Gestionar una empresa, especialmente para emprendedores, implica una serie de desafíos y responsabilidades que van más allá de simplemente administrar el trabajo. Se trata de planificar cada paso, desarrollar estrategias, gestionar las finanzas de manera eficaz, conocer a los interesados y mantener buenas relaciones. Una gestión eficaz es crucial para el éxito empresarial, y aunque no es sencillo, con conocimiento, dedicación y ayuda especializada, se puede lograr.
La importancia de la formación y el conocimiento
La base de una gestión empresarial excelente reside en una buena formación. Para una gestión eficaz, es necesario dominar todas las materias relacionadas con la empresa, conocer a fondo el negocio, saber cuáles son las estrategias más eficaces, dominar el uso de las mejores herramientas y potenciar la habilidad de liderazgo.
Planificación y Objetivos
Planificar es clave para el éxito de una empresa. ¿Cuáles son tus objetivos? ¿Dónde quieres llegar? Eso sí, tus objetivos deben cumplir dos requisitos: deben ser alcanzables y deben ser medibles. Es decir, ponte metas realistas, y para un control efectivo de su consecución o no, cuantifícalas.
Organización y Metodología de Trabajo
Tener una metodología de trabajo es crucial para vivir tu negocio con más calma y claridad, para ahorrar tiempo y para poner foco en las acciones más valiosas para ti.
Beneficios de una buena metodología:
- Poner foco en avanzar en la dirección adecuada de tus objetivos.
- Tener flexibilidad para poder incorporar al sistema nuevas tareas según vayan surgiendo.
- Mantener el orden gracias a que tu sistema te da una visión global de todo lo que tienes que hacer, por lo que podrás organizar mejor cuándo hacer cada tarea y ahorrar tiempo.
- Mejorar tu planificación: sabrás en todo momento lo que tienes que hacer.
No solo es importante la buena relación calidad/precio, hay otros factores que explican el éxito. Nada hay que atraiga más a un comprador que la atención que le presta el vendedor. El cliente quiere información, asesoramiento profesional, que le presten atención y se interesen por sus problemas.
Medir y Controlar
Uno de los documentos que, sin duda, es primordial que aprendas a interpretar y analizar son los informes financieros o cuentas anuales.
Delegar y Confiar
No intentes abarcar todo y confía en el talento y habilidades de tus trabajadores para asumir tareas para las que tú no estás preparado/a. A la hora de llevar a cabo un proceso de selección, y si vas a asumir ese proceso tú mismo/a, trata de publicar ofertas descriptivas para que tus potenciales empleados puedan hacerse una buena idea de cuáles son tus expectativas y qué pueden esperar del puesto de trabajo.
Gestión Financiera
En el capítulo financiero, los gastos fijos pueden llegar a constituir un cuello de botella asfixiante. Por eso conviene separar muy bien aquello que es básico para que el negocio funcione de lo que es accesorio.
Es importante dejar estos temas en manos expertas. Son muchos los expertos que aconsejan no sobredimensionar la empresa, un error muy habitual que ha contribuido a destruir muchas organizaciones en los últimos años. Es preferible partir de un tamaño modesto, y crecer racionalmente, que empezar a lo grande para al final darte cuenta de que has consumido tu presupuesto de tres años en un solo ejercicio.
Separa siempre y desde el principio tus finanzas personales y laborales. Puedes estar tentado/a de mantener una sola cuenta bancaria hasta que puedas asegurarte que tu negocio va a ser rentable. Esto implica tener diferentes cuentas bancarias y tarjetas de crédito y asociar a cada una de ellas los gastos correspondientes. En este sentido, también es buena idea que constituyas tu propia empresa desde el principio y que te asignes un sueldo como gerente, transfiriendo tu salario mensualmente desde tu cuenta bancaria empresarial a la personal.
Reducción de Gastos
Toda empresa se enfrenta a dos tipos de gastos: fijos y variables. Los gastos fijos son independientes de los beneficios de tu empresa, y vas a tener que hacer frente a ellos mes a mes te guste o no.
- Material informático: quizás no necesitas equipos excesivamente avanzados.
- Evita las reuniones presenciales siempre que sea posible para no incurrir en gastos de tiempo y transporte.
- Según el caso, puedes valorar el intercambio con otras empresas como método para recortar gastos.
El Outsourcing y la Gestión de Procesos
La explosión del outsourcing en nuestro país ha puesto a numerosas pymes de servicios profesionales en una situación de bonanza. Pero, como ocurre siempre, esto también es sinónimo de una fuerte competencia donde quienes tienen más infraestructura y medios humanos llevan las de ganar.
