Cómo Distribuir una Gratificación entre Empleados: Guía Completa

La distribución de gratificaciones entre empleados es un aspecto crucial para mantener alta la moral, la motivación y la productividad en el entorno laboral. A continuación, exploraremos cómo gestionar las gratificaciones de manera efectiva, los diferentes tipos de retribuciones y cómo adaptarlas a las necesidades de tu equipo.

Gratificaciones Extraordinarias: Un Componente Clave

El concepto jurídico de “pagas extraordinarias” responde más bien a un lenguaje coloquial que a la realidad jurídica. Estamos ante percepciones devengadas en función del trabajo y tienen naturaleza salarial, que no obedecen a datos o causas específicas y por tanto carecen de la cualidad básica de los complementos. La práctica convencional rehúsa considerarlas como salario base y tienen como denominador común el devengo en períodos anuales, semestrales, cuatrimestrales, trimestrales, etc.

Según el artículo 31 del Estatuto de los Trabajadores, el trabajador tiene derecho a dos gratificaciones extraordinarias al año. A continuación, la misma ley permite prorratear las pagas extraordinarias en 12 mensualidades. En cualquier caso, lo primero que tenemos que tener claro es que la cuantía del sueldo de una forma u otra no varía. En principio, lo más normal será que el convenio sea el que diga lo que haya que hacer y la empresa actúe en consecuencia.

El legislador remitió al convenio colectivo para fijar la cuantía de las gratificaciones extraordinarias. Puede ser que coincida con el salario ordinario mensual, que sea superior a éste, que comprenda exclusivamente la cuantía del salario base... pero nada obsta para que la gratificación sea de un importe inferior, nada impediría que la gratificación extraordinaria fuera de uno o diez euros, aunque no responda al espíritu de la norma. El legislador también ofrece la posibilidad de prorratear en los doce meses del año el importe de las gratificaciones extraordinarias.

Es muy común en las empresas que hablemos de las “pagas extras” de “verano” y Navidad pero esta costumbre no responde al literal de la norma. El prorrateo se erige en un acercamiento de la gratificación extraordinaria al salario base ordinario al distribuir por meses su percibo. La vía para el prorrateo es convencional, a través del convenio colectivo.

Análisis de una Sentencia del Tribunal Supremo

En febrero de 2021, una sentencia del Tribunal Supremo examinó un caso de prorrateo de gratificaciones extraordinarias. El convenio prohibía el prorrateo, pero no indicaba como proceder si se incumplía la prohibición. Además, no había ningún acuerdo entre empresa y trabajadores para prorratear ni ninguna otra justificación para actuar así.

La sentencia llega a la conclusión de que no se puede considerar que lo pagado sea en concepto de pagas extra solo porque lo diga la nómina. Para las empresas que tienen menos empleados, supone una tesorería más lineal. Por su parte, para las empresas de mayor tamaño, no prorratear las pagas extraordinarias puede convertirse en un recurso de tesorería con el que jugar.

Eso sí, tienen que tener la liquidez necesaria para abonar las pagas dobles llegado el momento. Para los trabajadores, en teoría, da lo mismo: cobran idéntica cantidad al cabo del año, más allá del pequeño efecto de descuento financiero. Los defensores de las 14 pagas esgrimen el argumento de la alegría que supone cobrar el doble un mes.

Ventajas y Desventajas de Prorratear las Pagas Extras

• Ventajas para la empresa: Tesorería más lineal (para empresas pequeñas), recurso de tesorería (para empresas grandes).
• Desventajas para la empresa: Requiere liquidez para abonar las pagas dobles.
• Ventajas para el trabajador: Facilita la anticipación de pagos y la planificación financiera.
• Desventajas para el trabajador: Posibles errores de cálculo en el finiquito, necesidad de ahorrar mensualmente (si no se prorratea).

También hay aspectos psicológicos. Cuando se negocia el salario, el bruto mensual en 12 pagas puede parecer superior. De todos modos, muchos trabajadores no tienen la actitud necesaria para ahorrar mes a mes. Por otro lado, si se cobra la paga prorrateada, puede ser más fácil anticipar pagos de regalos u otros extras.

