Una de las dudas más comunes al contratar nuevo talento es el coste real del trabajador para la empresa. Para que sepas con detalle cuánto te supondrá añadir un empleado más a tu empresa, te enumeramos el detalle del pago a la Seguridad Social y todos los costes adicionales que deberás hacer frente. Además, encontrarás nuestra calculadora para hallar el coste del trabajador para la empresa.
Cuando una empresa contrata a un trabajador, no solo está obligada a pagar el salario acordado, sino también a cumplir con una serie de obligaciones fiscales y laborales. Entre estas obligaciones, destaca la cotización a la Seguridad Social, una parte fundamental para garantizar las prestaciones sociales de los empleados. Este proceso de cotización funciona para que, tanto la empresa como el trabajador, realicen aportaciones económicas al sistema de Seguridad Social. Estas cotizaciones permiten que el empleado pueda acceder a una serie de prestaciones sociales, como la jubilación, el subsidio por desempleo, prestaciones por incapacidad temporal, maternidad/paternidad y el derecho a la asistencia sanitaria.
El empresario es responsable de gestionar y realizar el pago de estas cotizaciones, que incluyen tanto la parte correspondiente a la empresa como la que le corresponde al trabajador. Es importante destacar que las cuotas de la Seguridad Social se calculan sobre la base de cotización del empleado, la cual se determina en función de su salario bruto y otros beneficios o retribuciones extrasalariales.
La base de cotización es el importe sobre el que se aplican los tipos de cotización para calcular cuánto debe pagarse a la Seguridad Social. En términos generales, la base de cotización se compone de las retribuciones mensuales brutas del trabajador (sueldo, pagas extras, comisiones, incentivos) y otros conceptos retributivos que reciba. Cada año, el Gobierno establece las bases mínimas y máximas de cotización en función del grupo de cotización al que pertenece cada trabajador, dependiendo de su categoría profesional.
Esto quiere decir que, independientemente del salario de un empleado, si la base de cotización es inferior a la mínima establecida, se utilizará esta última para calcular las aportaciones a la Seguridad Social.
¿Cuánto cuesta contratar a un trabajador? Coste laborales
Componentes de las Cotizaciones a la Seguridad Social
En España, las cotizaciones a la Seguridad Social se dividen en varios conceptos o contingencias, y tanto el empleador como el empleado contribuyen a su pago. Las principales contingencias que se cubren con las cotizaciones son las siguientes:
- Contingencias comunes: Cubre prestaciones como la jubilación, bajas médicas, maternidad y paternidad, y la asistencia sanitaria. Para esta contingencia, la empresa paga el 23,6% de la base de cotización, mientras que el trabajador aporta un 4,7%.
- Contingencias profesionales: Incluyen la cobertura de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales. El porcentaje varía según la actividad de la empresa y el riesgo asociado a la misma, ya que sectores como la construcción o la minería tienen tipos más elevados que sectores menos peligrosos como la administración.
- Desempleo: Tanto la empresa como el trabajador deben contribuir al sistema de protección por desempleo. La empresa paga el 5,5% de la base de cotización, mientras que el trabajador aporta el 1,55%.
- Fondo de Garantía Salarial (FOGASA): Este fondo garantiza el pago de salarios e indemnizaciones en caso de insolvencia del empleador. La empresa paga un 0,2% de la base de cotización por este concepto. El trabajador no realiza aportación alguna a FOGASA.
- Formación profesional: Tanto el empleador como el trabajador contribuyen a la formación profesional del empleado. La empresa paga un 0,6% de la base de cotización, mientras que el trabajador aporta el 0,1%.
Como ves, el coste que debe asumir la empresa en pagar la Seguridad Social del trabajador es elevado y representa entre el 30% - 35% de incremento partiendo desde el salario bruto.
Además de hacer el cálculo que te costará sumar una persona más a tu equipo, también debes tener en cuenta otros costes adicionales muy importantes a la hora de realizar una nueva contratación. La empresa también destina parte de su tiempo, que al final se traduce en dinero, en formar una persona nueva, pero también en reclutarla.
