Tipos de Eventos de Marketing: Una Guía Completa

El marketing de eventos es un tipo de estrategia que se engloba dentro del marketing experiencial. Consiste en organizar eventos para promocionar productos, servicios y/o una marca en general con el fin de interactuar de forma más directa con el cliente y fomentar relaciones más profundas y duraderas. Este tipo de marketing puede englobar tanto eventos físicos como digitales y reporta muchos beneficios a una empresa.

En última instancia, el marketing de eventos pretende aumentar la lealtad de los clientes y generar oportunidades de negocio, pero puede aportar mucho más. El marketing de eventos tiene la capacidad de facilitar que las marcas puedan interactuar de una forma más cercana, directa y personal con la audiencia.

Los asistentes tienen la oportunidad en estos eventos de conocer más a fondo la marca, tanto su historia como las características de lo que promocionan, así como su mejor forma de uso, pues las empresas tienen un tiempo y espacio más amplio en el que transmitir su mensaje. Esto provoca que el público le puedan sacar un mayor partido a los productos o servicios y que empatice más con la empresa y con sus valores.

Por supuesto, no todas las personas que acuden al evento de una marca tienen por qué ser clientes. También es habitual encontrar a personas interesadas en los productos o servicios que todavía no han probado la marca, incluso que la propia empresa invite a este tipo de perfiles expresamente.

El marketing de eventos es multifacético, por lo que se puede casi cualquier cosa. Lo importante es que previo al evento el departamento de comunicación consigne los objetivos principales. Cada modalidad tiene un impacto diferente en las personas.

Tipos de Eventos

Dentro del marketing de eventos existen una gran variedad de opciones y tipos, pues no solo nos referimos a reunir a un grupo de personas para que escuchen una conferencia. La idea puede ir mucho más allá.

Actualmente, hay numerosas formas de congregar a nuestra audiencia actual o potencial alrededor de un evento.

Los tipos de eventos se pueden clasificar en diversas categorías, siendo las más comunes los eventos corporativos, sociales, culturales y deportivos. Cada tipo de evento tiene características y objetivos específicos, como la promoción de productos, la celebración de momentos especiales o la creación de conciencia sobre temas sociales.

Los diferentes tipos de eventos en estudios de medios se caracterizan por su naturaleza (como conferencias, festivales o seminarios), su formato (presencial, virtual o híbrido), su audiencia (especializada o general) y su propósito (educativo, promocional o de networking).

Eventos Presenciales

Son aquellos eventos a los que se puede asistir presencialmente, pero que también van a ser retransmitidos vía online.

Ferias Comerciales

Son exposiciones en las que se reúnen en un mismo sitio diferentes marcas o profesionales de una industria en concreto para presentar sus productos o servicios a una audiencia. Son muy útiles para generar leads cualificados y también para crear networking (lazos entre profesionales).

Conferencias

En las conferencias asisten ponentes expertos en una temática específica que transmiten su conocimiento al público asistente.

Es realizada por empresas muy posicionadas en los mercados, como empresas de tecnología como Apple. Su estructura es de estilo dinámico donde la organización presenta sus mejores oradores para hablar de temas concretos sobre un rubro. Tal es el caso de universidades sobre sus pensum de estudio o empresas de marketing hablando de estrategias para el futuro. El ambiente busca ser más formativo para que los aliados y clientes puedan tomar acción de inclusión y compra.

Talleres

En los talleres, los asistentes aprenden sobre un tema concreto de una forma más cercana, como si fuera una clase, o adquieren alguna habilidad específica relacionada con la marca.

Pop-Ups

También conocidas como tiendas fugaces, es una tendencia que está ahora muy de moda y que consiste en abrir un espacio comercial por un corto periodo de tiempo, generando así un sentido de urgencia y exclusividad en el público. Al igual que los pop-ups, son un tipo de marketing de eventos en tendencia. Suelen asistir los influencers, que suben a las redes parte de la experiencia, pero también se pueden organizar con clientes al uso.

Seminarios

Su estructura es similar a las conferencias, su diferencia es que tienen una duración mayor y se enfocan en educar a los presentes. Las alternativas son muy utilizadas entre los coach de bienestar y espiritualidad que toman los seminarios como retiros espirituales.

