Empresario Individual en España: Trámites y Requisitos

El empresario individual, también conocido como autónomo, es la persona física que realiza, en nombre propio y por medio de una empresa, una actividad comercial, industrial o profesional. En esta modalidad de ejercicio profesional de una actividad, el propietario o persona física lleva el control total de la empresa.

Emprender un negocio es un proyecto que merece ser evaluado. A continuación, se detallan los requisitos y trámites necesarios para constituirse como empresario individual en España.

Características del Empresario Individual

Una característica fundamental del empresario individual es que su personalidad jurídica es la misma que la de su titular, lo que implica que no hay diferencia entre el patrimonio social y el individual. Por lo tanto, la responsabilidad frente a terceros es ilimitada, lo que significa que el empresario responde con todo su patrimonio personal de las deudas generadas por su actividad.

Esta es una de las principales desventajas de esta figura, a diferencia del Emprendedor de Responsabilidad Limitada, donde la vivienda habitual puede estar exceptuada bajo ciertas condiciones.

En cuanto a la fiscalidad, el empresario individual tributa las rentas derivadas de su actividad empresarial en el Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF). Además, no se exige un capital mínimo para su constitución.

Para ser empresario individual es requisito imprescindible ser mayor de edad y gozar de la libre disposición de los bienes propios. No obstante lo anterior, también podrá ser empresario individual el menor de edad emancipado, pero con los límites que establece el artículo 323 del código civil, que señala que el emancipado no podrá, hasta que no alcance la mayoría de edad, tomar dinero a préstamo, gravar o enajenar bienes inmuebles y establecimientos mercantiles o industriales u objetos de extraordinario valor sin consentimiento de sus padres y, en su caso, de su curador.

Asimismo, se presume que es empresario individual o autónomo, el titular de un establecimiento abierto al público como propietario, arrendatario, usufructuario o cualquiera otro concepto análogo. Esta presunción incluye también al cónyuge y a los parientes hasta el segundo grado que trabajen con él, salvo que se acredite su condición de trabajadores por cuenta ajena o asalariados.

Constitución y Responsabilidad

Para constituirse como empresario individual no se exige que se destine a la actividad un mínimo de capital, a diferencia de la mayor parte de las formas societarias. Además, los empresarios individuales sólo deben realizar los trámites necesarios para ejercer la actividad, pero no necesitan realizar trámites destinados a la constitución o adquisición de la personalidad jurídica, lo cual simplifica mucho la puesta en marcha de la empresa.

Sin embargo, la responsabilidad por deudas es personal e ilimitada. El empresario individual responde de las deudas contraídas frente a terceros con todos sus bienes, presentes y futuros, porque no existe separación alguna entre el patrimonio empresarial y el personal. La única excepción se encuentra en el Emprendedor de responsabilidad limitada, que puede limitar su responsabilidad para que no alcance a su vivienda habitual.

Por ello, debe tenerse en cuenta que la mayor simplicidad en cuanto a constitución y obligaciones formales contrasta con el elevado riesgo patrimonial que genera el ejercicio de una actividad económica de esta forma de empresa. Legislación: Ley 20/2007. Estatuto del trabajo autónomo. RD 368/2010.

Trámites para la Puesta en Marcha

Los trámites para la puesta en marcha de un empresario individual pueden dividirse en trámites generales, trámites según la actividad, trámites en caso de contratar trabajadores y trámites complementarios.

Trámites Generales

1. Alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores: Este es un paso obligatorio y debe realizarse antes del inicio de las actividades empresariales o profesionales. Se entiende que la actividad comienza desde el momento en que se realizan entregas, prestaciones o adquisiciones de bienes o servicios, se efectúan cobros o pagos, o se contrata personal.
• Para ello, las personas físicas residentes que cumplan ciertas condiciones simplificadas pueden utilizar el Modelo 037 de declaración censal simplificada, mientras que el Modelo 036 es de uso general.
• Ambos modelos pueden presentarse de forma telemática, requiriendo un certificado electrónico. El organismo competente es la Agencia Tributaria.
2. Alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos (RETA): Este régimen regula la cotización a la Seguridad Social de los trabajadores autónomos. El alta es obligatoria para quienes realicen una actividad económica a título lucrativo de forma habitual, personal y directa, sin sujeción a contrato de trabajo.
• La solicitud de alta debe presentarse en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) en un plazo de 30 días naturales.
• Actualmente, se permite, hasta tres veces al año, que la fecha de alta en el RETA sea la misma que la del inicio de la actividad, si no coincide con el primer día del mes.
3. Legalización del Libro Diario y del Libro de Inventarios y Cuentas Anuales: Los empresarios individuales que lleven su contabilidad según el Código de Comercio y tributen en el IRPF por el método de estimación directa normal están obligados a elaborar estos libros contables.
• La presentación para su legalización se realiza por vía telemática en el Registro Mercantil provincial, dentro de los cuatro meses siguientes al cierre del ejercicio social.
• Desde el 29 de septiembre de 2013, no se pueden legalizar libros en blanco para su posterior uso.
4. Obtención de un Certificado Electrónico: Aunque no es obligatorio para iniciar la actividad, es necesario si se desea firmar documentos electrónicamente o realizar trámites telemáticos.
• Este certificado valida y certifica que una firma electrónica se corresponde con una persona física, facilitando la interacción con las administraciones públicas.
• Se puede obtener como parte del DNIe o como un fichero de software.

