Emprender un proyecto empresarial requiere un alto nivel de organización y planificación, especialmente cuando se trata de una empresa no muy grande. Las pequeñas y medianas empresas en España se han enfrentado a grandes dificultades en los últimos años, y muchos expertos coinciden en que la falta de coordinación en la gestión es uno de los factores que han obstaculizado su crecimiento.
Cuando hablamos de gestión empresarial en PYMES, no nos referimos solo a cumplir con obligaciones fiscales o llevar las cuentas al día. La gestión empresarial implica un enfoque estructurado que busca coordinar todos los recursos de una organización de manera eficaz. En muchas pequeñas y medianas empresas hay talento, esfuerzo y compromiso, pero muchas veces falta estructura.
El control de gestión es precisamente el proceso que tiene como objetivo organizar la planificación y evaluación de los resultados de una empresa para mejorar su rendimiento. Este método de gestión es especialmente importante en pymes que necesitan desarrollar su negocio y encontrar su espacio en un mercado dominado por las grandes multinacionales.
¿Qué es el Control de Gestión?
El control de gestión es un conjunto de procesos destinados a lograr el cumplimiento de los objetivos en una empresa. Este sistema de gestión incluye tanto la planificación previa, como la aplicación y evaluación posterior de los resultados, de modo que se pueda valorar el funcionamiento de la estrategia de negocio y adaptarla o mejorarla siempre que sea necesario. Se trata, por tanto, de una gestión integral que incluye todos los niveles de operación de las pymes.
La filosofía de este método de gestión defiende que el análisis es esencial para controlar la evolución de un negocio. Para desembocar en una toma de decisiones fundamentada y favorable para la empresa, este análisis debe realizarse a partir de información financiera, administrativa y operativa. El responsable de llevar a cabo este control de gestión es el controller.
Pasos para un Buen Control de Gestión
- Establecer un plan estratégico: El primer paso para realizar un buen control de gestión es establecer un plan estratégico que sea realista a la vez que ambicioso. Para ello, hay que tomar como punto de partida la situación de la empresa y realizar una evaluación de la misma.
- Definir objetivos y plazos: Una vez elaborado el plan, es fundamental poner por escrito sus objetivos, junto con los pasos a seguir y el plazo en el que se espera alcanzarlos.
- Asignar recursos: Una vez se ha creado un plan, es necesario distribuir y asignar los distintos recursos de la empresa a las actividades y departamentos involucrados en el mismo.
- Seguimiento y análisis: Uno de los pasos fundamentales de este método es el seguimiento de la aplicación de los planes estratégicos. La toma de decisiones de una empresa siempre ha de estar fundamentada y basada en informes y datos reales, por lo que la planificación debe acompañarse además de un análisis a tiempo real que aporte los datos necesarios para que las decisiones sean las más beneficiosas para el negocio en cada momento.
- Supervisión y corrección: Una pyme con un buen sistema de control de gestión supervisa que el plan estratégico se implemente correctamente. Esto implica comprobar que la utilización de los recursos sea la planeada y que siga las pautas establecidas en los presupuestos. Este análisis paralelo a la actividad de la empresa permite identificar las desviaciones según ocurren, es decir, facilita detectar rápidamente cualquier fallo en la implementación del plan.
- Mejora continua: Además de corregir errores puntuales lo antes posible, toda empresa debe buscar la mejora continua de su negocio. Los responsables del control de gestión deben realizar análisis constantes para proceder a una evaluación posterior. Esta evaluación ha de medir los resultados de la empresa en comparación con el plan estratégico y modificar la actuación de la primera en caso de que sea necesario.
Los resultados de la evaluación pueden incluso motivar la creación de nuevas estrategias o la reformulación de los planes anteriores para optimizar la operativa de la pyme. Tanto en esta etapa de evaluación como en la etapa previa de análisis, la utilización de sistemas de información y nuevos avances tecnológicos supone una gran ventaja.
