Para crear una startup es necesario algo más que solo una idea. Puede que necesites días, meses o años (a veces) para encontrar miembros calificados de un equipo que se unan a tu startup. En cualquier empresa o startup, la claridad organizativa es esencial para el éxito y la colaboración. Los organigramas son herramientas visuales que facilitan la comprensión de la estructura interna, ayudando a equipos y líderes a coordinarse mejor.
Los organigramas de las distintas empresas varían en función de sus necesidades, objetivos y modelos de negocio. Esta guía te ayudará a entender qué es el organigrama de una startup y cómo puedes crearlo en poco tiempo. Además, conocerás sobre software confiables diseñados para crear estructuras organizativas y otros diagramas.
Un buen organigrama es como un GPS para su empresa. ¡Tú lo tendrás más claro y tus equipos no se perderán! Un organigrama de empresa hace algo más que mostrar "quién hace qué". Es una herramienta estratégica que optimiza la comunicación interna y aumenta la transparencia. Desde las pequeñas empresas de nueva creación hasta los gigantes mundiales, todas las organizaciones tienen mucho que ganar si estructuran adecuadamente sus relaciones.
¿Qué es un Organigrama? ¿Cuál es su Importancia en la Organización?
El organigrama empresarial es una herramienta fundamental que ofrece una representación visual de la estructura organizacional de una empresa. A través de un diseño gráfico, el organigrama muestra la jerarquía de autoridad, los diferentes departamentos, equipos y la interacción entre ellos.
Esta herramienta es esencial para comprender la estructura interna de una empresa, las responsabilidades de cada puesto y cómo fluye la comunicación y toma de decisiones en la organización.
Será una herramienta que permitirá, entre otras cosas:
- Desvelar las relaciones de poder y autoridad: Esencial para comprender la toma de decisiones y la fluidez de la comunicación.
- Definir los roles y responsabilidades: Permite identificar duplicidades, cuellos de botella y áreas de oportunidad para mejorar el proceso de comunicación.
- Visualizar la estructura organizacional: Facilita la comprensión de la empresa en su conjunto, tanto para colaboradores como para stakeholder.
En resumen: aclarar funciones y responsabilidades, optimizar la comunicación interna y apoyar la planificación estratégica. En resumen, el organigrama corporativo es una herramienta evolutiva que, bien utilizada, puede transformar la cultura organizativa y reforzar el crecimiento. El organigrama es una guía visual que facilita la coordinación y mejora la comunicación en una empresa, ayudando a evitar confusiones sobre las responsabilidades y la jerarquía en cada equipo.
Mejorar la comunicación interna, al vincular visualmente servicios y departamentos. Mayor transparencia y confianza: el personal sabe exactamente a quién tiene que rendir cuentas y evita cualquier duda sobre sus tareas. Aclarar funciones y responsabilidades. Optimizar la comunicación interna. Apoyar la planificación estratégica.
La principal ventaja de un organigrama es que muestra la jerarquía interna completa de una empresa u organización. También mejora la colaboración y la comunicación entre todos los empleados, aumentando así su productividad y mejorando el rendimiento general. Para crear y dirigir con éxito una empresa es necesario tomar decisiones firmes. Crear una estructura bien organizada te ayuda a planificar la mano de obra. Además de ayudar a los empleados, los organigramas también ayudan a los directivos a gestionar su carga de trabajo. Los organigramas son tan útiles para las pequeñas empresas como para las grandes. Son hasta necesarios para crear startups. La razón por la que una startup necesita un organigrama es que esta estructura facilita la planificación y la toma de decisiones.
Tipos de Organigramas: Explorando las Diferentes Estructuras
Los organigramas son herramientas esenciales para comprender y visualizar la estructura de una organización. Cada tipo de diagrama presenta características únicas que lo hacen adecuado para diferentes escenarios y necesidades. Dependiendo de las necesidades, la cultura y la estrategia de la empresa, puedes llegar a identificarte con uno de estos modelos a continuación, aunque existen innumerables opciones.