Licencia de Actividad y Registro de Empresa

1. Licencia de Actividad: La solicitud de licencias pertinentes es necesaria en función del tipo de actividad de la empresa. Estas solicitudes se realizan en el ayuntamiento del municipio donde se ejercerá la actividad.
• Existen distintos tipos, como la Licencia de Actividades e Instalaciones y Obras (para iniciar actividad en un local) y la Licencia de Funcionamiento (para autorizar la puesta en uso de edificios o instalaciones, especialmente para actividades "calificadas" como molestas o peligrosas).
• Los procedimientos varían, pudiendo ser Ordinario, Implantación o Modificación de Actividades (IMA), Comunicación Previa o Declaración Responsable.
• Actividades profesionales, artesanales y artísticas realizadas en el domicilio sin venta directa al público o molestias a vecinos pueden estar exentas.
2. Inscripción en Otros Organismos Oficiales y/o Registros: Dependiendo de la actividad específica, puede ser obligatorio comunicar el inicio de la actividad en otras administraciones o registros sectoriales (estatales, autonómicos y municipales), como el Registro Industrial o el Registro de Empresas de Seguridad, entre otros.

Trámites si se va a Contratar Trabajadores

Si el empresario individual planea contratar personal, deberá realizar los siguientes trámites adicionales:

1. Inscripción de la Empresa: Antes de contratar trabajadores por primera vez, el empresario debe solicitar su inscripción en la TGSS. Esto asigna un Código de Cuenta de Cotización Principal (CCC), un número para la identificación y control de sus obligaciones con la Seguridad Social. El plazo es antes del inicio de la contratación.
2. Afiliación de Trabajadores: Cada trabajador que vaya a iniciar una actividad laboral debe solicitar un Número de Afiliación (NAF). Este número es único para toda la vida del trabajador y para todos los Regímenes del Sistema de la Seguridad Social. La solicitud debe realizarse con anterioridad al inicio de la actividad laboral.
3. Alta de los Trabajadores en el Régimen de la Seguridad Social: Todo empresario que contrate trabajadores debe comunicar su alta en el Régimen de la Seguridad Social correspondiente. Las altas son el acto administrativo que establece la relación jurídica con la Seguridad Social, implicando la obligación de cotizar y generando derecho a prestaciones. Para el Régimen General, el alta puede realizarse hasta 60 días naturales antes del inicio de la relación laboral.
4. Alta de los Contratos de Trabajo: Este trámite consiste en la legalización o alta de los contratos de trabajo de los trabajadores por cuenta ajena. Es obligatorio y debe realizarse en el Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) en un plazo no superior a 10 días desde la firma del contrato.
5. Comunicación de Apertura del Centro de Trabajo: Esta comunicación es obligatoria para cualquier empresa, independientemente de su actividad, y debe presentarse en las Consejerías de Trabajo de las Comunidades Autónomas. Se realiza previamente o dentro de los treinta días siguientes a la apertura de un centro de trabajo o reanudación de la actividad tras alteraciones importantes.
6. Obtención del Calendario Laboral: Las empresas deben elaborar y exponer el calendario laboral anualmente en un lugar visible de cada centro de trabajo. Este debe contener el horario de trabajo, la distribución de días laborales, festivos, descansos y otros días inhábiles.

Trámites Complementarios

1. Registro de Marca o Nombre Comercial: Aunque la denominación social se registre en el Registro Mercantil, esto no protege jurídicamente la marca. Si se desea protección jurídica del nombre o marca comercial, es necesario registrarla en la Oficina Española de Patentes y Marcas (OEPM).
• Es un trámite opcional pero muy recomendable, que otorga el derecho exclusivo de uso de un signo para identificar productos o servicios. La protección dura diez años y puede renovarse indefinidamente.

Creación de la Empresa por Internet (CIRCE)

El sistema CIRCE (Creación de Empresas por Internet) ofrece la posibilidad de realizar la creación de la figura del empresario individual (autónomo) por medios telemáticos, lo que evita desplazamientos y ahorra tiempo y costes.