Software de Gestión para PYMES
Cuando se inicia un negocio, y más en plena transformación digital, este no se concibe sin herramientas tecnológicas que nos liberen de carga de trabajo. Un buen software de gestión para pymes es, de hecho, imprescindible: son formatos de empresa en los que optimizamos los recursos humanos para llegar a todo.
Muchas pymes trabajan aún con soluciones de contabilidad obsoletas que no están preparadas para adaptarse a su crecimiento. Antes de seleccionar un ERP para una pequeña empresa, es fundamental entender cuáles son las necesidades (y los motivos de preocupación) de tu negocio y si el software ERP puede ayudarles a afrontarlos. Si, por ejemplo, te resulta difícil encontrar información financiera actualizada cuando la necesitas, esto suele ser un signo claro de que tu negocio está creciendo más de lo que tu software de contabilidad puede gestionar. No obstante, si optas por un ERP para pymes tienes que tener en cuenta lo que te va a costar la migración a este tipo de software de gestión y lo que vas a tardar en hacerla, pero también si quieres una solución en la nube, local o una selección de ambas.
Las soluciones que ofrece un ERP tienen fama de tediosas, caras y difíciles de utilizar, cosa que espanta a las pequeñas y medianas empresas que están listas para dar el siguiente paso. Por lo general, para la mayoría de las pymes, las soluciones ERP basadas en la nube son más baratas de adoptar e implementar que las soluciones locales, debido a la naturaleza del software como servicio (SaaS).
Tipos de Software de Gestión para PYMES
Hay muchísimos tipos de software de gestión para pymes, pero podríamos englobar los más importantes en seis grupos:
- ERP: Los ERP para pymes suelen ser las soluciones digitales más completas. Un ERP (enterprise resource planning, es decir, planificación de los recursos de empresa) es un sistema que permite la trazabilidad de todos los procesos y, en consecuencia, permite planificar y optimizar los recursos de que se dispone en ella.
- Software de RRHH: Los recursos humanos son la base de todo dentro de una empresa. Gestionar las tareas, distribuirlas adecuadamente, racionalizar el esfuerzo, disponer de un control de horarios, vacaciones, etcétera, es mucho más sencillo si tenemos la herramienta digital adecuada.
- CRM: El CRM o customer relationship management (gestión de las relaciones con el cliente) está basado en el marketing relacional. Se trata de mantener a nuestros clientes (actuales y potenciales) informados de todo aquello que les pueda interesar, así como de hacer un seguimiento de las transacciones, dudas, incidencias, etcétera, que puedan surgir.
- Planificación y seguimiento de tareas: Estos programas son tableros digitales, por así decirlo, en los que podemos colgar ideas, compartirlas, hacer brainstorming, distribuir cometidos, agregar comentarios… En definitiva, un espacio para las reuniones virtuales.
- Ofimática: El típico pack de procesador de textos, imágenes, hojas de cálculo y programa de presentaciones que se usa prácticamente en cualquier oficina. Hoy, contar con una versión en la nube donde poder compartir ese material también forma parte del software de gestión para pymes imprescindible.
- Videoconferencias: Aunque ya existían, la pandemia implementó y mejoró estas herramientas y las hizo de uso global.
Funciones del Software de Gestión
Estas son muy variadas, pero responden a una demanda muy concreta: la de externalizar ciertas tareas que, por la propia naturaleza de la pyme (son empresas de pequeño tamaño), no pueden asumir con más personal, por lo que necesitan liberar a sus empleados de trabajos “mecánicos”, que puede hacer un software adecuado a ellas.
Características Clave
Las que tiene o, al menos, debe tener, son estas:
- Sencillo de utilizar: ¿De qué nos sirve una elaboradísima solución digital, que en ocasiones puede ser costosa, si no se aprende a manejar enseguida?
- Colaborativo: Un software de gestión, sea el que sea, debe servir para que todas las personas que lo compartan aporten ideas, sugerencias, cambios y un largo etcétera.
- Se integra con otras aplicaciones: Cada software tiene su propia área de expertise, pero no lo cubre todo. Cuanto más cubra, mejor; pero a donde no llegue tiene que ser capaz de integrar a las mil maravillas otros programas que sí se ocupen de esas otras materias.