Se puede afrontar el pago del alojamiento de vacaciones o el viaje que queremos realizar. El principal inconveniente de las pagas extra lo tenemos en caso de conflictos entre empresa y trabajador (despido, cierre de la empresa, etcétera). Al calcular el finiquito, las pagas extras son siempre un fleco pendiente.

Puede haber errores de cálculo, que algunas veces pasan desapercibidos para los trabajadores. La casuística de posibles puntos de conflicto o simplemente de extrañeza por parte del trabajador puede ser variada. En el cálculo de la base de cotización de la Seguridad Social ya se incluyen las pagas prorrateadas. En el IRPF, las pagas extra están sometidas a retención, como el resto de los rendimientos del trabajo.

Para calcular la base y el tipo se tienen en cuenta todas las retribuciones previsibles, entre las que se encuentran las gratificaciones extraordinarias. Lo cierto es que las pagas extras tienen mucha tradición en España, pero no tanta en otros países de nuestro entorno. Entre empresas y trabajadores hay defensores de ambas opciones, 12 o 14 pagas.

Compensación y Beneficios: Una Visión Integral

En el entorno laboral moderno, la compensación y los beneficios han dejado de ser únicamente una cuestión de salario. Hoy en día, representan una herramienta estratégica crucial para atraer, retener y motivar al talento. Las empresas deben adaptar sus políticas a un mundo en constante evolución, donde las expectativas de los empleados han cambiado y la competencia por los mejores profesionales es más intensa.

La compensación hace referencia al conjunto de retribuciones que los empleados reciben a cambio de su trabajo, y abarca tanto los salarios como los incentivos laborales. Por ejemplo, bonificaciones, comisiones, y pago por desempeño. La compensación total se compone de ambas partes, monetaria y no monetaria. Es una de las principales herramientas que las empresas utilizan para atraer, retener y motivar a los empleados.

Componentes de la Compensación Total

• Salarios y sueldos: Cantidad fija que un empleado recibe por su trabajo.
• Incentivos y bonificaciones: Pagos adicionales al salario base.
• Beneficios adicionales: Beneficios no monetarios que complementan el salario.
• Beneficios voluntarios: Ofrecidos para mejorar la calidad de vida del empleado.

La gestión de compensación y beneficios es uno de los pilares más importantes de la estrategia de recursos humanos. La guerra por el talento es un desafío constante en las organizaciones. Ofrecer un paquete de compensación competitivo es una forma crucial de atraer a los mejores candidatos.

La rotación de personal es costosa tanto en términos financieros como de tiempo. Así, al ofrecer una combinación adecuada de compensación y beneficios, las empresas pueden retener talento. Las recompensas basadas en el desempeño y los incentivos vinculados a objetivos organizacionales ayudan a motivar a los empleados para que se esfuercen al máximo.

La gestión de compensación y beneficios también implica cumplir con las leyes laborales y las regulaciones locales. La compensación total que un empleado recibe en una organización se compone de varios elementos que pueden variar según la industria, el país y la política interna de la empresa.

Estos componentes se pueden dividir en compensación fija, que incluye el salario base, y compensación variable, que incluye bonificaciones, comisiones y otros incentivos. El salario base es la cantidad fija que un empleado recibe por su trabajo y es la base de la compensación total. Este monto se paga de manera regular (mensual, quincenal o semanal) y es acordado en el contrato laboral.

Tipos de Compensación Variable

• Bonificaciones: Pagos adicionales por el logro de hitos específicos.
• Comisiones: Comunes en puestos de ventas, basadas en resultados directos.
• Compensación basada en rendimiento colectivo: Ligada al éxito del equipo o de la empresa.

Las bonificaciones son pagos adicionales al salario base que se otorgan generalmente por el logro de ciertos hitos, como cumplir metas de ventas, mejorar la productividad, o completar proyectos exitosos. Las bonificaciones discrecionales se otorgan a discreción de la empresa según el desempeño del empleado o los resultados de la empresa.

