Coworking y Oficina Virtual: Definición, Ventajas y Desventajas

Hoy hablamos del coworking, el lugar ideal para trabajar con flexibilidad e intercambiar información con otros emprendedores y freelances. Seguro que has oído hablar del coworking o espacios de trabajo compartido pero, ¿de qué se trata exactamente? Y¿ cuales son sus ventajas frente a una oficina tradicional? ¿Qué tipo de usuarios son los más habituales y por qué? Hoy vamos a descubrir esta oficina flexible y sus ventajas. Y por qué cada día están ganando más espacios.

No paramos de oír hablar del Coworking, y de nuevas empresas dedicadas a ello que se instalan en nuestras ciudades buscando llenar un hueco que cada día parece más amplio. Y es que las oficinas tradicionales van perdiendo fuelle frente a los espacios compartidos de trabajo como las oficinas de coworking. Seguramente se trata de una realidad que seguirá creciendo en los próximos años. El coworking no es una moda pasajera: hablamos de una tendencia consolidada en la estructura moderna de trabajo.

En este artículo analizaremos en detalle cómo funcionan los espacios de coworking, qué servicios y facilidades ofrecen actualmente, cuáles son las principales ventajas de trabajar bajo esta modalidad y también algunos posibles inconvenientes a tener en cuenta. En resumen, el coworking potencia el networking, la innovación y libertad horaria a un costo accesible.

¿Qué es el Coworking?

El coworking es una forma de trabajo en la cual distintos emprendedores, freelances y pequeñas empresas comparten un espacio de trabajo común. Es uno de los fenómenos surgidos de la era digital. La digitalización de la sociedad ha supuesto el surgimiento de nuevas oportunidades. Y ha abierto la posibilidad de trabajar desde cualquier parte.

A la sombra del coworking han nacido las oficinas flexibles. Empresas como Betahaus, Neuehouse, Impact Hub, Urban Station o The Surf Office que ofrecen espacios de trabajo que incluyen todo tipo de espacios. Desde oficinas privadas, áreas comunes con mesas de trabajo compartidas, salas de reuniones o incluso salas de conferencias.

Los espacios de coworking están especialmente pensados para una forma flexible de trabajar, donde se puede alquilar desde un escritorio o puesto fijo hasta planes por horas según las necesidades de cada uno. Los expertos señalan que el futuro del trabajo va en la línea de modalidades más flexibles y externalizadas como esta, dando paso al “trabajador nómada” con mayor libertad para administrar su tiempo y desempeño. Incluso existen opciones con servicios más premium como realidad virtual, impresoras 3D, office con snacks y café gratis.

El “coworking” es un estilo de trabajo que involucra un ambiente compartido, a menudo en una oficina y a varias actividades independientes. A diferencia de un entorno de oficina típico, los espacios de coworking no suelen ser empleados por una misma organización. El coworking ofrece una solución al problema del aislamiento que muchos freelancers experimentan mientras que trabajan en cualquier país, al mismo tiempo que los deja escapar de las distracciones del hogar.

El coworking no sólo tiene que ver con el lugar físico donde se realizan las labores, sino sobre el establecimiento de una comunidad de trabajadores. Existen espacios de coworking que funcionan como “ventas de escritorios”, es decir, no se basan en construir previamente una comunidad sino en establecer un sitio de trabajo apelando a que quienes renten esos puestos sean profesionales independientes, trabajadores remotos, y pequeñas y medianas empresas que, además de necesitar un espacio, busquen una comunidad con espíritu de colaboración.

El coworking es distinto a las aceleradoras de startups, incubadoras o suites ejecutivas. En el coworking, las prácticas de gestión son más cercanas a las de una cooperativa, incluyendo un enfoque comunitario en lugar de sólo el beneficio particular.

En los Estados Unidos, los espacios de coworking se pueden encontrar en la mayoría de las ciudades importantes y algunas más pequeñas, así como en muchos países alrededor del mundo. Estos acuerdos ofrecen la posibilidad de alquilar espacios en un lugar dedicado a empresarios y profesionales.

La idea básica de los espacios coworking y la manera cómo funciona el coworking, es compartir un espacio profesional de trabajo idóneo, con excelente conexión a internet de alta velocidad, una buena infraestructura con salas de reuniones y todas las comodidades necesarias.