- Organigrama Jerárquico
El organigrama jerárquico, a menudo denominado "piramidal", ofrece una estructura clara y estable. Cada empleado sabe exactamente a quién rinde cuentas. Este modelo es ideal para organizaciones que hacen hincapié en la estabilidad, el control de los procesos y las responsabilidades bien definidas.
Limitaciones: Esta estructura puede dificultar la comunicación horizontal y limitar la innovación, lo que lleva a algunas empresas a complementarla con modelos más flexibles.
- Organigrama Matricial
El organigrama matricial fomenta la colaboración interfuncional. Vincula a los empleados con varios responsables, por ejemplo un jefe de proyecto y un responsable funcional, lo que mejora la flexibilidad y la capacidad de respuesta. Este modelo no sigue la estructura tradicional jerárquica, ya que los empleados pueden responder ante dos o más mandos en lugar de ante uno único.
Limitaciones: La doble jerarquía puede dar lugar a conflictos de prioridades. Es esencial una comunicación clara entre los responsables.
- Organigrama Plano
Este modelo favorece la comunicación directa y la rapidez en la toma de decisiones. Al eliminar los niveles intermedios, fomenta una cultura de autonomía y agilidad. Aplana la jerarquía y otorga a sus empleados mucha autonomía. No existen casi ningún cargo intermedio, por lo que es habitual que el CEO trate directamente con los trabajadores.
Limitaciones: Sin una supervisión formal, pueden surgir solapamientos de responsabilidades. La claridad de funciones es crucial para su eficacia.
Los organigramas de las distintas empresas varían en función de sus necesidades, objetivos y modelos de negocio.
Organigrama Vertical: El organigrama vertical es el más tradicional y se caracteriza por mostrar la estructura jerárquica de la empresa de arriba hacia abajo. En este modelo, los cargos superiores aparecen en la parte superior y los niveles inferiores se colocan debajo.
Organigrama Funcional: Este tipo de organigrama distribuye las áreas o departamentos de la empresa en función de las diferentes funciones o tareas específicas, como marketing, finanzas, ventas y recursos humanos. El organigrama funcional ayuda a definir claramente los roles y responsabilidades de cada equipo, mejorando la eficiencia y la especialización dentro de la empresa.
Organigrama Interactivo: Con la evolución de la tecnología, el organigrama interactivo se ha convertido en una herramienta popular en la organización de las empresas modernas. A diferencia de los organigramas tradicionales, este modelo permite una navegación dinámica y una actualización en tiempo real. Además, es ideal para empresas que cuentan con estructuras complejas o que cambian rápidamente, ya que permite añadir detalles sobre cada miembro del equipo, incluyendo habilidades y proyectos en curso.
Hay muchísimos tipos de organigrama y, de hecho, en cuanto a diseño, no tienen límite siempre que sea la mejor manera de reflejar la información que contienen.
- Los organigramas informativos: Ofrecen una visión simplificada de toda la organización ya que solo muestran la información más relevante.
- Los organigramas analíticos: Muestran datos mucho más detallados y específicos de la organización.
- Los organigramas formales: Representan el modelo de funcionamiento planificado o formal de una empresa y requieren de aprobación previa. Un organigrama que refleje a una S.A.
¿Cómo elaborar un organigrama de empresa en 6 pasos?
- Enumerar todas las funciones de la empresa: Empiece por enumerar todos los cargos y funciones de su organización. Esta lista exhaustiva garantiza que cada puesto esté justamente representado en tu diagrama.
- Defina las responsabilidades de cada función: Para cada función identificada, aclare las principales responsabilidades y tareas asociadas.
- Establezca las relaciones jerárquicas: A continuación, establezca las relaciones entre cada función y puesto. ¿Quién informa a quién? ¿Quiénes son los jefes directos e indirectos? Una representación clara de las relaciones jerárquicas evita ambigüedades y mejora la comunicación interna.
- Añada relaciones interfuncionales: No olvides representar las relaciones interfuncionales para tener una visión completa. Ejemplo: Un "Project Manager" puede trabajar con el departamento de marketing en una campaña y reportar al departamento técnico en otro proyecto.
