Se prevé que en algún momento entre 2026 y 2027 entre en vigor la nueva regulación del control horario que obligará a todas las empresas a que el registro de la jornada deje de ser sólo un trámite formal para pasar a convertirse en un sistema digital, trazable y a prueba de manipulaciones, con un régimen sancionador mucho más estricto. El registro horario es obligatorio desde 2019, pero la experiencia de estos seis años ha demostrado que los sistemas analógicos o poco sofisticados que se utilizan para el control de horas trabajadas son vulnerables al fraude y a la manipulación.
Para paliar este problema, el Gobierno ha decidido modificar la legislación de tal forma que ya no sea suficiente apuntar las horas trabajadas, sino que, ahora, el enfoque se centra en la transparencia tecnológica y la fiabilidad del dato, facilitando una mayor capacidad de supervisión por parte de la Inspección de Trabajo, que podrá acceder a la información de forma inmediata y objetiva.
¿Por qué el control horario 2026/2027 te obliga a actuar ya?
La nueva normativa de control laboral está pendiente de aprobación definitiva, pero su obligatoriedad no debería retrasarse más allá de 2027. Es importante tener en cuenta esta fecha porque adaptarse a esta nueva normativa de control horario requiere planificación y no puede implementarse de manera inmediata, por lo que es prioritario iniciar el proceso cuanto antes.
Esta urgencia radica en que la nueva ley exige transparencia total, digitalización e inmutabilidad. Así que esperar hasta 2027 para buscar una solución tecnológica puede suponer un riesgo operativo inasumible para las empresas. Adaptarse al nuevo registro de jornada laboral requiere un periodo de prueba, la migración de datos y, sobre todo, acompañar el cambio con la adaptación de los procesos internos y de la cultura organizativa, tanto a nivel de empleados como de responsables de equipo.
Adiós al papel y a Excel: exigencias del nuevo control horario
La nueva ley de control horario deja claro que el papel y las hojas de cálculo dejan de ser formatos válidos para el registro horario, ya que no garantizan ni la objetividad, ni la inmutabilidad ni el acceso inmediato a los datos. Los criterios técnicos sobre los que se está perfilando el registro de jornada laboral apuntan hacia un control horario digital obligatorio, interoperable y accesible, con capacidad para ofrecer informes en tiempo real y que cuente con una protección adecuada de los datos personales.
Todo un reto para las pequeñas y medianas empresas que afecta tanto a su estructura de costes como a sus procesos productivos ya que tendrán que realizar cuatro cambios críticos:
- Digitalización total: el registro horario manual ya no es válido. Ningún sistema que pueda modificarse a posteriori cumple con la nueva normativa. Los sistemas deben ser digitales de origen para que generen un dato electrónico instantáneo.
- Inmutabilidad y trazabilidad: La herramienta utilizada debe garantizar que los datos no han sido modificados de forma malintencionada. Cualquier corrección (por ejemplo, si un empleado olvidó fichar y el gestor lo añade manualmente) debe quedar registrada, indicando quién hizo el cambio, cuándo y por qué, generando un historial completo y auditable.
- Conservación de cuatro años: las empresas están obligadas a custodiar el registro horario durante un periodo mínimo de cuatro años, asegurando su integridad, disponibilidad y conservación en un soporte digital seguro.
- Acceso inmediato para la inspección: en caso de que se produzca una inspección de trabajo, el acceso debe ser inmediato y en el propio centro de trabajo, sin posibilidad de solicitar plazos adicionales para recopilar datos.
Control horario y teletrabajo bajo el nuevo marco
La nueva legislación de control horario no distingue entre trabajo presencial y teletrabajo: La obligación de registrar la jornada es idéntica en ambos casos, independientemente de dónde se encuentre el trabajador o de si la empresa aplica modelos híbridos o flexibles. En entornos remotos, la norma de control laboral obliga a las pymes a contar con soluciones que registren de forma precisa el inicio y el fin de la jornada laboral, las pausas y elementos que permitan verificar la autenticidad del registro, como la marca de tiempo fehaciente o el dispositivo desde el que se realiza el fichaje.
Además, un sistema fiable de control horario no solo protege a la empresa, sino también al trabajador, ya que permite garantizar el respeto a los descansos, el cómputo correcto de las horas extraordinarias y una mayor transparencia en la relación laboral.
Sanciones y riesgos para pymes
Una de las novedades de la nueva ley de control horario es el endurecimiento del régimen sancionador. Las multas por incumplir la norma de registro horario pueden oscilar entre los 60 euros en las infracciones más leves y los 7.500 euros por trabajador en los supuestos más graves. Es importante señalar que estas cuantías máximas no se aplican de forma automática, sino que dependen de la gravedad, la reiteración y el alcance del incumplimiento.