Te dediques a lo que te dediques, vas a tener que realizar gestiones como la facturación, realización de presupuestos, control de inventario, almacenes, pedidos a proveedores… Y según tu caso, alguna que otra cosa más. Lo ideal es que inviertas en un programa de gestión desde el principio y decidas cuál va a ser tu forma de trabajar para ceñirte a ella.
Cuando se quedó sin trabajo, comenzó a ofrecer sus servicios como consultor independiente. Muy pronto, volvía a impartir cursos sobre tecnologías de la información (TI), empezando por sus clientes anteriores. Alía contactó con otros en igual situación y unieron esfuerzos bajo una marca. Esto confería una mayor sensación de solidez y generaba mayor confianza en los clientes potenciales.
Innovación y Adaptación
Innovar no es una opción, es una necesidad. Dejar los objetivos de tu empresa restringidos a tu localidad, tu región o incluso tu país es una estrategia muy poco competitiva. ¡Claro que el proceso de internacionalización no es fácil!, empezando porque cada mercado tiene unas peculiaridades que debes conocer muy bien antes de lanzarte a exportar.
Si tu empresa no tiene competencia, no te engañes: esa situación no va a mantenerse siempre. Llegar antes que nadie al mercado tiene sus riesgos; por ejemplo, el hecho de que nadie entienda la necesidad de comprar tu producto o servicio. Sin embargo, también cuenta con grandes ventajas: quien da primero da dos veces.
Gestión de Recursos Humanos
Una empresa barcelonesa familiar con 30 años de trayectoria y 140 empleados que fabrica envases alimentarios rígidos estuvo orientada desde sus inicios a la internacionalización (exporta el 80% de su producción y tiene una planta en Australia), su política de RR HH consiste en contratar personal -sobre todo para puestos clave- de diferentes nacionalidades, personas que conocen mucho mejor la cultura, mercado, hábitos de consumo, etc.
No están los tiempos para sobredimensionar plantillas, así que, si llega una época de vacas gordas no te animes hasta comprobar que no se trata de un espejismo pasajero. Encontrar socios cuyos conocimientos, experiencia y capacidad inversora complementen los propios es una opción interesante, tanto en una fase inicial como en la etapa de crecimiento. La selección de los socios es clave, ya que muchas empresas rentables desaparecen por problemas surgidos entre los mismos.
El Talento Humano
Valora a tu equipo de trabajo. Tan importante como la gestión de clientes es la gestión de personal. De los profesionales que trabajan en tu empresa depende, en un alto porcentaje, que tu negocio funcione correctamente. Retener el talento debe ser uno de los principales objetivos en este aspecto.
En verano organizan estancias en la empresa para familiares de clientes, proveedores y agentes comerciales (tienen 23 repartidos por el mundo). Si el presupuesto no te llega para contratar a una completa plantilla de expertos, busca el talento en otra parte. Al primer equipo de Panda Software se le contrató entre personas que habían puesto anuncios en revistas de aficionados a la informática.
Marketing y Relaciones con el Cliente
La información nos permite adaptar la estrategia de marketing global a la realidad de cada mercado. También es muy importante conocer a fondo la idiosincrasia de los países a los que queremos ir: historia, costumbres, religión, forma de hacer negocios, relaciones con nuestro país, etc.
No siempre la mejor publicidad es la de televisión o radio. Los clientes sobre todo si son de gran tamaño, constituyen una excelente herramienta de ventas.
Tabla Resumen de Áreas Clave en la Gestión Empresarial
| Área Clave | Descripción | Importancia |
|---|---|---|
| Formación y Conocimiento | Dominio de materias relacionadas con la empresa y el negocio. | Base para una gestión eficaz. |
| Planificación | Establecer objetivos alcanzables y medibles. | Guía para el éxito empresarial. |
| Organización | Implementar una metodología de trabajo clara y flexible. | Ahorro de tiempo y enfoque en tareas valiosas. |
| Gestión Financiera | Control de gastos, separación de finanzas personales y laborales. | Estabilidad y crecimiento económico. |
| Recursos Humanos | Valoración y retención del talento. | Funcionamiento correcto del negocio. |
| Marketing y Clientes | Adaptación de estrategias a mercados específicos. | Generación de ventas y fidelización. |
| Innovación | Adaptación al cambio y modernización de la empresa. | Competitividad y sostenibilidad. |