Las comisiones son comunes en puestos de ventas y están directamente relacionadas con los resultados del empleado. Por ejemplo, un vendedor puede recibir un porcentaje del total de las ventas que genere. La compensación variable es cualquier forma de remuneración que no es fija y está vinculada al desempeño o a los resultados obtenidos, ya sea por el individuo o por la organización.

Evolución y Tendencias en la Compensación

El entorno laboral está evolucionando rápidamente debido a factores como la globalización, la transformación digital, y los cambios en las expectativas de los empleados. En este contexto, las prácticas tradicionales de compensación y beneficios también han tenido que adaptarse para satisfacer las nuevas demandas del mercado.

• Personalización de beneficios: Adaptar los beneficios a las necesidades individuales de los empleados.
• Compensación basada en el rendimiento: Alineada con los objetivos estratégicos de la organización.
• Enfoque en el rendimiento en equipo: Priorizar los logros colectivos.
• Gamificación del rendimiento: Utilizar técnicas de gamificación para motivar a los empleados.

En lugar de ofrecer un conjunto estándar de beneficios para todos los empleados, muchas organizaciones están adoptando la personalización de los beneficios para alinearse mejor con las necesidades individuales. Este enfoque reconoce que las diferentes generaciones y perfiles de empleados valoran distintos tipos de beneficios. Los empleados pueden elegir entre una variedad de beneficios según sus preferencias personales.

La compensación basada en el rendimiento ha evolucionado para ser más transparente y alineada con los objetivos estratégicos de la organización. Muchas empresas están priorizando los logros colectivos y el desempeño del equipo en lugar de centrarse solo en los resultados individuales. Algunas organizaciones están utilizando técnicas de gamificación para motivar a los empleados, ofreciendo recompensas a medida que los empleados alcanzan metas predefinidas.

El Papel de la Tecnología en la Gestión de Compensación

La tecnología ha transformado profundamente cómo las empresas gestionan y diseñan sus programas de compensación y beneficios, ofreciendo herramientas que permiten una mayor personalización, transparencia y eficiencia.

• Plataformas de gestión de compensación: Herramientas basadas en la nube para gestionar salarios, bonificaciones y beneficios.
• Análisis de datos: Uso de big data y análisis predictivo para evaluar el impacto de los programas de compensación.
• Plataformas de bienestar digital: Herramientas para acceder a programas de salud y bienestar.

Herramientas basadas en la nube permiten a los equipos de recursos humanos gestionar de manera eficiente los salarios, las bonificaciones y los beneficios. El uso de big data y análisis predictivo está permitiendo a las empresas obtener una visión más clara del impacto de sus programas de compensación y beneficios.

Las empresas están implementando herramientas tecnológicas que permiten a los empleados acceder a programas de salud y bienestar, hacer un seguimiento de su progreso, y participar en actividades de bienestar desde cualquier lugar.

Medición del Impacto de los Programas de Compensación

Medir el impacto de los programas de compensación y beneficios es fundamental para determinar su efectividad y realizar los ajustes necesarios. Los KPIs relacionados con la compensación y los beneficios permiten medir el éxito de estos programas y su impacto en el negocio.

• Satisfacción de los empleados: Medida a través de encuestas periódicas.
• Análisis costo-beneficio: Identifica si el costo del programa está justificado por los beneficios.

La satisfacción de los empleados con sus compensaciones y beneficios es un indicador crucial del éxito de estos programas. Las encuestas periódicas a los empleados permiten obtener retroalimentación directa sobre la percepción de la compensación y los beneficios. Este análisis permite identificar si el costo de un programa está justificado por los beneficios que proporciona.

Retribución Variable: Incentivos por Rendimiento

La retribución variable es aquella en la que una parte del sueldo se obtiene en función de un criterio de rendimiento establecido previamente. Puede ser una recompensa o un premio, totalmente independiente del sueldo base habitual. Como no existe regulación legal sobre este tipo de retribución, el devengo, el cálculo y su forma de pago deben estar expresamente pactados en convenio colectivo o en el contrato de trabajo.