No obstante, en casos de impagos, retrasos salariales o uso indebido de menores para realizar horas extra, las sanciones podrían alcanzar los 187.515 euros. Más allá del impacto económico, el riesgo reputacional y la posible paralización de la actividad ante una inspección refuerzan la necesidad de anticiparse al cambio normativo.
Hoja de ruta práctica: pasos esenciales para adaptar tu pyme al 2027
Adaptarse a la nueva ley de control horario es sencillo si se planifica con antelación y se sigue una estrategia clara:
- Fase 1. Auditoría interna: analizar cómo se registra actualmente la jornada e identificar riesgos de manipulación o falta de trazabilidad.
- Fase 2. Implementar una solución digital homologable: seleccionar una herramienta que cumpla con los requisitos legales, garantice la inmutabilidad del dato y sea compatible con el RGPD.
- Fase 3. Formación de la plantilla: explicar el funcionamiento del nuevo sistema de registro horario y su impacto en la operativa diaria, siempre dentro de la jornada laboral.
- Fase 4. Crear un protocolo interno de uso: definir normas claras sobre fichajes, pausas, olvidos y correcciones, reforzando la transparencia y la seguridad jurídica.
Más allá del cumplimiento normativo, la implantación de un sistema de control horario digital y fiable ayuda a las pymes a ordenar la gestión del tiempo de trabajo y a reducir fricciones en el día a día. En este contexto, la tecnología se convierte en un aliado para simplificar procesos y ganar eficiencia.
Aunque adaptarse a la nueva ley de control horario puede parecer complicado, soluciones como Vodafone Gestión Laboral simplifican el proceso al integrar el registro de jornada, las vacaciones, los cuadrantes de turnos y la comunicación interna en una única plataforma digital.
Qué propone la futura ley y por qué afecta a las pymes
Según los avances publicados, el futuro decreto podría introducir nuevas obligaciones. Entre ellas, la exigencia de que los registros sean digitales, trazables y accesibles para la Inspección de Trabajo. Además, se estudia reforzar la documentación de las horas extraordinarias y garantizar que los datos no puedan modificarse tras su registro. En consecuencia, el control será más claro y transparente.
Aspectos clave que se prevén:
- Trazabilidad digital y segura del marcaje.
- Datos protegidos y no manipulables.
- Interoperabilidad con sistemas de inspección laboral.
- Acceso inmediato a los informes de presencia en caso de revisión.
En la práctica, estas medidas empujan hacia una digitalización casi total del registro horario. Por ello, conviene implantar una herramienta sólida cuanto antes. Así se garantiza el cumplimiento futuro y se reducen riesgos legales, especialmente en pymes que aún usan papel u hojas de cálculo.
¿Qué implican los cambios para tu pyme?
Muchas pymes -especialmente en hostelería, comercio o transporte- siguen con registros manuales. No obstante, la propuesta busca eliminar estos métodos por ser poco fiables y difíciles de auditar. En consecuencia, digitalizar el control horario se perfila como exigencia futura y mejora organizativa clave.
Por otro lado, la digitalización reduce errores y refuerza la confianza interna. Asimismo, facilita la gestión del personal. De hecho, las empresas que ya usan soluciones digitales afrontan las inspecciones con más tranquilidad y menos costes.
Ventajas de adelantarse a la nueva ley de control horario
Adoptar un sistema de fichaje digital aporta beneficios inmediatos. Por un lado, ayuda a adaptarse sin presión cuando la reforma entre en vigor. Por otro, simplifica la gestión administrativa y mejora la eficiencia general. En definitiva, es una decisión estratégica para cualquier pyme.
- Reducir riesgos legales y evitar sanciones.
- Simplificar tareas administrativas mediante automatización.
- Tomar decisiones basadas en datos trazables y objetivos.
- Reforzar la transparencia y la confianza del equipo.
Elegir una solución con seguridad, trazabilidad e interoperabilidad garantiza datos fiables y auditorías sin sobresaltos.
¿Cómo prepararse para la reforma?
Para adaptarse con éxito, es recomendable revisar los sistemas actuales de registro horario y valorar su capacidad para cumplir los futuros requisitos:
- ¿Los empleados pueden fichar desde distintos dispositivos o ubicaciones?
- ¿Existe trazabilidad completa de entradas, salidas y ausencias?
- ¿El sistema está integrado con nómina y RRHH?
Según la Inspección de Trabajo, una gran parte de las pymes aún presenta deficiencias en sus registros horarios. Por eso, disponer de una solución digital fiable no es solo recomendable: será clave para asegurar el cumplimiento y la tranquilidad empresarial.