Los costes de un trabajador pueden ir desde el salario mensual, el pago a la Seguridad Social que por ley se debe cumplir; hasta el pago de horas extras o los beneficios de retribución flexible.
Supongamos que tienes una empresa en España y contratas a un trabajador con un salario bruto mensual de 2.000 euros. El coste para la empresa de un trabajador es un gran punto de atención. En especial, suele generar muchos desvelos en los pequeños negocios en expansión.
Ejemplo práctico del cálculo del coste de la Seguridad Social
Vamos a suponer el caso más simple. Entonces, tendríamos que su retribución dineraria ascendería, en 2025, a la cifra marcada para el SMI por el Real Decreto 87/2025.
El salario mínimo interprofesional (SMI) se fijó en 1.331,33 euros en 12 pagas para el año 2025. En total, la suma serían 21.891,93 euros anuales.
Ahora bien, eso no significa que esa contratación no tenga sentido, ya que el beneficio puede superar a todos esos costes. Al fin y al cabo, el nuevo empleado ayuda a incrementar la producción y las ventas del negocio.
A este esquema general para calcular el coste de la Seguridad Social a cargo de la empresa, hay que hacerle algunas precisiones. En ciertos casos, se aplican normas especiales.
Las horas extraordinarias tienen su propia cotización. Lo normal es que su retribución no se considere en la base de cotización, pero el ministerio puede establecer lo contrario en momentos o para sectores determinados.
Los contratos temporales de menos de 30 días tienen una cotización adicional. Los trabajadores que, por edad, podrían estar jubilados, no generan cotizaciones ni a su cargo ni al de la empresa por la mayoría de las contingencias.
Aspectos que se computan en las bases de cotización
Para poder calcular la base de cotización de un trabajador, es necesario tomar como punto de partida su salario bruto.
Por otro lado, en las cotizaciones a la Seguridad Social no se computan aspectos como las dietas, los gastos relacionados con el transporte o la formación profesional que vaya a cargo de la compañía.
Tal como ya se ha comentado, es necesario tener en cuenta los límites establecidos por la ley en cuanto al importe mínimo y máximo de estas bases de cotización.
¿Qué pasa si no se pagan las cotizaciones a la Seguridad Social a tiempo?
Como ya se ha mencionado, todos los empleados que trabajan para una empresa tienen la obligación de cotizar y, por lo tanto, la organización debe realizar el pago de la cuota correspondiente en el plazo establecido.
Si una empresa no paga estas cuotas a la Seguridad Social antes de que termine el plazo establecido por la ley, el trabajador no perderá el derecho a recibir las prestaciones, pero la organización deberá pagar un recargo. Este recargo será del 10 % en caso de pagar el importe en un plazo de un mes tras el vencimiento, o de un 20 % si se pagan las cuotas en un plazo de dos meses. Finalizado este periodo, si la empresa aún no ha abonado el importe correspondiente, el recargo aumentará.
Si no se presenta el RNT, se aplicará un recargo de 20% si se paga la deuda en el plazo establecido en la reclamación de deuda o acta de liquidación y el 35 % si se abona fuera de ese plazo.
Conclusión
Conocer todos los costes que generan los nuevos candidatos es clave para elaborar el plan de Recursos Humanos, ya que de esta manera se pueden definir mejor los objetivos. Por tanto, debes analizar muy bien todo lo que tienes que hacer y los medios que garantizarán un cumplimiento correcto. Esto último es especialmente importante, ya que hay que buscar el equilibrio.
Como siempre que hablamos de nóminas, el asunto es algo complicado y necesita de mucha atención. Además de porque la ley obliga a pagarlos mes a mes, hacer un cálculo de Seguros Sociales es útil para realizar el plan de negocio inicial de una empresa para saber lo que deberá pagar mensualmente a la Seguridad Social por sus empleados o cuando se contempla la posibilidad de nuevas contrataciones o ascensos ya que da una aproximación bastante certera del coste de personal al que tendría que hacer frente la empresa.