La idea que promueve el coworking es la de reunir a gente brillante, creativa y trabajadora en el mismo espacio para trabajar de manera independiente en sus proyectos propios, pero a la vez creando una comunidad en la que las ideas puedan encontrarse y los trabajadores encuentren un sistema de apoyo. Al compartir el mismo espacio de trabajo con profesionales de distintos sectores, con diferentes capacidades, intereses y redes de contactos, se forman relaciones laborales que posibilitan nuevas oportunidades de negocio.

Esta es una de las claves del diseño de las oficinas de coworking. Salas de reunión y de descanso se confunden o incluso podemos decir que se funden. Un ambiente que pretende escapar de la rigidez tradicional de estos espacios para darles una nueva visión y con ello un nuevo enfoque. Está claro que el estado de ánimo de los trabajadores repercute enormemente en los resultados de una empresa.

Poco a poco las oficinas se abren a una nueva realidad y se transforman en lugares coloridos, motivadores y vibrantes. Eso al menos intentan las oficinas de Coworking. Un nuevo concepto de trabajo basado en una mayor felicidad laboral que nos ayuda a ser más creativos, comunicativos y a generar ambientes más atractivos que nos permiten disfrutar en mayor medida de nuestro trabajo.

El buen uso del color en la oficina, ya sea aplicado de forma notoria y radical o de forma más discreta y puntual, puede ser de gran utilidad para despertar ciertas sensaciones o sentimientos en algunos espacios concretos. Por ello, poco a poco el color empieza a hacerse hueco en el mundo de las oficinas y los espacios se tiñen de optimismo, energía y modernidad. Atrás quedaron las oficinas oscuras, rigurosas y serias.

Todo coworking dispone de zonas de descanso y relax. Una zona de descanso que se precie tiene que tener buenos y mullidos sillones en los que poder reposar un rato y meditar sobre la próxima estrategia o el nuevo proyecto que vamos a empezar. Pero si además dispone de zona de biblioteca, ¡aún mejor!

Pero también se incluyen zonas de ocio. Las empresas tecnológicas marcan la pauta y ellas son las que han convertido las salas de juego en un elemento más de la oficina. Algo que años atrás habría parecido impensable y un despropósito, hoy en día se ve como algo normal en las empresas más punteras del mundo. O incluso espacios para hacer deporte. Hay algunas oficinas que disponen de su propia pista para correr y otras tienen habilitadas zonas para practicar el minigolf o el paddle. En una empresa de coworking disponen incluso de su propia pared de escalada y otras muchos tienen zona de gimnasio....Todo a nuestra disposición para hacernos la vida más fácil. La vida laboral y privada ya no es tan incompatible si en el trabajo puedes aprovechar los ratos muertos para hacer unas carreras.

Las oficinas de coworking buscan también fomentar la conexión entre sus distintos miembros para el intercambio de ideas y proyectos. Para ellos los espacios comunes como las cafeterías o pequeñas zonas donde tomarse un refrigerio son muy importantes. Se trata de espacios de trabajo abiertos en los que podemos encontrar máquinas de café y refrescos y que sirven para encuentros casuales de dos o más usuarios. Suelen tener también zona para sentarse o taburetes en los que tomarse un café.

La conexión con la naturaleza dentro del espacio de trabajo ayuda a relajarse, tomar aliento y nos hace sentir mejor en el entorno. Los espacios exteriores o los elementos naturales en el interior como pequeños patios, jardines verticales o vegetación cada vez más ocupan un puesto relevante en los centros de coworking. Las mejores plantas para la oficina dan mucha paz.

Podemos encontrar mesas de trabajo en grupo o privadas, salas de reuniones de todo tipo y hasta salas de conferencias. Y también todos los servicios imaginables desde mensajería a recepción, zonas de descanso, gimnasios, cafeterías en la oficina, bibliotecas, restaurantes, actividades de todo tipo…. Todo ello a un precio asequible que nos permite no tener un gasto fijo alto en oficina. Y en muchos casos al ser socios de una determinada marca podemos usar sus oficinas en todo el mundo.

La tecnología ha revolucionado el mundo del trabajo de oficina. En el pasado se van a quedar los escritorios y mesas llenas de cables, ya que gracias al concepto de “hot-desking” todo el mundo trabajará libre de cables y con tecnología totalmente “wireless”. También van a desaparecer montones de cajones llenos de archivos. Todo esto permite que las personas pueden literalmente trabajar desde cualquier lugar del mundo, en cualquier momento, solo con una buena conexión. Por ello ya no es necesario disponer de una oficina física pero quizás queremos mantener reuniones con posibles clientes o proveedores y el coworking puede ser la solución perfecta. Dispone de todas las instalaciones necesarias para las pequeñas empresas y los emprendedores a un coste mínimo. Además el hecho de que sea una zona de reunión de emprendedores, startups y negocios nacientes hace que se cree un clima ideal para el intercambio de ideas y el surgimiento de colaboraciones.