A través de este procedimiento se puede llevar a cabo el alta como trabajadores autónomos, de todas aquellas personas que realicen de forma habitual, personal y directa una o varias actividades económicas a título lucrativo, y siempre que el desempeño de esta o estas actividades no estén sujetas a contrato de trabajo por ninguna empresa. Puedes solicitar el alta antes de iniciar la actividad, con una antelación máxima de 60 días.

Requisitos para utilizar CIRCE:

• Personas que realizan o van a realizar de manera habitual una actividad económica por cuenta propia, y además tienen 18 años o más, de nacionalidad española residente en España o extranjero con permiso de trabajo.
• Copia del DNI y de los trabajadores si los hubiera.
• Copia de la Tarjeta de la Seguridad Social y de los trabajadores, si los hubiera, u otro documento que acredite el número de afiliación a la Seguridad Social.
• Si estás casado, necesitarás el DNI o NIE del cónyuge y régimen del matrimonio.
• Si eres una persona de nacionalidad extranjera y no posees DNI, necesitarás el NIE. Comunitario o NIE y permiso de residencia y trabajo por cuenta propia.

Si estás casado, necesitarás el DNI o NIE del cónyuge y régimen del matrimonio.

Identificación de Empresa

Consiste en inscribirse en el Sistema de la Seguridad Social de forma que se asigna un número que te identificará como empresario y al que se asociarán los trabajadores que contrates dentro de una misma provincia. A ese número se le denomina Código de Cuenta de Cotización o CCC.

• Si eres empresario individual (persona física) tienes que tener un número de Seguridad Social (NUSS) que te identifique en tus relaciones con la Seguridad Social. Puedes realizarlo a través del servicio Solicitar el número de la Seguridad Social existente en Importass, con o sin identificación electrónica.
• Si no tienes medios de identificación electrónica, indícalo y sigue las indicaciones al entrar en el servicio.
• Si eres empresario colectivo (sociedades, entidades sin personalidad jurídica, ….), la única opción es la de realizar el alta con tu identificación electrónica a través del servicio de la SEDESS de Empresario Colectivo.

Si vas a contratar a un trabajador/a para tu hogar familiar podrás solicitar tu alta como empleador cuando procedas a dar de alta a la persona trabajadora en la Seguridad Social a través del servicio Alta en empleo de hogar existente en el Portal de la Tesorería General de la Seguridad Social o de la App IMPORTASS . Si no tienes medios de identificación electrónica indícalo y sigue las indicaciones al entrar en el servicio.

Finalmente, cuando solicites la inscripción debes hacer constar la entidad con la que vas a asegurar las contingencias derivadas del trabajo y enfermedades profesionales como la prestación económica en caso de incapacidad temporal derivada de contingencias comunes o no laborales. Estos riesgos pueden asegurarse con el Instituto Nacional de la Seguridad Social (INSS), con el Instituto Social de la Marina (ISM) si estás encuadrado en el Régimen Especial del Mar o con distintas entidades colaboradoras con la Seguridad Social.

Obligaciones Continuas

• Comunicar mi baja como empresario: Cuando se produzca la finalización de tu actividad como empresario debes comunicarlo a la TGSS después de haber dado de baja todos tus trabajadores.
• Comunicar cualquier variación de los datos identificativos o de la actividad de la empresa: a través del Sistema RED podrás modificar entre otras cosas, el domicilio de la actividad.
• El pago de las cotizaciones sociales correspondientes: Debes comunicar mensualmente a la TGSS los conceptos retributivos que perciben cada uno de tus trabajadores.

Registro Mercantil

El Registro Mercantil es aquel en el que se inscriben los hechos y actos relativos a los empresarios individuales y a las sociedades mercantiles, con el fin de dar publicidad a los mismos de forma que puedan ser conocidos por las personas que contraten con ellos.

Organización del Registro Mercantil

Los Registros Mercantiles dependen del Ministerio de Justicia. Todos los asuntos a ellos referentes están encomendados a la Dirección General de Seguridad Jurídica y Fe Pública. Cada Registro Mercantil está a cargo de uno o varios Registradores. Los Registradores son funcionarios públicos a todos los efectos legales.

El Registro Mercantil está integrado por los Registros Mercantiles territoriales y por el Registro Mercantil Central.

Los Registros Mercantiles territoriales están establecidos en todas las capitales de provincia, extendiéndose su competencia al territorio de la provincia, y, además, a algunas otras ciudades como Ceuta, Melilla, Eivissa, Mahón (Maó), Arrecife, Puerto del Rosario, Santa Cruz de la Palma, San Sebastián de la Gomera y Valverde, y Santiago de Compostela.

El Registro Mercantil Central tiene su sede en Madrid.

Actos Inscribibles

Los empresarios individuales y las sociedades en general, así como determinados actos y contratos relacionados con ellos, deben inscribirse en el Registro Mercantil para que tengan efectos frente a terceros. Esta inscripción proporciona seguridad jurídica y transparencia en las relaciones comerciales.