- Formatear el organigrama: Una vez recopilados los datos, utiliza una herramienta específica como Canva, Lucidchart, SmartArt o una simple hoja de cálculo de Excel para crear tu organigrama. Utiliza colores para diferenciar los departamentos.
- Actualízalo con regularidad: Un organigrama estático pierde rápidamente su pertinencia. Programe revisiones periódicas, sobre todo en caso de cambios organizativos. Ejemplo: en caso de promoción, nueva contratación o reestructuración, ajuste el organigrama inmediatamente.
En el análisis anterior se han presentado tres organigramas de startups para que te familiarices bien con ellos. Por otro lado, te hemos brindado una guía paso a paso para crear un organigrama para tu startup. Si necesitas una herramienta para hacer organigramas llamativos en cuestión de minutos, nada mejor que elegir EdrawMind.
Herramientas y Software para Crear Organigramas Empresariales
Aunque mi recomendación es que cualquier herramienta de visualización es buena, siempre que sea fácil y accesible, a mí me funcionan muy bien las que muestro a continuación:
- Lucidchart: Ofrece plantillas personalizables, colaboración en tiempo real y funciones avanzadas para diagramas complejos.
- Canva: Herramienta fácil de usar con una amplia variedad de plantillas y elementos gráficos para crear diagramas atractivos.
- Miro: Pizarra virtual ideal para la colaboración en equipo y la creación de diagramas dinámicos e interactivos.
- Creately: Herramienta en línea con una amplia gama de plantillas y funciones para crear diagramas organizacionales, de flujo y otros tipos de diagramas.
Para crear organigramas, existen diversas herramientas que se adaptan a diferentes necesidades y tamaños de empresa.
Una plantilla de Excel o Word para una empresa (muy) pequeña: Para una empresa muy pequeña o una PYME, puede bastar con una plantilla de Excel o un documento de Word, muchos de los cuales están disponibles gratuitamente en Internet. Sin embargo, a medida que tu empresa crece, estas herramientas muestran rápidamente sus límites. Cada cambio, como un ascenso, una contratación o un traslado, requiere una actualización manual. Esto es factible para un equipo pequeño, pero con una organización más compleja, resulta lento y poco fiable.
Utilizar un software especializado en organigramas: Para organizaciones medianas y grandes, lo mejor es optar por programas especializados como Lucidchart, Visio o Canva. Estos programas también ofrecen una biblioteca de plantillas personalizables, adaptadas a las necesidades de los distintos sectores. Y ya no es necesario actualizarlo todo manualmente: algunas de estas soluciones se integran con software de RRHH o de gestión de proyectos, sincronizando los datos para que el organigrama se mantenga actualizado automáticamente. Algunas de las herramientas más recomendadas para crear un organigrama online son Lucidchart, Miro y Canva. Estas plataformas ofrecen plantillas personalizables que se adaptan a diferentes tipos de estructuras empresariales y permiten una fácil actualización en tiempo real.
Si tu empresa ya utiliza la suite de Microsoft, Visio puede ser una gran opción gracias a su fácil integración con Office 365. Para un enfoque más creativo y visual, Canva es ideal y sigue siendo asequible. Si tienes predilección por la automatización, entonces te sentirás más atraído por Lucidchart.
En esta sección, aprenderás a crear uno utilizando Wondershare EdrawMind. Descarga EdrawMind y abre la herramienta. Ahora, puedes introducir la información o los datos en tu gráfico para adaptarlo a tus necesidades. La imagen de aquí abajo muestra un ejemplo de ello, en el que el CEO está a cargo de dos gerentes, y cada uno de ellos es responsable de tareas diferentes.
Con EdrawMind, puedes personalizar completamente tu organigrama. Por ejemplo, puedes cambiar los estilos, tamaños, colores y formas de las fuentes. Aquí puedes elegir el formato que quieras para el archivo de salida.
Esta completa función de colaboración te permite generar una lluvia de ideas de forma eficaz. Las plantillas predeterminadas de todos los campos y los estilos únicos se consideran la competencia principal de esta herramienta. La función de presentación mediante diapositivas permite presentar tus ideas de una forma única. Puedes crear diapositivas de tus datos con un solo clic.