Mesas redondas

Ya no son tan utilizados como antes, su dinámica consiste en reunir a varios dueños de negocios o empresas a una mesa privada para discutir de interés para todos los presentes. Básicamente, es utilizado para los cambios de tendencia o crisis en los mercados.

Cumbres

Consiste en reuniones para ejecutivos de alto nivel como políticos y CEO de grandes empresas internacionales. El objetivo es tratar temas de gran impacto para la sociedad. Por lo general, se encuentran abiertas a todo público y son transmitidas en televisión.

Eventos Online

Son encuentros que se realizan completamente online y que pueden abarcar desde lanzamientos de productos, conferencias o ferias comerciales. Tienen los mismos beneficios que un evento presencial, pero con la ventaja de que no requieren tanta inversión económica.

Seminarios Online (Webinars)

Son presentaciones virtuales a las que se invitan a uno o varios ponentes para que aborden un tema específico y lo expongan ante un público que se conecta en tiempo real. Los seminarios online tienen la ventaja, como cualquier evento vía digital, de que pueden llegar a cualquier persona independientemente de dónde se encuentre. Por ejemplo, una empresa de software puede organizar seminarios online para demostrar en directo las funcionalidades de su plataforma y permitir a los participantes que hagan preguntas en directo a través del chat.

Generalmente, los seminarios web implican proporcionar capacitación o enseñar a los usuarios cómo usar un producto o una solución para mejorar su negocio o su vida a través de plataformas de conferencia web en línea, como Zoho Meeting, Zoom o Google Meet.

Por ejemplo, si tu negocio se especializa en cuchillos japoneses de uso general, puedes presentar un seminario web que abarque temas que incluyan, por ejemplo, cómo lavar adecuadamente las verduras y frutas antes de cortarlas, técnicas para cortar y picar varias verduras según su dureza con cuchillos japoneses, y consejos sobre cómo cuidar de los cuchillos después de su uso.

Incluso si tu negocio gira en torno a vender cuchillos, has creado contenido que se centra totalmente en la preparación de verduras. Esto demuestra tu compromiso con la cocina e implica que los cuchillos están diseñados para ofrecer experiencias culinarias óptimas.

Los seminarios web tienen el potencial de impulsar las ventas si ofreces un discurso de venta atractivo a través de contenido educativo de alta calidad. El objetivo principal de los seminarios web debería ser educar a los usuarios y ayudarlos a comprender los problemas que tus soluciones pretenden abordar.

Mejores prácticas para seminarios web

• Haz un seminario web en vivo en vez de un seminarios web a pedido. En un seminario web a pedido, el video o el contenido generalmente está pregrabado y, luego, se transmite.
• En un seminario web en vivo, todas las acciones se desenvuelven en tiempo real, sin pregrabaciones. Si bien el riesgo de cometer errores durante un programa en vivo es mayor, las audiencias tienden a valorar la autenticidad y practicidad de la experiencia en vivo.
• Crea una página de aterrizaje dedicada para tu seminario web, incorpora detalles, como el tema del seminario web, la audiencia objetivo y la duración estimada.
• Usa un formulario de registro claro, ordenado y simple en la página de aterrizaje. Cuando los usuarios se registren para el seminario web, envía de inmediato un correo electrónico de recepción. También debes enviar un correo electrónico de recordatorio que contenga el enlace al seminario web 15 minutos antes del evento programado con el fin de garantizar que los participantes estén preparados para unirse.
• Después del seminario web, comparte la grabación con los asistentes, como así también las notas acompañantes. La atracción yace en las respuestas instantáneas que la audiencia obtiene de ti.
• Las transmisiones en vivo pueden beneficiar de forma considerable tu negocio, especialmente si cuentas con los recursos para contratar celebridades o influencers con el fin de que presenten eventos, o figuras de liderazgo claves de tu equipo que abordan a la audiencia en vivo.

Por ejemplo, si tu negocio de productos cosméticos está presentando un nuevo protector solar, los posibles usuarios podrían tener preguntas acerca de su idoneidad para piel seca, resultados esperados o posibles implicaciones para la deficiencia de vitamina D. Tener a alguien que responda a estas preguntas de inmediato puede ser beneficioso tanto para el negocio como para los clientes.