Además ofrecía otras facilidades como contar con una sala de reuniones o diferentes despachos para recibir a los clientes. Esto permite a sus usuarios generar una imagen más profesional. El concepto de coworking ha evolucionado en los últimos años, generando nuevas y mejores ventajas para los profesionales que recurren a este modelo. Una de las principales novedades que se ha introducido es la figura del gestor. El gestor de un espacio de coworking dirige sus actividades hacia el objetivo de generar un ambiente de trabajo compartido. Así se crean oportunidades profesionales y personales entre y para sus componentes. Además se generan dinámicas de colaboración que van a permitir acelerar las oportunidades de trabajo y ayuda. De esta forma, los diversos trabajadores tendrán una mayor predisposición a compartir sus ideas, conocimientos y proyectos, colaborando entre ellos.

Si bien el coworking es una opción cada vez más elegida globalmente, eso no significa que sea perfecta para cualquier perfil profesional. Competencia comercial: algunos coworkers pueden ser competidores directos del mismo nicho de nuestro emprendimiento. Son debilidades a tener en consideración para aquellos con labores que requieran privacidad extrema o procesos cognitivos especiales. Pero en términos generales, para la mayoría de los roles laborales creativos modernos, los beneficios claramente superan estas limitaciones potenciales.

En definitiva, esta innovadora tendencia del coworking presenta claros beneficios para repensar la forma de ejercer profesiones independientes y emprender negocios en la era digital. Si bien no es apto para todo tipo de perfiles, en la mayoría de casos las ventajas claramente superan cualquier aspecto negativo potencial. Sin dudas esta tendencia llegó para quedarse y seguirá ganando adeptos que busquen alternativas más ágiles y colaborativas al trabajo convencional o aislado.

Con la precariedad laboral y la nueva era digital ha llegado el aumento de trabajadores por cuenta ajena que necesitan un espacio para desarrollar su trabajo, mantener entrevistas, intercambiar información... todo ello sin los gastos fijos que una oficina tradicional supone. Cada vez más, tomamos conciencia de la importancia de crear espacios de trabajo agradables en los que sentirnos cómodos. Atrás quedaron las oficinas con despachos diminutos y oscuros, los pasillos laberínticos y el mobiliario incómodo y anticuado.

Además, entre oficina tradicional o coworking, este último ofrece mayores posibilidades de crecimiento. En estos espacios de trabajo compartido se crea una comunidad profesional, en donde es muy fácil hacer networking para ampliar tu red de contactos, conocer nuevos clientes y colaboradores. Los coworking suelen tener una buena ubicación, lo que te permite trabajar desde un lugar muy céntrico y estar cerca de todo.

Si te encuentras trabajando en casa y constantemente te interrumpen las tareas domésticas, los niños, mascotas o incluso vecinos, esto puede ser una forma ideal de tener un lugar dedicado a trabajar por un precio asequible. Parecer un negocio legítimo es uno de los principales obstáculos que los nuevos dueños de negocios tienen que superar. Tener un espacio de oficina que está fuera de su casa y en una parte próspera o de moda de su ciudad puede enviar señales positivas a un potencial inversor, cliente o socio comercial.

En el pasado se van a quedar los escritorios y mesas llenas de cables, ya que gracias al concepto de “hot-desking” todo el mundo trabajará libre de cables y con tecnología totalmente “wireless”. También van a desaparecer montones de cajones llenos de archivos. Todo esto permite que las personas pueden literalmente trabajar desde cualquier lugar del mundo, en cualquier momento, solo con una buena conexión. Por ello ya no es necesario disponer de una oficina física pero quizás queremos mantener reuniones con posibles clientes o proveedores y el coworking puede ser la solución perfecta. Dispone de todas las instalaciones necesarias para las pequeñas empresas y los emprendedores a un coste mínimo. Además el hecho de que sea una zona de reunión de emprendedores, startups y negocios nacientes hace que se cree un clima ideal para el intercambio de ideas y el surgimiento de colaboraciones.

Crecimiento del Coworking

Si en 2006 existían unas 30 oficinas de coworking en el mundo, en 2012 ya eran 2150 y en 2015 se contabilizaban más de 7.800. En la actualidad más de 10.000 y sigue en crecimiento. Y es que parece que las empresas de coworking han venido a ocupar un espacio necesario en las ciudades.