Además de ofrecer características únicas, hay otras razones por las que más de 25 millones de usuarios en todo el mundo han considerado EdrawMind su primera opción. Ofrece un plan gratuito para probar las funciones básicas. Funciona perfectamente en los sistemas operativos Windows y Mac. Las reseñas de usuarios de EdrawMind en diferentes plataformas, como GetApp, G2, Capterra, App Store y Google Play, son muy positivas. Además de la versión de prueba gratuita, EdrawMind ofrece diferentes planes de pago para educación, particulares y equipos.
El Equipo de una Startup: Pieza Clave para el Éxito
El equipo de una startup es una pieza clave. Un equipo que aporte valor a la startup Estamos ante una cuestión vital ya que el valor de tu equipo influirá enormemente en su éxito. De hecho, según la consultora CB Insights no contar con el equipo adecuado está entre los tres primeros motivos de fracaso de una startup. Sorprendente, ¿verdad?
Y es que, los integrantes del equipo son a veces el motor que impulsa y hace de la idea inicial una realidad de negocio. Y sino que le pregunten a cualquier equipo fundador de una startup en la carrera por sacar adelante su producto mínimo viable.
Antes de comenzar a formar tu equipo debes saber que la autoconciencia es la primera clave. Una vez hayas evaluado el conjunto de tus habilidades objetivamente, estarás en disposición de contratar personal proactivo que haga lo que tú no dominas.
Es muy importante que el equipo comparta los mismos valores y objetivos para que exista mayor transparencia y apostar por la eficacia de la startup.
Perfiles de los miembros del equipo
Lógicamente, en función del tipo de startup y del producto o servicio que ofrezca, habrá que añadir perfiles para el desarrollo de tareas más específicas. Sin embargo, grosso modo, el equipo de una startup para garantizar su buen funcionamiento, debería contar con estos 4 perfiles:
- Director tecnológico o CTO (Chief Technology Officer)
En realidad, es necesario un perfil que se encargue de la ideación y desarrollo del producto. Sin embargo, dado el alto componente tecnológico de la gran mayoría de startups actuales, este perfil suele ser el de un geek.
El CTO debe ser un auténtico apasionado y conocedor de la tecnología.
- Director financiero o CFO (Chief Financial Officer)
Este perfil es absolutamente imprescindible. Según el informe de CB Insights mencionado anteriormente, el segundo motivo por el que fracasan las startups es quedarse sin dinero.
Para evitarlo, contar con alguien que se ocupe correctamente de la economía de la startup y que implemente una buena estrategia de financiación desde el principio será esencial.
- Director de marketing o CMO (Chief Marketing Officer)
Si como startup somos una empresa pequeña, lo más común, el CMO debería encajar en un perfil comercial o de ventas así como desarrollar tareas de marketing y comunicación. Más adelante, podrían ser varios perfiles distintos.
Esta persona debe verlo todo desde el punto de vista de los clientes: sus necesidades, gustos, preferencias…y alinear el equipo y los recursos con el fin de satisfacerlos.
- Consejero Delegado o CEO (Chief Executive Officer)
En realidad, se trata de tener un perfil de negocios, con visión empresarial. Suele coincidir con el CEO ya que es la cabeza visible y se encarga principalmente de la toma de decisiones determinantes para la startup.
Con sus dotes de liderazgo y sus conocimientos sobre el mundo empresarial debe crear la visión y estrategia de la compañía.
3 Claves para formar un equipo de valor
- Hazte con perfiles y caracteres complementarios
El equipo de una startup, sobre todo el equipo fundador, debe compartir la misma visión a pesar de tratarse de perfiles muy distintos, todos ellos fundamentales. Son los que poco a poco van fijando la cultura de la empresa y la ponen en práctica.
- Quédate con los mejores
Si puedes reclutar a gente más inteligente y mejor que tú, hazlo. No solo aportarán un valor extra a la startup sino que te permitirán aprender profesionalmente. Todo ello se traducirá en el crecimiento de tu startup.