Es recomendable que las empresas definan muy bien las medidas de retribución variable a ofrecer a sus trabajadores para que la comunicación de las mismas sea clara, sin generar ningún tipo de duda o confusión. Solo si se hace de esta forma, se conseguirá el efecto que estas medidas buscan, evitando cualquier problema entre la empresa y trabajador.

Formas Comunes de Retribución Variable

• Comisiones
• Bonus por objetivos
• Incentivos
• Participación en los beneficios de la empresa

Las comisiones, los bonus por objetivos o los incentivos, son las formas más comunes para en este tipo de retribución. Sin embargo, en startups o empresas tecnológicas de reciente creación, es posible acordar la participación del empleado en los beneficios de la empresa. Así, la empresa ofrece un número de acciones a los directivos o trabajadores por un precio inferior al del mercado. De esta forma, el trabajador se convierte en titular de estas acciones, las cuales se transforman en un porcentaje de salario.

Atracción y Fidelización del Talento

El sistema de retribución de las empresas se ha convertido en una baza importante para atraer y retener el talento en las organizaciones. La recomendación en este ámbito es que las empresas que necesitan incorporar talento a sus equipos trabajen muy bien la oferta de compensación. Las condiciones con las que se diseña la oferta pueden marcar la diferencia entre que candidatos óptimos para las vacantes de la empresa decidan avanzar en nuestro proceso de selección o no.

Aunque la última palabra en los procesos de atracción de talento la tiene la organización, el candidato también decide si un determinado proyecto cubre o no sus expectativas profesionales y salariales. Captar talento ‘a golpe de talonario’ con el salario fijo es algo muy complicado para la mayoría de empresas. Se corre el peligro de entrar en un ‘burbuja inflacionaria’, como ya ocurrió en el sector inmobiliario y de la construcción antes de 2008.

La retribución variable, además de su impacto en la atracción como parte importante de la estrategia de employer branding, influye también en la fidelización. Al estar directamente relacionada con el reconocimiento del desempeño influye en la motivación, en el rendimiento y aumenta el sentido de pertenencia y el compromiso.

Reconocimiento a Empleados: Más Allá del Salario

El reconocimiento a empleados está estrechamente vinculado con su satisfacción laboral. ¿Quién no se siente más motivado cuando ve recompensado su esfuerzo? Son muchos los estudios que han medido el potente impacto de una plantilla feliz en su empresa.

Los empleados felices son más productivos, piden menos bajas y permanecen durante más tiempo en la empresa. El reconocimiento fomenta la lealtad. Una ventaja que adquiere aún más valor en un entorno laboral marcado por la alta rotación de personal.

Un trabajador nuevo tarda meses en integrarse en la empresa, conocer los procesos y rendir al máximo. Al integrar un software de evaluación del rendimiento en el programa de reconocimiento, es posible identificar a aquellos individuos que han reducido su rendimiento laboral.

Tampoco se debe infravalorar el hecho de que el personal satisfecho contribuye a crear una imagen de marca. Es importante que hablen bien de la compañía allá donde vayan. Además, la imagen de los jefes y la percepción negativa de esa palabra en nuestra cultura puede cambiar. Cuando los subordinados sienten que son valiosos y son reconocidos por ello, los jefes se convierten en líderes. Aquí destaca el refuerzo que este tipo de políticas aporta a la seguridad y la confianza de los empleados.

La falta de reconocimiento por un trabajo bien hecho y la ausencia de empatía genera desmotivación, menor productividad y mayores conflictos entre los trabajadores o entre éstos y sus superiores. No saber apreciar la labor y el desempeño de los trabajadores es darles un aliciente para que se busquen otra empresa donde sí se les reconozca.

Con el tiempo, los empleados no reconocidos sufren problemas de autoestima y de estrés. Esto puede derivar en absentismo laboral y/o bajas por depresión. Detectar a los trabajadores que tienen la moral baja y conocer si sufren por la falta de reconocimiento es de vital importancia.

