Ideas Innovadoras para Optimizar tu Espacio de Coworking

El auge de los espacios de coworking ha transformado la manera en que trabajamos, ofreciendo un entorno de colaboración y flexibilidad. Un espacio de coworking es mucho más que un simple sitio de alquiler de espacios: sirve para generar interrelaciones y sinergias entre las empresas y/o personas que trabajan en él. Pero, ¿cómo puedes sacar el mayor provecho de estos entornos? Y ¿qué puedes hacer tú para contribuir a estas sinergias o colaboraciones?

Aquí tienes algunos consejos para aprovechar al máximo tu espacio de coworking, optimizando tu productividad y creando conexiones valiosas.

Filosofía Detrás del Coworking

El espacio de coworking es, por definición, un lugar donde ocurren cosas constantemente, donde el conocimiento fluye y las oportunidades de colaboración surgen de forma espontánea durante las conversaciones. Un espacio de coworking es una forma de entender las relaciones profesionales.

Los eventos son una de las fórmulas más utilizadas en los espacios de coworking de todo el mundo para compartir conocimiento, crear sinergias y oportunidades de colaboración, y generar nuevas oportunidades de negocio. Pero, ¿realmente vale la pena dedicar tiempo a organizar estos eventos? La respuesta es un sí rotundo: mejoran la productividad y los resultados, y reducen la rotación y el escape de talento.

¡Cuidado! No son la panacea: deben estar bien pensados y organizados, y no resuelven otros problemas de fondo que pueda haber en el espacio.

Consejos Rápidos para la Organización

• Siempre debe haber al menos una persona encargada de organizar los eventos de forma regular.
• Si lo dejamos para cuando «tengamos un rato», acabaremos haciendo sólo la cena de Navidad.

Aquí tienes un listado completo, lo mejor es probarlos y ver qué respuesta tienen… ¡O ser creativos y dejar volar la imaginación!

Ideas para Eventos y Actividades en tu Espacio de Coworking

Existen infinidad de ideas para organizar eventos profesionales, desde fiestas de inauguración, exposiciones de arte, talleres, conferencias, conciertos, catas… Por ello, hoy te traemos algunas de las que consideramos más importantes.

Actividades Formativas y de Networking

• Organiza una demo de una nueva herramienta, funcionalidad, proyecto… Ideal para obtener feedback de tus coworkers sobre lo que estás haciendo.
• Cápsulas formativas: De forma mensual o quincenal, organiza pequeñas cápsulas formativas sobre temas específicos. ¡Cuidado, no es para vender, es para compartir conocimiento!
• Especialistas externos: En cualquier formato, es muy interesante llevar a especialistas externos sobre un determinado tema.
• Encuentros informales: Encuentro en el espacio con una copa de vino por la tarde o tarde para comentar temas de interés, novedades, realizar una presentación o formación… En un ambiente informal y participativo surgen más ideas frescas.

Eventos para Integrar a la Comunidad

• Días de visita: Días en los que se organizan visitas al espacio para clientes, proveedores, familiares y amigos… El formato ideal es visita guiada, información de las empresas que existen o breve formación, más degustación de café o vino.
• Almuerzos compartidos: Una vez por semana los participantes se encuentran para degustar una ensalada gourmet con diferentes ingredientes, facilitada por la dirección o una empresa. Cada uno lleva el resto de su almuerzo y bebida.
• Salidas al pub: Una vez al mes, un encuentro en el pub o cervecería más cercano para comentar los últimos proyectos, formaciones, ideas… En un ambiente informal y participativo.
• Intercambio de libros: Se habilita un espacio para que cada persona pueda dejar un libro y tomar otro. Se pueden poner notas con recomendaciones. Incluso se puede colocar en la puerta del espacio, en la calle, para que participe todo el mundo.

Lo mejor es combinar las ideas para encontrar la que mejor encaja con vosotros, o probar dos o tres… Hay más o menos sencillas de organizar.

Claves para el Éxito de los Eventos

Al final, no hacemos las cosas por hacerlas.