- Tiene toda la información a mano y en un mismo espacio: Por tanto, un software de este tipo, en sentido ideal, debe poder estar en la nube para que accedamos a los datos en cualquier momento.
- Ayuda a planificar proyectos.
- Reduce los riesgos cuando emprendemos algún proyecto nuevo.
Beneficios de Usar un Software de Gestión para PYMES
- Ahorra recursos.
- Incrementa la productividad.
- Mejora el ambiente (y el flujo) de trabajo.
- Ahorra dinero.
Los Mejores Software de Gestión para PYMES
A continuación vamos a hablar de los 11 mejores programas de gestión para pymes. Los vamos a subdividir por tipos de software (ERP, RRHH, planificación y seguimiento de tareas, ofimática y videoconferencias), para que sepas qué funcionalidades te aporta cada uno.
- Holded: Es un ERP que lleva la gestión de los recursos empresariales: contabilidad, facturación, nóminas, impuestos… También incorpora un CRM, software de recursos humanos, un TPV para tu ecommerce y un programa de gestión de inventario para pymes.
- SAP: Es un ERP que incorpora herramientas útiles para todas las áreas dentro de una misma empresa (desde recursos humanos hasta compras, gestión de materiales, marketing, etcétera). Está diseñada para adaptarse a cualquier tamaño de empresa.
- Gestpymes: Es un programa de facturación y contabilidad con múltiples funcionalidades en esta área en concreto.
- Factusol: Es un software de facturación cómodo y fácil de usar.
- Factorial HR: Es un software de recursos humanos, es intuitivo y fácil de usar, además de ser asequible y muy adaptable para prácticamente cualquier pyme.
- Hubspot: Dentro del mundo de los CRM, el de Hubspot está entre los más apreciados por los usuarios. Es intuitivo, muy visual e implementa muy bien las herramientas del inbound marketing.
- Salesforce: Se publicita como el CRM número 1 y así es: lidera de largo el ranking de descargas. Al estar en la nube se actualiza continuamente, lo que permite tener siempre la mejor versión del software.
- Trello: Fácil e intuitivo, Trello es uno de los programas de planificación más usados en el mundo. Funciona a base de tableros divididos en columnas con tarjetas que podemos ir personalizando y modificando según avanza nuestro proyecto.
- Asana: El competidor directo de Trello. Los fans de Asana aseguran que es más completo que el anterior. Y en efecto tiene más funcionalidades.
- Google Drive: Esta herramienta probablemente no tenga parangón en el mundo. Ningún otro procesador de documentos le puede hacer sombra a Google Drive.
- Zoom: El software de videochat Zoom es uno de esos programas a los que nos hemos acostumbrado durante la pandemia. Hoy está perfectamente implementado en la mayoría de las empresas.
A continuación, se presenta una tabla comparativa de algunos de los software mencionados:
| Software | Tipo | Características Principales | Ventajas | Desventajas |
|---|---|---|---|---|
| Holded | ERP | Gestión integral, CRM, RRHH, TPV | Completo, diseñado para PYMES, integraciones | - |
| SAP | ERP | Adaptable a cualquier tamaño, control estadístico | Personalizable, integraciones | Complejo, lento de implementar |
| Hubspot | CRM | Herramientas de inbound marketing | Intuitivo, visual | Limitado a marketing |
| Trello | Planificación | Tableros divididos en columnas | Fácil de usar, colaborativo | Limitado a ciertos sectores |
| Google Drive | Ofimática | Almacenamiento en la nube, herramientas de ofimática | Gratuito, ampliamente utilizado | Programas integrados pueden ser limitados |
¿Cómo Elegir un Software de Gestión para tu PYME?
Ahora que hemos visto todo lo que existe para mejorar tu productividad, debes hacerte esta pregunta: ¿qué necesito? ¿Un software que se ocupe de facturación, contabilidad y cuestiones relativas a las finanzas? ¿Uno de que me ayude a planificar tareas y a optimizar recursos?