La nueva ley de control horario de los trabajadores: un control horario digital
La última novedad en la materia es la obligación de que sea digital el control horario. Eso significa que hay que contar con algún tipo de software que posibilite el registro de las entradas y salidas y el almacenamiento de manera informática, de acceso múltiple.
Y precisamente ese acceso, telemático, es uno de los principales motivos para el establecimiento de este registro horario digital obligatorio. El Gobierno quiere que Inspección pueda consultar esos datos en directo y desde cualquier lugar de manera telemática. Tratando así de detectar posibles irregularidades y asegurar el cumplimiento de los contratos y el registro de las horas extra.
Requisitos para el registro horario digital en 2026
Con las nuevas obligaciones y las ya existentes para las empresas desde 2019, el registro horario de los trabajadores deberá cumplir:
- Registro horario digital: Es necesario realizar el control horario que permita digitalizar todos los datos y garantizar la seguridad de los mismos. Además, no están permitidos aquellos que recojan datos biométricos.
- Datos completos: trabajadores, empresas y registros: El registro horario debe realizarse de manera diaria, recogiendo los datos de la empresa y del trabajador. Así como, por supuesto, la fecha de cada jornada y el inicio y fin de cada turno de trabajo.
- Correcto archivado: Además de registrar ese control horario, es necesario almacenarlo de manera correcta, pudiendo localizar todos los registros rápidamente, con todos los datos de manera clara y detallada.
- Disponibilidad 4 años: Los datos del registro horario deben estar a disposición de los trabajadores, de sus representantes, y de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, en cualquier momento, durante al menos cuatro años.
- Accesible a Inspección: El software de control horario permitirá a Inspección de Trabajo consultar los datos sobre el registro horario de manera telemática, en cualquier momento y lugar.
Métodos erróneos de control horario
No serán válidos métodos que no sean digitales. Así como otros que, aun siéndolos, vulneran otro tipo de derechos.
Sistemas biométricos
Aquellos como el fichaje con huella dactilar, el reconocimiento facial o el lector de mano quedaron más que en duda. Ante el valor de esos datos y el aumento de la ciberdelincuencia la AEPD (Agencia española de Protección de datos), siguiendo directrices del Comité Europeo de Protección de Datos, publicó una guía donde se prohíben esos métodos.
Por lo tanto, no es legal fichar en papel, con esas clásicas plantillas colocadas en lugares públicos de las empresas que sean manipulables. Ni registros en tarjetas de cartón, ni ningún otro método que no sea digital.
¿Qué pasa si no llevo el registro de la jornada laboral de mis trabajadores?
Las empresas que no lleven un registro horario, o que no lo haga de manera digital, estarán incumpliendo la ley. Y, por ello, se arriesgarán a importantes sanciones. Sanciones que, como hemos visto anteriormente, se han agravado, llegando hasta los 10.000 euros por empleado con el que se cometa la infracción.
Además, no llevar el registro de la jornada laboral también perjudicará a la imagen de la empresa y a la retención de talento, concediendo ventajas a la competencia y comprometiendo la viabilidad de la compañía.
¿Y para registrar las jornadas en teletrabajo?
El registro horario también es obligatorio en teletrabajo, por supuesto. Los software de control horario y cualquier sistema digital posibilitan ese control. Además, servirán para poder medir con más precisión la productividad de aquellos empleados que no se encuentran presentes en un centro de trabajo.
Posibilidades del registro horario digital para diferentes modelos de trabajo
Lo cierto es que estas herramientas son útiles para cualquier modalidad alejada de instalaciones laborales convencionales.
- Teletrabajo: el empleado trabaja desde el lugar deseado. Puede ser en su casa, en un apartamento o desde cualquier tipo de lugar. Incluso pueden no repetirse. Para estos casos conviene contar con sistemas totalmente móviles.
- Empleo en movilidad: son aquellos empleos donde los traslados son habituales, iniciando y finalizando la jornada en lugares muy dispares. Es otro ejemplo de empleo donde es necesario alguno de los sistemas móviles.
- Múltiples sedes: algunas empresas disponen de diferentes centros de trabajo, y hay empleados que pueden repartir sus jornadas entre varios de ellos. Aquí, además de sistemas móviles, también es posible contar con máquinas de fichaje.
| Infracción | Grado | Sanción |
|---|---|---|
| Incumplimientos leves | Mínimo | 1.000 - 2.000 euros |
| Incumplimientos medios | Medio | 2.001 - 5.000 euros |
| Incumplimientos graves | Máximo | 5.001 - 10.000 euros |