• Asistencia: ¿cuánta gente se apunta al evento? ¿Son siempre los mismos? Si la asistencia es baja, quizás falla el día o la hora, y si siempre van las mismas personas, quizás debemos diversificar los contenidos.
• Actitud: ¿qué opina la gente del evento? Una breve y rápida encuesta online nos ayudará a valorar su impacto en las personas.
• Objetivos: de un solo objetivo por evento. ¿Lo hemos logrado? Puede ocurrir que el evento no tenga éxito por diferentes motivos. ¡Hay que ver qué estamos haciendo mal y corregirlo antes de tirar la toalla! Si no asiste gente a los eventos, quizás la comunidad quizá esté poco desarrollada. Dale tiempo.

Comunica con energía y pasión. No debe percibirse como una obligación más. Nuestro mejor consejo lo hemos dejado para el final: ¡organiza eventos! No dejes que tu espacio de coworking sea un centro de trabajo gris y rutinario. Comparte conocimiento, crea sinergias, genera nuevas ideas, participa y colabora.

Diseño del Espacio para Fomentar la Colaboración

¿Quién dijo que una oficina debe ser fría e impersonal? Pensados como apartamentos «clásicos», los espacios de coworking invitan a una mezcla alegre de vida profesional y privada. Por ejemplo, puedes optar por una sala de estar acogedora para reuniones informales con mesa de comedor con sillas que no coinciden como sala de reuniones y cómodas banquetas.

Muchas veces en una oficina es necesario hacer una llamada importante, tener una reunión privada o simplemente para indicar no ser molestado. Por ello, es importante tener espacios aislados pero funcionales. Estos espacios más o menos pueden estar abiertos al exterior.

Como todos sabemos la luz natural ayuda a aumentar la productividad en el trabajo e incluso a mejorar la concentración y la memoria a corto plazo. No es de extrañar que los espacios de coworking favorezcan soluciones arquitectónicas que optimicen la entrada de luz natural.

Es cierto que es indispensable la organización para crear una buena distribución de los espacios. Pero ¿cómo podemos logarlo? Apuesta por utilizar estructuras modulares que sirven como separación visual, almacenamiento, jardineras, algunos asientos e iluminación puntual.

Debido a que es imposible tener luz natural durante todo el año, pero es indispensable trabajar en buenas condiciones con una iluminación de calidad. Es esencial multiplicar las fuentes de luz cerca de las estaciones de trabajo. Lo ideal es tener una o más luminarias suspendidas de acuerdo con las dimensiones de cada mesa.

Tips Adicionales para Aprovechar al Máximo tu Espacio de Coworking

• Elige el espacio apropiado: Escoge las zonas del coworking según el tipo de actividad que realizarás. Si necesitas concentración, elige una zona tranquila o una cabina privada; para reuniones o sesiones de lluvia de ideas, usa áreas comunes o salas de reuniones.
• Haz networking: Aprovecha la oportunidad de conocer a otros profesionales. Presentarte, participar en eventos del espacio y relacionarte con la comunidad puede abrirte puertas para colaboraciones, clientes y proyectos.
• Utiliza los recursos disponibles: La mayoría de los coworkings cuentan con herramientas que facilitan el trabajo, como impresoras, proyectores y pizarras. Aprovecha estos recursos para realizar presentaciones, reuniones o sesiones de brainstorming. Además, algunos espacios ofrecen descuentos en servicios de mensajería, cafés y restaurantes cercanos.
• Participa en actividades y talleres: Muchos coworkings organizan talleres, charlas y eventos de networking. Estas actividades no solo te permiten aprender algo nuevo, sino que también fortalecen tu red de contactos y te mantienen motivado.
• Establece horarios constantes y productivos: La flexibilidad es una ventaja del coworking, pero tener horarios constantes puede ayudar a mejorar tu productividad. Identifica las horas en las que eres más productivo y planifica tu trabajo en esos momentos. Si prefieres un ambiente más calmado, aprovecha las primeras horas de la mañana o el final del día, cuando el espacio suele estar menos concurrido.
• Respeta el espacio compartido: El coworking es un ambiente compartido, así que respeta las normas de convivencia. Usa auriculares para llamadas, mantén tu área de trabajo ordenada y sé consciente del espacio y tiempo en las áreas comunes.
• Organiza tus herramientas digitales: Trabajar en un ambiente compartido puede hacer que necesites tus herramientas de trabajo siempre organizadas y a la mano. Ten tus archivos sincronizados en la nube y utiliza aplicaciones para gestión de tareas y calendarios compartidos para estar en sintonía con tu equipo, especialmente si trabajas en remoto.
• Cuida tu bienestar: Aprovecha las áreas de descanso y zonas verdes para relajarte en momentos de estrés. Hacer pausas breves te ayudará a mantenerte enfocado y a equilibrar el trabajo con tu bienestar físico y mental.
• Mantén el equilibrio entre trabajo y vida: La flexibilidad del coworking te permite integrar el trabajo con la vida personal, pero es importante establecer límites para evitar el agotamiento. Utiliza el coworking para las tareas clave y considera cambiar de ambiente al final del día para desconectar.