De esta cantidad de coworkings registrados, unos 500 pertenecen a México y Estados Unidos, otros 500 a Sur América y el resto a Europa y otros continentes como Australia y África.

Oficina Tradicional vs Coworking

Las startups deben priorizar espacios flexibles, con posibilidad de crecimiento, que ofrezcan eventos de networking, mentorías y un ecosistema emprendedor. A pesar de que los coworking gozan de muchísima popularidad, las oficinas se mantienen. Si no te decides entre estas dos opciones, este artículo es para ti.

Una de las principales diferencias entre oficina tradicional o coworking es trabajar por tu cuenta o en un entorno compartido. Para que puedas tomar la decisión correcta, te contamos las principales ventajas de cada una de estas modalidades. En el debate de oficina tradicional o coworking, las oficinas se destacan en ciertas categorías.

1. Entre una oficina tradicional o coworking, la primera es la opción que más privacidad ofrece, ya que se trata de un espacio sólo para ti y tu equipo.
2. Aunque equipar por completo una oficina propia puede ser una desventaja económica, también es una ventaja ya que te permite personalizar el espacio al máximo.
3. Entre oficina tradicional o coworking, una oficina es la mejor alternativa si quieres un espacio adaptado a tu imagen de marca.
4. Y por último, entre las ventajas de una oficina debemos mencionar que te permite recibir clientes y realizar ventas.

Un espacio de trabajo ideal para pequeñas empresas, startups, emprendimientos, freelancers y profesionales independientes. Para quienes sólo necesitan su portátil y una buena conexión a Internet para trabajar, estos espacios son ideales.

1. Entre oficina tradicional o coworking, este último es una alternativa mucho más económica.
2. Un coworking tiene distintos valores de cuota, que corresponden a las zonas de trabajo que se utilizarán, para adaptarse a la economía de cada profesional.
3. Al contratar un coworking solo debes encargarte de pagar una única cuota sin preocuparte por la luz, el agua, el gas, el Internet, los gastos de comunidad o la limpieza.

Como hemos visto entre sus ventajas, las oficinas tradicionales ofrecen más personalización y privacidad. Y si te decantas por un coworking en Palma de Mallorca, te invitamos a conocer Moasis Cowork.

Tipos de espacios de coworking

Los espacios coworking, a pesar de perseguir el mismo objetivo, pueden ser muy distintos. Aunque no hay una clasificación predeterminada, podemos encontrarnos con diferentes clases. La primera de ellas es la conocida como general, en la que profesionales y empresas diversos sectores cuentan con un espacio fijo para desarrollar su actividad, es decir, tienen un puesto concreto. Esta particularidad los diferencia del coworking flexible, una tipología donde los usuarios de este servicio no tienen un puesto determinado y solo asisten en momentos puntuales. No obstante, en ambos casos estamos hablando de un espacio específico de coworking, pero esto no tiene por qué ser así.

Oficina Virtual: Una Alternativa Flexible

Ante las dificultades en cuanto a acudir cada día a nuestro lugar de trabajo, en consecuencia de la pandemia provocada por el ya famoso virus Covid-19, todos los profesionales de negocios se han visto en la obligación de reinventarse y adaptarse a esta nueva situación si quieren continuar manteniendo a flote sus empresas.

La obligación impuesta de permanecer temporalmente confinados en nuestros domicilios ha hecho que el factor del teletrabajo se instaure en un porcentaje altísimo de trabajos. Se comienza a hablar mucho de una ruptura del modelo tradicional del trabajo, en el que el empleado se desplaza cada día a su oficina para desempeñar sus labores, al observar algunos de los beneficios del teletrabajo, como la comodidad y el ahorro de tiempo y coste en desplazamientos.

Esto ha llevado a muchas empresas a replantearse su forma de trabajar a partir de este momento. Y… ¿cuál es la fórmula que mejor se adapta a ello? Las Oficinas Virtuales. Sin embargo, ¿son todo beneficios lo que nos ofrece esta forma de trabajo? Este post está dirigido a mostrar las ventajas que puede ofrecer una oficina virtual para una empresa, pero también cuáles son las desventajas que pueden ir de la mano de esta nueva tendencia.