Estrategias para el Reconocimiento de Empleados

• Comunicar logros en redes corporativas
• Lanzar comunicados de prensa en medios locales
• Subir fotos de los empleados a la web
• Identificar a los profesionales con mayor rendimiento
• Entregar premios, trofeos o diplomas
• Dejar notas de agradecimiento escritas a mano
• Crear nuevos títulos de trabajo
• Ofrecer días de vacaciones adicionales
• Conceder aumentos de sueldo periódicos
• Ofrecer cheques o tarjetas para gastos
• Conceder entradas para eventos exclusivos
• Promover la formación continua
• Crear competiciones deportivas internas

Sistemas de Retribución Eficientes

El término Retribución se utiliza para designar todo aquello que las personas reciben a cambio de su trabajo como empleados de una empresa. La retribución fija se basa en términos de Equidad Interna y Externa y debe estar siempre alineada con el convenio de los trabajadores.

La Retribución Variable se define como la suma de euros brutos, variables y anuales, pactados para cada ejercicio, en concepto de resultados -individuales o colectivos- o de consecución de objetivos. La Retribución Flexible es el conjunto de productos y servicios que el empleado puede adquirir a través de su retribución fija para reducir la presión fiscal.

Una retribución estable y garantizada es el elemento indispensable para que un empleado acuda a su puesto de trabajo. Pero no sólo se trata de trabajar, se trata también de rendir más y aportar más valor a la empresa para que esta aumente beneficios. Es básico y fundamental el establecimiento de un Sistema Retributivo que motive al trabajador.

Si el empleado se está esforzando por realizar su trabajo de la mejor manera, cumple a la perfección sus funciones, tiene iniciativa, es productivo, su rendimiento es excelente, etc., pero cobra poco y no se ve recompensado, terminará por frustrarse y marcharse a otra empresa. Un Sistema Retributivo que contemple una Retribución Variable o incentivos basada en objetivos actúa como estímulo a los trabajadores para que mejoren sus rendimientos y resulten más productivos.

Es necesario hacer una descripción de Puestos de trabajo que deberá ser aprobada por los responsables directos del puesto en cuestión. Generalmente, se establece definiendo las prioridades de cada caso y estableciendo unos baremos.

Aspectos Legales en Perú

En Perú, la distribución de gratificaciones también está sujeta a regulaciones específicas. La base legal se encuentra en el artículo 1º de la Ley 27735.

• El importe de las gratificaciones legales es equivalente a la remuneración legal vigente del trabajador.
• La remuneración computable incluye la remuneración básica y todas las cantidades percibidas de manera regular.
• El periodo computable se determina por los meses “calendarios” completos laborados.
• El pago de las gratificaciones legales deberá realizarse durante la primera quincena de julio ó diciembre, según corresponda.

Además, existen otras compensaciones como la Compensación por Tiempo de Servicios (CTS) y la Asignación Familiar, que también están reguladas por leyes específicas.

Componentes Esenciales de la Nómina

La nómina (o recibo de salarios) es el documento que la empresa está obligada a entregar al trabajador en cada periodo de pago. En España existe un modelo oficial de nómina aprobado por el Ministerio de Empleo y Seguridad Social (Orden ESS/2098/2014) que establece un contenido mínimo y la forma de desglosar con claridad las distintas percepciones y deducciones.

Elementos Clave de la Nómina

• Cabecera (datos de la empresa y del trabajador)
• Salario base
• Mejoras voluntarias
• Pagas extraordinarias
• A cuenta convenio
• Periodo de liquidación
• Devengos

Planes de Incentivos Salariales

Contar con un buen plan de incentivos está directamente relacionado con la «felicidad de los trabajadores» en la empresa, y que esta, a su vez, está relacionada también de forma directa con el aumento de la productividad. Los incentivos laborales económicos - en este tipo están incluidas las recompensas monetarias que la empresa da al trabajador por el cumplimiento de unos objetivos concretos.

Ejemplos de Incentivos Laborales Económicos

• Primas anuales
• Aumento de sueldo
• Comisiones
• Gratificaciones
• Plus de productividad
• Planes de pensiones
• Seguro médico

A la hora de elaborar un plan de incentivos en la empresa deberemos estudiar la situación e historial de los empleados, buscando ofrecer aquellos incentivos que mejor se adapten a sus necesidades o preferencias. Una vez finalizado, el siguiente paso es su publicación.