión del programa: En local: actualización (199 € al año), Básico (275 € al año) y Profesional (375 € al año). En la nube: actualización (249€ al año), Básico (390€ al año) y Profesional (490€ al año
Reviso	Una interesante opción que pone en contacto a las empresas con los contables y asesores. Además, es multiempresa.	Prueba gratuita y dos planes: small y estándar.
Cuéntica	Un buen software de gestión para pymes y autónomos con interesantes ventajas y pocas desventajas.	Prueba gratuita y un plan base de de un negocio con un coste de 15€ + IVA al mes o 150€ + IVA al año. A partir de ahí, se pueden contratar módulos.
a3innuva	Software en la nube de Wolters Kluwer muy completa con prestaciones de contabilidad, facturación, nóminas y recursos humanos.	Prueba gratuita de 30 días. Los precios no son públicos.
Keme	Un interesante programa de código abierto para llevar la contabilidad con un diseño antediluviano.	Gratis.
OfiConta	Programa online y en la nube que cubre contabilidad general, financiera, analítica, fiscal y presupuestaria.	Prueba gratuita. Los precios no son públicos.