- Prueba y testea primero para evitar errores
Al igual que ocurre en la creación de nuestro modelo de negocio, la captación de talento para formar el equipo de nuestra startup es una cuestión de ensayo-error.
Como has podido comprobar la estructura organizativa de tu startup es algo que no te puedes tomar a la ligera. La estructura organizacional de la empresa influirá en las decisiones estratégicas que deben tomar los responsables de Recursos Humanos y servirá de guía para las vinculaciones jerárquicas de la plantilla. Dependiendo del tamaño y del sector al que se dedique la empresa será conveniente utilizar cierto tipo de organigrama.
Tipos de estructura empresarial
Los organigramas de las distintas empresas varían en función de sus necesidades, objetivos y modelos de negocio.
Estructura funcional: Este modelo agrupa a los empleados por funciones o áreas de especialización: marketing, finanzas, recursos humanos, etc. Es común en empresas de tamaño mediano y grande.
Como ya sabes, las startups suelen ser negocios emergentes, organizaciones temporales en busca de un modelo rentable. Si bien al principio, los responsables de las startups - habitualmente ideólogos, ejecutores y hombres-mujeres orquesta - tienen que dedicar gran parte de sus esfuerzos a la planificación y crecimiento, es importante que la parte estructural no pase nunca por alto.
Los organigramas no son una foto fija. Aunque en principio lo que intentamos es asentar la estructura organizativa de la empresa, el organigrama puede experimentar cambios y variaciones constantes. Esto no debería impedir que, a pesar de ser una startup, dediquemos un tiempo (muy necesario) a diseñar un organigrama funcional. De hecho, esto nos ayudará muchísimo a delegar las primeras responsabilidades en las personas más adecuadas.
Conforme la empresa vaya creciendo, tendremos que ir haciendo los ajustes necesarios en el organigrama. Tener siempre clara cuál es la estructura organizativa de la startup nos permitirá atender correctamente a clientes y proveedores y, por supuesto, a estar preparados para el momento en el que se produzca un nuevo crecimiento.
En una startup la idea parte de una única persona. O de unas pocas. De ahí que gran parte de lo que es o será esa empresa esté en la mente del ideólogo.
Según Under 30 Network y Forbes hay cinco perfiles que no pueden faltar en el corazón (y en el organigrama) de cualquier startup:
- CEO: Es el jefe o, hablando en plata, el Consejero Delegado. Podríamos decir que es el que más manda, porque seguramente también sea la persona de la que parte la idea y que se responsabiliza del liderazgo. Tanto dentro como fuera de la organización. Además de manejar la caja, debe encargarse de desarrollar la visión estratégica y hacerla extensiva a todos sus colaboradores.
- Diseñador Front-End: La gran mayoría de startups tienen su hogar y su propósito en lo digital. De ahí que sea imprescindible contar con alguien que sepa diseñar la idea y darle forma. En este sentido, lo que se buscan son ingenieros que sepan de HTML, CSS, UX y diseño.
- Diseñador Back-End: Al principio de los principios quizá sea conveniente que el diseñador principal tenga un segundo de a bordo que pueda colaborar (o participar en la misma medida) en el desarrollo de la idea. Cuando se ha terminado con este proceso, el diseñador Back-End deberá trabajar para que la idea siga funcionando correctamente. Y en esos casos, lo que suele hacerse es contar con un especialista para el diseño y otro para la parte de la programación.
- CMO: Añadamos otro anglicismo a la colección con la figura del CMO (Chief Marketing Officer) o Director de Marketing. Para difundir las bondades del producto o del servicio hay que contar con un experto que sepa diseñar una estrategia de difusión y sea capaz de llegar al público potencial.
Según Under 30 Network y Forbes, esta quinta posición es comodín. ¿Por qué? Pues porque debe emplearse de manera específica en reforzar aquella área en que la startup todavía cojea. Todo dependerá de sector o de lo desarrollada que esté la idea. Quizá necesites el refuerzo de un diseñador gráfico, de un comercial o de un programador que te ayude a terminar el proyecto. Estudia bien las opciones y el estado de la idea para completar el organigrama. En un tiempo seguro que tienes que ampliarlo de nuevo.