Como comentábamos en un post anterior, una Oficina Virtual consiste en un espacio dedicado a ofrecer a las empresas y profesionales una serie de servicios, de los que podemos señalar, por ejemplo: recepción de llamadas, recepción de correspondencia y mensajería, domiciliación legal (social y/o fiscal) de la empresa, atención de visitas, servicios de asesoría fiscal/laboral, creación página web y marketing digital, uso de espacios para trabajar o reuniones por horas, etc. A continuación, os enumero la cara positiva y negativa que estas oficinas nos ofrecen:

Ventajas de la Oficina Virtual

1. Bajo coste en inversión inicial: La inversión inicial para comenzar a disfrutar del servicio de una oficina virtual es 0, y esto es algo que aporta mucho valor añadido a nivel financiero.
2. Minimizar gastos fijos: El servicio de Oficina Virtual te libra del pago de un espacio, así como los consumos asociados al mismo (luz, limpieza, mantenimiento, línea de internet, seguro…).
3. Podrás trabajar desde cualquier lugar y en cualquier momento: Este factor resulta realmente atractivo, ya que rompe con los límites estructurales y temporales que supone el trabajo en un mismo espacio físico.
4. La comodidad de establecer tu propio horario: La flexibilidad que te otorga el realizar tu trabajo en donde quieras es ilimitada. Puedes organizar tu día como a ti mejor te convenga y aprovechar de esta forma las horas en las que te encuentras más motivado y por lo tanto, llegas a ser más productivo.
5. Ahorro de tiempo y costes de transporte: Tiempo y dinero que se ahorran al trabajar desde sus propias casas y “establecer su sede” en una oficina virtual.
6. Mejora de la imagen de la empresa: Los Coworkings que prestar el servicio de Oficina Virtual normalmente se encuentran ubicados en lugares muy céntricos, edificios de oficinas, y cuentan con unas instalaciones que aportan mucha presencia.
7. Permiten la capilaridad en la expansión de tu negocio: Los Workspaces que ofrecen este servicio te permitirán poder abarcar varios mercados a un coste reducido.
8. Máxima flexibilidad e inmediatez: Las oficinas virtuales te permiten montar una delegación comercial en cuestión de minutos, desmontarlas, transformarlas o ampliarlas.

Desventajas de la Oficina Virtual

1. Te acabas de adentrar en el complicado mundo de la tecnología: Al encargarse tu Oficina Virtual de todas tus tareas administrativas, puedes centrarte en el núcleo de tu negocio, pero… Date cuenta que tu mayor aliada a partir de ahora será la tecnología.
2. Dependencia absoluta de conexión a Internet: A partir de ahora, Internet es quien definirá tu ritmo de trabajo. Será prácticamente imprescindible en el desarrollo de todas y cada una de tus tareas.
3. Descoordinación con el resto de tu equipo: Tú eres libre de establecer tus propios horarios a lo largo de la jornada laboral ¿no? Pues el resto de integrantes del equipo también establece su horario laboral de forma libre e individual.
4. Falta de comunicación interpersonal: Bien es cierto que el uso del teléfono móvil o de videoconferencias nos permite comunicarnos instantáneamente con la persona del equipo que deseemos.

Para evitar esta problemática, los números virtuales son una buena solución. Es crucial para nuestros proyectos tomar una decisión correcta a la hora de elegir el espacio de coworking.

El Origen del Coworking

A Brad Neuberg se le atribuye el inicio del movimiento de coworking en San Francisco en el 2005 con la idea de combinar la independencia del freelancer con la estructura y comunidad de un espacio de oficinas. Para hacer esto, inventó la palabra “coworking”, sin guion. También en el área de la bahía, Anca Mosoiu estableció Tech Liminal en 2009, un lugar de coworking. En Miami, nuevos lugares han abierto sus puertas, entre ellos CityDesk. La comunidad de coworking de Nueva York también ha evolucionado rápidamente en lugares como Regus y Rockefeller Group Business Center. Varias nuevas empresas como WeWork se han expandido por toda la ciudad. La demanda de coworking en los barrios de Brooklyn casi nunca termina debido al aumento de la fuerza de trabajo de los millennials, donde casi uno de cada 10 trabajadores en el área de Gowanus trabajan desde casa.

Algunos lugares de coworking fueron desarrollados por los empresarios nómadas de Internet que buscan una alternativa a trabajar en cafeterías y cafés, o al aislamiento en las oficinas independientes o caseras. Una encuesta de 2007 mostró que muchos empleados de teletrabajos se preocupan por sentirse aislados o por no tener contacto con otras personas durante sus largas jornadas.