La Evolución del Coworking

¡Un momento! Más adelante, en 1999, el término coworking fue utilizado por primera vez por Bernie DeKoven, el “padre del coworking”, quien lo empleó para hacer referencia a la colaboración y el trabajo entre varios, gracias a las posibilidades que daban los ordenadores. Más adelante, en 2005, la ciudad de San Francisco incorpora al concepto una variedad de servicios que dan paso al espacio coworking contemporáneo, al inaugurar un lugar que ofrecía red wifi, paseos en bicicleta, sala de meditación y masajes. ¡Maravilloso! En el 2007, se considera como tendencia en la web, lo cual desencadena un incremento en el volumen de búsquedas.

Se puede asegurar que esta metodología de trabajo es una tendencia que no apunta a disminuir, sino todo lo contrario. Por supuesto que la masificación da paso a la competencia, lo que nos hace preguntarnos, ¿cómo escoger el sitio ideal?, y ¿cómo sacarle el máximo partido a nuestro espacio coworking en Madrid o en cualquier parte del mundo?

Factores Clave para un Espacio de Coworking Exitoso

Lo primero es lo primero. Si queremos que nuestro espacio coworking sea exitoso, debemos ofrecerles a los miembros todo lo que requieran en cuanto a servicios, de modo que no echen de menos estar en una oficina o en su casa. Aprovecha esto y genera un ambiente propicio para que se dé la colaboración.

Y es que el concepto de oficina está quedando en el pasado. Como ya dijimos, el espacio coworking ideal debe fomentar las relaciones humanas. Si somos nosotros los promotores del espacio coworking, no podemos ser sujetos pasivos, no somos simples arrendadores o administradores de un inmueble.

Estar al tanto de los nuevos nichos de mercado es una clave importante. Tu espacio coworking debe brindar diversos planes y tarifas, basados en los distintos tipos de clientes. Asimismo, debes ofrecer contratos que contemplen variadas modalidades de permanencia. Las mejores relaciones profesionales y personales se establecen en las áreas comunes.

De acuerdo con Guzmán de Yarza, responsable de Workplace Strategy, el mercado de alquileres de oficinas es sumamente estático, puesto que implica complejas transacciones y largos arrendamientos. “Para que una compañía se mudara de sede el proceso duraba por lo menos dos años.

El mercado del coworking crece a pasos agigantados. Existen cadenas internacionales como WeWork y Spaces que llegaron a España con planes de mayor expansión. Spaces, por su parte, tiene bajo su gestión más de 5 millones de metros cuadrados en mil ciudades. Nada más en España, son 70 mil metros cuadrados en 45 centros.

Trabajadores independientes, autónomos, emprendedores, teletrabajadores, etc, cada vez son más las personas que deciden trabajar en un espacios compartido. Sin embargo; no es de extrañar que muchos de estos espacios coworking traten de ser originales, distintos y quieran diferenciarse de sus competidores.