• Antes de la transmisión en vivo, prepárate bien y realiza un ensayo. Las transmisiones en vivo generalmente tienen problemas debido a sistemas de software inadecuados.
• Si tu transmisión en vivo tiene lugar en una plataforma de red social, asigna recursos dedicados para conectar con los usuarios a través de comentarios y chats. Esto garantiza una sesión más interactiva y atenta para tu audiencia.

Reuniones y conferencias en línea

Las reuniones y conferencias en línea, por lo general, son eventos a los cuales solo se accede con invitación, diseñados para un grupo específico, generalmente clientes existentes. Su objetivo es proporcionar experiencias individuales personalizadas con soluciones o facilitar conversaciones significativas. Este enfoque es beneficioso para fortalecer relaciones con clientes existentes, reunir retroalimentación valiosa e iterar en soluciones para mejorar los resultados.

Por ejemplo, un gerente de éxito del cliente puede conectarse con un grupo de clientes que tienen la misma póliza de seguro de salud. Se ha comprobado que los debates comunitarios son especialmente eficaces para los negocios de software.

Por ejemplo, si tu servicio es una plataforma de marketing, un debate comunitario podría centrarse en el impacto de la IA en el marketing. Los temas podrían incluir cómo la IA influye en el marketing, la función de la IA en la creación de contenido, la automatización de las tareas mundanas y cómo la IA puede empoderar a los comerciantes para mejorar la creatividad.

Salas virtuales

Sea por Zoom, Google Meets o cualquier de estas plataformas que permiten reuniones online, son eventos más privados y para un número menor de personas. Estas pueden tomar dinámicas estilo conferencia o conversacionales, el objetivo es intercambiar ideas sobre un tema en específico. Aunque es uno de los eventos más utilizados actualmente, la modalidad virtual es limitante para algunos casos, como aquellos eventos que incluyen actividades en grupo.

Estrategias para crear un evento exitoso

Uno de los factores que más va a influir en que tu evento tenga éxito y genere resultados es la forma en la que lo promociones. La promoción es una de las máximas garantías para que el marketing de evento sea exitoso. Con el avance de las tecnologías, se pueden aplicar ciertas estrategias que ayudan mucho al nivel de proyección y logística.

Remarketing

El remarketing es una estrategia que consiste en dirigir anuncios concretos a usuarios que ya han interactuado con tu marca en la red, que han mostrado interés en ella o que ya han asistido a eventos anteriores que has realizado.

Redes Sociales

Las redes sociales son uno de los canales más poderosos para promocionar eventos y conseguir que se genere una gran participación. En este caso, nosotros recomendamos crear un hashtag único que acompañe a todas las publicaciones que hagas sobre el evento, animando a tu audiencia a que también lo utilice cuando suba contenido relacionado con él. Y, por último, debes subir contenido atractivo que promocione el evento y que llame la atención a la gente, puede ser tanto en formato anuncio como en forma de contenido orgánico.

Pasos para la Planificación de un Evento de Marketing

Antes de implementar una estrategia efectiva para un evento de marketing debes planearla:

1. Definir Objetivos y Público: Establece metas claras para el evento y determina a quién va dirigido (empleados, clientes, socios, etc.). ¿Qué quieres conseguir con tu evento? Eso es lo primero que debes dejar claro en tu estrategia. Para definir bien un objetivo y que este sea útil, debe cumplir con los objetivos SMART, es decir, que este sea: específico, medible, alcanzable, relevante y de duración determinada. De lo contrario, puede que el objetivo que te hayas marcado te esté limitando más que ayudando, pues puede ser imposible de alcanzar o poco útil para tu empresa.
2. Presupuesto: Define un presupuesto detallado, incluyendo gastos de espacio, tecnología, catering, alojamiento y transporte, entre otros. Una vez establecido el objetivo que quieres alcanzar con tu evento, es el momento de delimitar el presupuesto con el que lo vas a hacer posible.
3. Identificar al público objetivo: En este segundo paso deberás establecer qué público es el que quieres que asista al evento. Esto puede ser algo relativamente sencillo, ya que muchas veces será el público objetivo al que ya orientas tu estrategia de marketing habitual o alguno de tus buyer persona.
4. Seleccionar el tipo de evento y el formato: Ahora es el momento de decidir de qué va a ir tu evento y qué tipo de evento vas a organizar. Para ello, elige un tema coherente con tu marca, que interese al público al que quieres llegar y que te ayude a conseguir los objetivos que te has marcado previamente. La estrategia de eventos de marketing correcta depende del formato del evento que uses.
5. Planificación del contenido: Luego, tanto si va a ser un evento de varios días como si va a ser de unas horas, es importante que establezcas en un documento todos los detalles, desde los ponentes y actividades que va a haber, hasta los horarios que se van a seguir. Esta es una parte muy importante, pues hará que tu evento se desarrolle de una manera fluida y que puedas hacer un seguimiento efectivo del mismo.
6. Seleccionar las plataformas tecnológicas: Debes seleccionar las plataformas tecnológicas en las que vas a apoyarte para planificar y ejecutar el evento, como las plataformas de registro, las herramientas de gestión de asistentes o los sistemas de interacción en vivo.
7. Establecer los KPI: Establece cuáles van a ser los KPI (indicadores clave de rendimiento) en los que vas a fijarte para evaluar si has cumplido o no el objetivo que te has marcado.
8. Evaluación y Seguimiento: Recoge feedback de los asistentes y evalúa el éxito del evento en función de los objetivos establecidos. Por último, también puede ser interesante analizar (sobre todo en redes sociales) qué opinión han tenido los asistentes al evento sobre la organización y el contenido del mismo, es decir, cuál es el feedback. Esto te ayudará a detectar aquellos puntos que puedes mejorar de cara al siguiente y cuáles son aquellos detalles que debes mantener.

Herramientas que facilitan la organización en el marketing de eventos

La tecnología llegó para facilitar todos los procesos logísticos. En el caso del marketing de eventos existen algunas herramientas que mantendrán aterrizado y enfocado al equipo. La gran mayoría son de membresía gratuita. No obstante, si eres una empresa que acostumbra a hacer encuentros constantemente, lo ideal es contratar una de estas empresas:

• Trello: Es una de las herramientas de organización más conocidas por su sistema en cuadros de trabajo. Funciona tanto para ordenadores como para móviles. Lo positivo de Trello es que el líder del evento puede manejar varios sectores del evento en un mismo tablero con deadline y explicar dentro de las órdenes de trabajo lo que requiere.
• Bizzabo: Es una herramienta importante para las personas que necesiten ver todo el evento desde un solo lugar. Permite tanto el manejo de la comunidad como de tu equipo de trabajo. Además, es un excelente canal para cargar los documentos y emitir las correcciones a los colaboradores.
• Cvent: Su interfaz se enfoca en la gestión de eventos vinculados a hoteles, viajes y prácticamente todo lo relacionado con hospitalidad. Posee herramientas prácticas para el manejo de datos, panel de administración, gestionar pagos y organizar tareas de ejecución.
• Regonline: Si estás buscando una alternativa fácil de trabajar y que te permita optimizar todos los procesos, te aseguramos que Regonline es tu opción ideal. Sus funciones son más básicas, pero igual de funcionales para casi cualquier evento.

Tabla resumen: Tipos de Eventos en Marketing

Para una mejor comprensión, aquí tienes una tabla que resume los diferentes tipos de eventos en marketing:

Tipo de Evento	Objetivo Principal	Características	Ejemplos
Eventos de Lanzamiento	Introducir un nuevo producto o servicio al mercado	Atraer la atención de medios y consumidores, demostraciones en vivo	Presentación de un nuevo smartphone, lanzamiento de una línea de cosméticos
Ferias y Exposiciones	Mostrar productos y servicios a un público específico	Interacción directa, stands interactivos, demostraciones	Feria del automóvil, exposición de arte
Seminarios y Talleres	Formación y educación sobre temas específicos	Charlas instructivas, participación activa, aprendizaje práctico	Taller de marketing digital, seminario sobre finanzas personales
Eventos de Networking	Establecer contactos y construir relaciones comerciales	Reuniones sociales, ambiente informal, intercambio de tarjetas de presentación	Cóctel de negocios, desayuno de networking
Patrocinios y Eventos Comunitarios	Construir la reputación de la marca y mostrar compromiso con la comunidad	Participación en eventos locales, apoyo a causas sociales	Patrocinio de un equipo deportivo local, participación en una carrera benéfica
Webinars	Alcanzar audiencias globales y compartir conocimientos	Seminarios en línea, interacción a través de plataformas digitales	Webinar sobre las últimas tendencias en SEO, seminario online sobre ciberseguridad